办公室、行政综合管理部审计方案

综合管理部专项审计方案审计目的核实综合管理部在实际运营中的效率与效益。审计内容1、管理制度是否健全和完善。2、综合管理部对办公用品购置、车辆管理、印章管理、出入门管理、业务招待、餐券管理、绿化作业的管理、控制是否完善审计期间：2012年1月-2013年3月审计人员1、审计组长：郑大叔2、审计组员：郑小懒审计时间2031年3月22日-3月23日审计程序（附后）审计程序审计人员复核人时间安排一、制度完整性检查、评价1、制度流程：（1）搜集综合管理部的管理制度、管理流程是否完备，各项业务活动是否都有相关的管理规范。（2）对办公用品购置、车辆管理、印章管理、业务招待、绿化作业等主要业务的管理制度进行分析，判断其与公司要求是否存在差异以及差异的合理性，判断其对实际工作能否起到管理控制作用。【要求】通过以上检查，对综合管理部制度的完整性、健全和有效性、业务流程的清晰与否以及主要内部控制环节是否存在、是否有实际控制力度等问题做出客观评价，提出合理建议。二、业务执行情况审计1、办公用品1.1办公用品购置（1）从财务系统内导出管理费用下二级科目的明细账，从综合管理部获取配送办公用品的供应商名录。（2）从明细账中选择采购金额大的物品，复核对应的会计凭证以及所附的原始凭证。对于通过比议价采购的办公用品需要查看报价单的真实性，比议价基础是否一致。（3）对办公用品存放的仓库进行盘点，检查重点以大金额的、数量多的物品为主，是否存在较大的差异，是否存在库存量多的情况。对于提供过多库存的供应商，需要从工商局的网站核实登记注册信息。（4）对电脑、打印机、硒鼓、墨盒等高单价的办公用品进行例行的询价，询价需要符合同一品牌同一型号，参考的价格可以从京东商场、新蛋、易讯，对于高于网购价格50%或者低于网购价格的物品，进行电话询价。对于价格或者采购数量特别异常的物品，需要对供应商上门拜访。1.2办公用品报废处置（1）从财务系统内导出营业外收入的明细账，从综合管理部获取《办公、生活用器具报损报废申报单》。（2）从明细账查看处置价格是否合理；通过对报废申报单的检查核实是否存在未入账的情况【要求】通过以上检查，对办公用品的购置、领用、报废处置做出客观评价，对总结经验、揭示风险，提出建议。2、车辆管理2.1车辆购置（1）从财务系统内导出固定资产二级科目的明细账。（2）根据车辆购置的明细账在会计凭证中找到原始资料，核对该车是否经过三家比价，比价基础是否合理，价格是否超标准。三家供应商的资质是否符合公司要求。通过询价来确定入账价格是否偏差较大。如果是定点购置的，查核价格是否与市场价存在较大差异。并通过工商网或者上门拜访确认定点供应商的资料。（3）通过查询车辆的行驶证确认是否车辆是否被占用或所有权非公司所有。2.2车辆使用（1）从综合管理部获取公务用车审批单，从车辆上获取截止审计期间的最终里程数，从网上获取公务车辆的百公里耗油数据。（2）使用EXCEL将用车记录进行排序统计，并对异常用车，采用每公里耗油数来确定是否异常。（3）通过丁丁地图或者百度地图查询司机登记的用车记录是否真实准确。（4）对于用车异常或者耗油异常进行进一步的员工访谈确认是否存在司机私用车辆的情况。（5）对于公车私用是否缴纳私用费用，由于私用造成的司机加班费是否进行了计提。结合油价考虑里程缴纳费用标准是否合理。（6）将公务车最后截止的驾驶里程数与公务车用车记录表进行核对，查看是否登记异常。2.3车辆费用报销（1）从财务系统内导出“管理费用”二级科目“车辆消耗费”的明细账。（2）将公务车的过桥、停车等费用与派车记录进行核对，查看是否存在虚报费用的情况。或者票据的日期与实际派车不相符的情况（3）将加油卡的加油记录与实际油耗进行核对，是否存在异常；对于加油记录异常的卡，则需要到司机经常加油的地方，询问是否可以用加油卡购买小卖铺的物品并开加油票据。（4）询问费用会计关于司机代为报销领导的费用的情况，对代报的明细账的事项、原始票据进行进一步的检查，核实异常的情况。2.4车辆维修保养（1）从综合管理部获取公务车维修保养的记录，从财务系统的管理费用导出与保养相关的二级明细账。（2）通过对会计凭证后公务车的保养记录、保修的原始单据、公务车保修期的核对，确认是否存在虚报费用的情况。（3）通过核对洗车费用，与当地的4S店的维修收费确认是否费用异常。（4）对于自行维修的零配件购置的需求以及价格是否合理，是否存在司机采用旧零配件来置换新的零配件，并将新的零配件挪用的情况。（5）通过excel的数据分析，是否存在异常维修的情况，比如轮胎或者机油的更换太频繁。2.5车辆报废处置（1）检查公务车报废处置单，核对公务车报废处置的三家比价资料是否真实合理。（2）参与报价的人员是否存在与处理人员有关系。（3）处置的收入是否及时入账，未入账则查明收入去向。2.6车辆违章管理（1）登录当地的车辆违章记录网，录入公务车的车牌号码，查询是否存在长期未处理的违章记录。（2）一般公务车违章罚款是否公司与司机分摊。司机个人原因造成违章，是否由司机承担赔偿责任。【要求】通过以上检查，对公务车的购置、使用、维修保养、作废做出客观评价，对总结经验、揭示风险，提出建议。3、印章管理（1）从综合管理部获取用印申请表、用印记录,印章样件表。（2）要求印章保管人对印章样件表进行盖章，核实印章的真实性。（3）核对用印记录表是否存在用印理由不正常的情况。（4）与印章保管人进行访谈，了解是否允许提前用印或者，从业务部获取合同，查看是否存在提前提前用印无记录的情况，了解印章保管人休假的用印交接的情况。（5）现场观察印章是否被妥善保管而不是被随意使用的情况，是否存在无申请用印的情况。【要求】通过以上检查，对印章的刻制、使用、报废做出客观评价，对总结经验、揭示风险，提出建议。4、出入门管理（1）从综合管理部获取车辆以及人员出入仓库、公司的记录以及仓库的出入库单据。（2）检查单据是否存在保安未签字或者漏签字的情况。（3）现场观察物流车辆出入门时，保安的监督检查，比如是否打开后备箱等进行有效检查。（4）访谈了解监控视频备份的情况，备份的介质。是否存在监控盲区但是又是仓库重地的情况。【要求】通过以上检查，对人、物品的出入管理以及监控做出客观评价，对总结经验、揭示风险，提出建议。5、业务招待（1）从财务系统导出管理费用-业务招待费明细账。（2）结合明细账、对应的会计凭证、业务招待申请表查看：招待额度是否超标；招待业务是否经过授权；是否存在异常费用报销，比如不当娱乐；是否存在账务处理不当的情况，比如宴请政府机关人士凭证摘要过于明细。（3）对于赠送礼品，该礼品是否有三家比价。可以通过再次询价的方式来进行审计【要求】通过以上检查，对业务招待所涉及的就餐、旅游住宿、礼品等重要环节所涉及道德申请、报销等做出客观评价，对总结经验、揭示风险，提出建议。6、餐券管理（1）从综合管理部获取餐券领用申请表以及餐券发放台账。（2）盘点剩余未发放的餐券，将盘点得到数量餐券台账的期末数额进行核对。（3）仔细检查餐券，餐券是否存在识别标志，是否有使用期限的规定。（4）对于回收的餐券是否做了破坏处理。【要求】通过以上检查，对餐券的设计印刷、申请、领用、作废做出客观