基层医疗卫生机构档案交接问题及建议

[中图分类号]G271[文献标识码]A[文章编号]1009-5349(2016)02-0127-02一、机构撤并引起的档案交接工作(一)机构合并引起的档案交接工作1.情况概述。以郫县为例,2003年4月,根据2002年郫县机构编制委员会文件要求,郫县卫生防疫站和郫县血吸虫病防治站两家基层医疗卫生单位合并新建为郫县疾病预防控制中心。郫县卫生防疫站和郫县血吸虫病防治站两家单位的原有档案全部由合并后新建的郫县疾病预防控制中心接收。2010年12月,这两家单位原有档案又由郫县疾病预防控制中心整体移交给郫县卫生局(现郫县卫生和计划生育局,下同)。2.存在问题。在档案移交过程中,由于这两家单位成立时间较长,形成档案较多,因此在清点过程中耗时较长。档案移交中则主要存在档案分类不够规范的情况,具体表现为文书与实物档案、文书与声像档案、文书与科技档案均未能分开,后三类的档案数量都一并统计在文书档案中,不利于档案的清点、保管和利用工作。3.对策建议。针对档案分类不够规范的情况,建议负责档案交接工作的人员熟悉并掌握本单位的档案分类方案,随后从档案门类入手,分类别梳理各类档案,如将获县以上荣誉称号奖杯、奖牌、锦旗、证书等的实物类档案,反映本单位重大活动、重要会议、重大事件的照片、录音、录像、光盘等的声像类档案,购置设备、基建项目等的科技类档案,分门别类,与文书档案分开清点、统计后再行移交。(二)机构撤销引起的档案交接工作1.情况概述。2010年7月,根据郫县机构编制委员会文件要求,郫县卫生学校撤销。2012年12月,原郫县卫生学校档案全部由原郫县卫生学校移交给郫县卫生局,共计移交档案643卷。2.存在问题。在档案移交过程中,由于档案数量不多,档案交接工作人员对档案进行了两次清点。档案移交中则主要存在会计档案数目不一致、会计档案保管期限过长的情况,具体体现为档案统计数目与清点数目不一致、保管期限为15年的会计档案实际已经保管23年,不符合档案保管制度要求。3.对策建议。针对会计档案数目不一致的情况,建议档案交接工作人员细心查看所有档案,逐一清点,仔细核对档案数量;针对会计档案保管期限过长的情况,由于移交中出现保存期为15年的1989年会计档案仍然存在的情况,建议档案交接工作人员熟悉、掌握本单位的档案保管期限,考虑到郫县卫生学校撤销的时间为2010年,因此1995年之前形成的、保管期限为15年的会计档案都应该单独列入待销毁档案,按照档案销毁程序进行销毁。二、整体入馆引起的档案移交工作(一)情况概述2013年5月,由于郫县档案局新馆落成,根据郫县档案局要求,郫县卫生局向郫县档案局整体移交本单位1994―2001年间的档案(1994年之前的档案已移交),共计移交档案513卷。另外,郫县卫生局将4家下属单位(郫县卫生防疫站、郫县血吸虫病防治站、郫县卫生学校、郫县爱国卫生运动委员会)此前移交给本单位的档案一并移交给郫县档案局,共计移交档案527卷。(二)存在问题在档案移交过程中,由于档案时间跨度较长,移交档案单位、档案数量众多,为档案清点、移交工作带来不少难度。档案移交中主要存在全宗卷较多、档案保管范围划分过细和各单位档案相互交叉的情况,具体体现为将文书档案中的业务类档案又按照不同职能进行了二次划分,不同单位有相同主题的业务档案,容易造成相互混淆。(三)对策建议针对全宗卷较多的情况,建议档案移交工作人员在进行移交前先行了解部门组织机构沿革,区分不同单位档案与同一单位不同门类档案;针对档案保管范围划分过细的情况,建议档案移交工作人员熟悉单位内设科室及科室职能,有效把握业务类档案;针对各单位档案相互交叉的情况,建议档案移交工作人员事先熟悉不同单位的档案分类方案,了解各单位组织机构沿革,才能有效区分各单位档案。三、人员变更引起的档案移交工作(一)情况概述《机关档案工作业务建设规范》规定:“机关档案人员调动工作时,必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。”[1]在基层医疗卫生机构中,档案人员往往身兼数职,岗位的流动性较高。以笔者所在郫县卫生局为例,2003―2013年10年间,因为岗位变动、主动辞职、适龄生育等多方面原因,从事档案工作人员已有5次变动。县级机构尚且如此,镇级医疗卫生机构情况就更为严重,几乎每年都有镇(街道)卫生院(社区卫生服务中心)出现档案工作人员变动的情况。(二)存在问题档案工作人员的相对不稳定,以及档案人员对档案工作的认识不到位,造成基层医疗卫生机构普遍存在档案交接的困难。(三)对策建议在基层医疗卫生机构中,档案移交需做到人员、档案、工作“三到位”。1.人员到位。“档案工作是一项理论性和专业实践性相结合的工作。既是一项基础工作,又是一项专业性很强的工作,这就需要档案管理人员要不断提高业务素质。”[1]首先,档案工作的特殊性决定档案人员需具备较高的业务素质。当出现档案人员的更换时,基层医疗卫生机构应首先选用责任心强、专业素养高的人员来接任档案工作。其次,在基层医疗卫生机构档案交接时原档案工作人员在离岗离职前,不应迅速交接,建议认真做好档案移交准备工作,通过“老带新”模式,新接手人员向原档案人员详细了解移交单位的职能范围和档案工作情况,熟悉档案管理制度和档案保管范围,做到业务熟练,保证移交工作的顺利进行。2.档案到位。“老档案人员退休前没有把应归档的档案文件材料收集齐全并妥善整理并草草交接,往往造成档案材料的积压和损毁,同时把许多问题遗留给后任,以致出现档案数量不符等问题,造成责任不明而无法追究。”[1]在档案人员进行工作交接时,应将档案数量统计、归档文件目录、单位档案管理机制等内容一并交接,从而实现档案管理的有效衔接与前后一致。建议一是履行手续,全面清理保管档案,做到数目符合;二是对未整理的零散文件材料分类存放、清理排序,做到系统有序。3.工作到位。经过档案交接,新接手档案工作人员应尽快熟悉业务范围,了解单位档案工作。建议一是熟悉业务,及时摸清本单位档案现状,了解、熟悉中华人民共和国国家档案局第8号令等档案相关法律法规,凡是“反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料;其他对本机关工作具有查考价值的文件材料”均属于归档范围。[2]二是明确职责,“交接双方端正思想、提高认