档案数字化管理投标方案（技术标）

1档案数字化管理投标方案第一章项目整体设想及策划 第一节项目背景分析 一、档案数字化概述 二、档案数字化的优势 三、档案数字化的内容 第二节项目需求分析 二、项目总体要求 三、数字化加工需求及技术要求 五、售后服务要求 第三节项目设想及策划 一、项目实施计划 二、本项目分析 33第四节项目重难点分析 38一、大幅面档案数字化硬件设备的配置 二、大幅面档案数字化软件的选择及安装 三、大幅面档案数字化图像效果处理 第二章项目组织机构与人员管理 第一节组织机构 46一、组织机构设置的原则 2第二节人员管理 一、人员管理方式 49 第三节部门岗位职责 第三章项目进度计划控制方案 第一节进度计划 60一、项目设计计划 60二、历史档案数字化扫描实施计划 第二节进度计划控制方案 二、工作进度控制的人员保障 四、进度管理的奖惩措施 第四章数字化管理实施方案 第一节数字化加工系统业务操作流程 二、档案整理 七、数据挂接 3 十一、档案实体验收入库 十二、数字化工作文档整理 十三、项目验收 79第二节档案数字化加工系统功能 一、数字化加工系统功能特点 二、数字化加工系统功能模块 三、数字化加工 四、任务管理 六、数字化加工系统工位设计 七、数字化加工系统权限分级设置 九、数字化加工系统安全机制 十、数据保密 十一、数据备份、恢复 十二、回收站介绍 十三、日志管理介绍 99十四、与相关系统之间的衔接及整合 第三节档案交接方案 第四节项目验收方案 4二、档案扫描验收电子文件的提交 三、验收不合格电子文件的退回和返工 五、项目验收流程 七、成果移交 第五章售后服务方案 第一节售后服务原则 一、以业务为中心的可行性原则 二、重在措施的可靠性原则 三、安全性及保密性原则 四、适应性原则 第二节售后服务内容 一、售后服务内容 三、售后服务方式 四、质保期及响应时间安排 第六章项目管理制度 第一节人员管理制度 二、实际操作管理 三、通讯及存储设备管理 5四、工作日志管理 六、请销假制度管理 九、巡回检查制度 十、档案追溯表制度 十一、安全文明操作管理制度 第二节档案数字化安全管理制度 一、档案实体的安全管理 二、数字化场所的安全管理 三、数字化加工设备安全管理 四、档案数字化成果安全管理 第三节其他管理制度 一、项目设备管理制度 二、档案实物管理制度 三、档案库房管理制度 四、档案统计制度 五、档案交接管理 六、原档案保护措施 七、档案安全存放 八、操作安全管理 第七章项目保障体系 6第一节项目质量控制方案 一、确定职责制 二、落实档案整理、安全和宣传工作 三、完善档案管理措施 第二节档案扫描质量保障 一、扫描作业质量保障 二、加工数据质量控制 第三节档案整理质量保障 一、整理作业质量保障 第四节档案资料的安全、保密措施 一、加强保密制度的学习 二、签订保密协议，建立保密员制度 第八章项目应急预案 第一节应急总预案 一、应急准备 二、应急响应 三、应急响应流程图 第二节受灾档案抢救预案 一、抢救原则 7 六、炭化档案的抢救 第三节疫情防控应急预案 一、基本原则 本方案目录中的内容在文档内均有详细阐述，如8说明一、如招标文件评分标准要求“项目整体设想及策划”详情可见本文第一章。二、如招标文件评分标准要求“项目组织机构与人员管理”详情可见本文第二章。三、如招标文件评分标准要求“项目进度计划控制方案”详情可见本文第三章。四、如招标文件评分标准要求“数字化管理实施方案”详情可见本文第四章。五、如招标文件评分标准要求“售后服务方案”详情可六、如招标文件评分标准要求“项目管理制度”详情可七、如招标文件评分标准要求“项目应急预案”详情可9(二)其他法律法规。(以下内容根据招标文件及项目实际情况进行修改)第一章项目整体设想及策划第一节项目背景分析(一)简介档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记(二)基本介绍技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转成为“无墙界档案”,档案库也从文件实体的保管基本变成数字化档案管理系统是对传统档案管理工作的一次创档室通过电脑查阅电子档案，也可以通过网络实现远程阅第二节项目需求分析单位拟委托第三方机构，按照相关档案建设标准和管理规定，通过档案的电子化目录录入、档案扫描等手段依托档案管理系统实现机关文书档案数字化检索、借阅等功能，并对纸质文书档案重新进行整理和归档。二、项目总体要求1.档案著录要求档案著录严格按照相关规则操作，不允许存在著录项缺失、著录内容不准确、著录标准不统一等问题，档案数字化的著录项目应主要包括：档号、全宗号、全宗单位名称、责任者、文件编号、文件题名、目录号、案卷号(件号)、顺序号、保管期限、页号(页数)、归档年度、文件形成时间、密级等。除此之外，在做档案数据库字段设计时，要预留出档案鉴定、划控时产生的开放、控制使用、废止失效等信息字段，为档案管理的后续工作做好准备。2.工作环境需求桌椅，以及整个加工过程中所用装订线纸张、卷皮、档案盒、防霉防虫药等耗材，数字化加工软件、电脑、扫描设备、打印机、复印机、装订所需的设备、监控视频、周转硬盘、油墨耗材以及维修等。合同签订后，在XX个工作日内，将有关设备、人力配置等总体配备完毕。3.项目人员要求我公司在签订合同时成立项目组，指定专人负责该项目，加工期间项目组负责人及工作人员均不得随意更换，若确需更换需征得甲方同意。本项目的我公司应按需求直接为我公司所使用的项目实施人员必须为本法人员工(或必须为本法人或控股公司员工),且具有档案整理相关工作经验2年以上。4.项目管理要求我公司配有档案扫描工作流程管理系统，加强全过程管理。确保各环节工作符合档案工作相关的法律、法规、规章、据库结构与数据交换格式》等标准规范的要求，并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施，建立完整、规范的工作记录。我公司在XX单位指定地点实施各项工作。项目实施过程中，我公司接受XX单位的实时检查与监督。三、数字化加工需求及技术要求(一)加工流程及技术要求1.档案接收我公司应配合XX单位建立库存台账目录明细。我公司按照与XX单位共同制订的计划分批次对需要进行数字化加工的档案及资料进行搬迁，档案迁移由我公司负责。我公司应指定专人在XX单位档案室库房内对卷内档案进行核验、复核确认无误后，双方共同签署《档案出库交接单》,办理交接手续后，由我公司安排人员完成档案装卸、搬运、上架2.目录录入要求根据档案实体对电子目录进行逐条录入，录入完之后要核对，发现或缺少或不完整的电子目录要进行补录和完善，确保档案与目录对应。重点检查档号(包括各组成部分)、题名、保管期限、成立日期、责任者、密级等必录项的内容是否完整、准确、规范。我公司需根据档案目录数据库录入的要求进行目录数据录入，要求目录与档案原件目录一致、完整准确。目录录入关键字(案卷级档号、档号、题名、文号、责任者、文件形成日期、保管期限、盒号、件号、页数、归档年度等)准确率为100%,部分全宗中文书档案字体为潦草的手写体、草体、繁体，要求在录入的过程中仔细、认真地辨认，正确率达到100%;如有不清楚的地方，可咨询XX单位档案管理人员，相互配合完成。对于某些特定档案，如人员名册等，需根据XX单位要求，逐页进行目录录入，便于后期档案的查3.档案整理(1)将不规范的档案进行整理、清点核对：逐卷、逐件、逐页核对档案排序、档案数量、档案编号、清点页数，并在目录中添加每件应扫描页数。(对于原页码错编或漏编的档案，需根据档案实体的情况重新编号，并根据更正后的页号打印新的卷内目录以替换原有的卷内目录。)(2)清除档案积尘：对粉尘进行处理。(3)档案修补展平：对开裂档案进行简易修补过程中(4)拆卷：按照相关规则要求，拆卷应保持档案完整、整洁，对影响扫描质量的装订物(如订书钉、别针、其他固定器具)、装订线要先拆除，拆除原件上装订物时应注意保件)中的扫描件和暂不扫描件区分开，暂不扫描的档案应与(1)扫描模式(2)图像内容完整(3)扫描卡纸处理(4)图像清晰度(5)数量核查一文件的实际扫描张数与前处理人员填写的文件张数是否(6)纸质档案扫描最后的电子文档储存，每一个步骤都要有严格的标准和要求，不得影响扫描文件的质量以及原档案文件的安全性和完5.图像处理图像处理后保证图像信息与原档案内容完全一致，不删除页面任何有用信息，包括正文内容、页眉、页脚、手写注释和印鉴等。图像画幅数要与纸质加工流程表单上保持一致，准确无误。每个画幅的前后顺序要与原纸质档案顺序保持一致，不一致时应及时进行调整。扫描的页面内容基本居中显示，不出现明显偏左或偏右现象。不准出现页面内容残缺或将其他页面信息扫入本页的每页影像视觉上基本无偏差。对方向不正确的图像进行旋转还原，以符合阅读习惯。去污：在保证文件内容完整的前提下，影像页无扫描过程中带来的无损，无黑边，外观达到清晰、平直、干净。对图像页面中出现的影像图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可读性和理解性的前提下展现档案原貌的原则，由于档案本身因陈旧、破损或不洁等造成页面上有污点的，如果在页面视图下无法看清。或该污点嵌在文本行中无法清除，可不予清除。保证扫描图像字迹清晰、颜色恰当，不宜过浅或过深，不出现字迹笔画残缺或字迹画笔叠合而影响阅读的情况，档(1)检查图像完整性、偏斜度、清晰度、失真度、图(2)检查档案漏扫、多扫等情况；(3)检查图像文件排列顺序与档案原件是否一致；(4)检查图像文件命名是否规范；(5)检查图像数据与实际目录信息是否相符；(6)根据质检情况填写质检记录单，跟踪并监督质检图像文件命名格式：第一级目录为图像文件的保存路径，为根目录下的一级目录；第二级目录名为全宗号；第三级目录名为年度+保管期限+档案标识+卷号；文件名为件号+子件号(2位)+页号(3位)+扩展名。全部档案进行彩色扫描并使用硬盘存储为TIFF和JPG格式，进而合并成多页PDF格式，存储图像压缩模式的选择，应以保证画面质量无损的前提下，尽量减小存储容量为准9.数据挂接数字化加工过程中形成的图像数据，通过影像质检确认“合格”后，以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。利用专业挂接工具软件，通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，以实现档案目录数据库与图像文件的批量、快速挂接。保证目录数据库与图像文件的一一对应关系，不得错挂、漏挂，确保挂接准确率达到100%。10.档案还原将拆分扫描的纸质档案重新装订，恢复其原貌。在完成扫描后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求线装。力对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，案卷内页面下边缘对齐。要保持卷内文件的排列顺序不变，不得漏页、错页，不压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。对原档案整理过程中产生的错误进行修改。如认真核对档案页码总数是否正确，核对文件排列顺序是否正确，发现错误的地方及时纠正，不能处理的上报管理人员。经核对无误的档案，以文件左边沿和下边(底边)沿为准，依次整理整齐，夹上卷封装订成册；对原来已打孔装订的档案，在装订时应尽可能利用原孔装订，不能按原孔而需重新打孔的档案，打孔时应严格按照规定沿档案文件左边适当处打孔，确保三点一线，既不漏页系线时要按照标准方法操作，线不可太长或太短，系线装订成册的档案必须保证每页都装订成功，不可有漏装11.数据质检为保证项目的总体实施质量，要求加工方对数字化各环节进行全面检查，要求我公司具有质量检测软件及相关数据质量检测经验，通过电子档案质量检测软件能自动检测数字化成果的可读性、DPI、总页数、是否有缺页漏页、是否有空白页、数据挂接是否完整等。对错误或不规范的数据及时进行修正，并做好相应的自检错误记录登记，在自检合格后方能提交XX单位验收。具体质检目标如下：档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率控制扫描图像检查：漏扫率控制为零。图像质量检查：检查所图像的质量情况，优质率达到98%其余字段录入错误率≤1%。条目与图像挂接检查：挂接正确率达到100%。档案原始材料：100%不缺失。12.档案入库质检完成后要及时归还档案。我公司要保持档案原件的如发现丢失、损坏、圈划或涂改等应申报XX单位进行处理，顺序错误、卷内文件颠倒、装订不符要求等情况，要求重新进行处理。与XX单位项目管理人员办理书面归还手续，档案清点合格率达100%。13.数据备份单位，包括无压缩TIFF、JPG格式和多页双层PDF格式，以移动硬盘存储格式向XX单位移交。备份数据也应进行检验，备份数据的检验内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数是否准确、是否携带病毒，是否加密等，数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管14.数字化成果管理及数据安全为保障数字化加工成果安全性，确保从数据批次生产验整性、可用性得到100%保障。我公司应向XX单位提供档案(1)每一批次的数据验收通过后，应立即进行数据保码一起打包进入数据保真保全平台进行不断监测及保真保(3)我公司按照网络安全二级等保和XX单位的其他安(1)档案实体验收逐卷(件)交接档案实体，核对档案数量。档案实体验收要100%自查，后续出现相关问题我公司应无条件解决。如司要求赔偿并追究法律责任。检查档案还原质量是否合格，要求档案拆卷后需按原位置装订。保证卷内顺序按原页码排列，页面无损毁，涂改、破损、丢失。档案还原如有问题，我公司应及时返工进行补救。(2)样品数据验收我公司应先期完成100卷且不少于2万页档案数字化加工样品，并将样品数据交由XX单位预检，验收合格后，所有档案数字化加工成品均应符合样品标准。(3)数据抽检以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括个全宗的档案进行抽检，数据验收时抽检的比率不低于10%。若连续2个批次验收不合格，则视为数字化加工我公司违约。我公司应拥有档案数字化加工质检管理软件，并提供用户质检报告。每月定期向XX单位提供数字化情况进展报告和费用使用及结余情况。(4)验收指标目录数据库与图像文件挂接错误，不完全对应，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，都视为不合格产品。档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率小于万分之一。扫描图像：漏扫率为零。16.资料移交(1)成果移交我公司根据验收结论，对存在问题进行整改，并将修改正确的备份数据移交XX单位。(2)资料移交我公司应将档案整理登记、扫描登记、质检记录、验收记录等日志台账资料，监控视频资料完整移交XX单位，并确保数据的可读性。(3)数据销毁我公司应在XX单位负责管理人员的现场监督下，将工作站上的数据全部、彻底删除，并以磁盘格式化、重复写入数据等形式确保数据的不可恢复性。(二)数字化场所安全管理要求1.我公司须在合同中进行责任约定(保密安全协议另签);我公司须对其工作人员进行身份审查和登记备案，并与参与该项目的所有员工签订保密协议，同时工作人员身份证、个人简历及相关证件复印件提交XX单位审核保存；我公司在工作期间必须遵守XX单位的相关保密制度。2.档案数字化加工形成的各种影像资料和纸质资料所有权归XX单位所有。在项目结束时都必须向XX单位进行移交(其中纸质资料必须整理成册后移交),不得下载、留存、持有和使用XX单位的任何档案信息，违者承担相应的法律3.数字化加工场所应配备满足安全管理需要的视频监播功能的设备(相机、手机、U盘等);不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场，不得以任何形式进行泄(1)制定现场管理制度。包括对员工纪律、考勤管理、(2)规范项目保障措施。该项要求加工单位在培训保(3)提供保密管理方案。保密管理方案要求包括保密管理原则、组织机构与工作职责、人员管理、保密载体管理、保密场所与设备管理、保密项目管理、泄密事件处理、保密纪律等内容。(4)完善安全管理方案。安全管理方案的完善包括安全管理原则、现场安全管理、人员安全管理、设备安全管理、档案安全管理、信息安全措施以及项目应急方案。(三)其他要求本项目制作的数字化产品的所有权归XX单位所有。我位同意、授权的情况下，不得擅自将产品转让给第三方使用及用于样本展示，否则将承担一切经济和法律责任。四、档案管理系统要求(一)档案收集1.档案著录要求档案著录有利用计算机自动处理的特点，有一系列录入时的辅助功能，实现档案著录自动化和智能化，满足多用户录入，以减轻档案管理员的工作强度，缩短工作周期，提高工作效率。2.档案目录著录把纸质档案的关键栏目按档案标准转成电子目录，并具(1)主题词自动标引：当文件标题或题名输入之后，主题词会自动产生(产生的主题词是从主题词库里提取的)。(2)自动复制：录入人员在录入时可以自动复制指定的条目内容，只需要在这基础上改个别栏目即可。(3)工作量统计：可以很方便地统计出每人每天或某段时间的工作量(总共录入了多少数据)。(4)必须著录：档案管理员可以设定录入人员必须著录的栏目(按照档案标准著录规范设定)。(5)批量修改：对于一批有相同数据的栏目，用户可以一次性批量著录(如100条记录，保管期限都为短期，可以通过批量修改把100条一次性全部改为短期)。(6)档案查询：可以多种方式查找自己录入的内容。3.数字化处理能实现室藏纸质档案数字化工作，可将纸质文件转化成(1)扫描：可以直接关联目录进行多件扫描，默认为jpg格式，用户也可以选择其他扫描件格式。(2)扫描件处理：对扫描件进行转换、纠偏、去黑点等扫描质检工作。对一些质量很差需要重扫的档案，可以删除，然后重新扫描。(3)已经电子化的档案：针对已经电子化的档案可以直接导入本系统，并和目录自动形成关联关系。4.导入导出把已经存在的电子档案可以通过导入接口进入本系统，可以把本系统的数据以多种格式进行导出备份。(二)档案管理档案保管工作是整个档案工作的重要组成部分，是一个独立的工作环节；是贯彻档案工作基本原则、维护档案的完整和安全的重要环节；档案保管工作质量的高低，对提高档案管理水平具有重大影响。1.保管期限鉴定在档案整理之前可以批量地对保管期限进行鉴定，确定每份文件的保管期限。2.确定档案分类按照不同档案的分类标准和本单位分类特色，把档案进行有序的分类存放。3.归一件依据档案管理的规范，将需要作为一件存放的多份文件进行归一件操作，如请示和批复归为一件，如整理后发现归一件错误可取消操作。4.一文一件自动归档按照新的《归档文件整理规则》,采用各种分类方案，实现一文一件新的档案管理办法，操作简便。5.取消归档对错误的归档，档案管理员可以取消，并重新归档。6.插入归档归档时如何有漏归的文件，档案管理员可以在指定的地方进行插入归档，插入归档的文件的件号会从指定的地方重新编，后面已经归好档的文件的件号也会自动重新编。7.自动组卷本系统在新增新的立卷方式的同时还保留了旧的立卷方式，便于处理历史记录，更是适应了不同单位的不同需求。8.调阅档案通过两种不同的检索方式(表格检索、全库检索、全文检索)快速查找到所需的文件条目及对应的原稿，显示其精9.报表设计及导出方便灵活，可以设计出符合该报社的各类档案上所需的报表，并对其报表打印输出(如归档文件目录，会计案卷目录及卷内目录，科档总目录及分类目录等等)。10.统计分析根据用户的不同统计要求(如：按保管期限统计它的记录数或按密级统计其记录数等等),以简单扼要的表格方式表述统计汇总的结果，反映统计研究对象在数量方面的具体表现和有关联系，并输出其统计表，还可以自动统计上报年(三)档案利用1.档案检索提供简单检索、高级检索及模糊检索等多种快捷搜索方式，让用户能快速查询到所需要的档案。2.利用统计统计出不同时间段档案的利用率。3.系统维护(1)词组设置对档案的著录、整理规范等进行定义。(2)结构定义定义档案的著录栏目和档案的分类标准。(3)用户管理及权限分配各全宗的系统管理员可以对本全宗的部门、角色、用户进行管理，并定义用户的档案操作权限(具体到条目级)。(4)系统日志对登录用户的操作进行实时的记录，确保数据的安全4.数据备份用户可自主选择对数据库自动或手动的备份，一键操1.售后服务期限：项目验收交付使用后，我公司要提供三年免费质量保证和售后服务，并有三年期满后提供有偿服务的技术支持方案。2.售后服务方式及响应时间：采用现场维护方式，我公司24小时热线响应，在接到电话要求后必须在2小时内到达维护地点，以保证数据的安全运行。3.售后服务问题解决时间：一般问题在4小时内解决，严重问题我公司要及时提出用户可接受的解决方案和服务第三节项目设想及策划1.随着信息技术的突飞猛进的发展及其在各个领域的信息、检索信息、删除信息以及汇总信息等。XX单位档案信息化的管理不会像传统保存纸质档案那样占用大量的空间，其具有占用较小的空间、较大的信息量、较强的应用能力、较快的信息传送。并且能够实时地提取所需的档案信息资源，大大提高了工作效率，是XX单位档案管理的质的飞跃。电子文件是以新的信息载体，通常以磁性材料以及光学材料来作为档案的载体，必将慢慢占据主体地位而替代纸质档案。使XX单位档案管理工作效率产生实质性的飞跃。因此，我们要转变原有的观念、更新知识、不断学习新的事物以及经验，摸索XX单位档案管理信息化的科学方法，进而形成高效率以及合理的XX单位档案管理制度。(二)XX单位档案管理信息化现状档案的类别很多，有三大类分别为土地管理档案、测绘管理档案以及矿产管理档案包含十三小类。因此类别很多，资料也相对丰富，虽然各部门也在推行档案信息化，但是由于体制、利益、软件限制等各方面的因素使得档案信息共享化还不够充分，影响工作效率。1.档案管理信息化的规范化工作有待提高。由于各种原因，有的档案管理部门存在基础业务薄弱，不同档案的差别性很大、系统软件移植性较差；档案电子化、自动化尚无统一的标准。不能够比较全面的推广、实施，延迟了XX单位档案管理信息化的发展。2.档案管理归档程序混乱，存储不安全。电子信息文档的归档是使用计算机对存档完毕的有保存价值的电子信息进行整理、分类并转化成为统一的电子文档的工作。而有的档案管理部门并未就电子信息的归档做出统一的规定及要求。电子信息的存储载体有的是电脑硬盘，有的是光盘等，形式不一，不利于资料的安全存放。3.部分档案室以及设备配置较低，设备更新不及时，对录入后的资料保管不够重视。电子信息档案有优点，也有缺点，对于存储的电子信息资料，如果发生病毒攻击、存放载体损坏，会造成数据丢失。因此，必须加强对后期的电子信加强防病毒工作，以及定期对数据库异地备份、加密工作，4.部分档案缺少复合型人才。电子信息的归档不仅需要XX单位工作人员具备相关档案专业的知识，而且还要求具备计算机的操作能力。这样的信息高技术人才缺乏，特别是档案管理以及信息处理的复合型人才，需要着力培养或者引进。把XX单位档案管理信息化推向实质化的工作中去。5)部分档案管理信息的开发利用以及资源共享不够。为社会服务是档案功能的初衷和目的，电子信息化为这一目的的实现提供了新的载体，提高了档案的使用效率。但是，(三)档案信息化管理发展趋势1.XX单位档案管理信息化的主要特征。(1)信息化文件可以在XX单位档案信息化管理的日常工作中随时归档，以及在某一工作时间段归纳归档。另外，文件还可以把相关文档、信息放到服务器上，供相关人员调阅、索引、查找，实现文档信息的便捷传递性。这样就保证了文档的及时传输、便捷保管及其效率和完整性。(2)信息化档案可以随时编辑和修改并且不留痕迹，因此，作为档案固定文件资料，在管理过程中，要对电子信息文件进行加密处理、身份信息真伪以及数字签名等等，这样才能保证信息数据的原始性、真实性、准确性，不至于在信息传输、调用过程中出现信息的错误。(3)为了在以后方便查询、检索，在对信息化文档进行新建、归档的时候可以根据分类、检索给予其文件相应的档案号、分类号并且对应其唯一的文件编号，另外应该在归档的时候给予其关键词、标题以及备注说明等。(4)XX单位档案系统在日常工作中必然会使用多种软件，这种状况也形成不同的文件格式，这也就需要文件档案归档的时候对文件使用通用的、统一的文件格式，这样以便于文档的传输、存储，更有利于便捷的阅读文档信息。而传统的纸质档案已经不能适应当前档案信息化工作的要求。(1)实时的记录、收集资料并归档。在档案信息处理过程中，能够有意识地收集、整合资料，不易造成资料的存放遗失及存放空间的庞大，不同于传统纸质档案的资料整理(2)电子信息能做到按要求规范、统一的标准。在处理档案管理信息的过程中，使用电子化的方式在对其信息进行收集、分类、整理、归档过程中很容易做到统一的格式、规范的要求。(3)管理信息化能做到管理规范，信息传递、调阅方便快捷。电子信息往往以数据方式存储，而传统的纸质档案数千张的庞大的体积甚至一个小小的U盘都完全可以容纳，很方便日常的调阅、管理。同时，系统各部门也可以实现同时调阅、共享、复制同一份文件。实现网络共享，可以为XX单位系统提供一个开放的资源共享平台，极大地提高其工作第四节项目重难点分析一、大幅面档案数字化硬件设备的配置1.大幅面档案数字化扫描设备的选择XX单位档案的类别很多，其中大部分为土地管理档案、测绘管理档案以及矿产管理档案、其中图纸较多。因此在本扫描仪和数码相机的选择应有所侧重。大幅面扫描仪能够高质量、高速度完成大幅面档案数字化工作，但是价格相对昂贵；普通数码相机相对扫描仪来说，价格较为低廉，适用于普通纸质如小幅面A4档案的数字化工作，但对大幅面档案若用数码相机完成则非常困难。如对于大幅面零号图纸数字化，要使图像清晰，需要分多区拍摄再合成。因此，在实际工作中，大幅面档案大多采用大幅面扫描仪，数码相机则很2.大幅面档案数字化硬件设备的配置(1)大幅面扫描仪是核心部件，目前一般使用A0大幅面项目图纸扫描仪。它的选用极为重要，应根据企业数字化的主要应用范围来选择最适合的扫描仪，以力求达到最佳的(2)大幅面扫描仪对计算机的最低配置为奔腾4超线样才能获得所标示的性能指标。服务器可根据需要选择，可选专用服务器，也可使用高配置的微机来替代。但至少需配(3)如若档案数字化以大幅面蓝图为主，绘图仪配置可选质优价廉的大幅面黑白喷墨绘图仪(打印机)。二、大幅面档案数字化软件的选择及安装1.大幅面档案数字化软件选择随大幅面扫描仪(如SmartLF)所配送的扫描应用软件只有一般的功能。都是以方便非专业用户的操作为目的来设计的。对于需求更多功能的用户也有丰富的软件可供选择，比如扫描到文件软件canWorks、专业的图像编辑软件Preditor、项目图纸档案数字化管理软件等，可为扫描系统提供更多的扫描控制功能和更多的特性。我公司选用的是扫描到文件软件ScanWorks.VD4.5.5。它可以完全控制自己的扫描流程，能满足对更多扫描控制功(1)大幅面档案整理进行技术修复。褶皱不平的原件，应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行数字化加工。对竣工档案资料应拆除装(2)大幅面档案数字化扫描参数的设定大幅面档案数字化扫描参数的设定关系到扫描图像质(3)选择扫描色彩模式和存储格式般采用TIFF(G4)格式存储。对保存年代久远的图纸可采用一般采用JPEG格式存储。提供网络查询的扫描图像，也可应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容(4)介质操作控制扫描速度与图像的清晰度成反比。扫描速度的调整，应由慢速向快速调整，零号图纸速度不宜选太快，大幅面旧图尽量选慢速。扫描尺寸按图幅选定，不标准的图纸可选用自动尺寸设置。(5)黑白图阈值设定扫描软件ScanWorks提供了独有的IAT(自适应阈值消蓝)技术，能够准确、快速地将质量很差的旧图或脏图扫描成高质量的文档，从根本上解决了在黑白二值消蓝时由于参数设置不准确时反复扫描的问题。软件内置的三个阈值参数，能够适应绝大多数的各类图纸进行自适应消蓝工作，能够以在线或离线的方式任意进行固定阈值调整与设置或自适应阈值的调整与设置。黑白图阈值通常选择“自适应”,根据蓝图情况设置前景和背景阈值，并选取允许扫描后调整(6)分辨率设定在理论上，分辨率越高越好，但过高的分辨率会导致文件存储空间过大，因此，合适的设定值应是以达到最佳输出品质的最低分辨率。根据不同需要设定不同的扫描分辨率，原则上以扫描后的图像清晰、完整和不影响图像的利用效果为准。一般文字(OCR)、黑白二值、灰度图像、彩色图片选择分辨率大于等于200dpi。如果大幅面图纸扫描后只以图像文件保存，或打印底图用，扫描时一般选择分辨率在100或200dpi。如果图纸扫描后需要矢量化，则扫描时分辨率选择应大于等于300dpi。1.黑白图阈值调整扫描后应先对黑白图阈值进行再调整，根据窗口显示的蓝图颜色的深浅情况，调整前景和背景值。零号图纸窗口显示的是重叠图像，应按1:1显示情况下调整前景和背景值。然后才能对其他扫描参数进行调整。2.图像旋转与纠偏对扫描后方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。现大多数项目扫描仪配套的纠偏软件都是采用手工划线，逐个文件的纠偏。有时要经过几次划线才能达到纠偏的效果。企业扫描大批量图纸，可采用项目图纸扫描文件批量纠偏系统，对扫描文件进行批量自动纠偏。3.矩形剪裁和去污处理大幅面图纸扫描后，为了有效缩小图像文件的容量，节省存储空间，图像应进行裁边处理，去除多余的边。可选取图像的外边框线，或局部剪裁。对于不规则外形的图像，要选择比实际面积大一些的标准图像尺寸进行扫描，剪裁功能可以方便地切掉不需要的图像边缘部分。对大批量的可采用自动去除图纸四周的多余白边的项目图纸批量裁边处理系统。去污处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。根据图面脏点程度，黑白图按像素大小去脏点，从小到大选取值进行。蓝图图面比较差时，去污值也不4.降低分辨率操作当扫描后图像非常清晰时，可降低分辨率选取新的分辨率，分别以降低前后这两个分辨率将打印出来的效果进行比较。如果看不出两张图像的差别，甚至可选取更低的扫描分辨率，若低的分辨率可看出差别，则表示上一次为最佳分辨5.大幅面档案数字化的应用(1)提高图纸档案的利用率图纸档案由于按传统方法存储归档，存放的数量多、时间跨度长，人工查询图纸档案速度慢、用户利用十分不便。图纸档案数字化管理后，用户可以便捷、准确地查找到自己需要的图纸档案。图纸档案数字化后，可保存在单位的服务器中，网络化的实现，网络中的用户只要有相应的权限，图纸档案的利用可以不受时间和空间的限制，就能快速查阅到自己所需要的图纸档案，实现档案信息资源的共享，大大提高档案的利用效率。另外，企业在外地制作设备，大幅面图纸档案无法用传真机传到设备制造厂，大幅面图纸档案数字化后，用户可打印成A4发传真或直接通过电子邮件发送。图纸采用大幅扫描经过消蓝黑白处理后，容量仅是消蓝前十几分之一，也便于邮件的发送。(2)有利于保护大幅图纸档案原件由于大幅面图纸相关部门经常反复查阅，容易变脏、变模糊，其原件容易损坏或丢失，给档案复查调阅带来影响。如果将图纸档案数字化后，用户可以借助计算机调阅图纸，借阅图纸档案原件的借调频率，有利于图纸长期保存，降低档案原件丢失与损坏的风险，延长图纸档案原件寿命。还可以大幅减少复本数量，从而避免了反复抽调图纸原件，晒印图纸所造成的纸张和人员的浪费。(3)替代人工描绘底图大幅面蓝图档案资料在老企业中使用率较高，特别是设备更新和检修中需要晒制大批蓝图，利用频繁的底图破损较严重。现很多企业中引进的装置和交钥匙项目等都只有蓝图而没有底图。晒制蓝图所用的底图以往都是由人工描图，工作强度大。在一些企业原有的描图员大都转岗，无人描图。通过大幅面蓝图档案数字化后可以又好又快打印出底图，能够完全替代人工描绘底图。(4)加快图纸档案修改、设计速度企业的技术改造、产品开发、项目施工时，特别是扩产改造，往往只需借助已有的图纸档案，并在此基础上对部分图纸进行局部修改，即可完成一个新的设计任务。如果采用手工修改，通常需要重复画一遍，费时费力。若将已有的图纸通过数字化输入计算机后，采用专业的图像光栅编辑软这样既加快了设计速度，又降低了设计成本。(5)组成大幅数字复印系统大幅扫描仪与大幅面绘图仪通过计算机连接就能组成大幅面数字式复印系统，可以替代大幅面数码项目复印机，构成一个集扫描、拷贝、打印多功能一体的系统，因此，对企业现有的数字化加工设备进行充分整合，使其应用途径得第二章项目组织机构与人员管理第一节组织机构一、组织机构设置的原则公司组织机构是公司存在和运行的制度体现与保障，使公司成为法人组织的必要条件，也是公司实现有效治理的基础。公司组织机构设置的原则，是指在公司法和公司章程的框架下构造公司的组织机构，明确其各自的职权范围，协调相互运作关系，以期望实现良好的公司治理时所应贯彻的基本精神和规则性要求。为了实现上述目标，公司组织机构设置过程中遵循和坚持了以下原则：(一)决策权、执行权和监督权三权分立原则。公司的决策权属于股东大会决策机构。公司日常经营活动的执行权属于由执行董事任命的经理层。对公司经营活动的监督权属于监事。(二)服务并服从于公司经营目标实现的原则。组织机构存在的前提是目标，其唯一的目的是促使目标实现。所以公司的组织机构设置必须服从并服务于公司经营目标的实现，且组织机构的大小必须与目标相匹配。(三)利益与成果相结合的原则。机构设置时公司组织机构成员的利益同公司经营管理的好坏紧密地结合起来。通过科学设置，将公司主要管理人员的利益与公司目标连为一体，使公司和主要管理人员实现“荣辱与共、共同发展”的目标。(四)高效和因事设岗的原则。公司要实现目标必须讲究效率，机构设置时切忌因人设一个坑，贪多增设、盲目缩小都不利于任务的完成。(五)效率优先、兼顾成本的原则。组织设计是保证管理效率的前提，同时，管理方式、手段既有效率的因素，也有成本的要素，需要具体事情具体对其次，管理效率、管理成本也是应该考虑的重要因素，两者(六)统一领导与层次管理原则。统一领导是各项工作协调进行和实现总目标的决策保证，分级层次管理则是充分发挥各级管理人员积极性的机制保障。公司的经营战略和重大决策权属执行董事，日常工作的管理与经营权力则逐级授权，实行层次化管理。在层次管理中，要根据工作性质任务、工作量分设相关部门和层次，做到层层负责、分级管理、上下配合、左右协调。上级不应越级直接指令基层工作人员办事，下级要坚持按程序逐层请示汇报制度。当在上下级任务有矛盾时，应服从上一级总任务的要求，形成一个完整、有机的系统。(七)精简和素质第一的原则。机构设立要贯彻精简的原则，要重视不图人多，人多不以及工作特点而合理设立。公司组织机构各类人员的配备，应当坚持素质第一的原则。只有具备相关知识和技能的人员，才能在岗位上真正发挥作用。(八)封闭原则。组织设计要使功能块间形成联系的封闭回路。要使组织正常、稳定地运行，组织各部门间的封闭是一个至关重要的即输入与输出形成封闭回路，而且在组织体系内部也要形成一个封闭回路。只有构成封闭回路的关系，才能形成相互制约、相互作用的回复运动，保证各分支机构按照组织的要求运转，达到有效管理的目的。质量监督管理部第二节人员管理(一)综合一体化管理方式我公司将档案数字化管理项目的管理方式确定为综合一体化管理。在管理运作过程中，我们将发挥我公司双向共管方式、超前引导、超前管理、超前服务的三超方式，以及软、硬件结合方式等项目管理经验，使综合一体化管理收到(二)激励机制以人为本是我公司重要的经营理念，它坚持以人为中心，尊重人，理解人，关心人，培养人，以激励员工上进、实现员工的自身价值为出发点，倡导和营造既相互尊敬、相互信任，又有明确的行为规则这样一种和谐有序的舒畅环境，实现优质服务的管理目标。根据上述以人为本的宗旨，几年来，我公司在实践中总结出了行之有效的员工激励机制：目标激励、岗位激励、效(三)监督与自我约束机制1.监督机制在档案数字化管理项目过程中，将严格按照有关法律、法规要求开展工作，定期向我XX单位报告工作，检讨运作事务，提交财务报告书，并制订出日常工作计划，分解量化到部门及每个岗位，实行目标管理责任制，每年对管理目标进行考核。严格按我公司质量体系运作，对每个项目的服务过程建立原始记录，通过现场检查、部门自查、内、外部质量审核，确保管理工作的监督机制有效运作。具体做法是：(1)公开监督制：公布服务监督投诉电话，设立经理信箱，24小时受理投诉。所有员工佩戴工作牌上岗，以便于1(2)员工评议制：我公司将对各项管理活动实行监督、跟踪、反馈，对XX单位或其他来源的信息做到有分析、有处理、有跟踪、有反馈。实行闭环管理，使每一位员工的合(3)定期报告制：项目培训部定期向XX单位、我公司及上级主管单位定期报告工作，检讨服务管理事宜，确保实现我公司标书中的承诺。(1)我公司在服务管理过程中，将严格执行国家、政府发布的有关法规、条例和实施细则。(2)各部门在管理中将严格贯彻我公司质量体系。(3)巡视检查制：由各部门主管对各部门员工进行定期或不定期检查，发现问题及时纠正。对重大质量问题或多次重复出现的问题，由管理层检讨并制定纠正和预防措施。(4)实行考核淘汰制：我公司将每年对员工进行全方位考核，实行5%淘汰制，对主管以上人员实行述职考核，不合格者调离岗位或淘汰。我公司对管理负责人进行述职考核，不合格降级或调回重新培训。(四)信息反馈及处理机制没有纠正和预防措施，质量体系就不能顺利贯彻，没有信息反馈和处理，我公司就无法保证优良的管理服务。1.我公司将单独设立相应的客服部门工作为主要的信(1)定期向XX单位提供一份工作报告书，包括收支账(2)我公司每半年向上级主管部门汇报档案数字化管(3)员工意见箱。(4)员工的反馈信息。(5)新闻媒介。(按实际情况填写)(一)项目人员基本情况表序号姓名性别岗位学历职称经验备注123456789(二)管理人员汇总表关键岗位人数(三)拟派项目经理履历表1.一般情况姓名年龄学历毕业学院专业职务职称拟任何职务参加工作时间2.个人简历时间专业工作经历序号项目名称该项目中任何职12345公章。本表可在不改变格式的情况下根据具体需要自行增(四)其他项目管理人员履历表姓名性别年龄职务职称学历参加工作时间从事管理工作年限已完成项目情况合作单位项目名称规模开始、完成日期是否在服务期质量关复印件等)(五)人员岗位分配表部门岗位姓名证书号到岗情况履职情况服务单位监督机构处理意见监督抽查人员签字：XX年XX月XX日1.监督抽查人员每次现场监督抽查时，对档案数字化管理项目部关键岗位人员任命文件的符合性及到岗履职情况进行抽查记录。2.项目部关键岗位人员应注明所从事的具体专业工作3.对人员配备不达标、擅自变更、不到岗或不按规定履职的签发限期整改通知书，并在处理意见栏目中说明。(六)项目人员资质证书职务姓名职称执业或职业资格证明备注证书名称证书编号专业第三节部门岗位职责序号项目角色项目职责和岗位工作描述1项目负责人对整个项目负责，对项目整体实施过程进行监控，协调管理项目所需资源以及外部关系2项目经理管理整个加工现场的日常事务，安排生产进度、负责质量监督管理及资料暂存岗位；同时，负责与XX单位相关领导进行协调沟通3技术经理监督日常运行过程中的技术动态；同时负责影像数据导库、与档案管理系统挂接工作4软件工程师保证系统运行稳定5硬件工程师负责加工现场设备维护以及设备运行状对故障做出及时响应6工艺管理员负责根据档案资料特点设计和确定具体的档案整理和数字化加工的生产流程和工艺，并根据实际资料和生产情况及时对流程和工艺进行改进或调整7培训工程师负责对各操作组长、品质管理员、操作人员进行档案加工相关的业务、技术和系统操作培训，并负责对相关人员进行培训考核8生产组长各班组组长参与实际操作负责每个操作岗位的工作监督、问题确认协调等工作9品质管理员资料的装订检查、索引正确性检查、影像清晰度检查等质量保证工作，规范各节点操作方法，提高工作效率，为后备人员进行培训资料交接员负责资料进入加工中心的数量确认，为每卷资料建立唯一标识，负责资料在数字化中心的存放，在加工过程中对每个使用的操作员进行登记档案整理员对资料进行张数确认，在确认完成后进行拆卷，并按照相关规范对资料进行分类整理扫描人员将资料扫描进入系统，使用各种适合纸张的扫描仪，A3高速、平板或者A0无纸操作员扫描完成后资料的后续处理，包括页码录入、影像分类、索引信息录入等档案装订员在扫描完成后对档案重新进行装订后备人员为不可避免的人员变动的做补充，随时准备待命上岗第三章项目进度计划控制方案第一节进度计划一、项目设计计划时间段(工作日)需求分析概要设计详细设计前期准备和调研设备测试方案优化二、历史档案数字化扫描实施计划时间段(月)1234567数字化设备进入数字化加工数字化后期处理初验培训经验第二节进度计划控制方案一、合理安排工作进度接到XX单位委托的任务后，我们将充分熟悉任务资料，依据XX单位要求的进度目标，合理安排相关人员并制定工作进度计划表，并报与XX单位确认，待XX单位确定计划后，进行工期倒排，严格按任务进度节点执行。二、工作进度控制的人员保障公司安排项目负责人成立项目部，各专业技术人员均有丰富的大型档案或档案数字化加工工作经验，足以满足XX单位同时委托若干项目业务。及时向XX单位汇报项目工程的进度、做到每日一汇报，每日一总结，每日确认已完工程是否符合进度要求，如进度滞后于进度计划，或未按倒排节点完成，应及时调整工作时间及人员进行进度纠偏，保证整体任务的进度依据计划完成。力争提前三到五天完成工作。四、进度管理的奖惩措施1.严格执行公司关于项目进度管理的奖惩制度。2.对档案数字化加工工作进度没有按照XX单位公司的进度要求完成的人员，公司将按奖惩制度予以处罚。每延迟一天，项目负责人扣发当月奖金，相应责任人扣发当月奖金。延迟一周，项目负责人及相应责任人扣发全年奖金。3.对超过合同规定日期的，则撤换项目负责人及相应责4.对档案数字化加工项目部按进度要求加班加点的工作人员，公司将发加班费。5.对按时或提前完成进度要求的人员，公司将给予表彰或奖励，并纳入年终考评。第四章数字化管理实施方案第一节数字化加工系统业务操作流程利用本公司数字化生产线软件，以加工流水线方式来进档案原件整理车图像处理系统西蛋处理系统质检系统图像扫描和处理质最检测卷要逐卷(件)清点，重点档案须逐页清点，填写调卷单。 (资料及档案内的成册材料不能拆),按要求区分扫描件和非扫描件(我方将指派专人审核),并对褶皱不平影响扫描质量的原件先进行相应处理(压平或熨平等),确保较薄纸张(如信纸、便笺纸)、破损纸张、底灰较深(如草浆纸、油印纸)、字迹较浅(如铅笔字迹)等纸张质地状况较差的对没有编制页号或编制页号不规范的档案重新编制页布衬垫手工修裱。整理人员将领用来的档案按不同的页面规格将其分类：1.高扫：单张的A4及A4以下页面可直接过扫描仪高速进纸器的纸张，将其归为一类。2.平板：不能直接过扫描仪高速进纸器的纸张(如合同、票据、A3页面及以上)需用平板扫描或大幅扫描仪，将其归各类别之间用彩色隔页纸隔开，以便于扫描人员区分，从而提高扫描效率.资料整理人员完成任务之后会打印出一张主流程单。处理单生成完毕后，资料整理人员在其指定地方签名并将分好类的档案及处理单一并放在指定工作台，等待下一工位人员领取。目录著录人员根据档案案卷及卷内文件信息，结合档案软件进行索引录入，索引信息库直接跟生产线软件库连接，当一卷文件目录完后，会自动在生产线软件中生成等待任可分配一卷或多卷文件，工位操作人员都会根据此批次号来完成本工位的任务。1.索引信息录入界面文件但记录(R编辑但)视图M选项(O)原文(D首条上移下移末茶添加册除PP保存存加职滩围到册2.生产线任务分配界面描述：批次号：山山3.条目著录扫描文件的目录进行条目著录，著录准确度达到99%以上。对案卷中目录有不准确或错漏的，要求根据文件内容进行条目重新修改提炼，条目要求符合国家规则要求。将著录后的档案案卷级及文件级目录录入数据库。著录时如发现案卷张页号漏编或者无张页号，补编张页号。文书档案按照文件要求；专业档案按照甲方专业档案元根据有关文件要求，文书传统案卷目录录入项有21个，其中必填项14个，文书传统卷内目录录入项有28个，其中必填项14个，文书简化归档文件录入项有28个，其中必填项12个。厂字段可空厂带索引字段「简单查询字段厂分类查询字段厂权限控制字段者词号位日(名机号号数迁键时放指注示识件本案件物种子子技制在贞长归附全泪子得转格兄人伍甲甲基控生名需能备称物案案址识V案卷(盒)内有备考表的，在旧备考表上填写。卷(盒)税票，在备考表中注明页码、张数，同时在目录备注项中注宁档附注(番注》全案号厂密凝卡片网糖退出保存存加取满×历史档案除重份不扫描外，其他都纳入扫描范围。根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描，大幅面档案采用大幅面扫描仪。辨率300dpi,特别珍贵档案及照片档案采用600dpi。图像存储格式为单页TIFF。并在项目完成后，将所有档案图像，批量转化为JPEG格式一套，其他要求与TIFF格式一致。扫描时根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。根据档案幅面的大小和纸张状况，选择相应扫描仪。其中大幅面档案可采用大幅面工程扫描仪；同页有两个以上文件，需分别扫描后再进行合页。为保护档案原件，我方尽量使用平板扫描仪扫描，对于现代档案纸张质量较好适合高速扫描的，必须事先征得用户同意，并做好记录；对资料等质档案扫描工作流程表》上认真登记扫描的页码和页数，并核对每份文件的扫描页码、页数与实际的文件页码、页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。如果档案为照片、图片则用彩色扫描。高速扫描人员根据所分配任务在指定位置找到相应案卷，按照流程单及生产线软件上标明信息进行扫描，扫描完毕后核实扫描页面与生产线上应完成页面无误后在流程单上签名，将档案一并递交指定工作台，等待下一工位人员领管超需平板扫描人员根据所分配任务在指定位置找到相应案卷，按照流程单及生产线软件上标明信息进行扫描，平板扫描过程中有些纸张较薄的纸张，扫描时可用张白纸垫在其后，防止扫描出现透光和阴影现象，影响扫描效果。平板扫描完毕后核实扫描页面与生产线上应完成页面无误后在流程单上签名，与档案一并递交指定工作台，等待下一工位人nnEQ\*jc3\*hps11\o\al(\s\up6(1),2)普普普普普普又ms平数平平数平数卷期翻翻醚美观的效果。图像偏度不得大于1度，图像拼接处信息要完上页下页指定避诊保存图像C11)另存图像洁除(FB)裁剪10);贰日只按照相关规范要求以目录数据库内该文件档号对扫描采用在线、离线相结合的方式进行多套、异质备份。离线备份载体应选择档案级光盘，TIFF格式备份三套，分别标JPEG格式采用在线备份即可。每张光盘只能刻录一个全宗的引目录(或归档文件目录)各一套。光盘表面标示光盘片编号并注明光盘内目录索引信息。并在光盘片刻录完成后，与影像系统档案进行比对一次，以确保档案资料无遗漏及正确性，对于所有光盘片序号进行管七、数据挂接此工位是将所录入的索引信息与扫描影像挂接的一个过程，所上载图像根据案卷档号及页号进行逐一对应挂接。如条目数据与扫描图像页面不匹配时，系统会自动提示，操作员根据提示对电子目录或扫描图像进行相应改正，以保证电子目录与扫描图像对应一致。批次文件列表左旋90度4)左旋90度4)下载上载资料导入TIF导入JFG保存导入修改批次正文，B其他(包括处理签、定稿、草稿)。此操作在档案数字化系统中进行处理，并将图像稿本标识存储在数据库浏览原文，对扫描件逐页进行A\B标记。左齐(裁口整齐)、下齐(地脚整齐),靠右侧装订，装订在装订过程中，如遇有小页面或没有足够装订空白页留空白装订边的正常大小页面，用修裱档案专用纸张接边页数顺序、装订要求等进行检查，合格率达到99%。履行档纸质档案数字化过程中形成的工作文档应进行系统归已完成数字化的所有档案数据，包括目录数据及元数(1)阶段验收：完成一定量(单个全宗或若干全宗或月工作量)档案数字化任务后，由XX单位组织人员对档案提供专业的验收软件(或数字化系统集成数据质检功能),该软件具备质检数据导入、设定抽检比例、自动质检、提出阶段验收申请，填写《纸质档案数字化数据质检申请率应不低于5%,对比各项指标检查档案数据质量，在《档案(1)档案实体：档案整理、装订还原情况，完好率>99%,档案原件100%不缺失。(2)图像数据：图像质量情况完好率大于99%,漏扫率<0.5%,图像文件的命名差错率<0.2%。(3)目录数据：以条目为检查单位，档号，题(人)名、密级、控制标识等关键字段正确率=99.5%(原件字迹潦草、不清的，不计算在内),其余字段录入正确率>98%。(4)数据挂接：挂接正确率100%。对阶段验收合格的纸质档案数字化成果数据及时进行卷内目录各2套。十五、成果移交1.移交内容档案目录数据及元数据、档案数字化全文数据、纸质档案案卷目录及卷内目录各2套和整理完毕的数字化工作文以目录数据库内该文件档号对扫描图像建立文件夹。数据光盘内文件电子影像存储格式为TIFF格式及PDF格式各一套。扫描后的电子文件需要提交硬盘存储和光盘存储做备份之用，对光盘质量标准如下：使用国际级档案专用光盘，制作成影像存储格式为单页或多页TIFF及PDF格式的数据光盘2套各2份。同一份文件，不跨越二片盘片号，文件影像存于符合标准的光盘片。光盘表面标示光盘片编号并注明光盘内目录索引信息，在光盘片刻录完成后，与实体档案数据进行比对一次，以确保档案资料无遗漏及正确性。光盘刻录人员对于所有光盘片序号进行管理与记录。2.移交验收纸质档案数字化成果数据移交时，接收方应进行验收。验收内容为：移交的载体是否完好、清洁，是否无划痕、无损伤、无病毒；数据内容是否完整、规范、准确等。3.移交手续纸质档案数字化成果数据移交时，填写《档案数字化成果移交接受登记表》;4.整理后档案资料须运输至XX单位指定库房，并上架第二节档案数字化加工系统功能本项目数字化生产线根据档案行业标准规范，结合公司多年来档案数字化加工经验，开发符合本项目要求。系统涵盖了档案数字化加工处理的各个流程，包括条目录入、档案整理、档案扫描、档案纠错、档案挂接等各个环节。系统可根据实际加工业务情况进行流程和多工位的调配，达到档案数字化加工结构化、流程化，形成档案数字化加工流水线。一、数字化加工系统功能特点根据本次档案数字化加工流程，即调卷→信息转入和录入→拆卷整理→建立条码标识→数字化扫描→影像处理与关联入库→案卷还原→影像与数据检查→还卷等，有清晰、完整的档案数字化作业流程管理、角色管理、工位管理、任数字化生产线有合理的数字化加工作业流程设计功能，考虑了角色、工位与人员的数量匹配，不同类型扫描仪的匹配，异常情况处理(如补扫、重扫、补录功能),库存档案扫描和新生档案扫描的关系处理和需插入已扫描案卷的材生产线可通过接口从其他系统读取归档信息的功能和录入(或通过设置自动生成)档号，盒号，卷内文件目录(可系统内设置缺省目录，通过实际选择录入),架号等档案信(一)影像处理功能(二)存储管理功能(三)管理和查询功能2.灵活的权限管理功能，系统可以对用户组授权，也可以单独对用户进行授权，系统可以任意指定业务表中字段设为权限控制字段，根据字段的值进行使用授权。(四)多种格式输出功能1.本公司数字化生产线可以将扫描的图像文件，转换成多种图像格式，如JPG、TIF、多页TIF等，或合并成PDF文供全文检索功能。2.数字化生产线具有开放性的数据接口，良好的扩充能力，为与其他管理系统的连接留出扩展空间，满足各种纸质档案扫描加工的需要；加工处理工位灵活设置，可根据扫描量的要求，随时增加和减少每个工序上的工位数量，以至调(五)示例1.项目信息项目管理用户管理工位集置系统设置新建项目林改项目张深项目马附项目3.自动系统信息配置编辑器系统信息配置编辑器☑允许自动创建□允许自动上传☑允许自动分配取消”分钟分钟分钟4.批次维护田除批次x5.用户管理项目管理用户管理工位设置系统设置日志目录版本信息添加工位修改工位册除工位分配用户2340处理纸型：优先级：备注：x允许自动完成用户名称6.接收任务结束时间17.资料整理文件名曾通页8.图片纠错R管)左是30度F4)右地90度Gs)1我单P10)保存图像F11)另存图像左旋转QS)右旋转(F8)晋晋L品扫高流程管理流程管理检索浏览器利用客户端利用用户权限管理文档分类管理加工流程管理统计报表文档密级设定可根据用户指定时间段将所扫描的图像的总数按类别进行统计，用户查询的资料统计，完整的系统日志，可以统计每个工位，每个操作员的工作量。4.强大的系统备份及数据分发功能：可以实现数据的完整备份与恢复，增量备份与恢复，数据发布，外部数据的导入导出功能；光盘发布。五、信息利用1.提供多种查询方式可录入全部的索引值或部分索引值进行查询检索。可通过客户端进行查询，或通过浏览器的方式进行查询。2.权限审核批准没有权限的用户向上级管理者或系统管理员提出申请，获得批准的用户可以在一定实际段内查看某份影像文件。3.完整的权限控制查询用户权限得到了限制，可以根据需要定义多级用户4.集成OCR和支持全文检索系统可以捆绑集成OCR,支持全文检索系统，用户使用全文搜索可以实现模糊查询，(可选件)。5.远程查询利用和本地查询利用相结合系统提供远程的Web查询服务，可以实现资料的广泛利6.数据加密传输查询数据可以采用加密的方式在网络上进行传输，防止六、数字化加工系统工位设计化信息结构业转换1.流水线管理控制台数字化加工管理员负责数字化加工子系统的用户管理、角色划分、资料的统一管理、条码打印，数字化加工任务分2.实体整理(手工整理)3.资料整理工位录入整理后的原始资料信息(工作站若干台)。4.扫描工位扫描操作员负责将原始资料以批次为单位进行批量扫(工作站若干台，每台配备高速扫描仪，数码相机等资料录入设备)。5.一校工位一校操作员负责检查扫描操作员扫描出来的电子文件，对不符合最终质量检查标准的文件标识出来，并记录此电子文件的具体质量问题。6.图像处理工位纠错操作员负责将一校操作员标识的有质量问题的电子文件进行图像处理，纠正、去污、去黑边，拼接、裁剪、这些扫描后的电子文件质量符合标准。7.二校工位二校操作员的工作是检查纠错操作员是否将一校提出的质量问题都完成了修改，还需要检查是否还有其他的质量问题。如果发现还有不符合质量要求的电子文件，则通知纠错操作员重新进行纠错。8.上载工位对已经通过质量检查的电子文件上载操作员首先对这些文件进行条码识别，如果条码识别成功则将这批文件上载七、数字化加工系统权限分级设置(Role-BasedpoliciesAccessControl)模型的权限管理系权限模型权限模型c校判(一)权限访问机制提供集中管理权限的服务，负责提供用户的鉴别、用户信息、组织结构信息，以及权限关系表的计算。如下图所示。权限的访问示意图用户信息用户信息组织结构权限关系proxy系统根据用户，角色、操作、访问策略和控制对象之间的关联关系，同时考虑权限的正负向授予，计算出用户的最小权限。在业务逻辑层采用SessionBean实现此服务，也可以发布成WebService。采用代理Proxy模式，集中控制来自应用系统的所要访问的权限计算服务，并返回权限关系表，可以通过访问能力表CL和访问控制表ACL两种可选的访问方式访问权限管理系统。以基于框架的应用系统为例，(1)首先采用基于表单的验证，利用Servlet方式集中处理登录请求。考虑到需要鉴别的实体是用户，采用基于ACL访问方式。用户登录时调用权限管理系统的用户鉴别服以HashMap的方式存放到登录用户的我公司S果没有我公司的Session或者过期，则被导向到登录页面，重新获取权限。(2)直接URL资源采用基于CL访问方式进行的访问控制。如果用户直接输入URL地址访问页面，有两种方法控制A.通过权限标签读取CL进行控制；B.采取Filter模式，进行权限控制，如果没有权限，则重定向到登录页面。(二)权限控制机制权限所要控制的资源类别是根据应用系统的需要而定义的，具有的语义和控制规则也是应用系统提供的，对于权限管理系统来说是透明的，权限将不同应用系统的资源和操作统一对待。应用系统调用权限管理系统所获得的权限关系表，也是需要应用系统来解释的。按此设计，权限管理系统的通用性较强，权限的控制机制则由应用系统负责处理。由于应用系统的权限控制与特定的技术环境有关，以基于架构的应用系统为例来说明，系统主要的展示组件是页面，采用标记库和权限控制组件共同来实现。利用标签来标识不同级别资源，页面权限标签将标识页遍历页面上的权限控制标签，读取的控制权限。通过权限注册组件将页面上的权限控制对象以及规则注册到权限管理信息系统中。应用系统用户登录系统时，从权限管理系统获得权限关用权限控制组件在业务逻辑中进行相应的权限控制，尤其是和业务逻辑紧密联系的控制对象实例的权限控制。八、分级授权该权限管理系统已成功应用于系统的设计和开发实践，型的权限具有以下优势：权限分配直观、容易理解，便于使用；扩展性好，支持岗位、权限多变的需求；分级权限适合分层的组织结构形式；重用性强。权限树是指档案组权限的覆盖关系，档案组是一个树形结构，每个档案组可以有不受个数限制的电子档案组。当我们给某个用户组赋予了某个档案组的权限，那么这个用户组同时也有了该档案组的子档案组权限，如果子档案组也设置了权限，那么子档案组权限优先。例如：档案组1有子档案组2、3,档案组2有子档案组4、5,档案组3有档案组6,7,如下图所示。11256437我们给某用户组赋予档案组1和档案组3的权限，则用户组在档案组1、2、4、5的权限都与档案组1的权限相同，在档案组3、6、7的权限都与在档案组3相同。数字化加工系统在系统安全上面，对数据库信息采用了回收站管理理念，对硬盘存储数据采用了分盘、分布备份的1.并发控制数据库的完整性可以归纳为语义的完整性、运行的完整性的恢复问题。运行的完整性即并发性事务处理的控制(并发控制)。数据完整受损主要是出错所致，如用户程序、事务处理或系统有误。数据的集中导致并行事务处理的出现，并行的事务处理可能会并发存取相同的数据。为防止并发存取和并发个性对数据完整性的危害，应采取措施保证无误无冲突的工作c基于隔离控制原理，这些措施目的在于使每项事务处理都觉得整个数据库为其独占，即逻辑模拟用户操作环境。并发修改同一数据项时，可能会得出错误结果。所以在数据库中当某项事务正在修改一个数据项时，其他事务只能读取，而不能修改。在多媒体档案数据库的设计过程中，采用数据库锁的机制可保护数据完整性。在一个事务内由语句获取的全部封锁事务的SQL语句所做的修改在它提交之后所启动的事务中才是可见的。在一个事务中由语句所获取的全部封锁在该事务提交或回滚时被释放。在两个不同级上提供读一致性；语句级读一致性和事务每个模块均有其授权的用户。每种数据也定义了用户权限通过角色(Role),权限(Privilage)等的一系列授(1)某个特定用户只能读取而不能修改另一个用户的(2)某个特定用户只能运行数据库系统的几个存储过程或者函数。(3)某个特定用户自己能够拥有修改某些数据的权力，但是却无法给其他不拥有这个权限的用户授予修改该数据某个特定用户可以读取数据但是无法创建新的表现空本系统设计分为数据库管理员、数据库使用人员和最终应用系统使用人员三级管理，每级人员的权限逐次递减。每级人员访问数据库数据时都必须进行有效、可靠的用户身份和权限验证。不同用户身份将具有不同的对数据的使用权限。未经授权的用户不能对数据进行访问、修改。十、数据保密在远程访问时，数据查询结果要在网上传送，这样就要求传送的数据安全。这就需要采用加密的方法来达到目的。本系统设计可采用VPNSSL技术来实现数据远程加密传同样，在数据传输过程中，为了防止电子文件被篡改，保证其真实性，也需要采用数据加密的技术实现。本系统设计采用数字水印技术来实现，将与电子文件内容相关或不相关的一些标示信息直接嵌入电子文件内容当中，但不影响原内容的使用价值，且不容易被人觉察或注意到。通过这些隐藏在电子文件内容中的信息，可以确认其内下应用数据服务器份又有完全备份和增量式备份；3.历史数据：当数据库中数据大量修改后，原来的数据要保留入历史库中，供以后用。在本系统设计过程中，充分利用数据备份软件实现关系数据