学校档案管理基本知识授课教师袁洪

授课教师--袁洪1/-（一）学校档案•（二）归档文件•（三）归档文件整理，、基本概念邊I議•（一）学校档案___-高等学校档案是指高等学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。材料。•（二）归档文件-归档文件指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种文件-（三）归档文件整理•将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。，、基本概•（一）:、归档文件的价值鉴鉴定的原则和标准-（二）归档和不归档的范围-（三）保管期限(一)鉴定的原则和.遍准•1、鉴定的原则•(1)保存从宽，销毁从严(2)孤本从宽，复本从严(3)本单位文件从宽，外单位文件从严(4)年久的从宽，近期的从严(一)鉴定的原则和标I•2、鉴定的标准•(1)所存档案的完整性•(2)档案内容的可替代性•(3)各全宗之间的重复性•1、归档的范围（二）归档和不归档的范（二）归档和不归•2、不归档的范围•A、重份文件•B、无查考利用价值的事务性、临时性文件•C、未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规文件、定稿除外），铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）•D、从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料（二）归档和不归档的（二）归档和不归档的范围•E、无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信•F、机关内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文介绍信等（二）归档和不归档的范•G、本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料___•H、为参考目的从各方面收集的文件材料（三）保管期_||||^•永久：凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。•时间：50年以上（三）保管期限_!•长期：凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料列为定期保管。•时间：16-50年（三）保管期限itfefc•短期：凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料列为短期保管。•时间：15年-（一）重视平时积累•（二）归档文件的整理三、归档文件的（一）重视平时__记集查归理登收检随管格时你办費严及严随妥、、、、、12345（二）归档文件的整理•1、立卷分工•A、中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府，国家教委以及国务院有关部、委下达的文、电材料，综合性的由党办、校办立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。（二）归档文件的整理•B、以党委、学校名义的发文，由党办、校办分别立卷归档（一般应保存两份以上）。以部门名义的发文，由各部门立卷归档。(__•C、委会、扩大会、办公会所形成的材料，由党办、校办分别立卷归档。职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。党委和学校召开的代表大会、常1）归档文件的整理r（二）归档文件的整理•D、校内各单位向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件，由党办或校办立卷归档；请示报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文单位立卷归档。___•E、两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档，非主办（二）归档文件的整理•单位只保存复制本。•F、各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学校档案部门保存，任何人不得带入其他单位。•G、重要的人民来信来访材料，由承办单位立卷归档。•2、整理单位-以“件”为整理单位，进行文件级整理（二）归档文件的整理•3、立卷要求•A、年度•先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；•跨年度内请示与批复，归入批复年度；•跨年度规划、计划，一般可归入文件内容针对的第一个年度；•跨年度的总结、报告，归入文件内容（二）归档文件的整理•针对的最后一个年度•跨年度的会议及文件，一般可归入会议开幕的年度；•跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年___•法规性文件归入公布或批准年度；•按学年处理的文件归入专门年度。（二）归档文件的整理•B、组合•会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷•非诉讼案件材料，按立案问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷（二）归档文件的整理•人民来信材料，可按信件作者，，信'件的处理形式或信件所反映的问题组合；•统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量，可•组成一卷或数卷（二）归档文件的整理•学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合•简报按名称或期号组合（二）归档文件的整理•C、排列•同一事由内归档文件的排列•最简单的方法是按文件形成时间的排列顺序，日期在前的归档文件排列在前，曰期在后的文件排列在后；或者按文件的重要程度排列，相对重要的文件放在前面，其他的文件放在后面。（二）归档文件的整理•批复、批示在前，请示、报告后；•正件在前，附件在后；•正本在前，定稿在后；___•转发件在前，被转发件在后；•非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；•其它文件材料按时间顺序排列(二)归档文件的整理•不同事由

-(1)按不同事由形成时间的先后顺序排列•事由的形成时间即事由的办结时间。将不同事由的文件，按其办结时间的先后顺序排列，实行“随办随归”。同一事由的文件办理完毕后，将相关文件整理完毕归档保存。(二)•(2)__-将主要职能或重要活动形成的文件排在前，其他工作形成的文件材料排在后。例如，某局法规处，可将本年度通过的各项法规文件的相关材料排在前面，然后再排监督检查等其他工作形成的文件材料归档文件的整理-（3）按事由具有的共同属性分别集中排列•a、按责任者或承办部门分别集中排列。例如设司的机关，一般以司为单位整理归档，不同事由的归档文件进行排列时，可以将不同处（室）形成的文件分别集中排列。（二）归档文件的整一（二）归档文件的整理•b、按照不同问题分别集中排列。-此方法，一般都是为了在手工管理条件下为检索提供更多的方便。•此类问题相对固定，机关档案部门可事先规定各问题间排列的先后顺序。例如，机关人事部门，可以将干部调配、职称评定、出国审查等问题所属的不同事由形成的文件分别集中排列。超大纸张折叠去除易锈蚀的金属物•(1)•(2)文件•(3)•(4)•4、文件修整___修裱破损文件€复制字迹模糊或易退变的（二）归档文件的整理（二）归档文件的•5、文件装订•A、左上角装订•B、左侧装订分的件文档归fl每机方不，织种但类组这化分且0变度，类有羹分虽齡如限构。期机位文机管部单：籍保内档为归下按于立案将度面*的方先年下适杂类<法即个构衝影分H管保-构机-度年)永久、定期永久、定期.......永久、定期永久、定期永久、定期___四、归档文件的分类1995年：办公室……永久、定期.业务一处___业务二处........1996年：办公室业务一处业务二处.o•类在糧___十机的件文档归度年____内档____麗期分_______________管於。用的____________________韋类适杂讓分样复件下构同不______________文限机法但篇按、2

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位置，但以上端为宜。_________•2、盖章位置_________________-归档章一般应盖在归档文件首页上端居中的空白位置；如果领导批示或收文章等占用上述位置，（一）（二）（三）（四）（五）（六）（七）（八）件号责任者文号题名日期页数备注归档文件目录的格式六、归档文件的编目扇|—（一）件号曇齋霞-归档文件目录中直接设置为“件号”项，档案进馆前经过再鉴定、整理后如果档案整理体系变动不大，则原有归档文件目录可以继续沿用，只须在备注栏中对移出、销毁的档案加注即可。如果档案变动较大，原有目录已失去检索作用，则应另行编制目录。（二）贝-责任者是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。责任者可以是一个机关或机关内部的一个机构，也可以是几个机关，或者是一个人或若干人。填写责任者项时一般应使用全称或通用简称，注意不能使用‘‘本部”、‘‘本局”、“本公司”等含义不明、难以判断的简称。_________（三）文号_i______________•文号即发文的字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、___年度、顺序号组成。______•如档办（2000）8号，即国家档案局办

公专2000年第8号文件。填写文号项时_________应照实抄录，文号栏内不得填写诸如“会议文件之一”等文件顺序号，亦不得填写“情况反映”等刊物名称。（四）题名笋$_卜于文归葜达解文学>表了、大知眷疋题经通直，是征、南作它特者云工亂保______溝起由例全件题的名，安文主容题成园即和内的组校着件整分强题内文完部加•（四）题名管曾鼠中。•有的文件没有题名，或题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容，应根据文件内容重新填写或补充标题，并在新拟或补充标题之外加0号填写在目录（四）题名•如“X180号文件的通知”和“XX市档案局通报”，应重拟题名并抄录为“XX市档案局关于转发［XX省档案局关于加强汛期档案安全管理的几点意见］的通知”和“XX市档案局［关于市直机关达标升级情况］的通报”。•会议记录须重拟题目时，应写明会议的时间和主要内容。•即文件的形成时间。它是文件的重要特征之一，反映文件产生的时代背景，是查找档案的常用途径。文件的形成时间即发文时间（文件的落款时间）。具体填写日期项时应以8位阿拉伯数字标注年、月、日•如1999年1月17日，标注为199901