综合部文秘岗位职能职责及作业流程

综合部文秘岗职责及步骤一、综合办公平台公文处理（每日收文约花费30分钟左右，发文不定时，一篇大约需要30分钟）见纸质档案二、内网信息报道（每篇信息报道大约需要一个小时，包含资料搜集、撰写、领导审阅）见纸质档案三、公文、汇报、简报等撰写依据企业经理室、上级企业、上级领导安排撰写，每七天最少有两篇左右，每篇依据实际情况需要时间大约在30分钟到3天不等。【步骤】1、领导提出文章撰写要求；2、依据领导要求，问询清楚文体、表现内容等，撰写好文章，递交领导审阅；3、依据实际需要进行修改，完成。四、会议组织、统计（一）会议统计每七天需要参与会议包含晨会（固定）、中层会议（固定）、经理室会议（大约一周一次）、上级企业或外单位来访（不定时，大约30天一次），和其它会议【步骤】1、参与会议，依据会议内容做好统计，内容包含：时间、地点、参与人员、会议专题、提出问题、讲话内容、处理策略等要素。（通常一个会议时间在两个小时左右）2、整理会议纪要，依据会议需要，整理出会议反应问题、督办部门、处理策略，并发送至参会领导邮箱。（最少需要一个小时）（二）会议组织【步骤】1、会议通知：依据领导要求，撰写邮件通知参与人员，同时发送短信，或打电话（比较紧急会议），因为企业大家员不看邮件、短信，所以需要多个通知方法。（视参会人数，大约需要半个小时）2、会议室部署、设备调试、水果茶水等：由综合部职员协调完成，由综合部经理安排实施。（通常时间为半小时）五、文明创建、青年文明号、政风行风、党务行政量化考评等精神文明建设材料每十二个月检验两次，一次是中期检验，最终一次是验收。日常材料搜集依据实际情况进行，大约每日约需要10分钟左右；每个季度会整理一次，一次大约需要3天时间；验收检验前期需要准备一周左右。【步骤】1、参考考评标准，准备好文件夹（每项检验模板均以制订出来）；2、依据每项检验要求，日常有相关材料（纸质、照片等）就收录进去；3、收到上级相关通知、公文后，请示领导（先兰总、再吴总）是否申报、怎样处理后，填写申报表；4、接到检验通知后，提前准备好迎检材料，递交领导审阅，需要修改、补充，进行补充，完成；5、检验时向领导介绍工作开展情况，回复各类问题。六、企业文化活动负责各类企业文化活动策划、前期准备、组织实施等。活动依据领导安排进行，也能够依据职员提议、自己想法策划组织。通常包含十二个月一次年会、登山比赛、演讲比赛、体育文化活动等。【步骤】1、依据领导安排，撰写活动策划方案（一个方案需要一天左右，大型、复杂需要两三天）；2、将方案递交领导审阅，依据领导意图进行修改；3、方案确定后，组织相关人员进行前期工作准备；（需要2天至30天不等）4、活动开展时，负责整个步骤实施；（需要半天至一天不等）5、活动完成后进行总结。（需要半天）七、读书会、企业内刊每个季度固定一次。【读书会步骤】1、每个季度第30天4日前向职员征集本季度阅读书目，递交经理室同意后确定本季度阅读书目；（2个小时）2、经过短信、邮件向全体发出参与读书会通知，在第30天15日前统计参与人员名单；（1个小时）3、上网购置书籍，通常是当当网，在第30天22日前确保将书发到每个人手中；（10分钟）4、向财务借款支付书款，用购书发票报销；（1个小时）5、在下一个季度第30天10日前经过短信、邮件向参与读书会职员发通知，要求递交本季度读书心得体会；（5分钟）6、在下一个季度第30天30日前督促各部门参与读书会人员交齐全部心得体会，未交在晨会上通报，并把整理好心得体会合集发送给内刊编辑人员。（最少2天时间，一是统计整理需要时间，二是需要数次打电话、发邮件督促）【内刊编辑步骤】1、依据内刊编辑轮番表，在本季度第30天5日前通知本季度内刊编辑部门成立编委会；（5分钟）2、由编委会发通知号召大家投稿；（5分钟）3、在下一季度第30天30日前将搜集全部心得体会发送给编委会；（10分钟）4、督促编委会立即编辑，并将合作广告企业联络方法等情况通知编委会；（2天，需要不间断地通知督促，不然会一直拖延）5、编委会和广告企业联络，完成内刊编辑，将初稿递交经理室审核；6、经理室审核经过后，通知广告企业印刷，并在晨会上向全员展示；（10分钟）7、依据编委会提供稿件采取名单，制作内刊稿费清单，递交综合部经理、总经理审核签字，从工资发放稿费；（半小时）8、内刊印刷好后，通知各部门前来领取。（一天，大家全部是断断续续来领取）八、各类行政事务包含上级企业下发文件、邮件要求处理表格、通知、文件等，企业内部电话接听、通知等，大约天天约有二分之一工作时间花费在此。【步骤】该类工作无固定步骤，依据实际情况处理“反思——这类工作花费时间较多原因有”：1、上级企业常常下发各类通知，全部是反复在做无用功，之前已经做过事情、统计过材料等，反复要求上报；或政策朝令夕改，造成时间浪费很多；2、企业内部实施力不够，很多事情全部需要反复、数次通知，才能督促完成，花费了大量打电话、发短信、邮件和事情处理时间；3、个人工作能力不足，考虑问题不够周到，工作效率不够高；4、企业内部步骤不顺、权责不清楚，各部门、各岗位职责不明朗，分工不均，工作推诿造成延误。九、教育培训配合通常每十二个月最少有一次新员培训，其它还有企业部分零碎培训活动，每十二个月大约有十次左右。【步骤】1、依据领导要求，编写年度职员培训计划、新员培训计划；（大约需要2天）2、提前和培训老师沟通，准备培训课件，和领导沟通后安排培训时间、场地、人员；（大约需要1天）3、经过邮件、电话、短信等方法通知参训人员培训事宜；（10分钟）4、培训工作中组织实施；（依据培训时间长短从半天到2个月不等）5、培训后意见征集，反思总结等；（半天至一天）6、年底统计年度老师讲课情况，递交经理室审批后，交送至财务室发放培训课时费。十、会议费制作（不定时，每个月约两次）【步骤】1、财务提供会议费发票，明确会议地点、承接部门、时间等要素；（5分钟）2、依据要求，结合企业会议召开情况，根据会议费制作模板，确定参会人员名单、会议预算表、会议审批表、会议通知四个材料。尤其注意：会议预算要和发票金额基础吻合，参会人员名单要和会议专题匹配。（3小时）反思——会议费制作很头疼：一是上级企业数次退，造成一张发票要做好几次会议；二是很多会议费金额太大，或全部是餐费，极难做出符合实际情况会议。提议以后金额太大会议费分成几次会议出，既符合实际显得真实，可能也更轻易经过上级审核。十一、职场部署依据领导安排及工作需要进行职场部署，不定时进行，规模大小不一。【步骤】1、领导提出整修要求，或自己向领导提出；2、联络广告企业，问询价格，向综合部经理汇报；（价格高须总经理审批）3、确定好制作后，通知广告企业排版，确定版面后开始制作；4、广告企业制作后，安排进行更换、部署；5、在文件夹中登记好制作清单，到年底和广告企业查对，结算费用。十二、组工、工会信息写作组工信息通常写党务方面信息，每个月25日前上交一篇；工会信息写企业职员动态，每个月一篇。工会活动较多，上面会有些人督办。十三、政府来文接收和办理今年三城同创，活动较多。尤其是文明办。通常是投票，拿文件，通知领导开会，优异优异人物推荐表写作。还有就是志愿者活动，该类活动可和企业工会帮扶活动相结合，既节省成本，又节省时间。十四、帮扶活动帮扶方案制作，活动实施，物品购置。十五、金融同业协会每个月5日在同