电力企业档案标准化工作指南（征求意见稿）

1T/JSEPAXXXX—XXXX电力企业档案标准化工作指南本文件规定了电力企业档案工作组织、业务建设、设施建设、信息化建设、安全管理、创新工作和检查与考核。本文件适用于江苏省电力企业档案管理工作。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T11821照片档案管理规范GB/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范GB/T29194电子文件管理系统通用功能要求DA/T6档案装具DA/T7直列式档案密集架DA/T12全宗卷规范DA/T13档号编制规则DA/T15磁性载体档案管理与保护规范DA/T22归档文件整理规则DA/T28建设项目档案管理规范DA/T31纸质档案数字化规范DA/T32公务电子邮件归档管理规则DA/T39会计档案案卷格式DA/T40印章档案整理规则DA/T42企业档案工作规范DA/T43缩微胶片数字化技术规范DA/T50数码照片归档与管理规范DA/T62录音录像档案数字化规范DA/Z64.4纸质档案抢救与修复规范第4部分：修复操作指南DA/T65档案密集架智能管理系统技术要求DA/T68档案服务外包工作规范DA/T68.2档案服务外包工作规范第2部分：档案数字化服务DA/T72岩芯档案管理规范DA/T78录音录像档案管理规范DA/T80政府网站网页归档指南JGJ25档案馆建筑设计规范3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1企业档案businessrecords企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。2T/JSEPAXXXX—XXXX[来源：DA/T42-2009，定义3.1]3.2企业档案工作businessrecordsmanagement企业履行档案管理职责的行为和活动。[来源：DA/T42-2009，定义3.2]3.3档案信息化archivalinformationization运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式。[来源：DA/T42-2009，定义3.4]3.4电子文件electronicdocument国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构和背景信息组成。[来源：GB/T18894-2016，定义3.1]3.5电子档案electronicrecords具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。[来源：GB/T18894-2016，定义3.2]3.6数字化digitization利用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。[来源：DA/T31-2017，定义3.1]3.7业务系统businesssystem形成或管理机构活动数据的计算机信息系统。[来源：GB/T18894-2016，定义3.9]3.8电子档案管理系统electronicrecordsmanagementsystem对电子文件、电子档案进行采集、维护、利用和处置的计算机信息系统。[来源：DA/T92-2002，定义3.6]3.9元数据metadata描述电子文件、电子档案的内容、结构、背景及其整个管理过程的数据。[来源：GB/T18894-2016，定义3.3]4档案工作原则和要求4.1电力企业应坚持党对档案工作的领导，坚持统一领导、分级管理的工作原则。4.2电力企业档案工作应以资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。4.3电力企业应将档案工作纳入本企业发展规划、工作计划及考核体系，纳入领导工作议事日程，纳入部门和有关人员经济责任制或岗位责任制，纳入企业规章制度和工作流程。4.4电力企业应将档案管理要求嵌入各业务规范与管理环节，按照“谁主管、谁负责”的原则，实行全员、全过程、全方位管理，档案部门、业务部门和项目机构共同抓好文件材料归档与档案管理工作。4.5电力企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开放，为电力企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。4.6电力企业应将档案工作经费列入企业年度财务预算。4.7电力企业应维护档案的完整、准确、系统、规范与安全。5工作组织3T/JSEPAXXXX—XXXX5.1组织体系5.1.1组织领导电力企业应成立档案工作领导小组或明确分管领导，确定档案部门的负责人，确定各业务部门、各项目机构档案工作的负责人，共同组成企业档案工作的领导体系。5.1.2档案工作机构电力企业应根据企业规模、管理模式和发展需要设置档案管理部门（机构）或确定负责档案工作的部门（机构），归口管理本企业档案工作。5.1.3档案工作人员电力企业应配备与企业研发、生产、经营和管理相适应的专兼职档案人员，并满足以下要求：a)档案人员数量满足企业实际工作需要，并保持人员相对稳定；b)档案部门应配备专职档案人员，具有本科及以上学历或中级及以上专业技术职称，具备相应的档案业务知识和能力，定期参加档案培训或档案继续教育学习；c)业务部门或项目机构应配备专兼职档案人员；d)档案人员调离岗位或退休时，应当在离岗前办理交接手续；涉密档案人员的调离或退休应按照各企业涉密人员管理办法执行。5.1.4档案工作体系电力企业应建立以档案部门为核心，各业务部门、各项目机构专兼职档案人员为基础的档案管理体系，明确职责、任务及议事协调机制，定期开展档案工作活动。5.2管理职责5.2.1企业档案管理职责包括不限于：a)贯彻落实党和国家有关档案工作的法律法规、方针政策和上级单位有关档案工作的要求；b)贯彻落实档案工作责任制，将文件材料形成、积累和归档要求纳入本企业各部门及有关人员的职责，纳入年度（季度、月度）工作和人员绩效考核；c)下达项目计划任务与提出文件材料归档要求同步，检查项目计划进度与检查项目文件积累同步，项目验收、评价与文件材料归档同步，科技成果评审与文件材料归档同步，项目竣工（总结）与项目文件材料完成归档同步。5.2.2档案工作领导职责包括不限于：a)定期召开档案工作专题会，听取档案工作汇报，及时研究并协调解决档案工作中的重大问题；b)组织协调企业内部各部门档案工作关系，监督检查档案工作；c)加强档案人才培养和队伍建设。5.2.3企业档案部门职责包括不限于：a)贯彻执行党和国家有关档案工作法律法规和方针政策，制定并实施档案管理制度和业务标准规范；b)组织制定并实施企业档案工作规划、计划；c)负责企业档案的收集、整理、保管、保护、鉴定、处置、利用、开发、统计等工作；组织实施档案信息化工作；d)负责对业务部门、项目机构、所属单位文件材料的形成、收集、鉴定、整理和归档等工作进行监督、检查和指导；e)组织协调建设项目、科研项目档案验收工作；f)组织开展档案宣传、培训、交流、创新等工作；g)积极参加上级主管单位、档案行政管理部门、行业协会等档案工作会议、活动；h)应参加重要会议、重大活动、建设项目验收、科研项目审查验收等工作。5.2.4企业业务部门（机构）职责包括不限于：a)负责本部门（机构）应归档的各种门类、各种载体文件材料的形成、收集、鉴定、整理和归档工作；4T/JSEPAXXXX—XXXXb)对本部门（机构）归档文件的形成质量负责，确保其真实、完整、准确。5.3制度建设5.3.1根据国家、行业、上级主管单位档案工作的标准规范、规章制度，及时制定或修订本企业档案制度体系，包括工作规章、管理制度和业务规范。5.3.2工作规章包括不限于：档案管理办法、档案管理应急预案等。5.3.3管理制度包括不限于：文件归档制度、档案保管制度、档案鉴定销毁制度、档案统计制度、档案利用制度、档案保密制度、电子文件归档管理制度、电子档案管理制度、档案管理系统操作制度、重大与突发事件档案工作制度等。5.3.4业务规范包括不限于：档案整理规范、档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表、特殊载体档案管理规范、业务系统电子文件归档操作规程等（如有，再增加，体现行业特点）。6业务建设6.1基本要求6.1.1应根据《全宗卷规范》（DA/T12-2012）建立全宗卷，并定期完善。6.1.2应根据档案整理工作的原则和要求，结合本企业经营管理职能，编制档案分类方案，保持相对稳定性和可扩充性。6.1.3档案门类设置应涵盖企业各种门类、载体的档案，且档案类目设置合理。一般分为：管理类、科技、人事、会计、专业、照片、录音、录像、实物、业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体等。6.2文件形成与收集6.2.1文件材料的形成应当符合国家和行业规范，内容完整、准确、可靠，签字及盖章手续完备。企业办公自动化和其他业务系统应当支持形成符合要求的归档电子文件材料。6.2.2按照《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号）等相关规定，结合本企业生产、经营、管理等实际情况，编制本企业的各类文件材料归档范围和档案保管期限表，并按资产关系指导所属单位各类文件材料归档范围和档案保管期限表的编制。企业内部机构或工作职能发生变化时，应当及时修订完善。6.2.3文件材料归档范围和档案保管期限表应当按资产隶属关系或档案业务指导关系报业务监督指导单位审核。（讨论）6.2.4归档的文件材料应当为原件。复制件归档的应当注明原因，并标明原件存放处。归档文件材料应当采用耐久、可靠、满足长期保存需求的记录载体和记录方式。6.3文件整理6.3.1管理类文件材料整理参照《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）执行。6.3.2科学技术类文件材料整理参照《科学技术研究档案管理规定》（国家档案局、科技部令第15号）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）以及相关行业规定执行。6.3.3照片整理参照《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）、《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014）执行。6.3.4录音录像整理参照《录音录像档案管理规范》（DA/T78-2019）执行。6.3.5实物整理参照《印章档案整理规则》（DA/T40-2008）、《岩芯档案管理规范》（DA/T72-2019）等执行。6.3.6会计类文件材料整理参照《会计档案管理办法》（国家档案局令第79号）、《会计档案案卷格式》（DA/T39-2008）执行。6.3.7人事类文件材料整理参照《干部人事档案工作条例》(中共中央办公厅2018年11月29日)和《企业职工档案管理工作规定》(劳力字(1992)33号)执行。6.3.8公务电子邮件的整理参照《公务电子邮件归档管理规则》（DA/T32-2021）执行。5T/JSEPAXXXX—XXXX6.3.9网页信息的整理参照《政府网站网页归档指南》（DA/T80-2019）执行。6.3.10业务数据的整理参照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）、《档号编制规则》(DA/T13-2022)及相应的业务文件整理规范等执行。6.3.11社交媒体的整理参照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）、《档号编制规则》(DA/T13-2022)、《政府网站网页归档指南》（DA/T80-2019）等执行。6.4文件归档6.4.1各文件材料的归档时间要求一般为：a)管理性文件材料应在办结后的第二年一季度归档；b)职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时整理并向档案管理部门移交归档；c)招投标文件由负责招投标工作的管理部门负责整理，在发出中标通知书后三个月内向档案管理部门移交归档；d)合同文件由合同管理部门负责整理，在合同生效后三个月内向档案管理部门移交归档；e)生产技术、运行文件等应在每年一季度完成上年度文件材料归档；f)技术改造、设备检修、小型基建等科技文件应在工程完工后1个月内完成归档；g)科研课题文件材料，在其项目鉴定、竣工后或财务决算后3个月内完成归档，周期长的可分阶段、单项归档；h)建设项目档案移交归档时间按照行业标准执行；i)外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后向档案管理部门移交归档；j)业务系统产生的电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体档案归档时间一致；k)数码照片最迟在第二年6月底前完成归档；录音、录像类电子文件自形成之日起3个月内向本单位档案部门移交，最迟不能超过6个月；l)实物档案自形成之日或职能部门接收后三个月内向档案管理部门移交归档；m)会计工作形成的文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案管理部n)下列文件材料应及时收集，随时归档：1)变更、修改、补充的文件材料；2)内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；3)各单位产权变动过程中形成的文件材料；4)其他临时活动中形成的文件材料。6.4.2各文件材料的归档份数要求一般为：a)归档的文件材料一般一式一份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数；b)建设项目、科研项目档案的归档份数，按合同约定执行；c)两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件，有合同、协议规定的，按其要求执行。6.4.3各文件材料的归档手续要求一般为：a)业务部门应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负责人审核签字后，在规定时间内向档案管理部门移交。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考；b)建设项目、科研项目档案等移交签证按相应的规范执行。6.5档案保管与保护6.5.1电力企业应根据档案载体的不同要求对档案进行保管和保护，确保档案实体和信息安全。6.5.2档案保管场所应满足防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防有害气体等防护功能。6.5.3档案库房温湿度应根据档案重要性和载体等因素确定，应符合《档案馆建筑设计规范》（JGJ6T/JSEPAXXXX—XXXX25-2010）、《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15-1995）规定。6.5.4档案架（柜）宜根据库房建筑布局和档案的存放情况进行排列，大小不同的架（柜）应适当分类排放，并按区域进行统一编号，制作明显标识，库房可按存放档案门类或库房顺序进行命名。6.5.5档案上架按照档案的门类、年度、机构(问题)、保管期限等要素，按照“从上到下，从左到右”的顺序依次摆放。档案存放应有利于档案长期保存要求，一般采用竖放的方式。珍贵档案和不易竖放的档案可以采取平放方式，但不宜堆叠过高。磁性载体文件存放应采用有磁屏蔽的容器或专用防磁柜。6.5.6应定期对档案及档案库房设施设备进行检查，建立档案台账，发现问题及时处理，检查内容包括不限于：a)监测和记录库房温湿度，根据需要进行调节；b)检查维护档案库房设施设备，确保正常运转；c)清扫除尘，保持库房干净整洁；d)检查档案保管情况，及时处理发现问题；e)记录人员、档案出入库情况；f)清点档案数量，做到账物相符。6.5.7档案入库前，应进行除尘、去污、消毒、受损、易损的档案应及时进行修复、复制或做其他技术处理。档案修复应保持档案内容的完整，尽量维护档案的原貌。纸质档案修复参照《纸质档案抢救与修复规范第4部分：修复操作指南》（DA/Z64.4-2018）执行。6.5.8电力企业应当制定档案工作突发事件应急预案并定期组织演练，档案工作突发事件应急预案应按照《档案工作突发事件应急处置管理办法》（档函〔2008〕207号）编制，并纳入企业总体应急预案。6.6档案开发与利用6.6.1档案开发方式包括不限于：档案编研、档案展览、拍摄专题片、数据分析和文本挖掘等方式。6.6.2档案编研成果根据对原文的加工程度分为以下三类:a)专题汇编（一次文献）：对档案信息进行分类汇总，形成专题汇编，如规章制度汇编、专题文件汇编。b)专题材料（二次文献通过摘录、缩编、剪辑档案内容，并按照一定的要求重新组织整理形成的材料。如大事记、年鉴、组织沿革、科研成果简介、工程项目简介、设备的更新换代c)参考材料（三次文献）：对档案信息进行分析研究，形成深层次等加工材料，如历年生产经营指标统计分析、重大事故原因研究分析、企业史志、专题视频。利用档案举办档案陈列或展览。6.6.3档案利用服务途径包括线上和线下利用，线上利用包括：电话调阅、网络查阅。6.6.4档案利用服务方式根据档案载体形式和利用需求，档案利用服务方式分为实体档案利用和电子档案利用。实体档案利用包括：阅览、摘录、出借、复制、咨询、制发档案证明，电子档案利用包括：浏览、打印、下载、拷贝。6.6.5档案利用服务满足以下要求：a)应建立本企业档案利用制度；b)应按照部门、岗位和职责为利用者设定不同利用权限，超越权限的档案利用，必须严格履行审批手续；c)档案利用应做好登记，记录利用效果；d)非本企业利用者利用档案，应持利用者单位介绍信、本人身份证等有效证件，经本企业审批同意后方可利用；e)档案借出应明确归还期限，到期未归还档案应及时进行催还；f)档案利用应符合保密规定和知识产权管理要求；g)未经档案所属单位批准同意，利用者不得擅自对外提供、传播、发布已借阅档案信息，严禁在互联网网站、微博、微信、QQ等社交媒体上发布、转载相关档案信息；h)采用线上利用方式提供利用时，应遵守国家关于信息安全的相关规定，从技术和管理两方面采取严格的管控措施，包括但不限于增加数字水印、设定浏览时限、限定利用次数、是否支持下载操作等。7T/JSEPAXXXX—XXXX6.7档案鉴定销毁与处置6.7.1电力企业应当成立由企业主要负责领导、分管档案工作的领导、档案部门负责人和相关业务部门负责人组成的档案鉴定工作小组，组织档案鉴定处置工作。6.7.2电力企业应定期对已到保管期限档案进行鉴定，经鉴定仍需继续保存的档案，应当重新划定保管期限并做出标注。对确无保存价值的档案，应当按规定予以销毁。档案销毁工作程序包括：编制销毁清册、批准销毁、实施销毁、鉴定销毁善后处理等内容。6.7.3电子档案的销毁应按照国家关于档案销毁的有关规定与程序执行。应从在线存储设备、备份设施设备中彻底删除应销毁电子档案。对应销毁电子档案的离线存储介质中其他电子档进行离线存储介质转换后，应对离线存储介质实施物理销毁。销毁活动应记录于相应元数据与操作日志中。6.7.4涉密档案的销毁应符合《中共中央保密委员会办公室、国家保密局关于国家秘密载体保密管理的规定》（厅字〔2000〕58号）等。6.7.5电力企业发生资产与产权变动的，应当主动及时向上级主管单位汇报，按照《国有企业资产与产权变动档案处置办法》（国家档案局令第17号）规定处置档案。6.8档案统计与移交6.8.1档案部门应当建立统计台账包括：档案保管情况、档案年度出入库情况、档案设施设备情况、档案利用情况、档案交接情况、档案鉴定销毁情况、档案信息化建设情况、档案专兼职人员情况、档案业务外包情况等。并按《全国档案事业统计调查制度》要求填写报送统计报表。6.8.2电力企业应当按照国家和上级主管单位有关规定向档案馆移交档案。7设施建设7.1档案用房7.1.1应分别设置办公用房、整理用房、阅览用房和档案库房等档案用房。7.1.2宜根据工作需要设置消毒、数字化、展览用房、服务器机房、安全监控等用房。7.1.3阅览用房面积应满足涉密档案和非涉密档案分区阅览需求。7.1.4档案库房应当根据载体类型分别设置，不具备条件的应当根据载体类型分区设置。7.1.5档案库房、阅览用房和业务技术用房应符合《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2010）要求。7.2档案装具7.2.1档案装具包括柜装具类、架装具类、档案卷盒、卷皮等，应符合《档案装具》（DA/T6）、《直列式档案密集架》（DA/T7-1992）和《档案密集架智能管理系统技术要求》（DA/T65-2017）的要求。7.2.2柜装具类包括案卷柜、文件柜、办公柜、磁带柜等，架装具类包括直列式密集架、智能密集架等。7.2.3档案卷盒应采用无酸纸制作，规格、质量应符合各门类档案规范要求。7.3档案设备7.3.1应配备温湿度监测调控系统、消防系统和火灾自动报警设备、视频监控、防盗门窗、防光窗帘等设施设备。7.3.2宜根据工作需要配备恒温恒湿、空气净化、通风换气、智能门禁识别及自动报警、出入口控制、电子巡查、漏水报警等设施设备。7.3.3应配备档案整理、修复、利用、信息化等工作所需的技术设备。7.3.4应配备档案整理台、移动置物架、档案梯等档案存放转移用具。7.3.5应配备满足档案人员开展工作、保护健康所需的防护服等用品。8信息化建设8.1档案信息化一般要求8.1.1档案信息化应纳入电力企业信息化总体规划。8T/JSEPAXXXX—XXXX8.1.2档案信息化应坚持技术与管理并重，与企业信息化建设同步实施，实现系统互联互通、资源共享共用。8.1.3电力企业宜按照《企业数字档案馆（室）建设指南》（档办〔2017〕2号）建设数字档案室，统筹传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案管理工作。8.2档案信息化设施建设8.2.1电力企业应配置满足电子文件和电子档案管理需要的网络设施、服务器及存储设备、基础软件、安全保障系统、终端及辅助设备等，并适当冗余、方便扩展。8.2.2电力企业应充分考虑业务系统电子文件归档需求，支撑电子文件在线归档。业务系统功能、电子文件格式、元数据、归档接口应符合《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T29194-2012）、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）要求。8.2.3电力企业档案管理系统应具备对本企业电子档案和实体档案进行管理功能，符合国家安全保密要求，具备收集、整理、保存、利用、统计、鉴定与处置、格式转换、审计、备份、系统管理等基本功能，并与其他业务系统相互衔接。8.3传统载体档案数字化8.3.1电力企业应根据档案的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度、数字化资金情况等因素统筹规划、科学开展纸质档案数字化工作。8.3.2纸质档案数字化应符合《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）的要求，缩微胶片数字化应符合《缩微胶片数字化技术规范》（DA/T43-2009）的要求，录音录像档案数字化应符合《录音录像档案数字化规范》（DA/T62-2017）的要求，其他载体档案数字化参照有关规定执行。8.3.3应积极实施档案数字化副本的OCR汉字设别，将现有图像数据转化为文本信息，便于检索和开发利用。8.3.4应加强纸质档案数字化各环节的安全管理，确保档案实体和档案信息的安全。8.3.5加工涉密档案时，应按照涉密档案相关保密要求开展，原则上涉密档案数字化应由企业自行完成。涉密档案数字化成果应在涉密计算机上进行单机管理。8.4电子文件管理8.4.1各业务系统形成的以及外部接收的属于归档范围的电子文件均应当归档，应采取有效的措施确保电子文件真实、完整、可用、安全。电子文件元数据应与电子文件一并归档。8.4.2电子文件归档要求及鉴定、分类、排序、命名等整理功能应嵌入文件生成系统，在业务系统电子文件拟制、办理过程中完成电子文件及其元数据的收集和整理。应齐全、完整地收集电子文件及其组件，电子文件内容信息与其形成时保持一致。8.4.3电子文件整理按照电子文件形成规律和特点，保持电子文件及其元数据之间的有机联系，区别不同的保存价值，便于保管和利用。8.4.4电子文件应按照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）、《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）进行整理,电子文件应以件或以卷为管理单位进行组织，封装形成存档信息包。存档信息包不应包含非开放的压缩、加密、签名、印章、时间戳等技术措施。8.4.5电子文件和传统载体文件并存的，应当在档案管理系统内将二者建立关联。8.4.6电子文件形成或办理部门应定期将已收集、积累并经过整理的电子文件及其元数据向档案部门提交归档，归档时间一般不晚于同批次其他载体文件归档时间。8.4.7应基于安全的网络环境或专用离线存储介质，采用在线归档或离线归档方式，通过档案管理系统客户端或归档接口完成电子文件及其元数据的归档。8.4.8电子文件归档格式应当符合格式开放、不绑定软硬件、文件自包含、可转换等长期保存要求。不符合长期保存要求的，应当转换成符合要求的归档格式或将其专用软件、使用手册等一并归档。8.4.9电子文件及其元数据归档时，电子文件形成或办理部门、档案部门应完成清点、核实、检验、登记、交接等各项工作。8.5电子档案管理8.5.1电子档案编目T/JSEPAXXXX—XXXX应对电子档案与纸质档案进行同步审核、编制档号等编目工作，应采用档号或唯一标识符对电子档13-2022）的要求。8.5.2电子档案存储电子档案应当根据国家有关规定，按照《电子档案移交与接收办法》（档发〔2012〕7号）的信息组织方式实施在线和离线存储，重要档案应离线存储、一式三套。在线存储系统应实施容错技术方案，定期扫描、诊断硬磁盘，发现问题应及时处置。8.5.3电子档案备份应制定电子档案的备份方案和策略，合理选择备份设施设备，采用在线、近线或离线等备份方式，确保电子档案的真实、完整、可用和安全。电子档案备份策略应随技术发展定期更新。8.5.4电子档案利用电子档案的利用应严格遵守国家和本企业保密规定，设置利用电子档案的权限规定,严格控制电子档案利用方式，记录利用利用者利用信息，统计利用情况。对电子档案提供在线利用服务时，应遵守国家有关信息安全规定，采取严格技术和管理措施。8.5.5电子档案统计应按照档案统计年报要求及本企业实际需要对各门类电子档案情况进行统计。8.5.6电子档案鉴定应定期对电子档案进行销毁鉴定，提出续存和销毁意见。销毁鉴定意见需经上级领导或主管部门审核、批准后方可实施。8.5.7电子档案迁移或格式转换对存在问题或风险的电子档案应及时进行迁移或格式转换。电子档案迁移或格式转换应当按照确认需求、评估风险、制定实施方案、测试与实施、评估与结果报告的步骤进行，确保过程可控。迁移或格式转换活动应在元数据中记录。确认迁移成功后，应对迁移或格式转换前电子档案进行销毁或留存，对迁移或格式转换后电子档案进行重新备份。8.5.8电子档案销毁电子档案的销毁参见条款6.7.3。9档案服务外包管理9.1电力企业应根据合法、安全、可控的原则，按照《档案服务外包工作规范》（DA/T68-2017）的要求选择档案服务外包承包方并签订外包合同和保密协议。9.2档案服务外包工作开展前，企业应明确工作要求、验收标准及工期。9.3档案服务外包工作开展时，电力企业应对承包方的人力资源管理、财务管理、保密管理、风险管理进行有效监控，具体措施有：a)对直接参与本项目的承包方员工名单进行备案，对承包方员工进行行为规范的交底或培训；b)加强对现场设备、工作流程的管控，与承包方做好各类文件材料的交接登记；c)工作场所全过程启动视频监控设备，视频监控数据自产生之日起保存不少于6个月，并定期对视频进行回放检查，在删除视频监控数据之前,要留存视频回放记录。至少每6个月对承包方主要工作场所进行1次实地检查。9.4档案服务外包工作结束，电力企业应对承包方工作成果进行验收，形成验收记录、验收报告。10安全管理10.1档案安全保障机制9T/JSEPAXXXX—XXXX10.1.1明确档案工作领导小组组长或档案分管领导为电力企业档案安全第一责任人。10.1.2制定档案管理应急处置预案，定期开展应急演练，形成演练记录。10.1.3做好档案保管的日常安全检查工作，建立档案出入库、人员出入库管理台账、设备设施安全检查记录；发现档案安全隐患，及时采取措施消除，并建立安全风险隐患管理台账。10.1.4做好重要纪念日、重大历史活动等特殊时段及汛期、雨季等重要时段的安全工作。10.2档案实体安全10.2.1定期对室藏档案进行清点，形成清点记录和清点报告，做到账物相符。10.2.2做好档案日常检查，确保实体档案无丢失，无霉变、虫咬、受污、破损等现象。10.2.3企业发生资产与产权变动时，制定资产与产权变动档案处置，经上级单位审批后，做好资产与产权变动档案处置工作。10.3档案信息安全10.3.1应规范涉密档案管理，坚持“上网不涉密、涉密不上网”，档案系统中未存储涉密档案，涉密档案、涉密移动存储介质的存放保管环境符合保密要求，涉密档案的整理在涉密计算机上进行，涉密档