物业公司物料采购管理制度

第页共页物业公司物料采购管理制度第一章总则第一条根据公司物业经营实际，为规范采购行为，保证采购质量和采购效果，特制定本制度。第二条本制度适用于公司内部物料采购活动，包括固定资产类物料和非固定资产类物料的采购。第三条本制度的目的是建立一套完整、科学、规范的采购管理制度，明确各个环节的职责和要求，确保物料采购的合规和有效。第四条采购管理应遵循公平、公正、公开原则，推行高效、标准化采购流程，提高物料采购质量和效率。第五条本制度的制定、修订和解释由公司物业管理部门负责。第二章采购申请第六条采购申请的发起人应填写采购申请表，明确需求物料的名称、数量、规格、用途、预算、采购周期等信息，并注明采购的紧急程度。第七条采购申请应根据公司内部采购管理规定，具体包括以下要求：（一）采购申请需主管部门审批后方可进行下一步操作；（二）采购申请中需明确需求物料的品牌、型号等具体要求；（三）采购申请中需注明物料的技术参数、性能要求等相关信息。第八条采购申请的发起人应将采购申请表以书面形式提交至物业管理部门，由物业管理部门进行审核和审批。第九条物业管理部门应对采购申请进行审核和审批，并根据采购申请的紧急程度进行相应的处理。第十条采购申请审批结果应及时通知申请人，并明确采购流程和要求。第三章供应商选择第十一条供应商选择应根据公司内部采购管理规定执行，包括以下要求：（一）采购部门应进行供应商的调查、评估和筛选，以确保供应商具备良好的信誉、质量和服务能力；（二）供应商应符合相关法律法规和行业标准要求，提供相应的证明文件；（三）供应商应具备稳定的供货能力和合理的价格水平；（四）供应商应提供过去业绩和客户评价等相关信息。第十二条供应商选择应以公平、公正、公开的原则进行，避免任何形式的利益输送和违规行为。第十三条采购部门应定期对供应商进行评估和管理，并根据评估结果及时调整供应商的合作关系。第四章合同签订第十四条供应商与公司签订物料采购合同前，应明确合同的内容和条款，包括以下要求：（一）合同应明确物料的名称、数量、规格、质量要求、价格、交货时间等信息；（二）合同应明确双方责任和义务，以及违约条款和解决争议的方式；（三）合同应符合相关法律法规和行业标准要求，保证供应商和公司的合法权益。第十五条采购部门应对合同的内容进行审核和确认，并向其他相关部门报备。第十六条采购合同的签订应由采购部门负责，签订后应及时存档并备案。第十七条物业管理部门应定期对合同履行情况进行检查和监督，并根据实际情况及时调整合同内容。第五章物料验收第十八条采购部门应组织对所采购的物料进行验收，包括以下要求：（一）验收应由采购人员和使用部门的代表共同参与；（二）验收应按照合同和采购要求进行，确认物料的数量、质量和规格是否符合要求；（三）验收不合格的物料应立即向供应商提出退换要求，确保采购质量。第十九条验收合格的物料应及时入库和登记，由物料管理部门负责存档和管理。第二十条验收不合格的物料应及时做好退换手续，并记录相关情况，由采购部门负责与供应商协商解决。第六章采购档案第二十一条物业管理部门应建立健全采购档案管理制度，包括以下要求：（一）采购档案应包括采购申请、审批记录、采购合同、物料验收记录等相关文件；（二）采购档案应按照统一的管理要求进行分类、编号和归档；（三）采购档案应定期进行整理和清理，确保信息的完整和准确。第二十二条物业管理部门负责采购档案的管理和维护，并提供必要的档案查询和借阅服务。第七章监督检查第二十三条公司内部应设立管理部门对物料采购活动进行监督和检查，包括以下要求：（一）监督部门应定期对采购流程和采购质量进行检查和评估；（二）监督部门应对采购申请、审批、合同签订、物料验收等环节进行抽查和核实；（三）监督部门应及时发现和纠正物料采购中存在的问题和不足，提出改进意见和措施。第二十四条公司内部应建立相应的奖惩制度，对在物料采购中表现突出的个人或团队给予奖励，并对违规行为进行相应的纠正和处罚。第八章附则第二十五条本制度自颁布之日起执行，解释权归公司物业管理部门所有。第二十六条本制度的修订和解释由公司物业管理部门负责，并报公司领导小组备案。第二十七条