工贸油品调运分公司会计档案管理制度

第第页工贸油品调运分公司会计档案管理制度工贸油品调运分公司会计档案管理制度第一章总则第一条为加强zz石油（集团）工贸有限公司油品调运分公司（以下简称“油品调运分公司”或“公司”）会计资料档案的科学管理,保证会计资料的完整安全,更好地服务于公司的各项经营活动,依据《会计法》《中华人民共和国档案法》和《zz石油（集团）工贸有限公司会计档案管理方法》,并结合公司实际,特订立本制度。第二条本制度所指的会计档案包含会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四部分。第三条本制度适用于公司财务资产部、LNG站、永平站、榆炼站。第二章组织机构及职责第四条公司财务资产部门负责会计档案的日常管理及保管工作。第五条公司机关综合办公室为公司全部会计档案的最终归档部门。第三章会计档案管理范围第六条会计档案一般包含会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四部分。（一）会计凭证包含自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证（收款凭证、付款凭证、转账凭证三种）、记账凭证汇总表、银行存款（借款）对账单、银行存款余额调整表等。（二）会计账簿包含按会计科目设置的总分类账、明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅佑襄助登记备查簿等。（三）会计报表紧要有财务指标快报及月、季、年度会计报表（包含资产负债表、损益表、财务情况说明书等）。（四）经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等、实行会计电算化单位存贮在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料等由财务资产部门进行保管。第四章会计档案的整理立卷第七条每月的会计资料,在次月15日前整理立卷或装订成册。第八条会计年度终了后,应采用“三统一”的方法对会计资料进行整理立卷。（一）分类标准统一:一般将财务会计资料分成一类账簿,二类凭证,三类报表,四类文字资料及其他；（二）档案形成统一:案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一；（三）管理要求统一:建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录；会计凭证装订成册,报表和文字资料分类立卷,其他零星资料按年度排序汇编装订成册。第九条会计凭证的立卷（一）按月立卷:次月将装订成册的凭证,统一登记至会计档案保管清册。（二）凭证装订1.会计凭证装订前的准备工作:（1）分类整理,按次序排列,检查日数、编号是否齐全；（2）摘除凭证内的金属物（如订书针、大头针、回形针）,对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小,且要躲避装订线,以便翻阅保持数字完整；（3）整理检查凭证次序号,如有颠倒要重新排列,发现缺号要查明原因,再检查附件有否漏缺,领料单、入库单、工资和奖金发放单是否随附齐全；（4）记账凭证上有关人员（如复核、记账、制单等）的签字和印章是否齐全；（5）按凭证号码的次序归集（如按上、中、下旬汇总归集）,依据集团装订标准确定装订成册的本数。2.会计凭证装订时的要求:（1）用“三针引线法”装订,装订凭证应使用棉线,在左上角部位打上三个针眼,实行三眼一线打结,结扣应是活的,并放在凭证封皮的里面,装订时尽可能缩小所占部位,使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面,以便于事后查阅；（2）凭证外面要加封面,封面纸用牛皮纸印制,封面规格略大于所附记账凭证；（3）装订凭证厚度一般1.5厘米,以保证装订坚固,美观大方。3.会计凭证装订后的注意事项:（1）每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章；（2）在封面上编好卷号,按编号次序入柜,并要在显露处标明凭证种类编号,以便于调阅；一般每月装订一次,装订好的凭证按年度分月妥当保管归档；（3）装订封面的全部内容要填写齐全,包含:单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。第十条会计账簿的立卷各种会计账簿办理完年度结账后,除跨年使用的账簿外,其它账簿应按年整理立卷。基本要求是:（一）会计账簿在办理完年度结账后,只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样,不填其它内容；（二）账簿装订前,首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符,账页数是否齐全,序号排列是否连续；（三）会计账簿的装订次序:会计账簿装订封面账簿启用表账户目录按本账簿页数次序装订账页会计账簿装订封底；（四）保管已使用过的账页,将账页数填写齐全,去除空白页和撤掉账夹,用牛皮纸做封面、封底,装订成册；（五）多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装,应按同类业务、同类账页装订在一起；（六）会计账簿应坚固、平整,不得有折角、缺角、错页、掉页、加空白纸的现象；（七）账簿装订的封口处,应加盖装订人印章；（八）装订后,会计账簿的脊背应平整,并注明所属年度及账簿名称和编号。第十一条会计报表的装订会计报表编制完成并定时报送后,留存报表均应按月装订成册,年度终了统一立卷保管。会计报表装订要求:（一）会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全,整理报表页数,上边和左边对齐压平,防止折角；如有损坏部位,应对其修补后,完整无缺地装订；（二）会计报表装订次序为:会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号次序排列、会计报表的封底。第十二条其他会计核算资料的立卷会计核算其他会计核算资料应定时整理立卷,要求如下:（一）分类整理,按次序排列,检查资料是否齐全；（二）整理检查资料次序号,如有颠倒要重新排列,发现缺失要查明原因。第五章会计档案的归档第十三条当年的会计档案在会计年度终了后,由财务资产部门保管一年,期满后于次年1月10号前移交公司综合办公室统一归档。移交过程中,需财务资产部门会计档案管理人员与综合办公室档案管理人员进行移交,由财务资产部门负责人、综合办公室主任负责监督移交。移交过程中需填写《会计档案移交单》（一式两份）,一份交予财务资产部门会计档案管理人员保管,、一份交予综合办公室档案管理人员保管。第十四条会计档案的保管会计档案必需进行科学管理,要做好防潮、防霉、防虫蛀、防盗、防火、防磁等工作,确保会计档案的安全。第十五条机构更改或档案管理人员调动时,应办理交接手续,由原档案管理人员编制会计档案移交清单,将全部檀卷逐一移交,接管人员逐一接收。第六章会计档案的借阅使用第十六条财务资产部门应建立会计档案清单和借阅登记册。第十七条档案在财务资产部门保管期间,凡需借阅会计档案人员,须经总会计师批准后,方可办理借阅手续；借阅人员不得在檀卷中标画,不得拆散原卷册,不得抽换,不得将会计档案携带外出,如遇特殊情况,须经总会计师批准。第十八条会计档案移交办公室后,凡需借阅会计档案人员需办理档案借阅手续,实在参见档案管理相关规定。第七章会计档案的保管期限第十九条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、15年、25年、永久5类,实在见附件一、第二十条会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。第二十一条会计档案的实在名称如有同本制度附表一所列档案名称不相符的,可以比照仿佛的保管期限办理。第八章会计档案的销毁第二十二条保管期满的会计档案,除本制度规定不得销毁的情形外,可以依照以下程序销毁:（一）由综合办公室会同财务资产部门提出销毁看法,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。（二）会计档案销毁清册需经总会计师、经理审批。（三）销毁会计档案时,综合办公室和财务资产部门共同派专人监销。（四）监销人在销毁会计档案前,应当依照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告总会计师、经理。第二十三条保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。第九章附则第二十四条本制度由财务资产部负责解释。第二十五条本制度未尽事宜,按国家相关法律法规和工贸公司相关规定执行。第二十六条本制度自颁发之日起施行附件一:工贸有限公司油品调运分公司会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备注一、会计凭证类1原始凭证、记账凭证和汇总凭证15年二、会计账簿类2日记账15年其中:现金和银行存款日记账25年3明细账15年4总账1