装饰公司大酒店活动作业流程

外场活动标准步骤一、会场租赁标准为满足活动要求，最大化利用会场部署出最好活动气氛，对会场租赁标准作出以下标准及要求：1、会场必需有开放式大厅，避免完全是独立包间或隔断式会场，优先选择视野开阔，少柱，少遮挡会场；2、会场宜选择当地较出名中高级酒店或茶楼，地址在市区中心位置，标志醒目，周围有地标型建筑最好，且交通方便，停车方便；3、会场必需能划分出舞台区域，用来部署投影仪、礼品、金蛋桌等，优先考虑有现成舞台和背景墙会场；4、优先考虑能提供投影设备、音响设备会场；5、优先考虑通道较短，无复杂分路会场；6、依据活动实际情况，会场大小宜以能部署20张以上谈判桌为准，且最好能提供无偿职员休息区；7、提前7--10天确定活动会场。二、外场活动责任人和企划部工作对接标准步骤阶段时间事项要求活动前活动前7--10工作日向企划部申请活动活动责任人向企划部出示有***签字同意《活动申请书》；活动责任人邀约企划部一同考察现场；企划部确定部署方案；企划部准备活动物料并列出物料清单；活动前一个工作日领取物料活动责任人按物料清单领取物料并签字确定活动前一个工作日物料运输及部署活动责任人安排车辆及人员运输物料，部署会场；企划部负责到现场对指导会场部署。活动中活动日（9:00--18:00)活动现场监督工作企划部负责现场展示物料维护；企划部负责现场监督及拍照。活动日物料拆卸及运回企业活动责任人安排人员及车辆拆卸物料并运回企业；活动责任人安排人员于活动结束当日将物料搬至企划部。活动后活动后第一个工作日9：00物料归还及入库企划部和活动责任人一同按清单清点物料并统计物料损坏及遗失情况，并由责任人签字确定；企划部负责物料入库。注:如活动责任人未按要求提前向企划部申请活动，企划部无法确保完成活动物料筹备及场地部署方案。三、活动步骤：阶段时间事项要求前期活动前7-10工作日活动总负责和企划部工作对接活动负总责人主动联络企划部沟通活动具体情况（时间、地址、会场大小、参会人数、所需物料）；实施责任人安排车辆联络企划部到活动现场进行勘察；企划部列出活动所需物料礼品进行筹备；活动前第2个工作日到场人员分类，确定人数工作人员分工活动总责任人确定用户类名单及数量；活动总责任人对工作人员分工，填写人员分工表活动前第1工作日现场活动全程演练：全部活动步骤演练检核活动漏点规范客服专员、设计师和用户沟通礼仪：握手、递名片等按现场活动实际，以时间为序，全部步骤演练：迎客、引导、对到场用户和总监到场实时播报；砸金蛋活动演练；现场活动程序及气氛营造、对应各项预案准备会场部署：物料申领及运输会场部署实施责任人申领物料，按清单签字领取；实施责任人安排车辆将物料运往活动现场并进行会场部署；会场部署最少完成90%；实施责任人对活动所需设备进行调试中期活动日8:30前全员到岗，完善会场部署职员着装检验会场检验A、实施责任人完善会场部署，再次清点活动所需物料；B、实施责任人检验职员着装情况，确保全员着装统一规范，佩戴工牌及胸贴标志，精神饱满，态度主动；C、实施责任人对会场环境进行最终检验，调整部署；D、实施责任人安排活动视频、音乐等文件播放，营造活动气氛活动日8:30-9:00战前动员明确目标A、活动总责任人召开活动前动员会；B、明确目标：老用户转签，新用户收定金、直签；活动日9:00-15:00用户邀请确定确定结果实时送报等侯用户到场A、客服专员对邀请用户进行电话确定，确保其在活动当日到场，并确定用户到场时间，提前安排设计师做好准备；B、客服专员向自己直属领导汇报邀请确定结果；C、用户到场前10分钟，客服专员在签四处等候用户，如不能提前往等候用户，则请求主管替换接待。活动日9:00-16:00（引导用户入场）迎宾帮助到场用户停车，引导用户到签四处组织用户签到客服专员接待用户进入会场，并对企业和活动等做介绍客服专员带来用户入座A、迎宾提前协调好车位，热情主动迎接用户，由一名迎宾帮助用户停好车后，率领用户到签四处签到，然后返回门口继续等候用户；B、签四处工作人员组织用户签到，并问询其客服专员是谁，然后通知在场等候客服专员率领用户进入会场；C、客服专员接到用户后，先率领用户进入会场，然后和主管一起协调座位及茶水，自己率领用户以会场内宣传物料为根本向用户作介绍（介绍次序：企业介绍、活动介绍、样板间介绍、钛马赫工艺介绍）1.企业介绍关键：企业概况、企业历史、企业荣誉；2.活动介绍关键：介绍此次活动关键卖点及活动步骤；3.样板间介绍关键：解释什么是样板间，和样板间用户特权；4.钛马赫工艺介绍关键：介绍传统工艺确实定，和钛马赫工艺针对传统工艺不足之处改良和优化；D、客服专员率领用户入座，问询用户对装修方面要求和期望，并为用户安排设计师。活动日9:00-18:00（谈单步骤）客服专员安排设计师和用户认识；设计师和用户沟通装修方案主管帮助谈单完成协议签署客服专员安排设计师和用户认识，并包装设计师；设计师和用户沟通设计方案，客服专员全程陪同，帮助谈单；客服专员依据谈单情况，邀请部门主管来帮助谈单；客服专员随时率领用户注意主持人动态，帮助主持人搞好气氛活动日9:00-18:00（主持步骤）1、主持人致欢迎词2、实时播报到场嘉宾及签单用户2、组织用户砸金蛋A、主持人致欢迎词，为活动做铺垫；B、总监到场播报，主持人介绍到场总监并宣告总监到场优惠政策；C、主持人播报交定签单情况、组织用户砸金蛋，借砸金蛋活跃现场气氛；D、用户砸金蛋时组织全场工作人员起哄鼓掌；主持人和用户展示中奖礼品，组织用户合影留念后期（活动日结束）会场物料清点归还礼品清点归还A、实施责任人归纳全部物料及礼品，运输回企业，妥善拆卸并打包，避免损坏及遗失；C、实施责任人将物料运回企业后和企划部和行政部按清单点数退库。四、活动总责任人及人员分工步骤职责责任人监督人活动总负责活动全体人员安排监督及步骤把控，提前和企划、行政部门沟通活动计划。总监（）物料礼品申领、运及退库活动前物料、礼品、设备申领及运输；活动完成后，物品清点及退库。营销主管进场区域部署门型展架（活动专题、企业介绍）、POP展架、地毯、POP导视牌及横幅（活动专题）安装及拆卸营销主管签四处部署签到桌、门型展架（活动介绍、活动介绍）安装及拆卸，三脚展架（钛马赫工艺）签到物品部署营销主管会场区域部署会场内桌椅部署、设计师POP展架、设计师台卡部署、门型展架（样板间介绍、见证人）及横幅（AAA单位、搜房网）安装及拆卸营销主管舞台区部署舞台区背景快展展架、投影仪、音响、礼品、金蛋、金蛋桌、插线板安装及拆卸营销主管大门迎宾1.协调会场外停车位，帮助开车到场用户停车；2.欢迎用户，率领用户到签四处；3.欢送用户营销主管签四处工作人员1.组织用户签到，问询其客服专员是谁；2.通知客服专员来签四处会见用户；营销主管客服专员1.率领用户进入会场，并以会场广告物料为基础，介绍企业、活动、样板房特点及定义、工艺优势及标准等；2.和主管一起协调安排座位及茶水；3.为用户安排设计师；4.陪同并帮助设计师谈单；5.请求主管帮助谈单；6.有用户砸金蛋时，活跃现场气氛客服专员设计师1.和用户沟通设计方案；2.完成协议或协议签署设计师主持人1.企业总监及见证人到场时播报，并作介绍2.组织用户参与砸金蛋等活动，和用户互动和带动现场工作人员搞好气氛。3.组织用户登记领取礼品，组织用户合影留念营销主管车辆安排人员安排好车辆及司机接送用户营销主管司机随时待命，运输物料及接送用户。当场活动安排司机五、会场各区域部署标准1.进场区域部署1.1活动专题横幅部署：活动专题横幅宜悬挂在酒店或茶楼大门门楣上，假如门楣不能悬挂，则考虑挂在进门后门厅或通道内。要求：悬挂有一定高度，横幅显眼，易被用户发觉参考图：悬挂在大门门楣上参考图：悬挂在签四处背后1.2POP导视牌部署在酒店大门通往会场路上，设置导视牌，为用户指示方向。要求：导视牌应摆放在分路、楼梯或电梯口等用户轻易迷路位置，导视牌画面依据具体情况制作。若酒店方能提供导视牌，则提前一天通知酒店方制作导视画面，若需企业带导视牌，最少提前3天通知企划部制作导视牌画面。1.3地毯铺设地毯能够给用户营造一个很盛大感觉，让用户提前感受到热情活跃活动气氛。假如酒店方公共区域很大，且无直达会场专用通道，或通道很长，则不适合铺设地毯。假如有通往会场专用通道，且通道较短，地毯铺设总长度小于20米，则能够铺设地毯。要求：地毯铺设在用户必经通道上，如大门至楼梯/电梯通道，或大门至签四处通道，采取一次性地毯，应提前量好铺设区域尺寸，提前将地毯裁剪拼接妥当，活动当日一早铺设，以避免地毯提前被污染或损坏。地毯应用地毯胶粘贴牢靠、平整。地毯参考图1.4.展架假如酒店大门到签到台处距离很远，或要经过转弯，上楼等则需要部署展架。要求：1、门型展架部署在大门内外，内容为活动介绍、企业介绍；2、POP展架背景墙部署在用户通往会场必经之路一侧，展架背景墙要连续部署，形成比较宏大视觉效果，营造活动气氛，划分行走通道。参考图：展架摆在门内或门外通道展架背景墙图片参考2、签四处部署2.1签到桌部署要求：签到桌应该铺设桌布，签到桌旁立签四处POP展架1个，企业介绍门型架1个，活动介绍门型架1个参考图：签四处部署2.2迎宾人员要求：迎宾人员应统一着装，佩戴绶带，迎接用户时面带微笑，热情大方。参考图：统一着装，佩戴绶带3、会场区域部署3.1会场横幅会场横幅悬挂“AAA级单位”和“搜房网合作伙伴”2条横幅。要求：横幅悬挂在会场大厅内显眼位置。参考图：室内横幅悬挂3.2.展架部署部署POP设计师展架和门型展架要求：展架靠边、靠墙部署，摆放整齐，依据现场情况能够多个展架连续部署在一起，也能够分散部署。参考图：会场展架部署3.3会场桌椅部署要求：会场最好能部署独立小圆桌，桌椅摆放整齐，每桌配四个凳子，尽可能让设计师和用户在沟经过程中不会影响到邻桌，桌椅尽可能多部署，避免用户到场高峰座椅不够用。参考图：桌椅部署3.4设计师台卡要求：每个谈判桌上全部要摆放一个台卡卡座，设计师谈单时要将自己台卡卡纸放入卡座中。参考图：台卡卡座3.5插线板部署要求：每两桌应部署一个插线板，作为设计师电脑电源，假如会场内插座数量太少，则最少4桌共用一个插线板，同时准备一个插线板给设计师电脑集中充电。4舞台区域部署4.1舞台背景画面快展展架要求：舞台背景画面展架要部署在舞台正中央，靠墙部署。4.2投影部署要求：投影幕布能够面对大厅部署在墙角，投影幕布不遮挡舞台关键部署，投影画面不被其它物体和人员遮挡为准，依据现场具体情况灵活安排。参考图：投影幕布靠边部署4.3金蛋、奖品部署要求：金蛋桌要铺设桌布，金蛋整齐摆放，金蛋礼品整齐堆放在金蛋桌前面或侧面，要尽可能显眼。参考图：背景画面、金蛋、礼品居中部署，努力争取显眼4.4音响部署要求：音响靠墙部署，会场前后各一个，音响线要靠墙粘牢，避免人员走动踢到音箱线。六、物料说明：物料分类名称实物照片横幅横幅内容：1、***样板房征集活动2、祝贺***被《四川日报》评选为单位！3、***——搜房网合作伙伴联盟装饰企业门型展架门型展架内容：1、企业介绍2、什么是样板房3、样板房用户享受更多4、工艺样板房见证人5、活动介绍6、样板房征集活动快幕秀快幕秀落地展架落地展架内容：1、签四处2、设计师介绍3、导视牌三脚展架三脚展架：1工艺介绍七、物料借出清单企划部物料及礼品借出清单物料分类名称计划数量实领数量等级归还情况横幅专题横幅：“***样板房征集活动”必选横幅：“祝贺***被评选为“质量、信誉、服务单位”！必选横幅：“***——搜房网合作伙伴联盟装饰企业”必选展架及展板“加入样板间”+门型架必选“什么是样板间”+门型架必选“活动介绍”+门型架必选“企业介绍”+门型架必选“设计师介绍”+落地展架必选“工艺介绍”+落地展架可选“签四处”+落地展架可选“工艺样板房代言人”+门型架可选3米快幕秀可选4米快幕秀可选绶带***欢迎您！必选红地毯可选手提袋必选谈单资料产品DM单、宣传册、720DM单、墙地固DM单必选电脑文件钛马赫工艺视频、企业介绍音频、往届活动照片、活动投影背景静态画面必选金蛋可选金蛋锤可选胸贴可选红绒布可选礼品礼品1可选礼品2可选礼品3可选礼品4可选礼品5可选礼品6可选注：1、尽可能让酒店或茶楼提供物品及设备，尽可能少带企业物品；2、如第一场活动责任人在活动结束后未将物料归还企划部，而是直接交由下一场活动责任人，请双方做好书面交接工作，不然如出现物料损坏及遗失，由第一场责任人负担全部责任；3、如活动责任人未按要求向企划部就物料领取及归还进行签字确定，造成损失全部由活动责任人负担；4、假如活动物料遗失或恶意损坏（如不珍惜物料，乱堆乱放，野蛮安装及拆卸等造成损坏），由企划部上报行政部对活动责任人作出处罚。（物料自然损耗不作处罚。损坏情况是否为恶意损坏由企划部酌情判定。）借出人：领用人：