集团公司接待工作安排会见与迎送外宾工作教材

集团公司接待工作安排会见与迎送外宾工作[高级]外宾来访，要安排好会见与会谈工作，特别是要做好这方面的准备工作。迎送外宾工作，要注意迎送规格及行礼习俗。一、安排好会见与会谈(一)学习目标如果外宾提出会见(会谈)，我方业已允诺，秘书人员即应主动安排好会见(会谈)工作。(二)安排会见(会谈)会见按其内容，可以分为礼节性会见和事务性会见。一般讲，礼节性会见时间较短，通常是半小时左右，话题比较广泛，且轻松，属于一种较正式的见面(相识)形式；事务性会见则涉及关系的交流，业务商谈等，时间较长，也较严肃。会谈是指双方或多方就某些正式或重大的经济、技术或其他共同关心的问题或事宜交流情况、交换意见或洽谈业务、商务谈判等。会谈的内容比较正式，且专题性较强。1.会见(会谈)的准备如果外宾提出会见，我方业已允诺，即应主动将会见的具体时间、地点、客人抵达方式、是否派车接送及我方出席人员等事项通知对方，以便对方及早安排。同时立即着手进行场所、物质资料、信息资料等各方面的准备，以确保会见(会谈)成功。不管是做为主方还是客方，与外宾会见(会谈)均应了解对方的背景资料及其习俗、禁忌、礼仪特征等。参加会谈，应在文字资料方面做好准备，如有提供外方参阅的，还要准备好外文资料。2.场所的布置及座席安排会见或会谈一般安排在客室或会议室进行。秘书人员应对场所进行精心布置，使其宽敞明亮，整洁大方。这一方面是对外宾的礼貌和尊重，同时也是组织整体形象的外在显现。首先，要安排足够的座位，并事先排好座位图，在现场放置座位卡，需用中英文对照的，上部写中文，下部写英文。如会见日本客人，日本人员姓名只写日文当用汉字即可。其次，要准备好扩音器、麦克风等音响设备和灯光设备。要备有一定的茶具、茶水和饮料，场所周围还应备有完好的通讯、传真、复印设备及必要的文具，以备临时急需。3.会见(会谈)时的要求(1)外宾抵达时，主见人在会客室门口迎接，接待人员则在大楼或大厅口迎候，并引导外宾进入会客室。对重要外宾在进门后即由代表团团长向主见人一一介绍来团成员；对一般外宾可以在入座后分别介绍宾主双方。(2)会见时，座位安排通常为半圆形。按国际惯例，主宾坐于主见人的右侧，其他外宾依级别、身份均坐于右侧，我方陪同人员依次坐于左侧。译员和记录员一般坐于主见人和主宾的后排左右两侧。会谈时一般用长方桌子，宾主相对而坐，以进门为准，右为客，左为主，或对门为客，背门为主。(3)会见(会谈)时，均要做好专门记录，填写情况汇报表，会后对客人提出领导许诺的问题，应负责落实，做好后续工作。(4)会见结束，主见人及陪同人员与宾客合影留念，然后在会客厅门口与外宾握手告别，重要外宾可送至大厅或大楼门口握手告别。接待单位的陪同同志视情况送至大厅或大楼门口握手告别。(三)相应知识涉外交往中的忌讳由于不同的国家、民族，不同的历史、宗教等因素，各具有特殊的风俗习惯和礼节，国际交往中都应互相尊重。1.与外宾交往中的禁忌跟英国人打交道，要注意下列三点：一不要系带条纹的领带。二不要以王室的家事作为谈笑的话题；三不要把英国人通称为英国人，而称"大不列颠人"，这样会使所有的英国人满意。欧美人忌讳谈论其私人性质的问题，如个人生活、家庭收入、住址、婚否、年龄等，因为欧美人希望别人承认自己的权利，也尊重别人的权利。随便询问个人问题，等于冒犯了他的尊严。德国人比较注重形式。与其打交道时，如果对方有博士等头衔，要使用这个称呼，朋友见面或分别，总是互相把手握了又握，这样他们就会高兴。如果帮助对方把外衣穿上，则会更显得亲热。被应邀到芬兰、瑞典某北欧的国家里做客，一定要准时到达，不要忘了给女主人带几支单数的鲜花，最好是五朵或七朵。与东南亚国家的外宾相处，交谈时不要跷"二郎腿"。假如无意中把脚颠来颠去，以至鞋底朝向了对方，这是非常不礼貌的表现。在印度、印尼、阿拉伯国家等，不能用左手与他人接触，也不能用左手传递东西，在佛教国家里不能随便摸小孩的头顶。在南美洲国家，交谈时要亲热，离得近点，说话时文静地把嘴凑到对方的耳边，但不可粗放而失庄重。在拉美，不要赠送与刀剑有关的礼品。因拉美人认为，赠送刀剑意味着割断关系。保加利亚、尼伯尔、印度等一些国家，摇头表示赞同，点头表示不同意。印度人在丧礼中不捶胸顿足，号啕大哭便是有悖礼教。对待欧美的老人，多忌讳由别人搀扶，他们认为这有损于体面，是受轻视的表现。他们讲究化妆，是为了青春永驻，"老"这个词是不受他们欢迎的。对风雪等方面的禁忌：罗马尼亚最忌过堂风，因此，房间、客厅、过道门窗不可对开。加拿大哈德孙湾的居民视白雪为吉祥，积雪再多，也忌铲除。东南亚加里曼丹岛附近的伊班族人，在孕妇临产前，夫妇俩都禁照镜子，丈夫忌敲钉子，爬楼梯，站门旁。新加坡人严忌说："恭喜发财"。他们素将"发财"理解为"不义之财"。说"恭喜发财"将被认为是对别人的侮辱和嘲骂。2.国外一些民族的忌讳(1)商标图案的忌讳意大利忌讳菊花作商标。美国人认为蝙蝠是凶神恶煞。日本人对饰有狐狸和獾图案的物品很反感。法国人把仙鹤作为蠢汉和淫妇的代称。英国人忌讳用人像作为商品的装潢，忌大象图案。伊斯兰教的国家忌讳用猪作商标图案，也不用猪皮制品。北非一些国家忌用狗作商标。捷克人认为红三角形是有毒的标记。国际上把三角形作警告性标记。在土耳其绿三角表示"免费样品。"瑞士忌猫头鹰图案。认为是死人的象征。鹤和龟的图案在东南亚一些国家里不受欢迎，在赠送礼品时，包装纸上也不能出现这两种动物的图案。(2)颜色的忌讳颜色同我们的生活息息相关。它不仅能影响我们的日常情绪，还能反映我们每个人的个性。比如：艺术家们往往喜欢紫罗兰，好静的人偏重于喜欢淡色等。色彩的美与它本身的物理性质有关(不同的色彩有不同的波长)，对人的重量和心理有着较大的影响。色彩的基本色是红、黄、蓝。由这三种基本色(俗称三原色)可以调配出各种色彩来。红色加黄色可调配出橙色，黄色加蓝色可调配出绿色，蓝色加红色可调配出紫色，橙、绿、紫还可以与别的颜色相调配。我们通常根据色彩给人的生理感觉不同，将色分为暖色、冷色。红、黄、橙，常使人很自然地想到阳光、火焰，给人温暖的感觉，属于暖色，蓝、紫、绿，常使人联想到蓝天、海洋、冰雪，给人寒冷、寂寞的感觉，属于冷色。不同的色彩又会使人产生不同的轻重、宽窄、远近、大小、厚薄、虚实的感觉，在现实生活中，人们的衣、食、住、行，都离不开赤橙黄绿青蓝紫的七彩世界。但是，不同的国家、民族，由于自然条件、社会历史以及宗教等因素，各有不同的颜色爱好和忌讳，随着社会生产力的发展，时代的进步，人们对色彩的审美也随着改变。泰国忌红色，认为红色不吉利，因为写死者姓氏是用红色的。巴西人忌讳棕黄色，认为人死好比黄叶落下。叙利亚人忌用黄色，认为它表示死亡之意。埃塞俄比亚人穿浅黄色的服装，表示对死者的哀悼。巴基斯坦人也忌黄色，因为那是僧侣的专用颜色。黄色在委内瑞拉被用作医务标志，得到尊重和爱戴。摩洛哥人忌讳白色，一般不穿白衣，以白色为贫困的象征。印度人视白色为不受欢迎的颜色。欧美许多国家平时忌讳黑色，以黑色为丧礼的颜色。日本人忌绿色，认为绿色是不吉祥的。但绿色却得到爱尔兰、意大利、马来西亚、新加坡、奥地利、瑞士等国的普遍欢迎。法国、比利时人忌用墨绿色，因为这是纳粹军服色，这两个国家在第二世界大战中被希特勒军队占领过，所以普遍讨厌墨绿色。比利时人最忌蓝色，如遇有不吉利的事都穿蓝色衣服。在埃及、蓝色也被看作恶魔。土耳其人忌用花色，认为它是凶兆，因此，他们布置客厅、房间时喜欢用素色。(3)数字的忌讳数字的忌讳在很多国家都存在。西方人极端厌恶"13"这个数字，在任何场合都尽量避开它。高楼的12层上便是14层楼，宴会厅的餐桌14号紧接着12号等。有些人甚至对每个月的13日这一天也感到惴惴不安。这是因为西方人认为"13"是个不幸的、凶险的数字。原因来自意大利著名画家达·芬奇创作的《最后的晚餐》，基督耶稣和弟子们一起吃饭，参加晚餐的第13个人是犹大。犹大为了贪图30枚银币，将耶稣出卖给犹大教当权者，并为捉拿耶酥的人带路，使耶酥于13号星期五被钉在十字架上。西方人憎恨犹大，也把"13"这个数字当作不幸的象征。在日本，忌讳"4"和"9"字，因为在日语中，"4"与"死"同音，所以日本的医院，都没有4号病房和4号病床。"9"的发音与"苦"相近，因此也在忌讳之列。韩国人对"4"字也反感，许多楼房的编号严忌出现"4"楼、"4"字编号，在饮茶饮酒时，主人以1、3、5、7的单数来敬酒献茶。一些西方人还忌讳"3"。新加坡人忌讳'7"、"8"、"37"。加纳人忌讳"17"、"71"。在非洲，大多数国家认为奇数带有消极色彩，而认为偶数具有积极的象征。(4)花卉的忌讳鲜花的五颜六色，品种繁多，美丽而富有魅力，它使人感到蓬勃的生机和向上的朝气。由于各民族习惯不同，所以赋予花的含义也就不同，一般来说，红花意味着爱情，粉红色花表示好感和友谊，白花表示纯真，黄花表示嫉妒，橙黄色花象征希望，浅花象征温柔，深色花表示坚毅。在中外交往中，人们往往赠药示礼。在欧洲许多国家，赠送恋人、情人、伴侣的多为红色鲜花，成束的白花多用于婚仪赠礼，也可作生日或命名日的礼花。送给中老年人的，宜为大朵花，送给年轻人或孩子的，宜为多彩的小花。一束花若用几种组成，就得按花朵大小和颜色加以协调搭配。许多欧洲人赠花时，只送单数，认为是吉利的象征。纤绛紫色的花，在巴西主要用于葬礼。黄色的花，在法国视为不忠诚的表示，认为核桃花是不祥之物。菊花，在意大利和拉丁美洲各国被认为是"娇花"，只能用于灵前和墓地。荷花，在日本被认为是不吉利的，它意味着祭奠。红玫瑰花，在德国是赠送情人的礼品。在瑞士，送红玫瑰花可送一枝或20枝，不要送3枝，因为3枝意味着是情人。在俄罗斯，每逢值得庆贺的大事，一定要送鲜花，送黄色的意味着变切，红色的花象征着爱情和赞美。花束必须由奇数组成，奇数是吉利的象征。在国际交往场合，忌用菊花、杜鹃花、石竹花、黄色的花献给客人、佳宾，已成为惯例。(5)饮食的忌讳印度教徒不吃牛肉、吃猪肉。伊斯兰教徒不吃猪肉、也忌谈猪，在斋月里日出之后、日落之前不能吃喝。伊斯兰国家戒酒。例如在沙特阿拉拍，海关人员在飞机上会把酒给没收了。伊朗人不吃无鳞的鱼。阿拉伯人禁食猪肉，不吃外形丑恶和不洁之物，如甲鱼，螃蟹等，也不吃死的动物。取野物时趁血没凝固，割断其喉头，否则就不能吃。(6)宗教禁忌无论东方还是西方，宗教在许多国家已成为人们的一种生活方式，渗透到社会礼仪的许多方面。在欧美国家受基督教的影响，中东地区的国家受伊斯兰教的影响，东南亚地区的国家受佛教的影响，和这些国家及地区的人民交往，切勿冒犯了宗教禁忌，尽管是无意的，造成的后果往往是很糟糕的。亚洲是世界三大宗教--佛教、伊斯兰教、基督教的发源地，其中尤以伊斯兰教的教规最为严历。《古兰经》是伊斯兰的基础，它制定伊斯兰教的信条、典礼和规章，还包括禁止饮酒和赌博、戒食猪肉以及一切自死物的血液的法律。伊斯兰教无偶像崇拜，只要是面对麦加方向，就是面向真主了。在穆斯林国家，伊斯兰教徒每天要做五次祈祷。到了该祈祷的时辰，无论手中在做什么活，都要放下，向麦加方向跪下。外来人可以做祈祷，但绝不能表示出不耐烦或者干扰当地人的祈祷。沙特阿拉伯是执行伊斯兰教规最严历的国家。沙特严禁一切偶像，工艺品中的人物塑像，儿童玩具中的"洋囡囡"以及商店橱窗中的模特等都在禁止之列。他们认为这类偶像都是为了顶礼膜拜而造，崇拜偶像和伊斯兰的戒律背道而驰，所以任何人不得携带雕塑、洋囡囡之类入境。(四)注意事项注意外宾生活习惯生活习惯的禁忌多为世代流传。无特别的理由，例如：在埃及，有许多关于"针"的禁忌。有些居民每天下午三点到五点决不买"针"。一些人在传说影响下，夜晚也不做针线活。在古老的俄罗斯民间习俗中，如遇黄猫和兔子过街都视为不祥之兆。在沙特阿拉伯的甸蛮人那里，"笑"被看作是不友好的象征，是奇耻大辱。如果热恋中的男女一方笑了，姻缘就此告吹。印度人认为将孩子放在浴盆中洗澡是不人道的，因为盆中的水不会流动，是死水。许多西方人不肯在梯子下面走过，因为梯子靠着墙，形成三角，早期基督教徒把三角作为三位一体的象征，因此也当是永恒，从三角下面走过，就成了侵犯圣境，不免自讨苦吃。犹太教，每逢星期六，是"安息日"，也叫"主日"。根据教规教徒不能在安息日接触金钱、火柴或机器，所以在"安息日"这天，以色列某些大厦的电梯都经过特别安排，无需按钮