(高清版)GBT 43807-2024 版权资产管理体系 要求

版权资产管理体系要求2024-03-15发布2024-03-15实施国家市场监督管理总局国家标准化管理委员会I前言 l2规范性引用文件 13术语和定义 14组织环境 24.1组织及内外部影响因素 24.2相关方的需求与期望 24.3版权资产管理体系的范围 24.4版权资产管理体系 25领导力 35.1领导力与承诺 35.2版权资产管理方针 3 36策划 36.1应对风险与机遇的措施 36.2版权资产识别和确定 46.3确定合规性义务 46.4目标和实现目标的策划 47支持 57.1资源 57.2沟通 67.3信息要求 67.4文件化信息 78运行 88.1运行的策划与控制 88.2获取 88.3价值评估 98.4运用 98.5版权资产处置 8.6版权保护 8.7变更管理 9绩效评价 Ⅱ9.2内部审核 9.3管理评审 10改进 10.1不符合和纠正措施 10.2预防措施 10.3持续改进 参考文献 Ⅲ本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由全国资产管理标准化技术委员会(SAC/TC583)提出并归口。本文件起草单位：中国版权保护中心、中国标准化研究院、江苏省质量和标准化研究院。1版权资产管理体系要求1范围本文件规定了版权资产管理体系在组织环境下的要求。本文件适用于任何规模、类型和性质的组织管理其版权资产。注1:本文件可整体或部分用于提升组织的版权资产管理能力，并为版权资产、组织自身和相关方提供价值。注2:本文件中的版权与著作权同义。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。GB/T33172资产管理综述、原则和术语3术语和定义GB/T33172界定的以及下列术语和定义适用于本文件。作者和其他依照著作权法享有著作权的自然人、法人或非法人组织等著作权人对文学、艺术和科学技术作品所享有的专有权利。注1:著作权人对文学、艺术和科学技术作品所享有的专有权利，包括人身权利和财产权利。注2:人身权利包括发表权、署名权、修改权、保护作品完整权；财产权利包括复制权、发行权、出租权、展览权、表演权、放映权、广播权、信息网络传播权、摄制权、改编权、翻译权、汇编权以及应当由著作权人享有的其他权利。版权资产copyrightasset组织拥有或控制的，能够对组织持续发挥作用并且能带来预期经济利益的版权财产性权益和与版权有关权利相关的财产性权益。注：包括但不限于组织确定的、可控制的或能够施加影响的版权资产。版权资产管理copyrightassetmanagement组织利用其拥有或控制的版权资产实现价值的一系列协作活动。版权资产管理体系copyrightassetmanagementsystem组织用于建立版权资产管理方针、目标和过程，来实现组织目标的一组相互关联或相互作用的要素。版权资产寿命周期copyrightassetlifecycle版权资产从创造、管理、保护和运用到失效的各个阶段。2注：也可视为版权资产从形成、使用、交易到处置的各个阶段。版权资产战略copyrightassetstrategy用于规定如何将组织目标转化为版权资产管理目标、制定版权资产管理计划的方法，以及版权资产管理体系在支持版权资产管理目标方面的作用的总体计划。注：可理解为版权资产管理方面的战略资产管理计划(SAMP)。4组织环境4.1组织及内外部影响因素组织应确定与自身目标和战略方向相关，并影响其实现版权资产管理体系预期结果和能力的各种内部和外部因素。组织应对这些内部和外部因素的相关信息进行监视和评审。注1:这些因素可能包括需要考虑的正面和负面要素或条件。注2:考虑组织的价值观、文化、理念、知识和绩效等与版权资产相关的内部因素。注3:考虑来自国际、国内、地区和当地的各种法律法规、技术、竞争、市场、文化、社会和经济环境等与版权资产相关的外部因素。4.2相关方的需求与期望组织应确定与版权资产管理体系有关的相关方、相关方在版权资产管理方面的需求与期望及其对版权资产管理决策的影响。注：相关方包括内部相关方和外部相关方。内部相关方通常包括股东、最高管理者、各级人员等。外部相关方通常包括行业管理部门、社会团体、版权资产相关作品的作者、著作权人、版权产品消费者、为组织版权资产管理提供服务的外部供方、版权资产的许可人或被许可人等。4.3版权资产管理体系的范围组织应基于4.1理解组织及内外部影响因素，基于4.2理解相关方的需求与期望，从管理能力、管理成本、管理效益角度确定版权资产管理体系的范围。组织应规定版权资产管理体系范围内涵盖的版权资产，该范围应以文件化信息的形式获取。确定版权资产管理体系范围时，组织应明确纳入版权资产管理体系的版权资产类别。4.4版权资产管理体系组织应按照本文件的要求建立、实施、保持和持续改进版权资产管理体系，包括所需过程及其相互作用。组织应：——确定建立版权资产管理体系的过程及应用；——依据版权资产全寿命周期特点及组织业务特点，确定所需过程的顺序及相互作用；——确定所需的准则、方法、测量及相关的绩效指标，以确保这些过程的有效运行和控制；——确定和提供资源；——实施所需的措施以实现策划的结果；——确保持续改进这些过程；——保持文件化信息以支持过程运行；——保留确保其过程按策划进行的文件化信息。35领导力5.1领导力与承诺最高管理者应通过以下活动体现对版权资产管理体系的领导力与承诺：——制定版权资产管理工作方针、目标，纳入版权资产战略，并确保该目标与组织的总体目标相——确保为实现版权资产管理方针、目标分配适当的资源；——确保版权资产管理体系运行所需的各项资源的落实；——确保版权资产管理体系支持版权资产战略、目标和计划的实施、保持和更新；——确保全体人员对版权资产管理方针和版权资产管理目标的认知；——确保内、外部沟通的有效性。5.2版权资产管理方针版权资产管理方针应：——符合相关法律、法规和政策等外部环境要求；——与组织的版权资产战略相一致；——适用于组织资产和运营的性质与规模；——能以文件化信息的形式获取；——在组织内部进行沟通，并被内部相关方所理解；——适当时，使外部相关方可获取；——得到实施与定期评审，必要时进行更新。最高管理者应确保组织内部相关角色的职责和权限的分配与沟通，最高管理者应为下述活动分配职责和权限：——确保版权资产管理体系支持版权资产战略的实施；——确保版权资产管理体系符合本文件的要求；——确保版权资产管理体系的适宜性、充分性和有效性；——确保版权资产管理策划与版权资产战略和目标保持一致；——确保定期向最高管理者报告版权资产管理绩效和改进需求；——确保版权资产损失责任追究制度在组织内部的有效落实；——确保版权资产相关管理者履行职责并在版权资产管理方面取得成效；——确保版权资产管理激励机制纳入组织的人力资源或相关制度建设中。6策划6.1应对风险与机遇的措施在策划版权资产管理体系时，组织应确认4.1中涉及的事项与4.2中涉及的要求，并确定需要应对的风险与机遇，从而实现下述目标：——确保版权资产管理体系能够实现组织目标；——预防或减少非预期影响；4——实现持续改进。组织应建立应对风险和机遇的措施，并充分考虑风险与机遇的变化性，组织应策划：——将这些措施在组织的版权资产管理体系流程中进行整合与实施；——评估这些措施的有效性；——对版权资产管理体系进行评审和更新；——确保版权资产管理体系得到持续改进。6.2版权资产识别和确定在界定的版权资产管理体系范围内，组织应从版权资产全寿命周期的角度确定其活动、产品和服务中能够控制的版权资产和相关联的作用。在确定版权资产上述要求时，组织应确定版权资产的：——作品及相关信息；——来源与权属、授权情况；——目前的状况与作用；——财务和非财务的价值； 重要性。组织应自主确定评价准则和具体指标，确定可能对实现组织目标产生重大影响的关键版权资产。适当时，应在组织内的各层级和部门传达其关键版权资产。组织应保持下述方面的文件化信息：——组织的版权资产范围；——用于确定关键版权资产的评价准则和具体指标；——版权资产的权利，包括人身权利和财产权利。6.3确定合规性义务组织应：——识别与其版权资产有关的合规性义务，并建立获取这些合规性要求的渠道；——遵守与版权有关的合规性要求，并确定如何将合规性义务在组织内贯彻；——在建立、实施、保持和持续改进版权资产管理体系时考虑合规性义务；——保存版权资产管理方面合规性义务的文件化信息。6.4目标和实现目标的策划6.4.1版权资产管理目标组织应将版权资产管理目标及内容纳入其版权资产战略规划中。建立版权资产管理目标时，考虑相关方的要求及财务、技术、法律法规、管理和组织的要求。版权资产管理目标应：——与组织战略和其他管理目标相一致；——与版权资产管理方针相一致；——作为版权资产战略的内容进行建立与更新；——符合内部环境和外部环境的现状和变化；——在适宜时，相关方可以获取和沟通，且可以理解其内容；——在适宜时，包含可测量的内容。6.4.2实现目标的策划实现版权资产管理目标的策划应与版权资产管理的方针相一致，具体内容应包括：5——版权资产管理的策划方法、原则及各种活动与资源优先级；——在全寿命周期内管理版权资产所采用的过程和方法；——版权资产管理体系实施和运行的基本结构；——版权资产管理体系所需要的资源；——版权资产管理体系的各级负责人员及其职能；——版权资产管理体系实施活动的时间完成节点；——版权资产预期收益的测算方法；——对版权资产管理成本和所使用资本回报比例的核算；——版权资产管理措施的绩效考评；——版权资产管理软件的可用性及后台维护；——符合内控要求的版权资产管理文件及记录；——与版权资产管理有关的应对风险和机遇的措施。为保持版权资产管理体系的有效运行和改进管理效果，组织可有计划、有步骤地变更策划，并制定相应的变更方案，评价变更的影响。注：变更策划的特定要求见8.7。7支持组织确定并提供建立、实施、保持和持续改进版权资产管理体系所需资源，以实现版权资产管理目标和实施版权资产管理体系要求的活动。组织应确定以下内容。a)实施版权资产管理体系的人员能力，包括：——具备岗位所需要的专业知识；——具备知识提升能力；——具备根据绩效评价改进的能力。b)在组织管理下工作，影响版权资产管理目标实现的人员应理解：——版权资产管理方针；——版权资产管理目标及策划；——对版权资产管理的贡献，包括改进版权资产管理体系的益处；——偏离版权资产管理体系要求的后果。组织应采取适当措施提高所需人员的能力和意识，并评价措施的有效性，形成适当的文件化信息，作为满足能力和意识的证据。组织应采取适当措施，为版权资产管理活动提供必要的基础设施，并符合以下要求：——与版权资产管理活动的需求相匹配；6——可以支持和帮助提高人员的能力和意识；——评估设施对版权资产管理活动带来的风险，并采取必要的维护管理措施；——保留人员对基础设施使用的记录；——评估对版权资产管理活动支持的持续性。注1:基础设施包括办公用品、沟通所需的设施、信息管理系统、文件化信息的介质及其保管设施等。注2:设施可能对版权资产管理带来的风险包括由于故障和技术淘汰导致的可用性风险、设备缺陷可能导致的信息泄露等信息安全风险。组织应采取措施对除人力资源和基础设施外的资源进行控制和管理，包括下列方面：——资源对组织版权资产管理能力支持的必要性；——资源涉及的相关方；——资源的提供方式；——资源的维护方式；——资源的利用方式和绩效。7.2沟通组织应确定与版权资产、版权资产管理和版权资产管理体系有关的内外部沟通的需求，包括：——建立可行的内外部沟通机制；——建立并实施沟通计划；——监督、检查沟通的有效性和效率。注：内外部沟通机制的建立需根据组织业务特点，包括但不限于所涉及的关于版权资产、沟通渠道、职责、方式方7.3信息要求组织应确定支持版权资产、版权资产管理、版权资产管理体系以及实现组织目标的信息要求。为实现这一目标：a)组织应确定：——信息的获取方式及来源；——信息的记载方式；——信息的及时更新。b)组织应确定：——信息发布的审批程序；——信息发布的具体流程；——适宜时，对信息发布的效果进行监测。c)组织应规定、实施和保持信息的管理要求。d)组织应规定组织范围内与版权资产管理有关的术语的一致性。e)组织应确保权属关系、技术数据与其他财务数据间的一致性、可追溯性，并且在考虑相关方要求和组织目标情况下满足法律和法规上的要求。f)组织应对信息进行有效控制，内容包括：——信息及记录留存的目的性和必要性；——信息的采集、分析和评价信息的方式和时机；7——信息及记录来源的可靠性，并留存证据；——信息及记录的准确性；——信息之间的关系；——信息的属性和质量要求；——信息内容对于版权资产管理决策的影响；——管控和接触信息的角色、职责和权限；——与相关方(包括服务对象、服务供应商等)进行的信息交换；——对失效信息进行标识；——针对上述控制内容应制定信息控制要求，形成文件化信息，并确保内部沟通。7.4文件化信息组织的版权资产管理体系包括：a)适用的法律法规要求中的文件化信息；b)本文件要求的文件化信息；c)组织所确定的、为确保版权资产管理体系有效性所需的文件化信息。——过程及其相互作用的复杂程度；——人员的能力。7.4.2创建与更新在创建与更新文件和记录时，组织应确保适当的：——标识和描述；——格式和媒介；——评审和批准，以确保适宜性和充分性。7.4.3文件化信息的控制组织应控制版权资产管理体系和所要求的文件化信息，以确保：——在需要的场合和时机，均可获得并适用；——予以妥善保护(如防止泄密、不当使用或缺失)。为控制文件化信息，适当时，组织应进行下列活动：——建立、保持和维护记录文件，确保其来源与取得时间可识别，并有效运行；——存储和防护，包括保持可读性；——更改控制(如版本控制);——保留和处置。对于组织确定的涉及版权资产管理体系所必须来自外部的文件化信息，组织应进行适当识别并予以控制。对所保留的、作为符合证据要求的文件化信息应予以保护，防止非预期的更改。注：对外部文件化信息中有关版权的条款需进行审查，并形成记录，包括版权业务应签订的书面合同中对于约定版88运行8.1运行的策划与控制为使组织有效运行，组织应采用过程方法，识别和管理众多相互关联和相互作用的过程。同时，对过程和过程之间的联系、组合和相互作用进行连续的控制和持续的改进，以增强版权资产过程管理的增值效应。组织应策划、实施和控制所需的过程以满足要求，并实施第6章所确定的措施，具体如下：——识别组织业务涉及的版权资产寿命周期，并确定该寿命周期的风险及应对措施；——为所需过程建立相应的准则；——按照准则对过程实施控制，并确保控制内容符合4.4的要求；——识别版权资产管理所需信息，并保存必要的文件化信息，对过程按计划实施提供相应的证明和依据，确保满足7.3和7.4的要求；——对过程采取适宜的评审方式确保可以持续改进。组织应针对通过创作产生的版权资产，确定必需的要求，包括下列方面：——版权资产的创作立项计划和管理计划符合版权资产管理的目标；——创作活动的过程阶段；——创作活动的资源、成果满足法律法规要求；——版权归属约定的要求；——创作流程记录的要求；——由版权资产性质所导致的潜在的失效后果。8.2.2采购及其他获取方式组织应确保通过采购及其他包括赠予、置换、划拨等方式获取的版权资产符合要求。组织应：——收集相关版权信息和版权权利归属证明；——确保采购或其他获取计划符合版权资产管理的目标及策划；——采购及其他方式获取前确认权属情况；——建立采购及其他方式获取前价值测评的条件和流程；——建立采购及其他方式获取活动的合法性审查流程；——对采购及其他方式获取活动签订书面合同；——对采购及其他方式获取活动选用的外部供方开展调查；——采购及其他方式获取活动中的保密事项范围明确，保密文件符合要求；——保留采购及其他方式获取版权资产时必要的流程记录；——对必要的版权资产信息进行采集、整理、记录；——建立采购及其他方式获取版权资产的评审方式和流程。注：版权资产权属信息一般包括作者和其他享有版权的自然人、法人或者非法人组织。98.3价值评估组织应明确版权资产价值评估原则，建立版权资产价值评估过程，以评估版权资产的经济价值，并将其纳入财务数据。组织应确认：——评估原则中体现系统性、合理性，同时考虑版权的长期性、先进性、安全性；——明确评估方法和评估指标，制定评估方案；——对资产权利信息进行法律审查、清查与登记，确定有关版权权利的法律保护程度、垄断性程度；组织应建立版权资产授权管理过程，在版权使用前应：——明确版权资产的权利归属、使用方式、期限、地域等限制条件；——明确版权转让或者许可使用范围、期限及转授权、权利瑕疵担保、违约责任；——明确版权经营或者衍生权利的管理要求。组织应确保版权资产的使用方式符合要求。组织应：——确保版权资产使用方式、使用期限符合合同约定和法律规定；——控制产品化流程中版权作品的呈现方式，留存必要的记录；——外包服务供应商依约定执行合同的义务；——控制版权风险的活动应符合8.6的要求；——持续跟踪、记录产品中版权价值的变化情况。组织应针对通过许可、转让和出租等方式运用的版权资产，确定必需的要求，包括下列方面：——版权许可、转让和出租的计划和策略符合版权资产管理目标；——许可、转让和出租流程中对版权资产价值和寿命周期的影响；——版权资产符合许可、转让和出租所附带权利和义务的情况；——版权资产信息及其相关运用方式信息应能够识别与控制；——版权资产相关作品介质的分发、访问、检索和使用流程；——许可、转让和出租的合同条款的审核时机、方式和流程；——著作权人和著作权有关的权利人的权利保护情况的监督流程；——出售标的较大或重要性强的关键版权资产，需建立评估和竞价、议价机制；——根据版权价值评估和风险评估情况，遴选实用价值较高、预期经济利益较好的使用方案。组织应确认版权资产的法域属性，在进出口贸易活动中组织应对海外销售地外部环境进行识别，并予以控制。对组织在版权资产投融资活动中应履行的法定手续，留存相关活动记录。版权资产权属发生变化的应及时办理版权权属变更登记、备案。组织在版权利用过程中，应确定成本计量和摊销方法，进行版权资产预算控制和成本计量，实施价值管理，并对版权资产价值的变化进行追踪记录。8.5版权资产处置版权保护期、许可或租赁期限届满前，应及时对版权作品进行清查、归档，对组织版权资产数据信息进行更新，评估版权资产在全寿命周期中对组织竞争力的影响，并沟通必要的相关方采取措施。版权资产的处置计划应纳入组织的版权资产战略，并促进通过改编、汇编创作形成具有新作品和版权资产的活动。8.6版权保护组织在版权资产运营管理时，应根据6.1中确定的风险应对措施实施版权保护。组织应确保：——及时进行版权登记；——建立版权风险检索、识别、预警和应对策略及流程；——定期监督版权权属状态、使用状态、使用效果；——定期监控版权资产遭遇的侵权；——监控可能涉及侵犯他人版权的情况；——根据内外部环境变化对组织风险的影响评估，采取必要的措施；——定期评审版权保护执行情况及财务绩效。组织应对版权资产相关人员进行管理，通过签署劳动合同、劳务合同、保密协议、员工守则等方式管——约定职务作品版权权属、保守秘密条款；——必要时，还应约定竞业限制和补偿条款；——对离职人员进行相应的版权事项提醒。组织应确定：——根据争议情况拟定的应对策略；——外部供方的选择方法；——版权公共服务和版权政策的利用方式；——外部供方的争议处理服务能力评审；——版权争议情况的分析方法和汇报；——对风险管理策略影响的评估方式和风险管理改进措施。为提升版权资产管理绩效而将版权资产管理活动外包时，应确定以下要求：——评估外包的必要性和对组织版权资产管理目标所带来的影响；——识别和评估外包可能产生的风险；——明确组织内管理外包过程和活动的职责和权限；——明确组织与承包服务商之间共享知识和信息的流程和范围；——评估外包服务供应商的服务效果；——保留适当的文件化信息以证实对外包过程实施有效的管理。任何影响版权资产管理目标实现的计划内变更，无论其是永久的还是临时的，由此带来的相关风险应在变更实施前进行评估。组织应按照6.1和6.4所述的要求来管理风险，并确保：——变更的发起、决策和执行纳入版权资产管理体系的策划范围；——变更的发起、决策和执行留存必要的文件化信息；——变更的结果在必要的相关方之间能够沟通和理解；——变更的结果与组织的版权资产战略和目标保持一致；——适宜时，对变更的效果进行监控。注：内外部环境变化导致版权资产管理的风险变化可能产生版权资产管理活动的变更需求，但无论如何变更，都需确保和法律法规等规范性要求保持一致。9绩效评价组织应确定：——需要监视和测量的内容；——何时执行监视和测量；——何时分析与评价监视和测量的结果。组织应针对下述方面进行评价与报告：——版权资产绩效；——版权资产管理绩效，包括财务和非财务绩效；——版权资产管理体系的有效性。组织应就应对版权资产管理风险和机遇的过程的有效性进行评价与报告。组织应保留适当的文件化信息作为监视、测量、分析与评价的结果的证据。组织应确保其监视和测量满足4.2的要求。9.2.1组织应按策划的时间间隔进行内部审核，以确定版权资产管理体系是否：——组织自身对资产管理体系的要求；——本文件的要求。b)得到了有效的实施与保持。相关过程的重要性和以往的审核结果；b)确定每次审核的准则和范围；c)选择审核员来实施审核，以确保审核过程的客观性和公正性；d)确保向相关的管理者汇报审核结果；e)保留文件化信息作为审核方案实施的结果和审核结果的证据。9.2.3内部审核内容可包括但不限于：a)现行版权资产管理制