新形势下科研事业单位依托信息化建设优化资产基础管理的思考

2021年4月1起，《行政事业性单位国有资产管理条例》(以下简称《条例》)正式颁布实施，该条例是我国行政事业性国有资产管理的第一部行政法规，是资产管理工作的里程碑，必将促进国有资产管理的法治化、规范化、科学化。《条例》共八章61条，涉及资产配置、使用和处置，预算管理，基础管理等内容，其中基础管理明确了建设方式配置资产的移交时效，突出了资产清查在落实资产账实相符工作中的重要作用，同时明确相关责任，推动建立国有资产管理信息系统，实现信息共享。《条例》的出台体现了党和国家对国有资产管理的高度重视，不断强化资产的基础管理工作。但是当前科研事业单位在资产基础管理工作中仍存在一些问题，影响资产管理的规范化、科学化运作。一、科研事业单位在基础管理中存在的主要问题(一)资产管理责任意识不足，基础管理不到位当前科研事业单位的资产管理和使用人员普遍存在“重购买、轻管理，重资金、轻资产”的狭义国有资产管理思想[1]，未有效坚持“科学合理、勤俭节约、从严控制”的工作原则。存在未充分发挥闲置固定资产最大效益的问题；对实物日常使用保养的关注度较低，导致仪器设备损坏率高；对资产处置的规范性认识不足，未经批准随意处置，造成国有资产流失，与当前贯彻落实“过紧日子”要求、明确将调剂作为资产配置的优先方式不符。(二)固定资产管理队伍薄弱，管理成效不佳目前科研事业单位中资产管理职责一般由财务部门负责，未设置单独的资产管理部门；人员配置上多为兼职人员，专职力量配备不足。因此，兼职人员对资产管理的专业能力不足，在日常资产管理的精力上也不充沛，与当前日益增长的资产数量及资产精细化管理要求存在一定的矛盾。(三)资产信息透明化欠缺，信息流转不够畅通科研事业单位通常因上级部门资产管理需要及系统部署要求，统一使用上级部门指定的资产管理系统开展业务工作。此类系统在授权管理上通常仅限于单位资产管理部门层级，不再向单位内部延伸，由资产管理部门定期向各部门提供资产台账用于日常资产管理工作。由此带来的一些问题，一是部门间缺乏多维度的信息展示渠道，无法实现资产的透明化管理，导致资产信息交流不足；二是在部门内部，除资产管理人员外，其他人员无法直接获取部门或本人名下的资产明细，影响固定资产的维修和保养工作；三是资产信息更新存在滞后性，不能及时体现日常报废或新增的资产信息，增加了资产日常管理工作的难度。(四)资产盘点方式传统单一，年度资产清查工作繁重根据《条例》规定，行政事业单位需要定期对资产进行盘点和对账，但当前实际资产盘点工作普遍采用传统人工逐一清查的方式，占用部门资产管理人员大量的工作时间，如果部门存在资产管理人员配备不足、实物多地保存的情况，容易造成资产交接、实物报废、标签管理等基础工作不到位，进一步增加资产清查工作的难度，导致各部门实际清查工作开展程度不一，无法真正落实《条例》中对资产基础管理工作的要求。二、对资产基础管理存在问题的解决办法为更好地落实《条例》要求，加强对行政事业性国有资产的管理与监督，推进国家治理体系和治理能力现代化提升，笔者认为，推动信息化在资产管理领域的不断深入应用是解决上述问题的关键手段。通过信息化建设，将逐步实现资产的闭环管理，将内控规则固化于信息系统中，可以有效提升单位资产管理效率，降低单位运行风险。以Z研究所为例，目前已经通过加强制度宣传、开展信息化建设、对相关人员进行专业化培训等举措，有效地优化资产基础管理。(一)深化人员教育管理，增强责任意识规范资产使用部门的管理意识，是做好资产管理工作的重要一环。目前，研究所已经建立起较为系统的人员培训体系。一方面，借助年度科研助理培训和财务宣讲会等平台，由资产管理部门定期宣讲资产管理制度要求和实际案例，培养相关工作人员的专业素养，帮助理清其对资产管理工作的具体内容。另一方面，开展个别约谈。针对某些部门在资产管理中存在的不规范行为，对相关负责人进行个别约谈，告知其风险和问题，提出相应的整改意见并监督其落实改进。(二)加强管理队伍建设，提高专业能力打铁还需自身硬，研究所努力加强资产管理队伍的建设。一方面，增加配置专职管理人员，改变过去以兼职人员为主的现状，集中精力解决过去没有覆盖的事项，减少想管又管不了的现象；另一方面，加强管理队伍自身培训力度，提升管理意识和能力。充分利用走出去的机会，参加资产管理相关的主题培训，深入学习各项资产管理制度要点，切实提升管理能力；同时加强与外单位的交流，取长补短，积累实际管理经验。(三)开展信息化建设，实现高效管理目前研究所资产管理主要依托某软件公司的“行政事业单位资产管理信息系统”网络版和泛微的OA资产模块。通过资产管理信息系统，研究所建立了资产基础数据库，实现单位资产基本信息的电子化管理；同时能够完成向上级部门申请资产出租出借、资产报废处置等流程。通过泛微的OA资产模块，研究所实现对单位内部的资产闭环管理，包括资产的申请、验收、调整、报废。以资产报废为例，OA将报废申请人、部门负责人、资产管理部门、资产回收人等工作人员纳入流程，各个节点按职能审核，确保报废实物从使用部门转移到仓库，并自动形成相关报表，提高了报废数据的准确性，做到资产报废账实相符。资产管理流程的完善及内控制度嵌入，进一步增强了资产管理和使用人员的意识，同时提升了研究所的整体运行效率。资产配置做到申请在前、采购在后，信息在管采之间自动流转，减少资产的重复配置，明确各类资产的采购方式。报废资产做到不随意丢弃，在处置工作上不仅需要完成部门领导审批，还要切实做好实物资产的转移工作。三、如何进一步依托信息化建设提升资产基础管理能力资产清查工作是资产管理环节中的重要一环，需要进一步强化。当前资产清查仅仅依托于资产标签条码及电子表格，费时费力，难以真正确保该项工作的准确性。引入RFID技术对资产管理进行升级改造将是未来工作的重要抓手。(一)RFID技术概述RFID技术又称电子标签、无线射频识别，是一种可通过无线电讯号识别特定目标并读写相关数据，而无需建立机械或光学接触的通讯技术[2]。作为传统条码标签的下一代版本，RFID技术具备条形码所不具备的多标签识别、大数据容量、远距离读写、耐高温、防水、防磁等特性。1.RFID系统构成要素电子标签、终端数据采集器、应用软件、专用标签打印机。电子标签由耦合元件和芯片组成，标签含有内置天线；终端数据采集器用于读取、修改标签所携带的数据信息；应用软件用于处理反馈数据信息；专用标签打印机用于与计算机连通，将资产信息写入电子标签。2.RFID系统基本工作原理在资产表面粘贴电子标签，标签中标明约定格式的资产信息；终端数据采集器通过射频天线发送特定频率的射频信号，当电子标签进入采集器工作范围内，电子标签获得能量激活，将解码后的数据信息通过内置天线发送出来；终端数据采集器将电子标签发送的信号接收后，通过应用程序进行分析展示[3]。(二)RFID技术实施准备及系统对接1.前期准备工作资产管理部门依托单位已有的资产数据库，对资产卡片信息进行梳理，对资产编号、资产名称、资产价值、管理部门等内容进行核实，确保账账相符，及时整理需要拆分的资产卡片；与资产使用部门进行沟通，了解资产的实际使用存放环境、存放位置，确定电子标签的适用范围及适用型号；与资产模块运维部门沟通，确定软件开发的可行性。2.确认系统建设目标依据研究所实际管理的需求和RFID技术的要求，同时结合研究所固定资产管理制度及前期工作中对固定资产现状的梳理，据此形成系统建设的目标为：(1)实现高效、精准、可靠的固定资产盘点，完成资产实物、资产卡片、资产账务的一致性管理要求。(2)预留与其他业务系统接口，实现信息共享，充分挖掘数据信息，为进一步提升单位资产管理提供支撑。3.确定系统核心任务，搭建任务流程围绕RFID系统建设目标，结合研究所资产采购实际情况，存在分散采购、政府集中采购、自行采购等多种采购方式，仪器设备通常直接在使用部门完成了出入库管理，没有通过集中统一的仓库来进行资产的出入库，因此流程设计就集中在资产盘点任务设计。任务流程主要包括：(1)资产盘点计划管理。资产管理系统能够根据研究所盘点任务清单，自动下发到对应的负责人员，负责人员可以将任务清单下载到各自的数据终端。(2)任务状态管理。根据任务状态设置“执行中”“已完成”，方便负责人员和管理人员掌握盘点进度[4]。(3)资产卡片状态管理。设置资产卡片状态为“正常”“盘盈”“盘亏”，能根据电子标签信号反馈，系统自动对资产卡片完成标记。4.打通数据信息流开发OA资产管理模块接口，根据OA资产管理模块接口规则，设定接收数据终端信息格式，实现资产管理模块与终端数据采集器的连通，资产盘点任务下达后，动态实时采集部门实物资产盘点情况。5.设计分析报表一是根据实际盘点情况，形成盘点报表，帮助使用人员和管理者掌握资产运行状况，及时了解资产盘亏盘盈情况，与相关责任人进行沟通，明确责任后完成后续账务处理。二是根据资产实际存量情况，形成多角度资产信息展示报表，特别提高大型仪器设备在内部的信息公开程度，推动资产的共享利用[5]。(三)引入RFID技术预计效果及可能遇到的问题及建议1.预计效果首先，RFID技术突破传统资产二维码标签信息单一的局限，具备通信及感知能力，切实提高资产盘点效率，大大降低定期资产盘点的工作强度。资产使用人员在较短的时间内即可完成资产盘点。其次，提高盘点准确性，精准反馈资产的数据信息。电子标签与资产实物为一对一绑定状态，盘点系统中资产卡片标记为正常的，就表明资产实物为存续状态未遗失，真正落实账实相符[6]。再次，缩短资产盘点统计时间。摒弃传统人工梳理合并资产使用部门盘点表的模式，通过系统报表快速生成汇总盘点结果，展现资产实际差异情况，及时跟踪反馈。最后，增强资产管理部门的监管能力，真实掌握资产存量状态，也为开展精细化资产管理提供可能，切实将资产管理制度落到实处。2.存在问题及建议(1)存量资产初始化问题。在系统初始化时期，首先面对的是原有存量资产的处理。部分资产使用部门存有大量存量资产，要用新的标签实现对原有资产标签的逐一替换将是一项繁重的任务。建议资产管理部门加大新技术应用宣传，选取试点部门，在定期资产盘点期间，开展标签迭代工作，做好示范引导工作。同时新增资产粘贴新标签，逐步消化报废存量资产的方式，在较长的一段期间内完成替换工作。(2)资产基础管理不到位问题。引入RFID系统后，资产盘点过程中减少了资产实物与人的直接接触，进而使电子标签的管理工作就更为重要，一旦资产使用人未及时将电子标签与资产进行绑定，而是单独另行存放，就会出现盘点结果不准确、资产实际状态不明的问题。建议资产管理部门在引入RFID系统后，进一步加强资产基础管理工作，确保完成电子标签与资产的一对一绑定工作。(3)成本控制问题。RFID系统涉及管理软件、PDA及打印设备、标签等，初始成本较大，且单位存量及增量资产数量较大情况下，标签开支不易控制。建议根据单位部门数量及固定资产类型，合理配置各项设备数量及标签品类，不盲目选用高价产品，有利于降低初始成本开支[7]。(4)缺少成熟案例。市场上数据终端、标签打印机品牌纷杂，相关参数、