中外理总公司系统用户需求说明书样本

中华人民共和国外轮理货总公司OA系统顾客需求阐明书中远信息科技有限公司3月1 项目概述 51.1 项目概述 51.2 参照资料 61.3 术语 62 项目背景 63 现行业务流程分析 64 系统详细需求 74.1 系统功能构成 74.2 文书岗位阐明 74.3 发文管理需求阐明（党办需求—党委发文） 74.3.1 功能阐明 74.3.2 输入数据及解决规定 84.3.3 输出数据及规定 84.3.4 流程图 84.3.5 流程描述 104.3.6 数据项描述 124.3.7 发文稿纸界面 134.4 收文管理需求阐明 164.4.1 功能阐明 164.4.2 输入数据及解决规定 174.4.3 输出数据及规定 174.4.4 流程图 174.4.5 流程描述 194.4.6 数据项描述 214.4.7 表单界面 224.5 签报管理需求阐明 234.5.1 功能阐明 234.5.2 输入数据及解决规定 234.5.3 输出数据及规定 234.5.4 流程图 234.5.5 流程描述 254.5.6 数据项描述 264.5.7 稿纸界面 274.6 会议纪要需求阐明 284.6.1 功能阐明 284.6.2 输入数据及解决规定 284.6.3 输出数据及规定 284.6.4 流程图 284.6.5 流程描述 294.6.6 数据项描述 294.6.7 表单界面 295 环境需求 305.1 硬件需求 305.1.1 应用服务器 305.1.2 客户机 315.1.3 备份服务器 315.2 软件需求 315.2.1 应用服务器 315.2.2 客户机 315.2.3 备份服务器 326 安全保密性需求 327 易使用性需求 338 可维护性需求 33

文档名称中华人民共和国外轮理货总公司OA系统顾客需求阐明书文档编号OAD-001-编制人景照艳、田松涛、徐永利完毕日期-审核人审核意见审核日期批准人批准意见批准日期备注版本修订记录修改人修改内容概要（或因素）修改日期版本号审核人项目概述项目概述系统名称：中华人民共和国外轮理货总公司OA系统任务提出：中华人民共和国外轮理货总公司需求综述：通过实行本系统协助中华人民共和国外轮理货总公司实现无纸化电子文献审批流程.中华人民共和国外轮理货总公司OA系统主体某些由各种子系统构成，涉及公文管理、寻常办公、信息广场、财务管理、个人办公、系统维护等。各业务系统间紧密集成，形成一种有机整体，不会浮现任何一种信息孤岛，可以满足公司将来发展规定。项目目的：当前既有老式手段管理已经不能满足中华人民共和国外轮理货总公司日益发展办公需要，而采用新BS版OA系统目的就是建设一种功能完善、设立灵活、安全以便、管理简朴、高质高效协同办公平台系统。通过协同办公平台建立，在集团范畴内提高信息共享限度，实现文献、信息、会议及各种审批业务流协同管理。并通过引入新技术和手段，提高系统安全性、信息及时性，便于员工之间沟通协作、文档及知识共享、办公业务解决以及公司文化营造。软件开发方及有关人员：中远信息科技有限公司参照资料参照资料：《中远信息科技有限公司<需求阐明书>编制规范》术语OA—OfficeAutomation,办公自动化IT--InformationTechnology,信息技术CDMS--COSCODigitalManagementSystem,中远数字化管理平台 项目背景中华人民共和国外轮理货总公司是专门从事船舶理货业务国有重要骨干公司，下辖84家口岸公司，寻常管理工作非常繁重，需要大量协同工作解决寻常工作中问题，通过既有老式手段管理已经不能满足中外理总公司业务迅速发展，老式管理模式逐渐成为了阻碍公司发展瓶颈。中华人民共和国外轮理货总公司作为中远集团二级公司，需要一流信息支撑平台，运用成熟IT技术，结合公司发展战略，理顺公司信息流，充分运用当代信息技术，提高信息运用效率，提高公司核心竞争力，打造一流公司信息平台，为实现更高战略目的提供强有力支持工具。中远信息科技有限公司办公自动化软件产品易智办公系统（CoShare）采用先进技术和科学、系统设计思想，不但可以对老式文档数据进行管理，并且可以对图形、图象、声音等非构造化数据进行管理。同步，系统在设计思想上采用WWW技术，使得提供应顾客不但是办公自动化产品，更为顾客构筑了信息网络/Intranet框架。通过本系统，顾客在实现协同办公同步，既可以通过浏览器链接此前已有应用，充分运用已有投资，也可以按照分步实行、建用结合模式，链接将来应用，以达到系统扩展目。中华人民共和国远洋运送（集团）总公司数字化管理平台（简称CDMS）系统是基于易智办公系统实行最典型范例。现行业务流程分析当前既有老式手段管理已经不能满足中华人民共和国外轮理货总公司日益发展办公需要，逐渐成为了阻碍公司发展瓶颈。系统详细需求系统功能构成文书岗位阐明为以便文献中转，以及满足因公司文书人员变化但不能影响公司文献正常运转和查阅需求，在中华人民共和国外轮理货总公司协同办公平台中，建议设立一种专门文书帐号：公司文书，用来实现公司级文献中转。即担当文书岗位员工有两个帐号，一种是本人真实身份注册帐号，一种是使用专门文书帐号，用于解决公司文献流转等寻常文书工作。那么，虽然文书岗位人员有变化，但文书帐号不变，仅变化文书登录密码即可正常使用，不影响文献运转与解决等。发文管理需求阐明（党办需求—党委发文）功能阐明重要完毕发文所涉及一系列操作：部门拟稿、部门审签、领导签发、文书印发、归档等。系统对发文整个流程进行跟踪，详细记录公文当前状态、发文审核过程和领导审签，系统还提供强大痕迹保存功能。在保证安全权限前提下，容许对公文进行各种形式查询(如：按日期、按类型、按拟稿单位)，依照实际状况，管理员可以对公文进行手工干预，跳转、调节流程流向和解决人，以便公文得到及时、对的解决。文献签发后，再逐级返回至公文存档人员进行归档操作，可依照流程定制，自动或手动转到档案库中，以便进行档案管理。所包括发文文种有：公司发文（行政发文）、党委发文。包括发函类型有：函。其中公司发文和函共用一种表单和流程。党委发文表单同公司发文，由于党委发文是党办核稿、套红归档，党委发文流程独立创立。发文领导核批意见按照时间倒序排列。发文类公文可以按照主办部门、文号、时间范畴等字段进行查询。办公室李主任提供了贵司电子档发文稿纸，详见4.37发文稿纸界面，通过和贵司沟通，批准OA系统中发文、发函表单设计界面依照实际需要进行格式调节，在文献签发后打印时格式要按照4.37发文稿纸界面格式进行输出。输入数据及解决规定见本节流程描述。输出数据及规定发文在流转结束后有3种也许输出成果:文献流转结束1年后归入文档管理数据库，并从应用数据库删除，同步删除有关待阅和待办文献。如果发文最后需要发送到内部单位,则可通过OA系统中发送待阅（发送文献链接形式）告知收件人。如果发文最后需要发送到外部单位,则可通过直接打印出套好红发文文献,而后以纸质方式送交关于单位。流程图公司发文流程图：函流程图：详见公司发文流程图。党委发文流程流程描述公司发文、函流程权限和操作拟稿起草发文；填写有关文献要素；可以将发文传递给部门领导审核，若是由部门领导起草文献，直接送分管公司审批或送会签部门。需要输入内容：标题、缓急限度、密级、正文、附件、主送对象、抄送对象、内部送达人员、印数、备注等信息。在登记内容中标题为必填项目。选取会签部门和分管领导，拟定会签部门、主管领导审批人员。部门领导审核分两种状况：（1）审核发文，选取主管公司领导、选取会签部门，然后将发文送交给办公室核稿；也可以将文献打回给拟稿人。（2）审核发文，选取主管公司领导、选取会签部门，如需会签，然后将发文送交给会签部门领导审批，会签部门领导审批顺序将按照选取顺序进行流转；也可以将文献打回给拟稿人。会签部门领导会签部门领导办理完毕后返回给会签发起人；或者直接送交给下一种会签部门领导，由最后一种会签部门领导返回给会签发起人。办公室核稿核稿后提交给公司分管领导审批。（核稿人员需要拟定）主管公司领导审批审批后送总经理签发；或者直接签发文献，然后送拟稿人，由拟稿人送交给档案管理员编号。公司领导签发签发文献，然后交给档案管理员编号。然后送拟稿人，由拟稿人送交给档案管理员编号。编号档案管理员填写文号，并提交给拟稿人套红分发。编号环节办理人员只需点击“编号”按钮，系统自动进行编号，对于特殊状况下对编号手动干预调节权，将分派给办公室李东主任。拟稿人套红分发归档校对、整顿版式，生成红头文献（CS客户端生成）、分发文献，然后预归档，流程结束。分发时可以按部门/人员/群组选取分发范畴。注：除公司发文外函流程节点阐明同公司发文流程描述。党委发文流程描述：流程权限和操作党办拟稿起草发文；填写有关文献要素；可以将发文传递给部门领导审核，若是由部门领导起草文献，直接送分管公司审批或送会签部门。需要输入内容：标题、缓急限度、密级、正文、附件、主送对象、抄送对象、内部送达人员、印数、备注等信息。在登记内容中标题为必填项目。仅限于党办起草。选取会签部门、主管公司领导。部门领导审核分两种状况：（1）审核发文，选取主管公司领导、选取会签部门，然后将发文送交给办公室核稿；也可以将文献打回给拟稿人。（2）审核发文，选取主管公司领导、选取会签部门，如需会签，然后将发文送交给会签部门领导审批，会签部门领导审批顺序将按照选取顺序进行流转；也可以将文献打回给拟稿人。会签部门领导会签部门领导办理完毕后返回给会签发起人；或者直接送交给下一种会签部门领导，由最后一种会签部门领导返回给会签发起人。党办核稿党办核稿后提交给公司分管领导审批。（核稿人员需要拟定）主管公司领导审批张书记审批后送总经理签发；或者直接签发文献，然后交给档案管理员编号。公司领导签发卢总签发文献，然后交给档案管理员编号。也可以退回拟稿部门领导，由部门领导返回拟稿人。编号档案管理员填写文号，并提交给拟稿人套红分发。编号环节办理人员只需点击“编号”按钮，系统自动进行编号，对于特殊状况下对编号手动干预调节权，将分派给办公室李东主任。党办套红分发归档党办校对、整顿版式，生成红头文献（CS客户端生成）、分发文献，然后预归档，流程结束。分发时可以按部门/人员/群组选取分发范畴。数据项描述表单由如下基本数据项构成：数据项功能和概述昂首起草时默以为“中华人民共和国外轮理货总公司发文稿纸”。当前状态记录文献当前解决人和状态。文献编号顾客通过操作按钮编辑输入，编号采用同一文种内所有部门共同使用大流水方式。公司领导签发意见总经理签发意见。主管公司领导意见主管公司领导审批意见。文献标题发文标题。密级顾客可选取，起草时默以为空，列表为秘密、机密。急缓顾客可选取，起草时默以为空，列表为急和特急。电话拟稿人电话。主办部门拟稿单位名称。拟稿人拟稿人姓名。部门经理睬签会签部门部门经理意见。主办部门经理审核主办部门经理审核意见。核稿办公室核稿意见。主送主送单位抄送抄送单位内部送达内部送达人员，通过度发方式发送电子文献链接，拟稿人填写，办公室核稿人（公司文书角色）可以调节。附件随文发附件名称。印数文献打印份数。主题词发文文献主题词打印印制人签名校对校对人签名备注主管公司领导拟稿人选取，部门经理可以修改会签部门拟稿人选取，部门经理可以修改注：因贵司未提供发函稿纸界面，除公司发文外函，数据项以公司发文为基准，依照详细需要作恰当调节。发文稿纸界面公司发文稿纸：中华人民共和国外轮理货总公司发文稿纸中理字〔〕号(封发日期年月日)缓急密级公司领导签发：分管领导意见：部门经理睬签：主办部门：拟稿人：电话：主办部门经理审核：核稿：印数：打印：校对：主送：抄送：附件：主题词：标题：内文（仿宋3号）正文：

附件：上传删除流程设立主管公司领导：会签部门：注：函稿纸同公司发文稿纸。公司发文稿纸：中华人民共和国外轮理货总公司党委发文稿纸中理字〔〕号(封发日期年月日)缓急密级公司领导签发：分管领导意见：部门领导会签：主办部门：拟稿人：电话：主办部门领导审核：核稿：印数：打印：校对：主送：抄送：附件：主题词：标题：内文（仿宋3号）正文：

附件：上传删除流程设立主管公司领导：会签部门：收文管理需求阐明当前办公室收到来文分三种类型：（1）、通过311网收到上级来文，涉及涉密文、非涉密公文，其中大某些是非涉密公文。（2）通过vpn访问中华人民共和国远洋运送集团总公司OA系统，在集团总公司OA系统中注册中外理文书帐号，用此顾客身份接受集团总公司来文，打印出纸质文献进行阅、示、办。（3）、接受来自中办、国办下发公文。对于收到涉密公文，依照贵司意见，不在OA系统中进行阅、示、办，仍按原解决方式进行解决。功能阐明可以实现收文流转全过程，流转环节和权限控制可以在定义流程时灵活设定；其她功能和发文管理类似。所包括收文文种有：公司收文、党委收文。党委收文表单和公司收文共用一种表单。通过公文接口接受中远集团来文。公司文书进行来文起草，将中远集团来文、311网收到上级来文、来自中办、国办下发公文进行登记，收文起草权限仅限于公司文书。公司文书依照办公室主任拟办意见，拟定选取来文解决：阅知、阅办、领导批示。阅知：依照拟办意见，公司文书选取阅知人员，送交阅知人员办理。阅办：依照拟办意见，公司文书选取阅办部门，送交阅办部门人员办理。领导批示：依照拟办意见，公司文书选取批示领导，送交公司领导批示。对于需要阅办文献，主办部门只有一种，也许有各种协办部门，每个承办部门办完后交给公司文书，再选取下一种部门办理，串行解决。收文分为限办、急办（及时就办理），期限分限期、不限期。系统提供催办功能，收文解决单提供催办时间字段，公司文书依照拟办意见设定催办时间，到期前三天，自动提示。依照重要级别，待办有颜色提示。如果是急办事宜，待办中显示红色。收文类公文可以按照部门、时间范畴进行查询。输入数据及解决规定见本节流程描述和数据项描述。输出数据及规定收文在流转结束后同样在收文数据库中保存为期一年备份，同步发送一份拷贝到文档管理数据库。流程图公司收文流程：党委收文流程：流程描述公司收文流程：流程权限和操作登记文献公司文书依照接受收文内容，起草收文办理单；填写有关文献要素；然后将文献送办公室主任拟办。办公室拟办办公室主任填写拟办意见后，将文献返回给公司文书解决。可以选取办理部门、批示领导。公司文书依照拟办意见，拟定来文解决：阅知、阅办、领导批示。阅知：依照拟办意见，公司文书选取阅知人员，送交阅知人员办理。阅办：依照拟办意见，公司文书选取阅办部门，送交阅办部门人员办理。领导批示：依照拟办意见，公司文书选取批示领导，送交公司领导批示。依照拟办意见可以选取办理部门、批示领导。对于需要阅办文献，主办部门只有一种，也许有各种协办部门，每个承办部门办完后交给公司文书，再选取下一种部门办理，串行解决；也可以按照选取顺序进行办理。依照状况，每个批示领导审批完后通过公司文书送交下一种领导批示，也可以按照选取顺序进行流转批示。领导批示批示领导意见。办理部门办理部门意见。公司文书依照文献流转状况，将文献送交办理部门领导或送公司领导批示。承办成果、分发公司文书依照承办状况填写办理成果；选取分发范畴进行分发。预归档承办部门归档，结束流程。党委收文流程：流程权限和操作登记文献公司文书依照接受收文内容，起草收文办理单；填写有关文献要素；然后将文献送办公室主任拟办。党办拟办党办主任填写拟办意见后，将文献返回给公司文书解决。可以选取办理部门、批示领导。公司文书依照拟办意见，拟定来文解决：阅知、阅办、领导批示。阅知：依照拟办意见，公司文书选取阅知人员，送交阅知人员办理。阅办：依照拟办意见，公司文书选取阅办部门，送交阅办部门人员办理。领导批示：依照拟办意见，公司文书选取批示领导，送交公司领导批示。依照拟办意见可以选取办理部门、批示领导。对于需要阅办文献，主办部门只有一种，也许有各种协办部门，每个承办部门办完后交给公司文书，再选取下一种部门办理，串行解决；也可以按照选取顺序进行办理。依照状况，每个批示领导审批完后通过公司文书送交下一种领导批示，也可以按照选取顺序进行流转批示。领导批示批示领导意见。办理部门办理部门意见。公司文书依照文献流转状况，将文献送交办理部门领导或送公司领导批示。承办成果、分发公司文书依照承办状况填写办理成果；选取分发范畴进行分发。预归档承办部门归档，结束流程。数据项描述表单由如下基本数据项构成：数据项功能和概述昂首默认“收文解决单”来文单位来文单位文献发号来文编号来文时间来文时间文献标题收文标题收文日期文献登记日期文献收号文献收文编号密级顾客可选取，起草时默以为空，列表为秘密、机密急缓顾客可选取，起草时默以为空，列表为急和特急拟办规定办公室主任拟办意见。各部门解决意见和成果办理部门意见和办理成果。领导批示公司领导批示意见。备注备注文献类型阅办、阅知、批示。批示领导选取需批示公司领导。办理部门选取办理部门。表单界面文件传阅处理单文献发号：<>号文献收号：文献标题拟办规定领导、部门签字：阅办人/日期领导批示总经理党委书记副总经理副书记总会计师办公室经营发展部业务部财务会计部人力资源部党办审计部督办期号呈送时间办理成果规定督办文献须按限期完毕；阅办文献阅后，请及时退回。附件：上传删除流程设立批示领导：办理部门：注：党委收文表单和公司收文共用一种表单。签报管理需求阐明功能阐明完毕签报拟稿、审核、批示和归档等一系列符合公文解决流程操作，可实现签报流转过程跟踪，具备严格权限管理。签报运转完毕后，以部门为单位进行归档，以便进行管理。系统在显示意见时只显示意见不为空意见条目。稿纸中编号指档案管理员编号，各部门不再单独编号。签报文献可以按照部门、时间范畴等字段进行查询。输入数据及解决规定见本节流程描述。输出数据及规定签报在流转结束后到承办人归档。流程图签报流程图：流程描述签报审批流程描述：流程权限和操作拟稿起草文献；填写有关文献要素；可以将文献传递给部门经理审核，若是由部门经理起草文献，直接送分主管公司领导审批或送会签部门。选取会签部门和分管领导。部门领导审核分两种状况：（1）审核发文，选取主管公司领导、选取会签部门，然后将发文送交给主管公司领导审批；也可以将文献打回给拟稿人。（2）审核发文，选取主管公司领导、选取会签部门，如需会签，然后将发文送交给会签部门领导审批，会签部门领导审批顺序将按照选取顺序进行流转；也可以将文献打回给拟稿人。会签部门领导会签部门领导办理完毕后返回给会签发起人；或者直接送交给下一种会签部门领导，由最后一种会签部门领导返回给会签发起人。分管公司领导审批审批后送总经理签发；或者直接签发文献，然后交给档案管理员编号。总经理签发签发文献，然后交给档案管理员编号。编号档案管理员填写文号，并提交给承办人分发归档。编号环节办理人员只需点击“编号”按钮，系统自动进行编号，对于特殊状况下对编号手动干预调节权，将分派给办公室李东主任。拟稿人套红分发归档校对、整顿版式、分发文献，然后预归档，流程结束。分发时可以按部门/人员/群组选取分发范畴。数据项描述签报数据项：表单由如下基本数据项构成：数据项功能和概述昂首起草时默以为“中华人民共和国外轮理货总公司签报用纸”。当前状态记录文献当前解决人和状态。文献编号顾客通过操作按钮编辑输入，编号采用同一文种内所有部门共同使用大流水方式。总经理批示总经理批示意见。主管公司领导意见主管公司领导审批意见。文献标题发文标题。主办部门拟稿单位名称。承办人拟稿人姓名。部门经理承办部门经理审批意见。部门会签会签部门部门经理意见。主送主送单位抄送抄送单位内部送达内部送达人员，通过度发方式发送电子文献链接，拟稿人拟稿时可以选取分发范畴，部门经理、档案管理员可以调节。附件随文发附件名称。备注主管公司领导拟稿人选取，部门经理可以修改会签部门拟稿人选取，部门经理可以修改稿纸界面中华人民共和国外轮理货总公司签报用纸中理字[]号总经理批示：主管公司领导意见：部门会签：主办部门：部门经理：承办人：标题：关于请示总经理：正文：

附件：上传删除流程设立主管公司领导：会签部门：会议纪要需求阐明功能阐明在总经理办公会会议、党政联席会议、总经理办公会扩大会会议结束后，记录人起草会议纪要通过审批，以公文流转形式发放到各有关部门以及与会人员。会议纪要在公司文秘处进行管理。办公室主任有权更改编号，有权更改编号基数。会议纪要类文献可以按照部门、时间范畴进行查询。输入数据及解决规定见本节流程描述和数据项描述。输出数据及规定会议纪要在流转结束后在会议纪要数据库中保存为期一年备份，同步发送一份拷贝到文档管理数据库。流程图流程描述总经理办公会会议、党政联席会议、总经理办公会扩大会会议纪要流程：流程权限和操作拟稿起草会议纪要单，填写有关文献要素，送交给总经理签字。总经理签字对会议纪要进行审批，然后返回拟稿人。拟稿人发布套红、打印、分发、归档。流程结束数据项描述表单由如下基本数据项构成：昂首顾客填写会议纪要标题。总经理签字时间地点经办部门经办人会议议题：文献编号与会人员主持人记录人主送抄送发布范畴可以按接受人员/部门/群组进行选取。备注附件附件名称。表单界面会议纪要总经理签字：时间：地点：经办部门：经办人：会议议题：文献编号：与会人员：主持人：记录人：主送：抄送：发布范畴：(请选取内部接受人员或部门)备注：附件：附件：上传删除环境需求硬件需求应用服务器CPU：双Xeon3.0G以上内存：2GB以上（建议4GB）硬盘：73G硬盘×4/RAID卡网络合同：可支持TCP/IP、IPX/SPX等各种通信合同网卡：1000M网卡×2电源：双电源服务器需要提供UPS电源，可以提供至少一小时不间断供电。客户机CPU：IntelPentiumIII600MHz以上内存：256MB以上硬盘：20G以上空闲硬盘空间网络合同：可支持TCP/IP、IPX/SPX等各种通信合同网卡：100M网卡备份服务器CPU：Xeon2.0G以上内存：1G以上硬盘：73G硬盘×4/RAID卡网卡：1000M网卡×2电源：单电源服务器需要提供UPS电源，可以提供至少一小时不间断供电。软件需求应用服务器操作系统：WindowsServer中文版浏览器：IE6后来版本应用软件：LotusDominoR6.5客户机操作系统：Windows98/NT/浏览器：IE6后来版本应用软件：MicrosoftWord或后来版本备份服务器操作系统：WindowsServer中文版Domino服务器：LotusDomino6.5.5安全保密性需求任何软件系统都必要考虑安全性规定，信息安全是应用系统成功必要条件。尽管每一种信息系统对安全