超市采购管理培训讲座

超市采购管理讲师：谭小琥CAPM_2024利潤Profit供應商的報價中必須要有足夠的利潤，方能促使其樂於配合供應供應商對風險(Risk)承擔，及生產效率(Productivity)的根本報酬利潤通常以總本钱固定百分比的計算方式並不恰當生產效率好的供應商應享有較高的利潤率CAPM_2024採購談判能力買方的優勢採購數量大標準化﹑無差異化產品低的轉換成品低的利潤可能向上整合充分掌握商機CAPM_2024採購談判力量賣方的優勢獨家或寡頭壟斷對客戶而言是重要的原料﹑零組件高的轉換本钱可能向下整合複雜﹑差異性高的產品替代性差CAPM_2024優質的談判㊣優於替代方案〔BATNA〕滿足利益需求沒有浪費；優質選擇符合法、理、情睿智的承諾過程效率高；良好的溝通互動過程促進關係的改善CAPM_2024六、貨商搜尋與評選CAPM_2024供應商由誰負責評選？Buyeralone(採購人員)Cross-FunctionTeams(跨功能小組)SourcingteamSupplierperformanceevaluationteamSuppliercertificationteamNewproductdevelopmentteamCommodityTeams(商品小組)CAPM_2024供應商評選的項目執行合約能力Abilitytoperform財務狀況Financialstatus本钱系統Costsystem品質系統Qualityassurance,qualitycontrol,andrelatedsystems組織與管理Organizationandmanagement勞工狀況LaborstatusCAPM_2024執行合約能力

Abilitytoperform對買方訂單金額及採購數量是否有興趣Frequencyand/orvolumeoforders供應商處理訂單的時間Lengthoftimetoprocessorders交貨能力(產能是否足夠或缺乏)Delivery符合品質要求的能力Quality採購項目是否為其核心能力Product/serviceexpertise訂單積壓狀況Orderbacklog自製與外包的狀況Contractor's"makeorbuy"program循環/前置時間Cycle/leadtime生產力Productivity彈性，配合度如何(對暴增訂單的回應能力)Flexibility業界口碑References電子化能力Electroniccapabilities產品線廣度Breadthofproductline可利用的產能AvailablecapacityCAPM_2024財務狀況

FinancialStatus資產負債表Balancesheets企業體質損益表Incomestatements經營能力各種財務比率FinancialRatio本钱控制紀錄Costcontrolhistory信用評等Creditratings公司年度報告Certifiedannualreports鄧白氏報告Dun&Bradstreetreports觀察供應商是否有倒閉危機的「Z積分(ZScore)」CAPM_2024財務比率FinancialRatio平均應收帳款週轉率＝銷貨淨額／應收帳款平均數平均應收帳款收現天數＝365天／應收帳款週轉率存貨週轉率＝銷貨本钱／平均存貨平均銷貨日數＝360/存貨週轉率+360/應收帳款週轉率固定資產週轉率＝銷貨淨額／固定資產淨額總資產週轉率＝銷貨淨額／資產總額CAPM_2024Z積分(ZScore)Z=〔1.2×X1〕+〔1.4×X2〕+〔3.3×X3〕+〔0.6×X4〕+〔0.999×X5〕 X1 = WorkingCapital/TotalAssets 淨流動資產÷總資產 X2 = RetainedEarnings/TotalAssets 保存盈餘÷總資產 X3 = EarningBeforeInterest&Tax〔EBIT〕/TotalAssets 利息支付前及稅前盈餘÷總資產 X4 = MarketValueofEquity/BookValueofDebt 資本總額÷總負債 X5 = Sales$/TotalAssets 銷售金額÷總資產 如果供應商的「Z積分」為3.0或更高，則可以判定此供應商體質健全，其財務狀況為相對穩定。如果供應商的「Z積分」為2.99或更低，則顯示出公司可能有倒閉的危機，。CAPM_2024本钱系統

CostSystem是否有能力依照產生本钱的特定作業活動為基準，來分攤間接本钱Capabilityofsegregatingcostsbytask對本钱項目的處理是否一致Consistenttreatmentofcost是否符合本钱會計原則Compliancewithcostaccountingstandards是否有任何本钱降低的計劃Whatstepshasthesuppliertaken,ifany,toreducecostsCAPM_2024品質系統QC,QA,&RelatedSystems接受與退貨的紀錄Acceptance/rejectionhistory測試的能力Testingcapability-作業員Workers/機器設備Machines製程控制Processcontrol-統計製程管制SPC/統計品質管制SQC-六個標準差SixSigma/製程能力CpKProcessBands品管(保)組織Organizationandmanagementofqualitysystems品管(保)文件與程序Documentedsystems/procedures品質系統認證/驗證Systemcertification/validation製程認證Processcertification(ISO)CAPM_2024全面品質管理TQM品質是每一個人的責任(Everybody’sresponsibility)組織內的每一個人都要實行並積極的參與所有品質相關的活動(CommitmentandActiveparticipation)達到品質的持續改善(ContinuousImprovement)滿足客戶的需求(CustomerSatisfaction)CAPM_2024INSPECTProcessBProcessAINPUTReworkScrapOUTPUTProcessBProcessAINPUTSPCOUTPUTSPC品保系統

QualityAssuranceDefectDetectionSystem(不良品偵測的系統)會有一些重複性的檢驗(inspection)產生。檢驗樣品的數量一般都很大。不良品只能在檢驗後被發現。DefectPreventionSystem(不良品預防的系統)利用統計製程管制SPC製程可透過反饋方式進行自我校正CAPM_2024製程能力指數Cp,CpkCp-衡量製程能力的品質，就是將規格上下界限的差異(規格上限USL-規格下限LSL)與製程變異(6σ)作比較，這個指標只有考慮到製程變異的範圍是否有落在規格公差之內。一般要求為1.0以上，計算方式為Cp=(USL-LSL)/6σ。Cpk-製程能力的品質量測指數，除了考量了製程變異之外還考慮到製程中心是否有偏移。一般要求為1.33以上，計算方式為Cpk就是取Cpu與Cpl的最小值，亦即Cpk=min(Cpu，Cpl)，其中Cpu為將規格上限(USL)減掉製程平均(mean)之後除以3σ；Cpl為將製程平均(mean)減掉規格下限(LSL)之後除以3σ。CAPM_2024製程能力分析

ProcessCapabilityAnalysisCp=CpkVariation-GoodCentering-GoodCp,Cpk>1.33Cp>CpkVariation-GoodCentering-PoorCp>1.33Cpk=0Cp=CpkVariation-PoorCentering-GoodCp,Cpk<1Cp>CpkVariation-PoorCentering-PoorCp,Cpk<1LSLUSLLSLUSLCAPM_2024SIXSIGMA六標準差SIXSIGMA-Aprogramthatpermitsonlythree(3)defectspermillionpartsandreflectsanoutstandingcommitmenttoquality.六標準差-在每百萬件中只允許三個不良品，是對品質最高的承諾。

#207:Developmeasurementsforqualityimprovementandtargetsetting(e.g.,"bestinclass"benchmarks).;C.P.M.Module:2 #111:Conductsuppliervisits/evaluationstodeterminesuitability.;C.P.M.Module:1CAPM_2024z

DefectperMillion 2 308,537 3 66,807 4 6,210 5 233

6 3.43

6

6

Measurement20,000TimesImprovementCAPM_2024SIXSIGMAPERFORMANCE20,000lostarticlesofmailperhourUnsafedrinkingwaterforalmost15minuteseachday5,000incorrectsurgicaloperationsperweekTwoshortorlonglandingsatmostmajorairportseachday200,000wrongdrugprescriptionseachyearSevenarticleslostperhourOneunsafeminuteeverysevenmonths1.7incorrectoperationsperweekOneshortorlonglandingeveryfiveyears68wrongprescriptionsperyear99%Good(3.8Sigma)99.99966%Good(6Sigma)CAPM_2024SIXSIGMACONCEPTNoDefects!Target3

21Customer’sSpecification6

31TargetCustomer’sSpecification6.6%Defects!After6!Before3

ReducingVariabilityCAPM_2024組織與管理

Organizationandmanagement高級主管的承諾與參予Topmanagementcommitmentandinvolvement公司組織的穩定性Stability員工的訓練Trainingandcertificationofpersonnel員工年資與技術能力Technicalcompetence/servicesupport機器設備的新舊及保養情況Equipmentcapabilities此供應商在同業之間的評價與口碑Generalreputation/ethics業界的地位Industrystatus對客戶滿意度的認知Customercommitment對其衛星工廠的管理SubcontractormanagementCAPM_2024勞工狀況

Laborstatus員工的平均年齡及技術層次Employeeskills工會組織情況Unionization工會合約到期日Laborcontractexpirationdate員工的流動率Employeeturnover對員工的訓練計劃Trainingprogramsandinitiatives工業相關政策的遵守IndustrialrelationspolicyCAPM_2024供應商的拜訪傳統的供應商拜訪供應商主動邀請新上任的採購人員例行性的年度拜訪需要對供應商進行認可針對特定問題需要解決了解供應商的各方面能力審查供應商所建議的替代性材料或服務高附加價值的的供應商拜訪與高層會面洽談彼此共同的目標與合作計畫對供應商組織內的不同部門有更進一步的了解參與增進供應商/客戶關係的活動一起參與流程的再造工程討論新產品或服務的機會分享新技術並討論運用在目前產品的可能性CAPM_2024參觀工廠及生產線廠區的整潔Housekeeping生產線的物流動線規劃Process/materialflow對不良品的標示Nonconformingmaterial生產工藝及效率機器的狀況及稼(開)動率作業員及幹部對製程及品質政策的了解是否有標準作業程序(SOP)對工業平安的重視IndustrialSafety其他生意往來的客戶Majorcustomers使用的主要原料來源CAPM_2024選擇供應商的準則基本之要件：QualityCostDeliveryServiceResponsivenessCommitment長期之要件：長期穩定的供應產能之相對擴展健全之企業體質正確且相近之經營理念產品未來方向符合需要長期合作意願CAPM_2024供應商的策略選擇-產品與製程的搭配IIIIIIIV連續生產組裝線生產批量生產小批量生產製程結構-彈性數量少標準化程度低數量少產品多樣化數量多少許主要產品數量多標準化程度高產品結構-可靠度與成本YourSuppliersareIneffectiveifyouandyoursupplierarenotStrategicallyAligned.CAPM_2024策略性的供應商選擇關鍵性材料

降低風險策略取代/更新減少供應風險策略性材料供應商聯盟策略長期關係策略聯盟一般性材料

聯合操作策略改善運籌成本改善管理成本槓桿性材料

價格槓桿策略善用競爭比價與供應商簽長期合約高低採購的金額採購的風險高CAPM_2024貨商蒐尋與訪查理念經營理念、永續經營、中長期計劃經營經營手法、經營實績、經營管理、往來廠商、 財務體質、企劃品質意願合作意願、服務態度規模產能、設備本钱本钱結構、競爭優勢技術設計、開發、採購、製造交期交期管理、管理體制品質品質經營管理、品質保證CAPM_2024選擇供應商之準則根本之要件QualityDeliveryCostServicePackageResponsivenessCommitment長期之要件

長期穩定供應產能之相對擴展健全之企業體質正確且相近之經營理念產品未來方向符合需要長期合作意願CAPM_2024貨商評選執行合約能力Abilitytoperform財務狀況Financialstatus本钱系統Costsystem品質系統Qualityassurance,qualitycontrol,andrelatedsystems組織與管理Organizationandmanagement勞工狀況LaborstatusCAPM_2024策略性伙伴〔StrategicPartner〕條件Partner產能在業界佔相當比重〔或市場佔有率〕居業界技術領先地位〔技術創新〕列入策略客戶HouseAccount能提供材料本钱之競爭優勢〔VA能力〕高階主管重視程度高，且提供PolicySupport產品之規格及品質有競爭條件未來能提供GlobalSupport經營管理與本公司相輔相成，或可提供未來合作機會產品線的廣度與深度足夠CAPM_2024七、有效的品質管理及績效評估CAPM_2024供應廠商評等的用途衡量供應商的能力Suppliercapabilities衡量供應商的國際化與當地交貨能力Internationalandlocalcapabilities定價方法Pricingmethods衡量供應商財務健全與否Financialstrength倉儲的位置Inventorylocationsandmethods交貨績效Deliveryperformance品質紀錄Qualityhistory服務紀錄Servicehistory利潤率與存貨週轉率Marginperformanceandinventoryturnover創新的紀錄與績效InnovationhistoryandperformanceCAPM_2024供應商管理的要件ualityosteliveryerviceDefectPreventionOpenBookManagementCycleTime&LeadTimeResponsivenessCAPM_2024供應商績效評估

KeyPerformanceIndicator本钱準時交貨率電子轉帳的能力透過電子商務(e-commerce)採購的能力對於新技術的投資對於顧客電話回應的時效折扣率產品不良率文件與發票的錯誤率CAPM_2024供應廠商評等法

PerformanceRatingMethods項目列舉法 Categoricalmethod加權指數法 Weighted-Factormethod本钱比率法 Cost-RatiomethodsCAPM_2024項目列舉法範例「項目列舉法」是一個屬於「定性(qualitative)」的供應商評等方法，通常的作法是由採購、收料、品管、工程、會計等相關部門，針對其所關切的項目，如下表所示，綜合每一個供應商過去以及現在的表現，評估其為「滿意」、「尚可」、或是「不滿意」。雖然這個方法非常簡單容易使用，卻也可能流於主觀判斷，而無法真實反映供應商的整體績效。另外，也無法針對某項較差的部份，作出改善的要求。CAPM_2024項目列舉法範例CAPM_2024加權指數法

Weighted-Factormethod「加權指數法」〔Weighted-Pointmethod〕是一個屬於「定量」的供應商評等方法，每一個評等的項目〔一般為品質、價格、與交貨情況〕根據其重要性給予「加權」〔Weight〕，來計算整體的分數，加權指數的總合必須是一百。CAPM_2024加權指數法範例

舉例說，採購對於一項產品的「價格」給予「50%」的加權指數，「品質」的加權指數為「30%」，而「交貨」的加權指數則為「20%」。三個供應商的報價分別為「甲供應商」$59元，「乙供應商」$63元，「丙供應商」$70元。在採購交易的一年當中，各供應商在各項的表現如下表所示。

Price 總交貨次數

遲交次數

退貨次數SupplierA $59 65 13 6SupplierB $63 35 2 0SupplierC $70 45 7 2CAPM_2024加權指數法範例...WeightedFactorAnalysis-Price Weighted Bid DirectPrice Average Rating Price Comparison* FactorSupplierA $59 59/59 = 100.0% x0.50 =50.0SupplierB $63 59/63 = 93.7% x0.50 =46.8SupplierC $70 59/70 = 84.3% x0.50 =42.1*Lowestpriceoffered/Actualpricepaid(以最低報價為分子)WeightedFactorAnalysis-Quality Total Total Weighted Shipments Shipments Percent Average Rating Received Rejected Accepted FactorSupplierA 65 6 90.8% x0.30 =27.2SupplierB 35 0 100.0% x0.30 =30.0SupplierC 45 2 95.6% x0.30 =28.7CAPM_2024加權指數法範例...WeightedFactorAnalysis-Delivery Total Total Weighted Shipments Shipments Percent Average Rating Received Late OnTime FactorSupplierA 65 13 80.0% x0.20 =16.0SupplierB 35 2 94.3% x0.20 =18.9SupplierC 45 7 84.4% x0.20 =16.9FinalStep:WeightedFactorAnalysis-TotalRating Price Quality Delivery Rating+ Rating+ Rating =OverallRatingSupplierA 50.0+ 27.2+ 16.0 =93.2【2】SupplierB 46.8+ 30.0+ 18.9 =95.7【1】SupplierC 42.1+ 28.7+ 16.9 =87.7【3】CAPM_2024本钱比率法

Cost-Ratiomethods「本钱比率法」〔Cost-Ratiomethods〕是將所有跟採購，收料有關的本钱，與實際的採購金額作一比較，品質與交貨的比率計算，則是以採購實際支付的本钱除以採購金額。CAPM_2024本钱比率法範例 舉例說，甲供應商的報價單價為$5元，乙供應商的報價單價為$4元，過去一年向甲供應商的採購總金額為$250,000元，而向乙供應商的採購總金額為$280,000元。另外，從其他部門如收料、檢驗、生產、本钱會計處得到相關的本钱資料，可計算出如下的各項本钱比率。TheDeliveryCostRatio: SupplierA SupplierB1.採購的交貨運送本钱 $10,500 $12,0002.採購總金額 $250,000 $280,0003.交貨本钱比率(line1/line2) 4.2% 4.3%TheQualityCostRatio: SupplierA SupplierB1.採購的品質本钱 $15,100 $15,0002.採購總金額 $250,000 $280,0003.品質本钱比率(line1/line2) 6.0% 5.4%CAPM_2024TheServiceCostRatio: Weight SupplierA SupplierB1.現場服務的表現 30 40 302.研發能力 25 30 253.供應商地理位置 25 30 204.倉儲容量 20 15 15比率總計： 100% 115% 90%對價格的影響： (-15) (+10)TheOverallCostRatio: SupplierA SupplierB1.交貨本钱比率 +4.2 +4.32.品質本钱比率 +6.0 +5.43.服務本钱比率 -15.0 +10.0對報價的影響： -4.8 +19.7ApplyingtheFormula: 〔1＋總本钱比率〕×報價 ＝調整後的報價SupplierA: (1+[-.048]) x5.00 =$4.76SupplierB: (1+.197) x4.00 =$4.79本钱比率法範例(續)CAPM_2024供應商績效評分方式分級評等加權計分本钱基礎容易實施需要最少的資料多數人可參予適合資源有限的公司低本钱的制度有彈性的制度可以當作供應商評等實施本钱適中結合計數與計量的制度提供總本钱的作法鑑別績效差的特定地方可以做較客觀的評等長期改善機會最大最不可靠評估次數最少最主觀的評等通常為人工作業傾向重視單價需要電腦幫忙本钱會計制度的配合最複雜、實施本钱最高需要電腦資源小公司開始發展評估制度多數公司適用大公司有很多供應商的公司CategoricalWeightedPointCost-Based制度優點缺點適用者CAPM_2024評等結果被扭曲的可能原因

Factorsthatcandistortratings資料不正確Inaccuratedata加權指數不恰當Improperweightingoffactors主觀因素SubjectivityCAPM_2024供應廠商評等結果發佈

Issuesinthedisseminationofratings機密性Confidentiality供應商對評等結果的反應處理SupplierreactiontoratingsCAPM_2024減少供應商的班底數量(ReduceSupplierBase)合理的供應商數量有助於降低本钱，以及有效的管理供應商建立互信的交易基礎(MutualTrust)公平，公正，合理尊敬，廉潔，言行一致營造無障礙的溝通環境(EfficientCommunication)誠懇的雙向溝通(sharinginformation)了解彼此文化差異從基層員工到高階主管從願景到技術/產品的發展主動積極的做法，一起解決問題，NoSurprise!Win-Win

建立雙贏的供應商夥伴關係(二)CAPM_2024Win-Win

建立雙贏的供應商夥伴關係(二)供應商先期參與(EarlySupplierInvolvement,ESI)在規格開發過程的初期，邀請具有夥伴關係的供應商，參與買方的產品設計小組(workcollaboratively)運用供應商的專業知識以及經驗來共同設計開發降低本钱，加速產品上市時間(TimetoMarket)準時付貨款(OnTimePayment)採購最根本應遵循的(以金錢與供應商交換貨物與服務)從供應商的角度，這是對合約履行的承諾有助於獲得供應商最正确的配合CAPM_2024Win-Win

建立雙贏的供應商夥伴關係(三)對供應商進行教育訓練(SupplierEducationandTraining)視供應商為在外工廠的延伸與供應商擁有共通的語言視為一種投資聯合進行持續性的改善(JointContinuousImprovement)對目標的共識(commongoals)衡量績效的最正确方法供應商認證程序的重要環節CAPM_2024與供應商的關係Relationship隔臂關係合作關係販售商傳統供應商鑑定合格的供應商伙伴型的供應商策略聯盟較低的加值〔ValueAdded〕關係較高的加值〔ValueAdded〕關係Arm’slengthrelationshipsCollaborativeRelationshipsCAPM_2024八、資訊科技與電子商務的影響CAPM_2024電腦化的材料管理系統

ComputerUsingdepartmentMRPscheduleHand-writtenrequisitionReviewbymaterialsplannerReviewbybuyerBuyerchangesRevisedrequisitionPurchaseordercopiesPurchaseOrderandacknowledgmentformComputerPrintedpurchaserequisitionRequisitionentryCAPM_2024第三者網路服務公司電子資料交換EDI

買方的電腦買方的mailbox供應廠商的mailbox供應廠商的電腦供應廠商的mailbox買方的mailbox直接傳送DirectTransmission間接傳送IndirectTransmission採購文件的電子傳送CAPM_2024e-Procurement電子化採購Log-inIntranetInternalProcurementWebsiteUserID:XXXXXPassword:XXXXXElectronicRFAFormCheckbudgetAggregateothersimilarrequisitionsOnlineApprovalOnlinecatalog

ContractedsupplierElectronicFundsTransfer(EFT)accountGoodsdeliveredPOPOelectronicallypopulated線上目錄電子RFA表格線上核准查核預算相關請購加總線上核准電子資金轉移帳戶合約供應商線上核准上公司內部採購網站CAPM_2024e-Procurement

採購100%自動化Non-ProductionRequestsApprovalWorkflowReceiveASNAPMRP/DRPGeneratedRequirementsCreateRequisitionsAutoReleaseProcurementWorkflowApprovedSupplierListsStandardPOsSupplierSchedulesPaymentApprovedSuppliersEDI/FaxWebSearchCatalog(LocalorTPNRegister)ContentLoads/UpdatesPayonReceiptCAPM_2024EmployingElectronicCommercetoMaximizeBenefits:

PhasesofElectronicCommerceValueExtendMarketReachExtendProductorServiceOfferingsCreateNewInformation-BasedProductsNewDistributionChannel,ProductorServiceBusinessModelChangePipelineVelocity(Productivity)ValueEngineeringAnalysisQualityCashFlowReductionofInventoryReductionofManufacturingandDeliveryCycleTimeReductionofLaborLowerOpenA/RDaysOperationalEfficiencyNumberofTradingPartnersNumberofTransactionsReductionofPaperOverheadAccuracyPaperReplacementValueofEC2Years5YearsCOMPLEXITYNewDistributionChannel,ProductOrServiceExtendMarketReachExtendProductorServiceOfferingsCreateNewInformation-BasedProductsCAPM_2024九、結語與討論CAPM_2024新競爭趨勢下採購面臨的挑戰

1.Routing的工作消失

2.維持SCM及ERP必要的材料品質及LeadTime3.Singlesourcing趨勢→Vendorrelationship4.TotalCycleTime短縮→EarlySupplierInvolvement5.『Changing』管理

6.角色改變→從執行面轉到管理面

7.資訊科技的運用

8.全球化採購管理

9.快速回應管理→QuickResponse10.不斷且快速的CostDown壓力11.不斷出現的新技術與個性化需求CAPM_20241.建構公司內、外人脈

a.對外→建立個人與企業之採購網路

b.對內→展開跨機能活動小組2.提昇管理技能→成為企業顧問師

a.業務管理技巧(Cost、Quality、Delivery)b.協力廠商管理技巧

c.培養業務改善能力3.發展策略採購能力4.提昇資訊科技的應用能力5.成為公司內部的對外天線6.提昇個人的貢獻度7.Benchmarking，終身學習8.改變思維模式e時代的採購重點方向CAPM_2024P Paperlessthinking e-世代的思維R Reliableperformance 追求有效成果O Open-minded 虛心、坦懷C Changingmanagement 「變」的管理U Usefulness 有效性的管理R Responsequickly 快速反應能力E e-Tool 善用資訊科技M Moneymachine 創造資源利潤E Endlessresources 資源的無限化N Networkbuilding 建立網路人脈

T Threatavoidance 排除生存風險採購/供應管理應對之道CAPM_2024十、附錄CAPM_2024中央與地方分工模式DecentralizedSourcingCentralizedSourcingCentralizedSourcingDecentralizedFulfillmentCentralizedFulfillmentDecentralizedFulfillmentCAPM_2024PRODUCTPORTFOLIOLEVERAGEPRODUCTSSTRATEGICPRODUCTSROUTINEPRODUCTSBOTTLENECKPRODUCTSAlternativesourcesofsupplyavailableSubstitution