《信息与文献+文件（档案）管理体系+要求GBT+34112-2022》详细解读

《信息与文献文件（档案）管理体系要求GB/T34112-2022》详细解读CATALOGUE目录1范围2规范性引用文件3术语和定义4组织环境5领导作用6规划7支持CATALOGUE目录8运行9绩效评价10改进附录(规范性)文件过程文件控制和文件系统的运行要求参考文献011范围01021.1标准目的旨在帮助组织建立、实施、维护和改进文件与档案管理体系，确保其有效性、高效性和安全性。本标准规定了信息与文献文件（档案）管理体系的要求。1.2适用范围适用于任何类型、规模和性质的组织，包括公共机构、企事业单位等。涵盖组织在业务活动中产生、接收、处理、保存和处置的所有文件和档案。本标准不涉及纯个人信息管理或纯私人文件管理的要求。不涉及特定行业或领域的专业文件和档案管理标准，但可作为其基础或补充。1.3排除范围022规范性引用文件引用国际标准化组织（ISO）的文件控制与管理标准，确保文件在创建、审批、发布、修改、作废等全生命周期内得到有效控制。遵循国家档案局制定的档案管理规定，对档案进行分类、编号、装订、保管、检索和利用，确保档案的完整性、安全性和可追溯性。文件控制与管理标准引用相关标准中的术语和定义，如“文件”、“档案”、“文件管理体系”、“档案管理体系”等，确保在标准实施过程中对术语的理解和使用保持一致。对特定术语进行解释和说明，如“电子文件”、“元数据”、“电子档案管理系统”等，以适应信息技术在文件和档案管理领域的应用和发展。术语与定义明确文件管理体系的组织架构、职责和权限，确保各级文件管理人员能够按照规定的程序和要求开展工作。建立档案管理制度和流程，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、检索和利用等环节，确保档案得到科学分类、安全保管和高效利用。强调电子文件和电子档案的管理要求，包括电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等环节，以及电子档案的真实性、可靠性、完整性、可用性和安全性等方面的要求。制定文件管理制度和流程，包括文件的创建、审批、发布、分发、修改、作废等环节，确保文件在全生命周期内得到有效控制和管理。管理体系要求033术语和定义3.1信息信息是指以任何形式或媒介存在的，可以被直接或间接感知、识别、传递、存储、处理和应用的数据、消息、知识等内容。信息具有多种存在形式，如文字、数字、图像、声音、视频等，可以是结构化的数据，也可以是非结构化的文档。文献是指记录有知识、信息或数据的一切载体，包括书籍、期刊、报纸、手稿、报告、会议记录、标准、专利、电子出版物等。文献是信息传递和知识传承的重要手段，对于学术研究、科技创新、文化传承等具有重要意义。3.2文献文件（档案）是指机关、团体、企业、事业单位等组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中形成的各种形式的记录。文件（档案）可以包括文字、图表、声像等不同形式的信息，是组织或个人活动的真实记录和重要凭证。3.3文件（档案）VS管理体系是指建立方针和目标并实现这些目标的体系，包括组织结构、职责、程序、过程和资源等要素。一个有效的管理体系能够确保组织或个人的活动符合法律法规要求，提高工作效率和质量，促进持续改进和发展。3.4管理体系要求是指对文件（档案）管理体系的具体标准和规范，包括文件（档案）的形成、收集、整理、鉴定、保管、利用和处置等方面的规定。这些要求旨在确保文件（档案）管理体系的完整性、可靠性、安全性和可用性，为组织或个人的工作提供有力支持。3.5要求044组织环境了解组织的性质、行业地位、业务范围及规模大小，以便为文件管理体系建立提供基础。组织类型与规模组织结构与文化业务流程与关系分析组织的层级结构、职责划分以及组织文化特点，确保文件管理体系与组织结构相协调。梳理组织内部各部门之间的业务流程和关系，明确文件在流程中的传递、审批和归档要求。0302014.1理解组织及其环境03法律法规与标准要求了解国家及行业相关法律法规、标准对文件管理体系的要求，确保合规性。01内部利益相关方识别组织内部各部门、员工等利益相关方的文件需求，如查阅、借阅、复制等权限。02外部利益相关方分析客户、供应商、合作伙伴等外部利益相关方对文件管理体系的期望，如文件保密性、可追溯性等。4.2了解利益相关方的需求和期望文件类型与载体明确纳入文件管理体系的文件类型，如纸质文件、电子文件等，以及文件存储的载体要求。业务领域与流程界定文件管理体系所涵盖的业务领域和流程范围，确保全面性和针对性。时间与空间范围规定文件管理体系在时间和空间上的适用范围，如文件形成、流转、归档等环节的管理要求。4.3确定文件管理体系的范围建立科学的文件分类体系和编码规则，便于文件的检索、识别和追溯。文件分类与编码制定文件流转和审批的程序和规则，确保文件在各部门之间高效传递和及时处理。文件流转与审批规定文件的存储方式、保管期限和保护措施，确保文件的安全性和完整性。文件存储与保护明确文件的利用方式和处置流程，提高文件利用效率和降低管理成本。文件利用与处置4.4文件管理体系055领导作用确立文件（档案）管理体系的愿景和目标组织的高层领导应明确文件（档案）管理体系的战略意义，确立其愿景和目标，并确保其与组织的整体战略相一致。展示对文件（档案）管理体系的承诺领导层应通过言行一致、身体力行的方式，展示对文件（档案）管理体系的重视和支持，为全体员工树立榜样。提供必要的资源为确保文件（档案）管理体系的有效运行，领导层应提供必要的资源，包括人力、物力、财力等方面的支持。5.1领导作用和承诺传达方针方针应传达给组织内的所有员工，并确保他们理解和遵循。评审方针组织应定期对文件（档案）管理方针进行评审，以确保其持续适宜性和有效性。制定文件（档案）管理方针组织应制定明确的文件（档案）管理方针，以指导文件（档案）管理体系的建立和实施。5.2方针设立文件（档案）管理岗位01组织应设立专门的文件（档案）管理岗位，负责文件（档案）管理体系的建立、实施和维护。明确岗位职责02各岗位在文件（档案）管理体系中的职责应明确，包括文件的收集、整理、保管、利用等环节。分配权限03为确保文件（档案）管理体系的顺畅运行，各岗位应被赋予相应的权限，以便在职责范围内开展工作。同时，权限的分配应合理且受到监督，避免出现滥用权限的情况。5.3组织的岗位、职责和权限066规划风险识别风险评估机遇把握持续改进6.1应对风险与机遇的措施对可能影响文件（档案）管理体系的各种风险进行识别，包括自然灾害、技术故障、人为错误等。在应对风险的同时，积极寻找和把握可能带来的机遇，如新技术应用、管理创新等。对识别出的风险进行评估，确定其可能性和影响程度，以便制定相应的应对措施。根据风险与机遇的变化情况，持续改进文件（档案）管理体系，确保其适应性和有效性。02010403目标设定目标分解目标实施目标监控与评估6.2文件目标与实现目标的规划根据组织战略和业务需求，设定文件（档案）管理体系的目标，如提高管理效率、保障信息安全等。将整体目标分解为具体、可衡量的子目标，以便更好地实现整体目标。制定实施计划，明确责任人、时间节点和具体措施，确保目标按计划推进。对目标实施过程进行监控和评估，及时发现问题并采取相应措施进行纠正和改进。同时，对目标完成情况进行总结和评估，为下一阶段的目标设定提供参考。077支持组织应确定并提供文件（档案）管理所需的人员，包括具备专业知识和技能的文件（档案）管理人员。人力资源组织应提供和维护满足文件（档案）管理要求的基础设施，如适宜的库房、装具、设备和技术等。基础设施组织应确保文件（档案）管理过程中所需的信息资源得到及时、准确、完整的提供，包括文件（档案）的元数据、电子原文等。信息资源7.1资源组织应对文件（档案）管理人员进行定期的培训和教育，确保其具备专业知识和技能，满足文件（档案）管理工作的要求。培训与教育组织应定期对文件（档案）管理人员的技能进行评估，确保其能力持续满足文件（档案）管理体系的要求。技能评估组织应鼓励并支持文件（档案）管理人员进行持续改进，提高其工作质量和效率。持续改进7.2能力责任落实组织应明确各级领导和员工在文件（档案）管理体系中的职责和角色，确保其了解并履行相关职责。政策宣传组织应通过内部宣传、培训等方式，提高全体员工对文件（档案）管理重要性的认识，增强其参与和支持文件（档案）管理工作的意识。文化培育组织应培育积极向上的文件（档案）管理文化，鼓励员工积极参与和支持文件（档案）管理工作。7.3意识03沟通渠道组织应建立多种沟通渠道，如会议、报告、通知等，以满足不同沟通需求。01内部沟通组织应建立有效的内部沟通机制，确保文件（档案）管理过程中的信息得到及时、准确、完整的传递和处理。02外部沟通组织应与外部相关方进行有效的沟通和协作，共同推进文件（档案）管理工作的顺利开展。7.4沟通123组织应建立并维护文件（档案）管理过程中产生的记录，确保其真实、完整、可用。记录管理组织应收集并整理文件（档案）管理体系运行过程中的证据，以证明其符合性和有效性。证据收集组织应定期向相关方提供文件（档案）管理体系的运行情况和绩效报告，以展示其管理成果和持续改进的决心。信息报告7.5证明性信息088运行制定文件管理体系的运行计划，明确各项任务和目标。监控文件管理体系的运行情况，定期进行自查和评估。设立专门的文件管理团队或指定专人负责文件管理工作。及时调整文件管理策略，确保体系持续有效运行。8.1运行计划与控制0102048.2确定创建的文件根据业务需求确定需要创建的文件类型和数量。制定文件命名规则和编号系统，确保文件唯一性和可识别性。明确文件存储位置和保管期限，确保文件安全可靠。建立文件版本管理制度，防止过期或无效文件的使用。03设计文件处理流程，包括文件的创建、审批、发布、修改、作废等环节。设计并实施文件系统，包括文件存储、检索、传输、共享和保护等功能。制定文件控制程序，对文件的编制、审核、批准、分发、使用、更改、再次批准、标识、回收和处置等环节进行控制。定期对文件系统和控制程序进行评估和优化，提高文件管理效率和质量。8.3文件过程、文件控制和文件系统的设计和实施099绩效评价监控和测量01组织应建立和实施文件和档案管理体系的监控和测量机制，以确保体系的有效性和符合性。这可能包括对文件和档案管理流程、员工绩效、资源利用等方面的监控和测量。分析和评价02组织应对监控和测量的结果进行分析和评价，以识别改进的机会和潜在问题。这可能涉及对数据和信息的趋势分析、风险评估、绩效指标的评价等。持续改进03基于分析和评价的结果，组织应采取适当的措施进行持续改进，以提高文件和档案管理体系的有效性和效率。这可能包括优化流程、提高员工能力、改进技术或资源利用等方面的措施。9.1监控、测量、分析和评价组织应制定内部审核计划，明确审核的目的、范围、频次和方法。审核计划应确保对文件和档案管理体系的所有重要方面进行定期审核。审核计划内部审核应由具备相应资格和能力的审核员按照审核计划进行。审核过程应客观、公正、全面，并注重收集证据和记录审核发现。审核实施审核结束后，审核员应编制内部审核报告，详细记录审核发现、不符合项和改进建议。报告应提交给相关管理层进行审查和决策。审核报告组织应针对内部审核发现的问题和不符合项采取改进措施，以确保文件和档案管理体系的持续改进和符合性。改进措施9.2内部审核管理评审应基于文件和档案管理体系的绩效、内部审核结果、外部环境变化等因素进行。评审输入应包括相关信息和数据，以支持对体系的有效性和符合性进行评价。评审输入管理评审应由最高管理者主持，相关部门和人员参与。评审过程应注重讨论、分析和评价，以形成明确的评审结论和改进措施。评审实施管理评审的输出应包括文件和档案管理体系的改进方向、目标、计划和资源需求等方面的决策和措施。输出应形成文件，并传达给相关人员以实施改进。评审输出组织应根据管理评审的输出采取持续改进措施，以提高文件和档案管理体系的有效性和符合性，实现组织的长期目标和可持续发展。持续改进9.3管理评审1010改进纠正措施的制定针对识别出的不符合项，应分析原因并制定相应的纠正措施，以防止类似问题再次发生。纠正措施的实施与验证纠正措施应在规定时间内实施，并由相关部门进行验证，确保其有效性。不符合的识别当文件（档案）管理体系运行中出现不符合标准或体系文件要求的情况时，应及时识别并记录。10.1不符合及纠正措施持续改进的目标通过持续改进文件（档案）管理体系，提高文件（档案）管理的效率和质量，满足组织不断发展的需求。持续改进的方法采用PDCA循环等持续改进方法，不断优化文件（档案）管理流程，提高管理效率。持续改进的监测与评估定期对文件（档案）管理体系的运行情况进行监测和评估，及时发现问题并采取改进措施。同时，鼓励