EXCEL报告及运用技巧

2024/4/291Excel

运用及报告技巧最基本的认识在工作中，做报告一定要记住以下几点:一、能用表格，就不要用文字叙述.二、能用图表，就不要用表格三、能用PPT报告，就不要用excel报告2024/4/292以下为EXCEL在工作中的一些技巧应用……报告时注意事项--字体的设定2024/4/293【字体设定】：Excel中单元格中的文字通常用新细明体，12号字，英文为Arial.标题通常用20号新细明体/粗体,以突出显示.PPT中同样，只是所有的字体最小不能低于18号报告时注意事项---栏宽2024/4/294重要的栏位要加宽,此栏并不重要,这是我们在报告时常见的错误,且尽量在一页上全部显示.报告时注意事项--显示比例2024/4/295通常在报告时，我们把显示比例设成100%【放大缩小页面】：一只手按住ctrl，另一只手逆时针滚动滑鼠，则页面放大;另一只手顺时针滚动滑鼠，则页面缩小.这在我们报告时很有帮助，可以放大缩小页面让人清楚看到报告的内容常用快捷键1、ctrl+S----存档2、ctrl+A----全选3、ctrl+X----剪下4、ctrl+C----复制5、ctrl+V----粘贴6、ctrl+F----寻找这些是常用的，还有……我们可以在Excel菜单里直接看到……2024/4/2972024/4/298换行格式的设定

文字對齊方式

文字控制

文字方向

【作用】：在一个单元格内可以换行，但是有一个不好之处是，只要拉动栏宽，字数就会改变，所以我们换行时，通常按Alt+Enter2024/4/299外框格式的設定

【框线的作用】:突出显示，报告的时候可以用到，以让人清楚的晓得你要报告的内容字体也可变更，作用同上.2024/4/2910步驟:選取具有想要複製之格式的儲存格範圍。在[格式]工具列上，按一下[複製格式]選取想要將格式設定複製過去的儲存格範圍。格式復制-格式刷

【作用】:只能复制相应的格式,不能复制文字,

通常用：ctrl+c复制文字编辑菜单-----选择性贴上2024/4/2911编辑菜单【作用】:很好的工具,可根据自已的需要去贴,在写邮件时可把你要show的东西贴出来，有好几种格式供我们选择.在PPT里面贴成HTML格式，便于更改Printscreen的应用2024/4/2912【作用】:我们有的时候就不需要拍照，直接按键盘上的printscreen,比拍的照更清晰从字面上讲就是:

打印屏幕如下：按printscreen—打开小画家

按ctrl+c(粘贴）选取你想要的画面再按ctrl+C贴到你想要的位置超链接的使用12024/4/2913【作用】:在资料位置正确的情况下直接点选即可打开相应资料.但插入的只是路径，如果那头的资料位置变更，则无法链接，也就是说无法打开指定物件我们通常用插入物件的方式来放文件超链接的使用22024/4/2914【编辑超链接】:若原来的资料位置变更需重新链接，则选此项【移除超链接】:取消此链接插入物件12024/4/2915【作用】:功能相当强大，在办公软件的应用中，用得很多，尤其在我们做报告时就可以用到，尽量少用超链接，如下…….插入物件22024/4/2916【二种插入状态】:一种是以图示，一种是以图片，可以演练给大家看一下,我们均可点击打开相应的档案在以后的报告中，能用插入物件的形式尽量用插入注解2024/4/2917我们在用EXCEL作报告时也可以用插入注解的方式一种是用插入快取图案进行编辑另一种是直接插入注解。二种各有各的好处。在做报告时这个也可以用到2024/4/2918群组/大纲的使用1我们在报告文件时，可以用此，如上图，这样，可以节省空间，尽量让档案在一页上显示，避免用鼠标在不停的拖揍2024/4/2919群组/大纲的使用2移动复制的运用2024/4/2920【作用】:可以在同一活页薄或不同的活页薄里面移动或复制，实际操作看一下简单涵数的应用１2024/4/2921右击点下右下角数字键，可以得出数据的平均值，计数，求和等等简单涵数的应用２我们在使用数据时请尽量使用公式，否则相应的数字变动，会使信息错误，下面介绍一些简单的涵数Sum(求和）Average（平均）Count（项目个数）举例来看2024/4/29222024/4/2923举例1Sum(D2:D7)----函数==D2+D3+D4+D5+D6+D7------公式我们尽量用函数，不要用公式，具体请看下页举例22024/4/2924函数没有出现任何问题公式里漏掉了D4参照位置简单认识参照运算符1---“:”代表储存格范围（起迄之间的报有储存格）例如---B10：E10（指B10、C10、D10及E10等四個储存格2---“，”联集（数个储存格范围的总集合）例如---sum(B3:B5,A4:C4)2024/4/2925Excel的应用2024/4/2926二、图表的制作

利用Excel提供的图表功能，可以基于工作表中的数据建立图形表格，这是一种使用图形来描述数据的方法，用于直观地表达各统计值大小差异，现在以制作A、B、C班出勤率状况表，教大家如何制作图表，请按下列步骤进行操作：

将工作表的数据选中，点击“插入”菜单，选择“图表”选项

选择“自订类型”，选择“双轴折线直条图”Excel的应用2024/4/2927

点击“下一步”，在出现的界面上选择“

”按钮，（如左图）

点击“下一步”，出现右图的界面，在图表标题栏里输入标题Excel的应用2024/4/2928

点击“完成”，出现左图的界面，得出工作表。

可以对工作表进行格式编辑。

编辑后的图表。本次课程的目的及作业1.简单的EXCEL运用，重要的是一些报告技巧.希望大家可以学以致用2.大家用电子档的形式做一份报告（工作日报），请用到其中的技巧(字体、框线的运用、换行、超链接、插入物件，printscreen、群组大纲、简单函数等等）周五发过来，不管白班还是夜班.2024/4/29292024/4/2930键盘的功能及快捷键的使用键盘结构介绍功能键的使用Windows快捷键的使用Ctrl组合快捷键的使用2024/4/2931键盘的介绍功能键编辑键盘数字小键盘主键盘区外部输出设备，其作用是检测操作者击键动作，把机械的位移转换成电信号，输入到计算机中。2024/4/2932功能键F1显示当前程序或者windows的帮助内容F2当你选中一个文件的话，这意味着“重命名”F3当你在桌面上的时候是打开“查找：所有文件”对话框F4打开IE中的地址栏列表，要关闭IE窗口，可以用Alt+F4F5用来刷新IE或资源管理器中当前所在窗口的内容F6可以快速在资源管理器及IE中定位到地址栏F7在Windows中没有任何作用，但在DOS窗口中，它是有作用的F8在启动电脑时，可以用它来显示启动菜单F9在Windows中同样没有任何作用F10激活当前程序的菜单栏F11可以使当前的资源管理器或IE变为全屏显示F12在Word中，按下它会快速弹出另存为文件的窗口2024/4/2933Windows组合快捷键Windows+E

启动'资源管理器'R启动运行F

启动搜索所有文件和文件夹D激活的窗口放大或缩小到任务栏中M缩小所有窗口到任务栏Shift+M还原所有任务栏中的窗口Ctrl+F

启动搜索计算机F1启动“Windows”帮助2024/4/2934Ctrl组合快捷键Ctrl

+A

全选B

粗体C

复制E

居中对齐F

查找G

定位H

替换J

两端对齐N

新建O