现代企业文书写作培训讲义（上）

现代企业文书写作

〔上〕文书写作培训资料讲授目录一、文书写作概述二、中国公文写作三、商务信函写作四、经济文书写作五、常用工作文书六、社交礼仪文书第一局部：文书写作概述1、文书写作特点2、文书写作要求3、文书写作程序1、文书写作特点1、使用广泛，对象明确2、约定俗成，格式固定3、内容真实，实事求是4、讲究时效，重视办理5、语言明确，风格独特

文体—多为陈述或说明式

以表达为根底——对人或事的过程的交代，反映情况侧重表达，但要概括

以议论为手段——对事情的评价，说明道理偏重议论，但要针对主题

以说明为目的——摆出事情的真相，提出要求多用说明，但要简明按作用分类指挥性文书——指示标准性文书——章程报请性文书——请示知照性文书——通知联络性文书——信函记录性文书——会议记录报导性文书——新闻法律性文书——合同

2、文书写作要求

意思明确——明白无误，让人一目了然文理通顺——即流畅表达，又显示写作水平观点正确——有道理，不搞歪理实事求是——真实，不掩饰，不夸张及时迅速——讲效率，讲效益，不拖拉误事

简明生动——增加可读性，防白话、套话、干巴巴层次清楚——有先有后，段落清晰，不转圈标点标准——正确运用，防一逗到底格式适宜——不同文种用不同格式

l

简明——用词简单明了，直截了当l

准确——用词含义明确，不会误解l

朴实——用词通俗自然，恰如其分l

庄重——用词严肃端庄，不多情感l

标准——用词符合语法，讲究逻辑

应用性文字要求标点符号歌一句话说完，划个小圆圈——句号中间要停顿，圆点加尾尖——逗号并列词语间，点个瓜子片——顿号并列分句间，圆点加逗点——分号总结导语前，上下两圆点——冒号疑惑或发问，耳朵坠耳环——问号标点符号歌命令感慨语，滴水下屋檐——感慨号引文特殊词，蝌蚪上下窜——引号文中要注解，两头各半弦——括号转折或注解，一横写后边——破折号意思说不完，六点紧相连——省略号特别重要处，字下加圆点——着重点努力提高写作能力1、提高文字表达能力2、积累相应专业知识3、熟悉文书格式要求4、掌握政策理论水平5、具有严谨写作态度3、文书写作程序明确写作主旨——给写作定位，目的？写什么？文种？怎么写？收集信息资料——供写作参考，需要哪些？怎么收集？如何整理？拟定结构提纲——搭写作框架，通盘安排，强化要点，有祥有简

完成正文草稿——填写作内容，按照提纲一步步充实内容，加工成章认真修改检查——定写作终稿，反复推敲斟酌，直至满意二、中国公文写作1、公文的作用特点2、公文的范围、类型7、通知和通报3、公文的处理方法和程序8、报告4、公文的行文规那么9、请示5、公文的通用格式10、函6、公文的种类11、会议纪要1、中国公文的作用公文国家机关、社团组织、企事业单位在公务活动中行使职权制定的公务文书。公文性质——工具公文作用1、贯彻政策、标准行为；2、通报情况、指导工作；3、方便查找、积累史料；

公文的特点公文特点1、制发者的法定性；2、作用的权威性；3、效用的现实性；4、体式的标准性；5、制作的程序性；2、中国公文范围按事业范围分专用公文；通用公文按行文方向分上行文；下行文；平行文按公文来源分收进文；外发文；内部文按发文性质分问文；复文按处理要求分参阅性公文；承办性公文按办文时间分特急文〔特急件〕；急办文〔急件〕；常规文〔平件〕按机密程度分绝密文；机密文；秘密文；普通文3、公文处理方法和程序三大环节：1、发文处理：拟稿审核签发登记缮印用印分发2、收文处理：签收登记分办拟办批办承办催办--督办办复3、公文管理：制定立卷类目表归卷调用立卷归档销毁4、公文行文规那么l

行文关系要和隶属关系一致l

行文方式要根据工作需要灵活掌握l

行文名义和内容要与发文机关的职权范围相对应l

行文线路要尽量缩短l

处理好主送与抄送的关系l

经过批准，有些文件可以通过新闻媒介公开发布l

如有必要，可以联合行文l

党政之间的行文关系要按规定执行5、通用公文的格式1、排版——自左至右2、单位——国家法定计量单位3、字体——发文单位初号宋体标题2、3号宋体4、用纸——A4、B55、文头——套红，占首页三分之一文头局部格式〔红头上1/3〕1、代码5、收文处理章、2、份号3、秘级4、紧急程度

6、文件版头

7、发文字号8、签发人行文局部〔下2/3〕

1、标题2、题注3、主送单位4、正文XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX6、发文署名7、成文日期5、附件说明8、印章文尾局部〔最后〕1、主题词2、抄送单位3、印发说明4、页码〔单右双左〕通用公文惯用语一、开篇起首的惯用语

根据……、遵照……、按照……、兹将〔因、有、介绍、证明、就派〕……为了……、关于……、敬悉……等。终篇收束的惯用语

此致敬礼、特此……、恳请……；妥否，请……、当否，请……、以上……如无不当请……、……为盼、……为荷、……为感等。公文序码标示第一层一、二、三、四第二层〔一〕、〔二〕、〔三〕、第三层1、2、3、4、第四层〔1〕、〔2〕、〔3〕、第五层①、②、③、④6、中国公文种类——12类13种1．命令——发布重要行政法规，采取强制性行政措施2．决定——对重要事项或重大行动的安排3．议案——各级政府向同级人民代表大会或常委会提请审议事项4．指示——对下级布置工作，说明工作活动的指导原那么中国公文种类——12类13种5．批复——答复下级请示事项6．通告、公告——一定范围内公布应遵守或周知的事；向国内外宣布重要或法定的事7．通知——批转下级、转发上级和无隶属机关的公文；发布规章、任免，传达周知事项8．通报——表彰先进，批评错误，传达得要精神或情况中国公文种类——12类13种9．报告——向上级汇报工作，反映情况，提出意见、建议，答复询问10．请示——向上级请求指示批准11．函——无隶属关系商洽工作，询问答复，向主管部门请求批准12．会议纪要——记载和传达会议情况和议定事项〔1993、11修订〕7、通知概念——向特定的受文对象告知有关事项的晓谕性公文特点——适用范围广，使用频率高，知办时限强，运用种类多格式：1、标题2、上款3、正文——开头、主体、结尾4、落款

通知的种类l

指示性通知——通知的依据，主体，结尾l

转发性通知——来文单位及来文名称，转发，顺带要求l

发布性通知——发布的依据，内容要求，目的意义l

事务性通知——说清事项l会议通知——会议背景，有关事项，其他说明l任免通知——任免依据，日期，人员，职务通报概念——表彰先进、批评错误、传达重要情况的公文作用——弘扬正气，抵抗歪风，指导工作格式：1、标题2、上款3、正文4、签署和日期注意：及时、真实、典型，突出教育性，掌握政策性8、报告概念——向上级汇报工作，反映情况，提出意见、建议，答复询问时使用的陈述性公文特点——只指上行文只指行政机关公文不同于一般调查报告、考察报告、预测报告等

报告种类|1工作报告—总结工作经验、汇报工作进展、提出工作意见，向上反映。|2调查报告调查概况、调查的情况、事后研究分析、建议和方案。|3建议报告提出工作中急待解决、需上级关注的意见或建议，供参考。4答复报告如实汇报和答复上级有针对的询问问题或催办工作。|5报送报告随着向上级报送文件、物件时写的说明报送对象和目的报告。报告按要求分：呈报报告直接向上级汇报反映情况，不批转。呈转报告呈送上级并建议批准转发有关单位执行或参照。按性质分：综合性报告汇报全面或多方面工作的报告。专题性报告汇报某项工作、某一问题、某方情况的单一报告。

报告格式1标题标准式标题〔公司上半年各类产品质量评比工作的报告〕2主送单位多为发文单位的上级单位。3正文缘由：概括根本情况、原由，说明报告主旨、目的、意义。事项：系主体内容，情况措施、经验教训、意见建议等。结尾：惯用尾语〔特此报告，请审阅；如无不妥，请批转〕4发文单位和日期：同其他公文。9、请示概念——向上级请求指示、批准时用的公文分类：请求指示的请示遇有疑难问题、新情况、不明确求上级指示或解释。请求审批的请示对不能做主的经济、物资、编制等问题请上级审批。请求帮助的请示完成工作需要在人、财、物上得到上级的帮助。请求批转的请示解决某问题涉及其他部门单位，请求上级批转执行。请示格式1标题—标准式〔关于开展公司上半年产品质量评比工作的请示〕2主送单位根据隶属关系主送一个上级，不可多头免批复意见不一；一般不越级行文。3正文缘由：请示目的、原因、依据，理由充分，言之有据。事项：系主体，要求审批的具体问题或事项，要写明确,坚持一文一事.要求：系结尾，提出肯定性要求〔当否，请批示〕4发文单位和日期：同公文，写明确，以便批复。请示和报告的区别：1、文目的不同；2、写作结构不同；3、结束语不同；4、处理方式不同；5、内容宽窄不同；6、行文时间不同；7、报送制度不同；10、函概念——无隶书单位商洽工作，问答问题及向主管部门请求批准事项时使用的公文分类：商洽函不相隶属单位商洽工作的行文。答询函单位、部门间进行问题或事项的询问和答复的行文。请批函向不相隶属单位和主管部门请求批准有关事项的行文。

函形式

公函—内容比较重要，行文郑重，具有完整的公文格式。便函多用于公务中事务性工作，不需完整公文格式，不能用私事。特点：1简便轻捷内容简约，形式精短，商洽联系，及时迅速。2行文多向灵活不相隶属单位间上下左右均可，自由灵活。3语言质朴自然多是陈述、说明性，明白晓畅，恳切平和。函格式1标题发函用?关于XXXX的函?复函用〈关于XXXX的复函〉正式公函，应在标题下方标注发文字号。2主送单位：发函可多头，复函主送来函单位。3正文：开头—发函说明缘由、目的，商洽工作原由、情况交代清；复函引述来函日期、发文号做起首语，说明收到函。

函格式主体发函写清商洽、询问、请求的事项，明确具体；复函要针对来函事项逐一郑重作答，不能回避不答。结尾发函用“盼复〞、“请回复〞、“专此函达〞复函用“特此复函〞、“此复〞4、发文单位和日期：同公文，有的加盖公章，有的写明抄送单位。11、会议纪要定义按会议宗旨，精练准确记述其要点，以上报和下达贯彻执行。写作1、忠实会议实际，准确反映会议情况和意见。2、突出会议中心，内容概括，有取有舍有主有次，言语精练。3、逻辑条理清楚，观点鲜明，不堆砌拼凑，必要时加理论说明。4、及时印发，作为依据，起到指示、指导、协调、约束作用。

会议纪要

格式列为法定公文，版面编排由版头、本体、版尾三局部，可不盖公章。本体：标题1、会议名称+纪要2、单位名+会议名+纪要3、正题〔主题〕+副题〔会议名称+纪要〕时间标题下写纪要印发时间，署名下写成文时间会议纪要正文概况：会期、会址、主持、参会、议题、结果六要素主体：具体反映会议的主要情况、内容与成果〔方法见后〕结尾：可用简短、明确、有力的语句提出要求、希望、号召签署正文右下方署明主办单位或会议名称

会议纪要的主体

主体：具体反映会议的主要情况、内容与成果。表达方式有:概述式；综合原始材料，围绕议题概述多用小型会议条块式；规模大，议题多的会根据不同内容分块表达独立意思，或分条列项归纳会议内容，或先块后条混合使用，层次明确记录式：有重要讲话时用记录方式构成记要主体三、商务信函写作1、商务信函写作6个C要求2、商务信函写作格式3、商务信函写作常用标注4、商务信函样例5、商务写法1、商务信函的六个C要求：1．正确〔Correctness〕涉及权力、义务、利害关系，必须正确贯彻上司的意图。2．清楚(Clearness)思路、表达要清楚，让人一目了然看明白，且遵循一文一事。3．具体(Concreteness)忌一般化、抽象化、表达清做什么？要求什么？商务信函的六个C要求：4．完整(Completeness)表达〔意图、缘由、措施、建议、要求、希望、时间、地点、人物等〕完整，不可遗漏。5．简洁〔Conciseness〕文字简炼，力戒修饰语堆积，函件冗长、拖沓。6．礼貌〔Courtesy〕态度诚恳、亲切，措词妥贴得体，谦恭有礼。商务信函的其他要求国际通用A4纸，不能用B5纸信纸、信封最好有企业的CI〔企业形象识别系统〕标志，且平整、清洁文字书写或印制清晰，翻开后“全景〞漂亮每页上至少又有3行正文，不能只有落款可不盖公章，用手签名格式不严谨站在对方的立场考虑内容，更人性化2、商务信函写作俗成格式信头局部1、文书编号2、日期3、发文者BB/KK4、受文者正文局部1、件名主题语2、前文开头应酬语3、主文4、末文结尾应酬语

商务信函写作俗成格式〔接〕信尾局部1、祝颂语2、发文者署名3、承办者署名4、印章5、〔日期〕6、左下角附注常用的商务信函写作1、信纸——企业标准信笺2、收信人——单位名称、职务3、称谓——尊称4、开头应酬语5、正文6、结尾应酬语7、祝颂语8、署名9、日期10、左下角标注3、信函左下角缩写标注P.P.(Perprocurationem)代签C.C.(Carboncopy)抄送P.S.(Postscript)补述、附言Enc.(Enclosure)随信的附件称谓和署名对具体人DearMrJones，DearMrsSmith可用逗号，不用冒号署名您真诚的YoursSincerely一般公函DearSir/Madam署名您忠诚的YoursFaithfully4、商务信函样例1、发给：上海光华保险公司2、称谓副总经理3、开头应酬语王耀华先生4、正文

5、结尾应酬语

6、祝颂语

7、署名

8、日期A4纸公司标准信笺2、称谓

3、开头应酬语

4、正文

5、结尾应酬语