GB∕T42765-2023保安服务管理体系-“7 支持”理解与应用培训指导材料（雷泽佳编制2024A0）

GB∕T42765-2023保安服务管理体系-“7支持”理解与应用培训指导材料GB∕T42765-2023保安服务管理体系-“7支持”理解与应用培训指导材料支持资源总则资源确定并提供：组织应确定并提供所需的资源，以建立、实施、保持和持续改进保安服务管理体系，包括内部和外部资源。“确定”：指经过分析、评估和决策等过程，识别出保障该体系有效运行所需的各类资源，明确和固化所需的内容、标准、要求或目标；“提供”：指按照已确定的要求和标准，实际地给予或配置相应的资源、设施、支持或服务，包括但不限于招聘和培训合格的保安人员、采购和维护必要的保安设备、引入和更新先进的技术手段、分配足够的财务预算等。提供的过程应确保资源的有效性、可靠性和及时性，以满足保安服务管理体系的运行和持续改进需要。资源范围：保安服务管理体系所需的资源包括但不限于人力资源（包括具备相关经验和专业知识技能的人员）、内部基础设施、防护设备、技术、信息、管理工具和财务资源以及后勤支持等。人力资源：包括具备相关经验和专业知识技能的人员，他们负责执行保安任务、监控安全状况、处理紧急情况等。保安服务人员：直接从事保安服务的人员，他们可能是依法取得保安员证的专业人员，负责为公民、法人和其他组织提供保安服务；管理和监督人员：包括各级管理者，他们负责保安服务管理体系的建立、实施、保持和持续改进，确保各项保安服务措施得到有效执行；技术和专业人员：如安全工程师、风险评估专家等，他们具备相关的专业知识和技能，能够协助组织进行保安服务的设计、开发、实施和评估；培训和教育人员：负责为保安服务人员进行培训和教育，提升他们的专业技能和知识水平，确保他们能够胜任保安服务工作；后勤支持人员：如行政人员、财务人员等，他们为保安服务管理体系提供必要的行政支持和财务保障。内部基础设施：内部基础设施是指保安服务所需的物理环境，包括：办公场所：用于保安人员日常办公、管理、协调工作的场所，包括办公室、会议室等；监控中心：集中监控和管理安全监控系统的场所，通常配备有大屏幕显示设备、监控控制台等，用于实时监控各个监控点的安全状况；报警系统：包括入侵报警系统、火灾报警系统等，用于及时发现并报告异常情况，确保安全事件的及时处理；通讯设施：包括内部通讯系统、对讲机、无线通讯设备等，用于保安人员之间的及时沟通和信息传递；门禁系统：控制进出特定区域的系统，包括电子门锁、门禁卡等，确保只有授权人员能够进入；巡查路线与设施：包括设定的巡查路线、巡查点以及相关的标识、设备等，用于保安人员按规定进行巡逻和检查；存储设备与档案室：用于存储保安服务相关的记录、档案、视频录像等资料的场所和设备；其他辅助设施：如停车场管理设施、消防器材、应急照明等，用于支持保安服务的正常运行和应对紧急情况。防护设备：保安服务防护设备可能包括但不限于以下几种类型：物理防护设备：如围栏、门禁系统、防盗门窗等，用于防止未经授权的人员进入特定区域；技术防护设备：如闭路电视监控系统（CCTV）、报警系统、电子巡更系统等，用于实时监控和记录特定区域的情况，并在出现异常时及时报警；个人防护设备：如防弹衣、头盔、防刺手套等，用于保护保安人员在执行任务时的个人安全；其他专用设备：如金属探测器、防爆设备等，用于应对特殊情况下的安全威胁。类别防卫装备防护装备车器棍、保安哨电简防刺服、防背心勤务袖标、仪、秒表、逻棒、绳索、喊话器守护固定电话、移动电话、线基地台、电简、约束叉防爆毯、防刺服、防刺靴、防护盾牌毯索、软梯、持金属探测秩序维护车固定电话、移动电话、台、车载台、棍、保安哨电筒、警示叉防刺服、防防护手套、防护眼镜、防护帽南针、秒表、固定电话、移动电话、线基地台、器棍、防暴枪、防弹头盔、防弹背心、防弹面量、袖标、手持强光手电篱、防水防爆手电筒镜、防护帽、针、秒表、喊话器、路障随身护卫志防刺服、防指南针，秒防范注1：保安从业单位可在此基础上，依据相关法律法规要求以及保安服务活动的特殊需要增配必要的保安服务装技术。保安服务技术资源主要包括以下几类：智能化监控技术：这种技术利用高清摄像头、传感器等设备，实时监控被保护区域的情况。通过智能化分析，可以自动识别异常行为并及时报警，大大提高了保安服务的反应速度和准确性；人脸识别技术：人脸识别技术是一种基于人的脸部特征信息进行身份认证的生物识别技术。在保安服务中，它可以用于门禁系统、考勤系统、安防系统等，提高安全性和便捷性；大数据分析：大数据技术可以收集和分析大量的保安服务相关数据，如人员出入记录、报警记录等。通过对这些数据的挖掘和分析，可以发现潜在的安全隐患，优化保安服务策略，提高整体的安全防范能力。信息。保安服务相关的信息资源主要包括以下几类：安全记录；人员出入记录：记录人员进出被保护区域的时间、身份等信息；车辆出入记录：包括车辆进出时间、车牌号码、驾驶员信息等；巡查记录：保安人员定期巡查的记录，包括巡查时间、巡查路线、发现的问题等。事件报告；安全事件报告：记录发生的各类安全事件，如入侵、盗窃、火灾等，包括事件发生的时间、地点、涉及人员、损失情况等；异常情况报告：记录非正常情况下的事件，如设备故障、人员行为异常等。监控视频；实时监控视频：通过监控摄像头捕捉的实时画面，用于实时监控和事后调查；录像资料：保存的监控视频录像，可供事后回放和分析。其他文件和资料；保安服务合同和协议：与客户签订的保安服务合同或协议，规定服务范围、职责等；保安人员培训记录：记录保安人员的培训情况，包括培训内容、时间、地点等；设备和设施维护记录：记录保安设备和设施的维护情况，包括维护时间、内容、结果等。管理工具；管理工具是指用于辅助保安服务管理的软件或系统，主要包括以下几类：办公自动化系统（OA系统）：此类系统通常用于处理日常办公文档、流程审批、任务分配等，提升办公效率；项目管理工具：这类工具用于规划、跟踪和管理保安服务项目的进度、资源和预算；风险管理软件：专门用于识别、评估和控制保安服务过程中可能出现的风险；监控系统管理软件：用于集中管理和控制监控系统，包括摄像头的布局、录像存储和回放等功能；人员管理软件：用于记录保安人员的个人信息、考勤情况、培训记录等；客户关系管理系统（CRM）：用于管理与客户的关系，包括客户需求记录、服务反馈、合同管理等；移动应用程序或平台：便于保安人员随时接收任务、报告事件和进行实时沟通，提高响应速度和信息的实时性。财务资源：财务资源是支持保安服务管理体系运行的经济基础，包括保安服务的经费预算、资金投入和成本控制等；后勤支持。保安服务后勤支持包括以下几个方面：车辆保障：提供和维护用于巡逻、快速响应和运输的车辆，确保车辆的安全性能、可靠性和适应性，定期对车辆进行维护和检查，以确保其在紧急情况下能够迅速响应；通信设备：提供先进的通信设备，包括对讲机、移动电话、无线电等，确保通信设备在保安服务区域内的全面覆盖和良好运作，定期测试和维护通信设备，以保证在紧急情况下通信的畅通无阻；应急救援物资：准备和存储必要的应急救援物资，如急救包、灭火器、应急照明等，定期检查物资的有效期和完好性，确保在紧急情况下能够迅速投入使用；食宿保障：为保安人员提供合适的食宿条件，确保他们在工作期间有足够的能量和舒适的休息环境。内部资源评估：组织应评估现有内部资源的能力和局限，以便合理规划和利用资源。评估现有保安服务内部资源的能力和局限，主要包括以下几个方面：人员能力：评估保安人员的专业素质、技能水平和经验，了解他们是否能够胜任分配的任务。同时，也要考虑人员数量是否足够满足当前和未来的服务需求；技术资源：分析现有的技术设备、系统和工具是否先进、完善，并能够满足保安服务的技术要求。例如，监控系统、报警系统等的性能和覆盖范围；信息资源：评估保安服务相关的数据、文件和资料的完整性、准确性和及时性。这些信息对于做出正确决策和提供有效服务至关重要；后勤支持：考察车辆、通信设备、应急救援物资等后勤保障资源是否充足，并能在需要时迅速投入使用。现有保安服务内部资源的局限，主要体现在以下几个方面：人员素质局限：部分保安人员可能缺乏专业培训或技能更新，导致在面对复杂情况时应对能力不足。此外，人员流动也可能影响服务质量的稳定性和连续性；技术资源局限：一些组织可能面临技术设备陈旧、系统不兼容或缺乏最新安全技术的问题。这可能会影响保安服务的效率和有效性；信息资源局限：信息更新不及时、数据不准确或缺乏共享机制等问题，可能导致决策失误和服务响应延迟；后勤支持局限：车辆老化、通信设备故障或应急救援物资储备不足等问题，都可能在紧急情况下影响保安服务的快速响应能力。外部资源获取：组织应考虑需要从外部获得的资源，如人力资源、技术、信息等，以满足保安服务管理体系的需求。资源利用：组织应充分利用现有资源，同时考虑外部资源的获取，以确保保安服务管理体系的有效运行和持续改进。结构要求总则7.1.2结构要求7.1.2.1总则组织实体要求：组织必须是一个法人实体或是法人实体的一个明确部分。这意味着组织在法律上具有独立的法律地位和权利能力，能够承担相应的法律责任；层级管理结构：组织的各个层级，包括其范围内的所有子公司，都应有一个清晰明确的管理结构。这个结构不仅展示了各层级之间的管理关系，还明确了各自的权利和义务；合同的法律基础：合同被视为客户和承包方之间关系的主要法律依据。它规定了双方的权利和义务，是双方进行商业活动的基础；合同签约方的法律地位：签订合同的双方最好是法人实体，这样合同才具有法律效应，并且能够在出现问题时追究法律责任；合同签订授权：组织在签订合同时，应明确授权代表来执行这一法律行为。这确保了合同的有效性和组织的权益。组织架构7.1.2.2组织架构建立明确的管理架构：组织应建立一个清晰的管理架构，清晰地展现出各个运行和服务岗位的设置，以及与之对应的责任和权限；记录与证实管理架构：组织应通过适当的文档记录其组织架构，这些记录应能清晰地反映出各级管理的义务、责任和权限分配；明确组织法律实体关系：组织应明确并记录自身是否是某个法人实体的一部分，以及它与该法人实体其他部分之间的具体关系；合资企业或合伙人关系的安排：对于组织保安服务管理体系范围内的任何合资企业或合伙人关系，组织应明确并记录这些关系的具体安排，包括但不限于各方的责任、权益分配、决策机制等。保险7.1.2.3保险保险覆盖与业务风险匹配：组织应证明其持有的保险能够覆盖由业务和活动引发的风险及相关责任，且这种覆盖应与组织的风险评估相一致。保险的范围和额度应基于组织对自身业务风险的评估来设定；外包与分包服务的保险覆盖：组织应确保其所持有的保险也适当地覆盖到了外包或分包的服务、运行或职能活动；充分的保险类型：组织应寻求充分的保险类型，以满足对任何人关于符合其风险评价的人身伤害、死亡或财产损失的所有赔偿责任；保险类型的具体要求：保险类型应至少满足客户的规定或符合现有行业惯例的认可。特别提到应包括雇主和公众责任险，这是为了保障员工和公众因组织业务活动可能遭受的损失。应提供与人员工资结构和服务风险水平相适宜的健康和人寿保险，这体现了对员工福利和安全的关注；应考虑的保险类型：列出了应考虑的保险类型，包括但不限于债务、工伤赔偿、意外事件和财产损失；债务保险：为了保障组织在因业务活动产生的法定或合同约定的债务时，能够得到相应的经济赔偿；工伤赔偿保险：针对员工在工作过程中因工作原因受到伤害或患病时，提供医疗、津贴和残疾赔偿等保障；意外事件保险：为了应对突发的、非本意的意外事故导致的人身伤害或财产损失；财产损失保险：针对组织资产，如建筑、设备、存货等因自然灾害、盗窃、破坏等原因造成的损失提供赔偿。确定保险范围时的考虑因素。合同中的保险政策与限制：组织在寻求保险时，应在合同中明确规定相关的保险政策和限制条件；政策的管辖与争议解决：组织应了解并考虑保险政策的管辖区域，以及在发生争议时的情况处理机制；地区性限制因素：保险范围可能会受到地区性限制的影响，组织需要对此进行充分地了解和考虑。在某些地区，特定的保险条款或覆盖范围可能不适用；赔偿的具体限制条件：在确定保险范围时，组织应明确赔偿的具体限制条件，包括赔偿的金额上限、赔偿的具体情形等；全面覆盖组织活动：保险范围应涵盖组织的所有活动，包括使用防卫装备的情形；人员医疗保险与治疗：保险应考虑为代表组织工作的人员以及可能受组织活动影响的有关人员提供医疗保险和治疗保障；分包方活动的保险覆盖：如果组织有分包方的活动，在寻求保险范围时也应考虑将这些活动纳入其中；保护客户的利益：在考虑保险范围时，组织还需要特别注意保护客户的利益。外包和分包7.1.2.4外包和分包责任承担：组织需要承担所有外包或分包给另一个实体的活动的责任。即使工作被外包或分包出去，组织仍然要对这些活动的结果和质量负全责；流程明确：组织应对分包或外包的活动、职能和业务有清晰明确的流程；外包与分包的行为准则及合法权益监控：建立明确要求：组织应针对分包方和外包伙伴，在保安服务和尊重合法权益方面，建立明确的行为准则和特定条款要求；记录准则和条款：为了确保可追溯性和后续审查，组织应记录这些行为准则和特定条款。记录的内容应包括具体的规定、执行标准以及可能的处罚措施等，以便于在出现问题时有据可查；沟通要求：组织应与分包方和外包伙伴充分沟通这些行为准则和特定条款，确保他们了解并遵守这些规定；持续监视与评审：文件化协议：协议内容。财务和管理程序制定制定财务和管理控制程序：制定财务和管理控制程序的目标和要求：程序应设计成能够加快财政决策的制定过程程序必须遵循既定的权限级别和会计原则，确保了财务活动的合规性，以及组织内部不同层级之间权责的明确划分。程序应在与客户协商、协调中得以确立。强调了客户在制定这些程序过程中的重要性，以及程序应满足客户需求和期望的必要性。能力总则——确定可能会影响保安服务绩效的人员具备胜任的能力；——基于适当的教育、培训或经验，确保这些人员是胜任的；——适用时，采取措施以获得所需的能力，并评价措施的有效性；——保留适当的成文信息，作为人员能力的证据。注：适用措施可包括对在职人员进行培训、辅导或重新分配工作，或者聘用、外包胜任的人员。确定人员能力需求；组织应明确哪些人员的能力会影响保安服务的绩效，并确定这些人员所需的具体意识、知识、理解和技能。会影响保安服务绩效的人员包括：保安人员：直接执行保安任务，如巡逻、监控、门禁管理等；管理人员：负责制定保安计划、监督保安工作执行、处理突发情况等；技术人员：负责保安系统的安装、调试、维护和升级；培训人员：负责对保安人员进行培训和指导，确保他们具备必要的技能和知识；组织要对各个岗位进行详尽的任务分析，以确定每个岗位的关键能力要求。保安人员；意识：具备高度的安全意识和责任心，认识到自身工作的重要性和敏感性；知识：了解基本的保安知识、法律法规、公司规章制度以及应急预案等；理解：能够理解并执行上级的命令和指示，对保安工作的目的和意义有深刻地认识；技能：熟练掌握各种保安器械和设备的使用，具备良好的身体素质和应对突发情况的能力。管理人员；意识：具备全局意识和战略眼光，能够预见潜在的安全风险并采取相应的预防措施；知识：掌握全面的保安管理知识，包括人员管理、物资管理、应急预案制定等；理解：能够深入理解公司的战略目标，并根据实际情况制定和调整保安计划；技能：具备优秀的组织协调能力、沟通能力和决策能力，能够迅速应对各种突发情况。技术人员；意识：具备技术创新意识和安全意识，能够确保保安系统的稳定性和安全性；知识：熟练掌握保安系统的相关知识和技术，包括监控设备、报警系统、门禁系统等；理解：能够理解并满足客户的需求，对保安系统的运行原理和维护方法有深入地了解；技能：具备独立解决技术问题的能力，能够熟练掌握各种技术工具和软件的使用方法。培训人员。意识：具备教育意识和服务意识，能够耐心细致地指导学员并掌握他们的学习进度；知识：具备丰富的保安知识和教育知识，能够制定有效的培训计划并教授相关的课程内容；理解：能够理解学员的需求和困难，帮助他们解决学习中遇到的问题；技能：具备优秀的表达能力和组织能力，能够生动形象地讲解课程内容并有效地组织培训活动。确保人员胜任：组织应确保相关人员通过适当的教育、培训或经验积累达到胜任标准；应确定并执行必要的经验积累、能力提升和培训活动，以保证人员能够执行专门的保安业务管理体系管理活动。具体培训与能力提升措施：对于在职人员，可通过培训、辅导、重新分配工作或外聘胜任人员来满足能力需求；培训：根据岗位需求和员工现有的能力水平，提供针对性地培训课程。这些课程可以涵盖保安服务的专业知识、技能操作、法律法规、应急处理等方面，旨在提升员工的专业素养和技能水平；辅导：针对员工在工作中遇到的问题或困难，提供一对一或小组辅导。辅导可以由经验丰富的员工、主管或外部专家进行，通过解答疑问、提供指导和建议，帮助员工解决工作中的实际问题，并促进其能力提升；重新分配工作：如果发现某些员工在现有岗位上难以胜任或发展受限，可以考虑根据他们的能力和兴趣进行工作的重新分配；外聘胜任人员：当组织内部无法满足某些特定岗位的能力需求时，可以考虑从外部招聘具备相关经验和技能的胜任人员。应为可能受到非预期事件或干扰性事件影响的内外部相关方制定培训和增强意识的方案；制定培训方案；识别非预期事件和干扰性事件：应明确哪些事件可能被视为非预期或干扰性事件，如自然灾害、安全事故、技术故障、恐怖袭击等；确定受影响的相关方：包括员工、客户、供应商、合作伙伴等，他们可能在不同程度上受到这些事件的影响；培训内容设计：根据识别出的事件和相关方的特点，设计相应的培训课程；这些课程应涵盖应急预案、逃生技巧、自救互救方法、危机沟通等内容；培训方式选择：可以采用线上或线下的方式进行培训，如讲座、模拟演练、案例分析等，以确保相关方能够充分理解和掌握应对措施。增强意识方案。宣传与教育：通过海报、宣传册、内部通讯等方式，定期向相关方传递有关非预期事件和干扰性事件的信息，增强他们的警觉性和应对意识；模拟演练：定期组织模拟演练活动，让相关方在模拟的紧急情况下进行应对，以检验和提高他们的实际应对能力；反馈与改进：在培训和演练结束后，收集相关方的反馈意见，针对存在的问题和不足进行改进，不断完善培训和增强意识的方案。要求承包方和分包方证明其员工具备必要的能力和已经接受过适当的培训；组织应持续监控和重新评估培训水平，以识别并抓住改进的机会；组织有责任为员工提供充分的培训，包括岗前和岗中培训，并确保培训目标与风险评估结果相匹配，同时包含保护合法权益的内容。采取措施并评估有效性：采取措施：评估有效性。记录保留：培训记录；培训课程内容、时间、地点和讲师的详细信息；员工的参与情况和培训成果，如考试成绩、结业证书等；培训过程中的评估、反馈和改进措施。资格证书和认证；专业资格证书或执照的复印件或扫描件，证明员工具备从事特定专业工作的资格；行业或机构认证的证书，表明员工通过了相关标准的考核。绩效评估报告；定期的绩效评估结果，包括员工的工作表现、目标完成情况等；主管或领导的评语和建议，反映员工的工作能力和发展潜力。工作经历和项目经验；员工过去的工作经历和承担的项目列表，包括项目名称、职责和成果；在特定项目或任务中展现出的关键能力和技能。学历和学术成就；学历证书和学位证书的复印件或验证信息；学术荣誉、奖项或研究成果的记录。个人发展计划和持续学习；员工制定的个人发展计划，包括职业发展目标和学习计划；参与的进修课程、研讨会或自我学习活动的记录。推荐信和证明材料；来自前雇主、同事或专业人士的推荐信，证明员工的工作能力和职业素养；其他能够证明员工能力和经验的材料，如工作证明、奖项证书等。能力认定组织应确定与其保安服务有关的能力、能力水平和培训需求，尤其是每个人的职能绩效应与法律法规和合同义务一致，并保障合法权益。组织应建立、实施和保持程序，以确保提供服务的人员在下列各方面都能具备适当的能力水平：a）保安职能的履行；b）风险评价；c）管理风险评价中识别的风险和与其工作相关的潜在合法权益影响；d）在其所处环境中的文化，如习俗和宗教等；e）减少干扰性事件或非预期事件发生可能性和/或结果的程序，包括应对和报告事件的应对和缓解程序；f）事故报告和文件化程序；g）急救、健康和安全程序；h）防卫装备使用，包括组织授权和规定的特定防卫装备的机械操作及实弹演练，以适用于特定的保安服务。i）与保安业务相关的防卫装备的使用限制；j）沟通协议、方法及程序；k）内外相关方的申诉程序。能力认定及培训需求确定；能力认定的必要性：组织需要对与保安服务相关的各项能力进行明确认定，这包括确定所需的能力、能力水平以及对应的培训需求。这是为了确保每位员工在执行其职责时，都能够达到法律法规和合同条款的要求，同时保护相关方的合法权益；个人能力与业务需求的匹配：组织应识别和评价保安业务活动所要求的能力与员工当前能力之间的差距。应对员工的现有技能进行评估，并对比业务需求，找出不足和需要提升的地方；弥补能力差距的措施：一旦发现能力差距，组织应通过额外的教育、培训或技能开发方案来帮助员工提升，以达到业务要求的能力水平。这些措施可能包括提供专业课程、实践操作训练、案例分析学习等；法律法规和合同义务的遵守：在整个能力认定的过程中，必须确保员工的职能绩效与现行的法律法规以及合同义务保持一致。这要求组织不仅关注员工的能力提升，还要注重培养他们的法律意识和合规操作习惯；持续的能力评估与提升：能力认定不是一次性的活动，而应是一个持续的过程。组织需要定期评估员工的能力水平，根据业务发展和市场需求调整培训计划，以确保员工的能力始终与组织的保安服务需求相匹配确保服务人员全方位能力的程序建立与实施。组织应建立、实施和保持程序，以确保提供服务的人员在下列各方面都能具备适当的能力水平：服务人员能力保障程序的建立：组织应建立一套程序来确保提供服务的人员在多个方面具备适当的能力水平。这个程序需要被建立、实施并持续保持，以适应保安服务的专业性和特殊性；保安职能的专业履行：服务人员必须具备充分履行保安职能的能力，包括但不限于巡逻、监控、应对紧急情况等基本保安任务；风险评价与管理：服务人员需要有能力对潜在的风险进行评估，并管理这些风险，同时理解和应对这些风险可能对工作相关的合法权益产生的影响；文化敏感性：服务人员应对工作环境中的文化背景有所了解，并尊重当地的习俗和宗教信仰，以确保服务的恰当性和有效性；应对干扰性事件：服务人员应具备减少干扰性事件或非预期事件发生可能性的能力，并熟悉事件应对和缓解程序，以及时、有效地处理各种突发情况；事故报告与记录：服务人员需要了解并执行事故报告和记录的程序，确保所有相关事件都能被准确、及时地记录和报告；急救与健康安全知识：服务人员应接受急救、健康和安全方面的培训，以便在紧急情况下能够提供初步的医疗援助，并确保工作环境的安全；防卫装备的使用与限制：服务人员应熟悉防卫装备的正确使用方法，包括组织授权和规定的特定防卫装备的机械操作和实弹演练。同时，他们也需要了解与保安业务相关的防卫装备的使用限制；有效的沟通：服务人员应掌握有效的沟通协议、方法和程序，以确保在执行任务时能够与其他团队成员或相关方进行顺畅的沟通；处理申诉的能力：服务人员需要了解并遵循处理内外相关方申诉的程序，以维护组织的声誉和客户关系。保安服务中的法律法规培训与行为规范。法律法规的全面培训：组织提供的培训必须全面覆盖与保安服务相关的所有法律法规要求；明令禁止的行为：培训中需要特别强调法律法规中明令禁止的行为，确保保安人员明确知道哪些行为是违法的，并严格遵守。限制人身自由等行为的禁止：保安人员不得限制他人人身自由，不得搜查他人身体，也不得侮辱或殴打他人。这是基本的人权和法律尊严的体现；扣押、没收行为的禁止：保安人员无权扣押或没收他人的证件和财物，这是保护公民财产权的重要规定；阻碍公务的禁止：保安人员不能阻碍依法执行公务的人员，这是维护社会公共秩序和法律权威的必要要求；追索债务和暴力手段的禁止：保安人员在处理纠纷时，不得参与追索债务，更不能使用暴力或以暴力相威胁。这是维护社会和谐稳定的重要原则；监控影像和报警记录的保密：保安人员不得删除或扩散在保安服务中形成的监控影像资料和报警记录。这是保护信息安全和公民隐私权的基本要求；隐私和国家秘密的保护：保安人员必须严格保护在保安服务中获知的个人隐私、国家秘密、商业秘密以及客户单位明确要求保密的信息。这是信息安全和职业操守的重要体现；其他违法行为的禁止：除了上述明确列举的禁止行为外，保安人员还不得有其他违反法律、行政法规的行为。这是法律对公民行为的普遍约束力在保安行业中的具体体现。培训和能力评定组织应提供能力培训，并制定衡量检验熟练程度或能力水平的方法。代表组织工作的人员应接受培训，以证明所需的能力和熟练程度。组织应：a）为培训方案建立胜任能力指标；b）通过培训传授理念：尊重合法权益是组织核心价值观和管理的一部分；c）对所有批准在履行其职责时配备防卫装备的人员提供岗前和定期在岗的理论、体能、机械知识、实弹演练的培训并评定；d）按照法律法规或合同要求，为使用防卫装备提供反复培训和增强培训效果，以确保相关人员具备组织要求的能力等级；e）确定需要定期进行培训的其他能力，以保持所需的绩效水平和适应新的要求；f）对符合保安服务管理体系方针、程序、要求的重要性，以及违反保安服务管理体系和保安服务规定程序的潜在后果，通过培训予以说明。组织能力培训与熟练程度衡量；组织的能力培训责任：组织有明确的责任为员工提供必要的能力培训；衡量检验方法的制定：为了确保培训效果，组织需要制定一套科学、合理地衡量检验熟练程度或能力水平的方法；工作人员接受培训的要求：代表组织工作的人员，无论其职位高低，都需要接受相应的培训；能力和熟练程度的证明：通过培训，员工需要达到一定的能力和熟练程度，并能够提供相应的证明；组织培训方案与能力提升要求建立胜任能力指标：组织需要为培训方案制定明确的胜任能力指标；这些指标是评估员工是否具备完成工作任务所需能力的标准；培训中传授尊重合法权益的理念：通过培训向员工灌输尊重合法权益的重要性，强调尊重合法权益是组织的核心价值观和管理不可或缺的一部分；防卫装备使用人员的全面培训；所有被批准在履职时使用防卫装备的人员，必须接受岗前和定期的在岗培训；培训内容包括理论、体能、机械知识和实弹演练；防卫装备使用培训包括指导性培训、基于情景的培训和实际的防卫装备操作培训；指导性培训：侧重于理论知识的讲解，使员工了解防卫装备的基本知识、使用方法和安全注意事项；基于情景的培训：模拟实际工作环境中可能遇到的情况，进行针对性地培训，以提高员工在实际操作中的应变能力和使用防卫装备的熟练度；防卫装备操作培训：进行实际的防卫装备操作训练，包括但不限于枪支的使用，确保员工能够正确、安全地使用防卫装备；依据法律法规或合同要求的防卫装备使用培训：根据相关法律法规或合同条款，为使用防卫装备的员工提供必要的培训；通过反复培训和增强培训效果，确保员工达到组织规定的能力等级；培训结束后需进行评定，确保人员达到要求。确定其他需定期培训的能力：组织要识别并确定哪些其他能力需要定期进行培训，定期培训旨在保持员工的绩效水平并适应新的工作要求；通过培训说明保安服务管理体系的重要性和潜在后果：通过培训向员工说明遵循保安服务管理体系方针、程序和要求的重要性，并阐明违反这些规定可能带来的潜在后果，以增强员工的遵规意识和风险意识；培训和意识提升方案；全员参与和协商：组织应鼓励全体员工参与到保安服务管理方案的执行中，通过协商过程确保每位员工都理解并认同该方案；多渠道宣传和教育：利用组织的时事通讯、简报、入门方案或期刊等媒介，定期进行保安服务管理的讨论和教育，增强员工的意识和理解；数字化资源的应用：将保安业务管理相关内容放在网页或内联网上，方便员工随时查阅和学习；同时，可以在组织的学习管理体系中加入在线培训模块，提供更加灵活和便捷的学习方式；从实践中学习：组织应通过后续活动报告，从内外部事故中汲取教训，不断提升保安服务管理的水平；管理层的参与和推动：将保安服务管理作为管理小组会议的一项重要议题，确保管理层对保安服务管理的重视和支持；多样化的培训形式：除了传统的会议和课堂培训外，还可以包括紧急救护和其他实际操作培训，以提高员工的实战能力和应变能力。进行全员培训以履行保安服务管理体系责任；全员培训：组织内的所有人员，无论其职位或角色，都应该接受相应的培训；保安服务管理体系责任：通过培训，员工应理解并承担起与保安服务管理体系相关的个人责任；了解体系关键点：培训内容应包括保安服务管理体系的关键点，确保员工对其有基本的了解和认识；法律法规培训：员工需要接受与其工作直接相关的保护合法权益的法律法规培训，确保他们的行动符合法律要求；培训内容：培训可以涵盖预防和缓解措施、应急响应、文件编制、问责制度，以及如何处理与社会群体、客户和媒体的沟通等程序；提升意识和能力：通过全面的培训，提升员工对保安服务管理体系的认知，增强其在实际工作中应用相关知识和技能的能力。综合培训与专题培训相结合；综合培训与专题培训：培训内容包括一般性主题和以具体指标及特定状况为主题的培训；一般性主题：覆盖基础而重要的知识和技能，确保员工具备基本的职业素养和应对能力；具体指标及特定状况培训：针对具体合同和工作环境中的特定情况，提供专门的培训，以确保员工能够履行其特定职责；培训内容的广泛性：培训不仅关注专业技能（如使用枪支和其他防卫装备），还包括法律法规、文化敏感性（如宗教、性别和文化问题）、职业道德（如处理投诉、反腐败措施）等多个方面；强调法律法规和职业道德：员工需要了解和遵守保护合法权益的相关法律法规，以及在工作中坚守职业道德，如公正处理投诉、拒绝行贿受贿等。特定技能与情境培训指标；特定技能培训：这些实例指标代表了员工可能需要掌握的特定技能，如战术运用、洽谈技术等，这些都是针对保安服务中可能遇到的具体情况而设计的培训内容；情境适应性培训：诸如路线引导、电子沟通等培训，是为了提高员工在不同情境下的应对能力和工作效率，确保他们能够在复杂多变的环境中有效执行任务；实用情景导向的培训方法包括：实用情景导向：组织应采用以实际工作情景为基础的培训方法，这种方法强调模拟真实环境中可能遇到的情况，使培训更加贴近实际；模拟情境中的决策：在模拟的情境中，要求接受过培训的人员像保安人员一样做出决策，这有助于提升员工在实际工作中的应变能力和决策水平；后果反应训练：员工不仅需要在模拟情境中做出决策，还需要对所做决定的后果做出反应，这种训练方式有助于提高员工对决策影响的认知和处理复杂情况的能力。事件应急响应小组紧急状况处理培训：医疗救护、伤员撤离等培训是针对紧急情况下的应对措施，这类培训对于提升员工在危机事件中的反应速度和处理能力至关重要；教育与培训：事件应急响应小组的成员应接受关于其责任和义务的全面教育与培训，这有助于他们更好地了解自己的角色和任务，以及如何在紧急情况下有效行动；团队协作与沟通：培训中应强调与现场急救员及其他内外部利益相关方的相互配合和沟通，以确保在紧急情况下能够迅速、有效地进行响应和协调；定期培训：小组成员应定期接受培训，至少每年一次，以保持其应急响应能力的更新和提升；新成员培训：新加入的成员在进入组织时应立即接受相关培训，以确保他们能够快速融入团队并具备必要的应急响应能力；预防非预期情况：培训中还应包括如何应对和预防非预期情况的内容，以提高小组在处理复杂和不确定情况时的灵活性和适应性。合同条款与服务要求：培训还需涵盖合同条款或组织提供的服务中规定或暗含的指标，确保员工充分理解并满足客户的实际需求和服务标准。成文组织应保留以下记录：a）能力鉴定和检验指标；b）培训方案；c）为代表其工作的人员提供培训和评定的相关记录。组织应保留以下适当的成文信息，作为人员能力的证据。能力鉴定和检验指标：这些记录是评估员工能力和服务质量的关键，包括：能力评估标准：明确各岗位所需具备的技能、知识和经验要求；能力鉴定过程：记录员工能力评估的流程、方法和评估人员；能力鉴定结果：详细记录每个员工的能力评估结果，包括强项和待提升项；检验指标：具体的绩效标准、质量标准或关键绩效指标（KPI），用于衡量员工是否达到预定能力水平；检验结果：定期的能力检验或绩效评估结果，显示员工是否满足检验指标。培训方案：培训方案是组织提升员工能力、确保服务质量和安全性的重要工具，包括：培训计划：包括培训目标、内容、时间表和预期成果；培训教材与资料：使用的教材、PPT、手册等教学材料的清单和版本；培训师资：培训师的资质、经验和培训内容；培训参与人员：参与培训的员工名单及其职务；培训效果评估：培训后的测试、问卷调查或反馈，用于评估培训效果和员工满意度。培训和评定的相关记录：这些记录显示了员工接受培训的情况和他们的表现评定，包括：培训签到表：记录员工参与培训的时间和地点；培训成果：员工完成培训后的证书、成绩或其他形式的认可；评定标准和流程：明确评定员工工作表现的标准和步骤；评定结果：详细记录每个员工的评定结果，包括优点、不足和改进建议；后续行动计划：基于评定结果制定的个人发展计划或改进计划。意识组织应确保在其控制下工作的人员知晓：——保安服务方针；相关的保安服务目标；——他们对保安服务管理体系有效性的贡献，包括改进绩效的益处；——不符合保安服务管理体系要求的后果。构建并弘扬保安服务管理文化以提升整体绩效；内部建立保安服务管理文化：组织应在其内部积极构建保安服务管理的文化氛围，使这种文化深入人心，并成为组织运营的一部分。保安业务管理与合法权益的核心地位：保安业务管理文化和尊重合法权益应被确立为组织的核心价值观和管理原则，确保这些理念贯穿于组织的各个层面和日常运营中。相关方对方针的理解：组织应通过各种途径和方式，使相关方（包括员工、合作伙伴、客户等）全面了解保安服务管理的方针，并明确这一方针在组织各项计划中的关键作用，从而提升相关方对方针的认同感和执行力。个人绩效的提升：通过深入人心的保安服务管理文化，激发员工的责任感和使命感，进而提升他们的个人工作绩效，为组织的整体发展贡献力量。确保员工对保安服务管理的全面认识与意识。组织必须确保所有在其控制下工作的人员充分了解和掌握以下内容：保安服务方针的知晓：组织应确保其控制下的所有工作人员都清楚了解并理解组织的保安服务方针；保安服务方针是组织在保安服务方面的基本准则和指导原则，员工必须熟知并遵循。保安服务目标的了解：员工应了解与他们工作相关的具体保安服务目标；这些目标是方针的具体化，有助于员工明确工作方向和重点，从而更好地为实现组织整体目标贡献力量。对保安服务管理体系有效性的贡献认识：员工应认识到自己在保安服务管理体系中的角色和重要性；他们应明白，自己的日常工作和行为对保安服务管理体系的有效性有着直接影响；员工应了解改进个人绩效对整个保安服务管理体系的益处，从而形成积极的正向反馈机制。不符合要求的后果认知：员工必须清楚，如果不遵守或不符合保安服务管理体系的要求，将会产生严重的后果；这些后果可能包括安全漏洞、法律责任、声誉损害等，对组织和个人都会产生负面影响；员工应时刻保持警惕，确保自己的行为符合保安服务管理体系的要求。沟通总则组织应确定与保安服务管理体系相关的内外部沟通，包括：——沟通什么；——何时沟通；——与谁沟通；——如何沟通；——谁来沟通。组织应为下列事项建立、实施和保持程序：a）与内外部相关方的沟通；b）接收、记录和应对内外部相关方的沟通；c）定义并确保在非典型情况和干扰期间的沟通方式的可用性；d）正常和异常情况下的沟通体系的常规测试。沟通程序应考虑业务信息的敏感性和对信息共享的法律约束。建立有效的内外部沟通机制以应对非预期事件；沟通的重要性：有效沟通在预防、管理和汇报非预期事件或干扰性事件中扮演着至关重要的角色。它是确保组织在面临突发情况时能够及时、准确地传递信息，从而做出有效应对的关键因素；积极地沟通与协商：组织应当与内外部利益相关方进行积极主动地沟通和协商。通过与他们保持密切联系，组织可以及时了解各方需求和关切，为应对非预期事件或干扰性事件提供有力的信息支持；传达关键信息：在日常运营中，组织需要通过各种沟通渠道及时传达日常情况、警报、干扰性事件以及组织和社会群体的响应信息。受众分区管理：为了更好地满足不同群体的信息需求，组织可以对受众进行分区管理。组织应确定与保安服务管理体系相关的内外部沟通，包括：组织应为下列事项建立、实施和保持程序：与内外部相关方的沟通：组织必须在各个层面、各项活动中，以及与承包方、分包方、客户和合作伙伴之间，建立和维护有效的内部沟通机制；组织应积极关注并满足外部相关方（如社会群体等）的信息需求，主动接收、认真记录和及时回应他们提供的信息。接收、记录和回应内外部沟通：组织应建立一套完备的程序来接收、记录和回应来自内外部相关方的信息；该程序应包括与相关方的对话机制，并认真考虑他们的顾虑，确保对他们的关注和问题能够给予适当的回应。非典型情况和干扰期间的沟通准备：组织应提前规划与外部相关方（包含媒体）在特殊或紧急情况下的沟通策略；在干扰性事件发生时，组织应确保已有的沟通渠道依然畅通可用；为了紧急情况下的有效协作，组织还需促进与紧急响应人员之间的结构化沟通。沟通体系的常规测试：为了验证沟通体系的有效性，组织应定期在正常和异常情况下对其进行常规测试；这些测试应包括沟通演练，以确保在实际发生非预期事件或干扰性事件时，组织能够迅速且准确地传达遵守法规要求，确保有效且合规地沟通。业务信息的敏感性考虑；组织在建立沟通程序时，必须充分考虑到业务信息中可能涉及的敏感性内容；敏感性信息可能包括客户隐私、商业机密、安全策略等，这些信息的泄露可能会对组织或相关方造成损害；沟通程序中应包含对敏感性信息的保护措施，如加密传输、访问控制等，确保信息在传递过程中不被非法获取或滥用。信息共享的法律约束；在信息共享方面，组织必须遵守相关的法律法规，如隐私权法、知识产权法等；法律约束可能涉及信息共享的范围、方式、对象以及信息共享后的使用限制等；组织应确保所有沟通活动都在法律允许的范围内进行，避免因违反法律规定而引发的法律风险。有效沟通的前提是合规性：组织在追求沟通效率的同时，必须确保所有的沟通行为都符合法律法规的要求；在任何情况下，沟通都不能以违反法律为代价来追求效率或便利性；组织应定期对沟通程序进行审查，确保其既高效又合规，以适应不断变化的法律环境。运行沟通组织应制定沟通程序，以分享有关保安团队活动、位置、运行和后勤状态以及向公司管理层、客户和其他保安团队的相关威胁信息和事故报告等。这应包括向政府、其他保安团队和紧急医疗支持请求立即提供援助的程序。组织应确保所有层级的人员都能接受和理解口头或书面形式的沟通，并且所有级别可用特定的语言或方式予以回应，这种回应可被内外部相关方所恰当理解。保安团队应能够以受保护一方理解的形式向其传达与安全有关的信息。沟通程序的确立：组织应建立一套完备的沟通程序，旨在分享保安团队的各种活动信息，如团队动态、所在位置、运行状态及后勤情况；沟通程序应包括向公司管理层、客户和其他保安团队报告相关威胁信息和发生的事故等；程序中还应有向政府、其他保安组织和紧急医疗服务请求即时援助的具体流程。业务沟通计划的制定：为了对正在进行的保安服务提供充分控制、协调和关注，必须制定一个详细的业务沟通计划；该计划应明确在保安服务工作人员、客户与政府之间如何有效地分享与威胁相关的信息。确保沟通的有效性和可理解性：组织应保证所有层级的人员都能接收并理解以口头或书面形式传达的信息；各级人员应能安全信息的传达。保安团队应具备以受保护方能够理解的方式传达与安全相关的信息的能力；保安团队需要考虑到受保护方的语言和理解能力，以确保安全信息被正确理解和接收。风险沟通根据以人为本的原则和相关方协商的结果，组织应决定是否就重大风险及其影响和处理，向利益相关方进行外部沟通，并记录其决定。若决定向外部沟通，应建立和实施一套或多套方案，用于外部沟通（包括警告、报警和通报媒体等）。决定外部沟通的必要性：规划沟通战略：制定外部沟通方案：建立沟通协商程序：建立与相关方的关系：预先规划干扰性事件的沟通：多样化的外部沟通方法：指定主要发言人：媒体应对和现场发言人的准备：投诉和申诉沟通程序应将投诉和申诉程序传达给内外部相关方。程序应在网站上公开，并尽可能减少由语言、教育水平或对害怕报复及考虑保密性和隐私所引起的访问障碍。建立详尽的投诉和申诉程序：易于理解和使用的设计：用户减少访问和使用障碍：保护用户免受报复：报复灵活适应不同受众需求：程序清晰地传达与公开：建立有效的汇报机制：与举报人沟通对于有理由相信已出现不符合GB∕T42765的组织工作人员，组织应与代表其工作的人员进行沟通，他们有权向内部和向外部有关当局匿名报告不符合规定的情况。鼓励举报的文化；组织应积极鼓励工作人员表达对任何内外部利益相关方玩忽职守和不当行为的关注；一个健全的举报方针有助于组织妥善处理问题，并对可能从事非法、不当或不道德行为的人员产生威慑作用；举报方针的益处；良好的举报方针可以帮助组织减少问题、改善工作条件和提升运行效率；它为个人提供了除直接管理之外的反馈途径，从而提高员工对问题的关注度；举报方针的建立和传达；组织应建立和明确传达举报方针，其中包括提供匿名举报内外部不合格项和事务的机制；方针还应明确外部披露可接受和受保护的条件，以及需要转交给有关部门的情况；与工作人员的沟通；当组织有理由相信工作人员可能发现了不符合《GB∕T42765》标准的情况时，应及时与该工作人员进行沟通；工作人员有权选择向组织内部或外部相关机构匿名举报这些不符合规定的情况；举报的触发条件；举报通常源于工作人员对组织内外可能存在的危险、不道德行为或违法行为的关注；工作人员可能会担心举报行为会受到同事或雇主的报复，因此组织应提供必要的保护措施；举报人的保护：只要举报人本着诚意行事并具备提出问题的正当理由，就应受到组织的保护。这是确保举报制度有效运行和鼓励员工积极参与的关键。成文信息总则组织的保安服务管理体系应包括：——GB∕T42765要求的成文信息，包括记录；——保安服务方针、符合性说明、目标和指标；——保安服务管理体系范围说明；——适用性说明；——保安服务管理体系的主要元素及其相互作用，以及相关文件的引用说明；——保安服务管理体系有效实施和运营所需要的文件化信息；——组织所确定的、为确保保安服务管理体系的有效性所需的成文信息。注：对于不同组织，保安服务管理体系成文信息的多少与详略程度可以不同，取决于：——组织的规模，以及活动、过程、产品和服务类型；——过程及其相互作用的复杂程度；——人员的能力。组织的保安服务管理体系应包括：GB/T42765要求的成文信息：保安服务方针：组织应明确其保安服务的总体方向和原则符合性说明：组织需提供证明其保安服务管理体系符合GB/T42765标准的文件或说明目标和指标：组织应设定并记录保安服务的具体目标和衡量这些目标是否达成的指标。保安服务管理体系范围说明：适用性说明：保安服务管理体系的主要元素及其相互作用：保安服务管理体系有效实施和运营所需要的文件化信息：组织所确定的、为确保保安服务管理体系的有效性所需的成文信息：保安服务管理体系的成文信息实例；成文信息实例实例说明方针明确组织的保安服务方向和原则目标和指标具体阐述组织在保安服务方面想要达到的预期成果和衡量标准适用性声明说明保安服务管理体系在组织中的适用范围和条件一致性声明表明组织的保安服务管理体系与相关标准、法规或合同要求保持一致道德规范规定员工在提供保安服务时应遵循的道德标准和行为准则重大风险和影响的信息记录组织在保安服务过程中识别出的重大风险和可能产生的影响，以及相应的应对措施程序详细说明保安服务管理体系中各项工作的执行步骤和方法，确保工作的规范化和一致性过程信息描述保安服务管理体系中各个过程的具体内容、输入、输出、负责人等信息组织机构图清晰展示组织的结构层次和各部门之间的职责关系内部和外部准则内部准则：组织内部行为规范和标准；外部准则：外部机构或法律法规的规范和标准事故响应、缓解、应急和危机计划明确在发生事故或紧急情况时，组织应如何应对、缓解、应急和危机处理的计划和预案记录包括与保安服务管理体系相关的各种记录，用于证明体系的运行情况和持续改进的成效对于不同组织，保安服务管理体系成文信息的多少与详略程度可以不同，取决于：组织的规模及活动多样性：组织的大小以及它所从事的活动、过程、提供的产品和服务的类型，将影响成文信息的数量和详细程度；过程的复杂性及相互作用：组织内各过程的复杂性和这些过程之间的相互关联程度，也是决定成文信息量与详细程度的重要因素；人员能力：组织内人员的专业能力、技能和知识水平，同样会影响保安服务管理体系文件的编制深度和广度。文件程序的决定因素：不这样做的后果：当不按照规定的文件程序行事时，可能会对组织的有形资产（如设备、设施等）和无形资产（如品牌声誉、客户关系等）造成潜在的负面影响。因此，遵循文件程序是减少风险和保护资产的重要措施；法律和其他要求的遵守：组织需要确保其活动符合相关法律法规以及组织认可的其他要求。文件程序能够提供证据，证明组织确实遵守了这些规定，从而避免法律纠纷和处罚；确保活动的持续性：文件程序不仅规范了当前的活动，还确保了在未来人员变动或突发情况下，组织的活动能够持续、稳定地进行。通过成文信息，新员工或替代人员可以快速了解并接手相关工作，确保业务的连续性；GB∕T42765标准的要求：除了上述外部和内部的需求外，文件程序的制定应符合GB∕T42765-2023标准本身的要求。文件程序不仅要满足组织的实际需求，还要与保安服务管理体系的标准保持一致。保安服务管理体系成文信息的编制与要求；文件编制的详细程度；文件的详细程度应足以全面描述保安服务管理体系；应明确阐述使体系各部分协同工作的方法和流程。操作指导与信息获取；文件编制应包含如何获取关于保安服务管理体系特定部分操作的详细信息；提供操作层面的指导，使相关人员能够方便地找到所需的具体操作方法或流程。与其他管理体系的结合。保安服务管理体系的文件可以与其他管理体系的文件相结合；文件的形式不必局限于手册，可以根据组织的实际情况灵活调整。有效文件编制的优点；沟通和培训的实施便利性：当文件编制得当时，它能够通过清晰地表述促进组织内部的沟通。这样的文件可以作为培训和指导材料，使得保安服务管理体系的实施更为容易；维护和修订的简便性：有效的文件编制意味着文档结构清晰、内容条理分明，这便于在未来的运营过程中对文件进行必要的维护和修订；降低歧义和偏差风险：良好的文件编制能够减少语言表述上的模糊地带，从而降低因理解差异导致的执行歧义和行为偏差；增强论证的可能性和明显性：完善的文件不仅记录了保安服务管理体系的各项要求和操作流程，还为体系的合规性和有效性提供了有力的论证依据。当需要向内部或外部审计、监管机构等证明体系的符合性和执行情况时，这些文件能够提供清晰、明确的证据；非保安服务管理体系文档的利用：创建和更新总则在创建和更新成文信息时，组织应确保适当的：——标识和说明（如标题、日期、作者、索引编号）;——形式（如语言、软件版本、图表）和载体（如纸质的、电子的）;——评审和批准，以确保适宜性和充分性。控制要求：创建和更新程序应涵盖对成文信息的识别、使用方便性、完整性和安全性的控制。这意味着在创建或更新文件时，需要有一个明确的程序来确保信息的准确性、易于获取、内容完整以及数据的安全。标识和说明：形式和载体；形式要求；语言：应使用清晰、准确且无歧义的语言表达。对于跨国或跨文化的组织，可能需要考虑使用多种语言或确保翻译的准确性；软件版本：如果成文信息是以电子形式存在，如电子文档或数据库记录，应明确指定所使用的软件版本，以确保信息的兼容性和可读性；图表：当信息以图表形式呈现时，如图表、流程图或示意图，应确保它们清晰、易读，并能够直观地传达关键信息。载体要求：纸质的：对于需要实体存档或在不便使用电子设备的情况下，纸质载体是合适的选择。应确保纸质文档的打印质量、耐久性和易于存储；电子的：电子载体便于信息的快速传播、搜索和备份。组织应确保电子文件的格式兼容性、数据安全和易于访问。评审和批准：评审过程；批准流程。信息在经过评审并作出必要修改后，需要提交给具有相应权限的人员进行最后审批。这通常是组织中的高级管理人员或特定领域的专家；审批过程中的所有决策和意见都应被记录，以便于未来的追溯和审查；信息记录组织应建立并保持记录，以证明符合保安服务管理体系的要求。记录应包括下列内容：a)GB∕T42765要求的记录；b）执照和经营许可证；c）人员筛选；d）培训记录；e）过程监视记录；f）检查、维护和校准记录；g）相关分包方和供应商记录；h）事故报告；i）事故调查和处理记录；j）审计结果；k）管理评审结果；l）外部沟通决策；m）适用法律法规要求的记录；n）重大风险和影响记录；o）防卫装备库存和防卫装备发放收据；p）管理体系会议记录；q）保安、保安服务和合法权益绩效信息；r）与相关方的沟通。7.5.2.2记录保安服务管理体系的记录管理；记录的重要性：组织必须认识到记录在证明保安服务管理体系符合要求方面的重要性。记录是体系有效运行的客观证据，也是持续改进和优化的基础；建立记录系统：组织应建立一套完整的记录系统，该系统能够全面、准确地反映保安服务管理体系的各个环节和运行情况；记录的保持：所有相关记录都应妥善保存，确保数据的完整性和可追溯性。记录的保存期限应符合相关法规和标准的要求，同时也要考虑到组织的实际需要；记录的使用：记录不仅用于证明体系的符合性，还应作为组织持续改进的参考。通过对记录的分析，组织可以发现问题，找出改进点，从而不断提升保安服务管理体系的效能；符合性证明：通过完整、准确地记录，组织可以向内部和外部的相关方证明其保安服务管理体系是符合GB∕T42765标准以及其他相关法律法规的要求的。这也是组织信誉和客户信任的重要保障。记录应包括下列内容：保安服务管理体系记录分类表记录类别说明保安服务管理体系记录基础记录和许可最基本的记录和证明文件GB∕T42765要求的记录、执照和经营许可证、持枪证、许可证人员相关记录涉及员工筛选、培训和资质的记录人员筛选、培训记录运营和监控记录与日常运营和过程监控相关的记录过程监视记录、演练和测试结果、防卫装备使用报告、燃料和其他培训物资报告安全、维护与合规性记录涉及安全、设备维护及合规性的记录检查、维护和校准记录、对序列化和敏感设备的应负责任、审计跟踪文件编制、合同符合性审计报告事故与风险管理记录与事故、风险及其管理相关的记录事故报告、事故调查和处理记录、重大风险和影响记录外部沟通与相关方管理记录涉及外部沟通和相关方（如分包方、供应商）的记录与相关方的沟通、相关分包方和供应商记录、分包方的文件编制管理体系与决策记录与管理体系运行、决策和外部沟通相关的记录审计结果、管理评审结果、外部沟通决策、管理体系会议记录法律与合规性记录确保符合适用法律和法规的记录适用法律法规要求的记录绩效与权益记录涉及绩效和权益保护的记录保安、保安服务和合法权益绩效信息访问与安全控制记录与场所安全和控制访问相关的记录访问控制记录物资与装备管理记录涉及防卫装备和其他物资的库存管理记录防卫装备库存和防卫装备发放收据成文信息的控制应控制保安服务管理体系和GB∕T42765所要求的成文信息，以确保：a）在需要的场合和时机，均可获得并适用；b）予以妥善保护（如防止泄密、不当使用或缺失）。为控制成文信息，适用时，组织应进行下列活动：——分发、访问、检索和使用；——存储和防护，包括保持可读性；——更改控制（如版本控制）;——保留和处置。组织应建立、实施、维护程序，以及：a）在发布之前对文件的充分性进行审批；b）保护信息敏感性和保密性；c）审核，必要时更新和重新批准文件；d）记录对文件的修订；e）随时更新和获批的文件；f）确保文件保持清晰和易于识别；g）确保文件的外部来源经过识别并且其分配受控；h）防止对作废文件的无意使用；i）确保对作废文件的合理、合法及透明地销毁。对于组织确定的策划和运行保安服务管理体系所必需的来自外部的成文信息，组织应进行适当识别，并予以控制。注：对成文信息的“访问”可能意味着允许查阅，或者意味着允许查阅并授权修改。组织应建立、实施和维护程序，以保护记录的敏感性、机密性和完整性，包括访问、识别、存储、保护、检索、保留和销毁记录。应按合同和适用法律的要求保留记录。雇佣和服务记录应至少保留7年，或按适用法律要求进行保留。组织应对文件进行安全备份以确保其完整性，文件仅限授权人员使用，并防止未经授权的披露、修改、删除、损坏、变质或丢失。7.5.3成文信息的控制文件在保安服务管理体系中的作用；文件的创建与保持；组织应创建和保持必要的文件，以确保保安服务管理体系的顺利实施；这些文件包括但不限于政策、程序、作业指导书等，它们共同构成了保安服务管理体系的成文信息基础。满足保安服务管理体系实施；文件的创建和保持不仅是为了满足记录和管理的