招标采购过程资料归档管理指引

Word文档仅限参考Word文档仅限参考FXNJ-ZB-ZY-03招标采购资料归档管理指引目的为规范XX地产南京公司（以下简称“XX南京”）招标采购过程资料及合同档案管理工作,实现招标采购过程资料归档管理规范化、标准化、科学化。适用范围本指引适用于XX南京及其隶属管控的下属公司。定义本指引所称的过程资料,是指公司在各项招标采购工作中直接形成的具有保存价值的各种门类、载体的历史记录。职责招标采购部门职责：负责招标采购过程资料的归档移交。档案管理部门职责:负责招标采购过程资料的归档接收。管理规程归档范围及分类内部归档范围与分类：召开的各级、各类工作会议和重要的专业会议文件材料、会议纪要、会议决议等,包括部门工作会、业务协调会、清标评标会、定标会、经理办公会议。各项招标采购工作资格预审文件、考察报告、评标报告等及重要发文文件（含电子邮件复印件）。招标采购工作各种审批、会签文件的审批页电子版及复印件。各种招标采购过程文件电子版,包括招标/询价文件、合同文件。招标采购过程中与相关部门的发文文件（含电子邮件）。移交公司综合部存档资料范围与分类及移交时间：所有招标采购过程资料、审批会签文件、合同及招标图纸。归档分类分为公开市场招标和邀请招标、简易招标、战略执行、直接采购、成果沿用等。对审计的情况说明。归档时间：单项采购工作合同签署完成后21个日历天内,公开招标的资料在合同备案完毕15个日历天内。归档标准招标采购部门负责招标采购过程资料的归档移交,档案管理部门负责招标采购过程资料的归档接收。移交清单由招采主办人及项目招采负责人签字移交,由档案管理员签字接收。附件标准清单的资料清单是参考模板,具体资料移交时应移交打印版资料目录,清单应与具体资料对应,目录不得多项或少项。移交档案管理部门归档文件标准公开招标文件归档标准见《公开招标文件移交标准清单》（附件：FXNJ-ZB-ZY-03-B01）。邀请招标归档标准见《邀请招标采购文件移交标准清单》（附件：FXNJ-ZB-ZY-03-B02）。直接议价归档标准见《直接委托采购文件移交标准清单》（附件：FXNJ-ZB-ZY-03-B03）。成果沿用归档标准见《成果沿用采购文件移交标准清单》（附件：FXNJ-ZB-ZY-03-B04）。战略执行归档标准见《战略执行采购文件移交标准清单》（附件：FXNJ-ZB-ZY-03-B05）。其他类别招采归档文件请参考上述标准执行。附件FXNJ-ZB-ZY-03-B01:《公开招标文件移交标准清单》FXNJ-ZB-ZY-03-B02:《邀请招标采购文件移交标准清单》FXNJ-ZB-ZY-03-B03:《直接委托采购文件移交标准清单》FXNJ-ZB-ZY-03-B04:《成果沿用采购文件移交标准清单》FXNJ-ZB-ZY-03-B05:《战略执行采购文件移交标准清单》附件:FXNJ-ZB-ZY-03-B01公开招标文件移交标准清单招标采购项目名称：_______________________________此项目中标单位名称：_____________________________此项目合同编号：_____________________________招标采购项目类型：公开招标序号移交资料明细份数备注1招标采购任务书2招标请示3交底记录表4招标公告表5招标人委托招标登记表6招标方式登记表7招示公告发布单8资格预审文件备案表9资格预审评审专家资格条件登记表10招标人拟派资格预审评审代表资格条件登记表11资格预审情况书面报告12投标人投标资格登记表13招标文件备案表14招标人拟派评标代表资格条件登记表15中标结果公示登记表16招投标情况书面报告备案表17中标通知书18合同签订备案表19招标结果公告表20施工合同备案信息网上数据申报表21保函、担保书收讫证明及承包商履约保函复印件22资格预审文件一本、资格预审评标报告一本23招标文件一本、评标报告一本24全部投标单位的资格预审文件及投标文件25备案的合同（合部）26单体回执单、投标文件电子投标文件（全部）27招标图纸执行人签字接收人签字附件:FXNJ-ZB-ZY-03-B02邀请招标采购文件移交标准清单公司招标采购文件目录招标采购项目名称：_______________________________此项目中标单位名称：_____________________________此项目合同编号：_____________________________招标采购项目类型：邀请招标序号招标资料明细份数备注1招标任务书2招标请示3考察报告或考察记录表4采购方案5招标采购文件6发标记录7招标疑问答复8投标记录9开标记录10商务谈判记录11清标、评标过程文件

（评标纪要、评标报告、评分明细等）12定标请示13限价文件（含咨询公司标底）14合同评审15合同交底16合同17回标文件18图纸执行人签字接收档案人签字：说明：非施工类的无招标图纸附件:FXNJ-ZB-ZY-03-B03直接委托采购文件移交标准清单公司招标采购文件目录招标采购项目名称：_______________________________此项目中标单位名称：_____________________________此项目合同编号：_____________________________招标采购项目类型：直接议价序号招标资料明细份数备注1采购任务书2直接议价请示3谈判记录4定标请示5限价文件6合同评审7合同交底8合同9技术资料10报价文件11招标图纸其它执行人签字：接收档案人签字：说明：非施工类的无招标图纸。附件:FXNJ-ZB-ZY-03-B04成果沿用采购文件移交标准清单公司招标采购文件目录招标采购项目名称：_______________________________此项目中标单位名称：_____________________________此项目合同编号：_____________________________招标采购项目类型：成果沿用序号招标资料明细份数备注1采购任务书2定标请示3成本限价4合同评审5合同交底6合同7报价资料8技术资料9招标图纸其它执行人签字：接收档案人签字：说明：非施工类的无招标图纸。

附件:FXNJ-ZB-ZY-03-B05战略执行采购文件移交标准清单公司招标采购文件目录招标采购项目名称：_______________________________此项目中标单位名称：_____________________________此项目合同编号：_______________________