档案管理规范化标准化建设之我见样本

档案管理规范化原则化建设之我见档案是各项工作真实记录和历史反映，是党和国家宝贵财富。档案工作规范化、原则化是实现档案管理当代化重要中间环节，在搞好硬件建设同步，做好文书解决工作则是实现档案工作规范化、原则化重要基本工作。日益丰富工作实践表白，虽然文书解决工作与档案工作各有不同工作任务，具备相对独立性，但由于文书是档案来源，档案是文书归宿，因此，两者又是文档工作流程中紧密有关工作环节。因而，咱们要强化系统思维意识，树立文书解决工作规范化、原则化与档案工作规范化、原则化同行工作指引思想，在实际工作中，把住文书解决工作规范化、原则化入口关，做好实现档案工作规范化、原则化基本工作。笔者近年从事文书档案寻常管理工作，现结合自己学习体会和实践经验，就档案管理工作规范化原则化建设谈如下几点看法。一、文书解决规范化、原则化是基本公文是档案前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发得如何，不但决定公文自身质量，并且也影响到日后档案质量，决定着档案工作规范化、原则化建设整体水平。咱们要强化系统思维意识，树立文书解决工作规范化、原则化与档案工作规范化、原则化同行工作指引思想，在实际工作中，把住文书解决工作入口关，做好实现档案工作规范化、原则化基本工作。一方面公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、原则，符合国家关于规定。排版形式为横写横排，左侧装订，左边装订处要预留25mm左右装订线。二要注意检查制发公文与否履行了签发手续，与否符合审批权限，公文标题与否精确，主送单位和抄送单位准不准，落款与否与公文一致，有无日期等。三是公文笔迹要牢固清晰。无论是草拟公文，缮印公文，还是做出各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色笔种、墨水和纸张，以保证笔迹鲜明、清晰，有助于日后长期保管运用，如用传真纸打印必要进行复制。立卷归档材料必要是原件，复印件原则上不得归档。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范字，以利于日后原则化、当代化检索手段实行应用。五是移送档案时，交接双方应当面检查，按立卷归档规定进行验收,不符合规定要退回归档部门返工，直至验收合格后方可办理移送手续。移送档案材料时应填写档案移送清单，清单一式二份,经交接双方签字后各留一份备查。二、案卷材料统一收集管理是前提实践证明，案卷材料收集与否完整是决定和影响档案价值重要因素。单位档案室是单位内设机构，负责统一管理全单位所有档案。单位档案工作在业务上受上级档案部门指引、监督和检查考核。因而，要从加强档案室建设入手，不断建立健全单位档案管理制度和各类材料及时归档制度，及时收集、整顿、保管和记录单位所有档案，并对单位各科室档案收集、归类整顿、上交档案室等工作进行指引、检查和监督。一方面，所有单位档案必要集中统一管理，保证真实、完整、精确、系统和安全，便于日后档案运用。单位各科室要加强对本单位档案资料积累、归类、整顿、上交工作领导，兼职档案员要切实履行自己工作职责，负责所在科室归档材料收集、整顿与上交工作。保证归档文献材料收集完整洁全，并准时移送到学校档案室。任何单位和个人不得把档案材料据为己有。如一项工作、一次活动由几种科室联合组织，涉及各种部门，文献材料由牵头主办科室负责归档，其她科室协助提供有关材料。另一方面，要严格执行文献、材料形成单位立卷归档制度，坚持做到“三纳入”、“四同步”：即将立卷归档工作纳入单位及各部门工作筹划，纳入管理制度，纳入关于人员工作职责范畴；在布置、检查、总结、考核各项工作时，能将档案工作同步纳入。此外，任何单位和个人不得保存已办理完毕文献、材料，不得擅自销毁文献、材料。确需销毁文献、材料要由档案室登记造册，经单位领导批准后由专人监销。干部、职工在调动离开原工作岗位时，要彻底清理文献、材料，及时办理文档材料交接手续。同步，立卷单位应负责将材料收集齐全，核对精确，按文献自然形成规律，系统整顿，并在封面上填写档案名称，编写卷内目录，拟定密级。依照档案保存价值和档案保管期限规定，精确划分保存期限。凡反映单位重大活动和基本历史面貌，有长期运用价值档案，列为永久保管；凡是反映单位普通工作活动，在较长时间内有参照运用价值文献，列为长期保管；凡是在短时间内对本单位有参照运用价值，列为短期保存。三、实行“以我为主”立卷归档原则是核心相近公文重复与立卷组合无序是阻碍档案工作实现规范化、原则化最大问题。实现档案工作规范化、原则化主线目的就是要实现档案保管运用价值最大化和案卷完整化、检索运用便捷化。而“以我为主”立卷归档工作则是解决问题、实现目的核心性工作。“以我为主”立卷归档原则，即归档文献要以本单位形成文献为主原则，不但是在文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来一条原则，并且还是推动档案工作规范化、原则化、乃至当代化一种重要原则。因而，在严格执行国务院办公厅《不归档文献销毁办法》基本上，要致力解决好三个问题：一是要精确把握文献立卷归档时效性，完毕现行文献阶段任务，才干予以立卷或归档，没有完毕，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理导致无序和混乱。二是要明确立卷归档重点和进行合理立卷分工。要在“以我为主”原则指引下确立立卷归档重点，在实际工作中要注意区别文献与资料，特别是要注意区别在内容、形式和作用等方面都具备诸多相似之处文献资料之别，详细问题详细分析，以减少档案管理中重复度和信息冗余度，提高档案运用效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则前提下，要注意有效地维护全宗完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗入口关，使不该归档文献不致混入，同步，又要注意防止应归档文献散失。特别是在立卷中，要把同类并具备内在联系文献材料组在一种卷内，保持同一问题完整性，反映同一问题所有解决过程及来龙去脉，从而在提高档案运用价值同步，使立卷归档后所形成档案既完整，又不庞杂，为档案规范化、原则化管理奠定坚实工作基本。四、档案开发运用是目加强档案管理工作规范化原则化建设主线目就是充分运用档案为单位各项工作服务。为满足运用者需求，就要通过各种方式向她们提供档案材料或有关征询服务。如运用通过对文书档案资源再加工、再整顿，如专项编研等，总结经验，发现规律，为各级党委政府决策经济和社会发展中遇到问题提供参照和根据，发挥文书档案“资政”作用。运用文书档案中具备宣传价值史料，可以协助人们特别是青少年理解中华民族悠久历史和灿烂文化，使她们理解历史发展轨迹，掌握时代进步脉搏，自觉加强革命老式、爱国主义、集体主义和社会主义教诲，发挥文书档案“育人”作用。要充分运用档案、发挥档案作用，就要使死档案成为活档案，努力使档案为规范单位管理服务，为单位工作发展服务。当前，档案工作要适应经济建设和社会发展需要，优化服务方式，积极积极为单位各级各部门和广大干部提供有关档案材料。为此，有必要健全档案检索工具，汇编各种能反映本单位特色且有较高运用价值《单位档案检索目录》等编研材料，运用电脑开发档案信息资源，为单位管理和工作提供实际服务。档案管理工作规范化原则化建设是一项持之以恒且默默无闻工作，它看似平凡，但却是单位一项重要基本建设。档案不但记载着单位发展历程和所获得工作成效，并且还承担着为经济社会发展提供资料支持艰巨任务。为了推动档案事业健康发展，单位要在人力、物力和财力等方面