银行印章管理操作作业流程

印章管理操作步骤1目标印章管理操作意在加强印章管理，确保用印安全和规范。2适用范围本文件适适用于本行党委印章、行政印章、法定代表人印章和电子印章管理。3定义、缩写和分类3.1定义印章：是指法人单位（含其内设机构、分设机构和派出机构等）及其工作人员持有、管理和使用，载明本单位名称而且对外表示本单位身份及行为，方便公开区分于其它单位身份及其行为多种印章及其印模、印鉴和电子署名印章。本文件所指印章为本行除业务印章外全部印章，具体包含党委印章、行政印章、法定代表人印章和电子印章等。3.2缩写无3.3分类1）党委印章：是指用于本行党委事务印章。2）行政印章：是指用于本行行政办公事务印章。包含法人印章，各部门、分支机构印章。3）法定代表人印章：是指以本行法定代表人或关键责任人姓名为刻制内容并办理立案登记手续，对外代表本行署名章或印鉴章。4）电子印章：是指以数字技术模拟传统实物印章用于加盖电子文件，含有和本行实物印章相同外观、相同有效性印章。4职责和权限部门/岗位职责和权限不相容职责行长1）审批印章刻制申请；2）审批印章销毁或停用。主管领导审批是否确需对外用印，确定事实是否清楚，理由是否充足。综合办公部门/主任岗1）对印章刻制和对外用印申请进行审核，并在权限范围内对用印申请进行审批；2）审核印章销毁、作废等处理申请；3）监督印章销毁、作废等处理工作。综合办公部门/机要岗1）登记印章使用情况；2）按要求用印，分发印章；3）根据审批意见刻制印章；4）印章交接、保管变更管理；5）收缴各机构作废印章；6）报请对印章进行销毁或作其它处理；7）统一销毁或处理印章。各部门、分支机构1）提出印章刻制和用印申请；2）领取、保管印章；启用印章；3）根据要求提交印章停用、作废申请等。5标准和基础要求5.1标准1）统一管理标准。综合办公部门是本行印章管理归口管理部门，负责指导各部门、分支机构印章管理工作。2）专员保管标准。各部门、分支机构印章应指定专员负责保管，移交时应办理对应交接手续。3）先审核后用印标准。使用印章应推行必需审批手续，严禁私自用印。4）统计立案标准。印章使用应具体登记，明确使用人、审批人等内容。5.2基础要求1）印章使用范围a)本行党委印章使用范围：—以本行党委名义制发公文；—以本行党委名义审核各类审核表；—以本行党委名义颁发各类奖状、证书；—其它需以本行党委名义加盖印章情形。b)本行法人印章使用范围：—以本行名义发送正式公文、电函、传真件，印发管理制度；—报送或下达各类业务计划、业务报表、财务报表；—人事任免；—以本行名义出具授权委托书、签署关键业务协议、协议、劳动协议；—以本行名义授予上岗证、优异集体和个人荣誉证书；—代表本行需要加盖法人印章其它批件、文本、凭证、材料等。c）各部门、分支机构印章关键在其授权范围内使用，不得对外代表本行使用。d）法定代表人印章对外代表本行使用，通常和本行行政印章同时使用。任何人不得以个人名义使使用方法定代表人印章。2）印章刻制a）本行党委印章、行政印章及电子印章由上级主管部门统一按相关同意文件制发。b）本行各部门、分支机构因工作需要刻制印章，须向本行综合办公部门提出书面申请，经本行领导同意后方可刻制。c)印章不能继续使用需要重新刻制，各部门、分支机构应向本行综合办公部门提出书面申请，经本行领导同意后方可重新刻制。d)本行印章（上级主管部门统一制发除外）统一由综合办公部门到本行登记机关、公安机关办理相关手续（无须办理同意登记手续除外）后，在公安机关指定专营单位刻制。e)综合办公部门应该登记新启用印章名称、模印、枚数、印章保管员等信息，未办理启用手续各类印章不得启用。f)本行综合办公部门应将全部已启用各类印章印模、同意启用相关文件立卷归档，永久保留。3）印章使用a)申请使用本行党委印章、行政印章、电子印章，应该填制《印章使用审批表》，写明申请事项，经本行综合办公部门审核，主管领导同意同意后方可用印。b)申请使用各部门、分支机构印章，应该填制《印章使用审批表》，经部门、分支机构责任人签字同意后方可用印。c)本行印章标准上不准带出本机构使用，如确因工作需要，需推行审批手续，由印章保管员携带印章陪同用印申请人员外出办理。任何单位和个人不得借用印章。4）印章保管a)本行印章实施专员保管制度。本行党委印章、行政印章、电子印章由综合办公部门负责保管，并指定印章保管员。各部门、分支机构印章由各机构负责保管。各部门、分支机构应指定本机构印章保管员，并将印章保管员名单报综合办公部门立案。b)各类印章在使用过程中，印章保管员如有变动，应在变动当日通知本行综合办公部门。c)印章保管员因故请假，各机构应指定临时保管员，并办理交接手续。e)各类印章应存放在专用保险柜内，钥匙由印章保管员持有；未经同意，印章保管员不得私自将印章转交给她人保管。f)持有印章各机构应该对本机构印章使用及保管负担全部责任。g)印章如丢失，应立即向本行综合办公部门汇报，由其快速向公安部门报案，请求立案侦察，在公安部门指导下，刻制和原印章有所区分新印章，并在一定范围内申明遗失印章作废。5）印章缴销a)印章内容需要变更或内设机构撤并时，应停止使用相关印章。持有印章机构应在印章停用五日内，由印章保管员写明印章停用说明，经机构责任人签字后报综合办公部门，并将印章交综合办公部门给予封存或销毁。b)若出现印章丢失、毁损或被盗，持有印章机构应立即向本行综合办公部门汇报。c)印章丢失、被盗时，若法律法规要求办理相关公告注销手续，由本行综合办公部门负责办理公告手续，并到公安机关及登记机关办理注销手续。6步骤描述和控制要求阶段步骤风险点6.1申请步骤名称:用印申请适用部门:分支机构;相关部门;适用岗位:相关岗;相关岗;职责要求:提出用印申请操作规范:各部门、分支机构向上级机关和相关部门报送各类报表、专题汇报函件，以本行名义对外签署各类协议协议，外出参与各类活动或联络工作需以本行名义出具介绍信，及其它需要使用本行印章（含党委印章、行政印章）证实、函件等，全部应填写《印章使用审批表》（附件二），由各部门、分支机构责任人签字、交综合办公部门主任岗审核、再报本行领导审批，方可用印。需要使用其它印章，也应填写印章使用审批单，逐层审批。6.2审核、审批步骤名称:审核适用部门:综合办公部门;适用岗位:主任岗;职责要求:审核用印申请操作规范:1）审核各部门、分支机构用印申请，判定是否确需对外用印，事实是否清楚，理由是否充足，并在《印章使用审批表》（附件二）上签署审核意见。2）属通常事务往来，不包含经费、财务、合相同重大事项用印，可由综合办公室主任直接审批。风险描述:审核不严,用印不严谨，或遇重大事项用印未经主管领导审批直接用印,造成财务损失或影响本行声誉。风险等级:中等风险控制方法:加强岗责控制和监督检验，包含经费、财务、合相同重大事项用印，应严格审核把关，动用本行总部印章需经主管领导审批，对违反要求用印责任人进行处分。控制部门:行长;控制岗位:主管领导;6.2审核、审批步骤名称:审批适用部门:行长;适用岗位:主管领导;职责要求:对用印申请进行审批操作规范:审核使用印章申请，并在《印章使用审批表》（附件二）上签署审批意见。6.3登记步骤名称:登记适用部门:综合办公部门;适用岗位:机要岗;职责要求:登记印章使用情况操作规范:依据用印审批意见，规范填写《印章使用登记簿》（附件三），具体登记备查。6.4使用步骤名称:用印适用部门:综合办公部门;适用岗位:机要岗;职责要求:依据审批意见用印操作规范:在各类报表、函件、协议、介绍信、证实上盖章。盖印应在落款日期中间偏上位置，骑年盖月，压住年、月、日中间四至七个字，且要盖得端正、清楚、美观，严禁错盖、漏盖。印章使用必需使用红色印泥，要做到上不压正文，下压成文日期或单位名称等文字，不能歪斜或倒印。严禁在空白纸、空白介绍信、空白信笺、空白奖状和证书等上面盖章。严禁印章保管人员越权用印或私自将印章转交她人使用。风险描述:用印不严谨,未经审批直接用印，或在空白纸张、空白奖状、空白证书、空白证实、空白介绍信等空白凭证上用印,可能给本行造成损失，声誉受到影响。风险等级:高风险控制方法:加强岗责控制和监督检验，杜绝私自用印可能造成风险和损失。对违反要求用印责任人进行处分。控制部门:综合办公部门;控制岗位:主任岗;阶段步骤风险点6.1申请步骤名称:申请刻制适用部门:分支机构;相关部门;适用岗位:责任人;责任人;职责要求:提出刻制印章申请操作规范:各部门、分支机构需要刻制印章，依据相关文件提出书面申请，并填写《印章刻制审批表》（附件一）报综合办公部门及相关领导审批。6.2审核、审批步骤名称:审核适用部门:综合办公部门;适用岗位:主任岗;职责要求:对刻制印章申请进行审核操作规范:审核印章刻制申请是否正当合规、是否有相关证实文件，在《印章刻制审批表》（附件一）上签署明确意见，并提交行长审批。6.2审核、审批步骤名称:审批适用部门:行长;适用岗位:行长;职责要求:对刻制印章申请进行审批操作规范:对印章刻制申请作出指示，并在《印章刻制审批表》（附件一）上签署审批意见。6.3刻制步骤名称:刻制印章适用部门:综合办公部门;适用岗位:机要岗;职责要求:依据审批意见刻制印章操作规范:经审批同意，立即和印章制作定点机构联络刻制新印章。印章刻制名称必需和营业执照和金融营业许可证上记载名称一致，不得刻制简称或自创名称。印章刻制规格、式样、字体必需统一按相关要求实施。风险描述:越权行使岗位职责,未经授权私自刻制印章,可能发生内部偷窃、欺诈案件，给本行造成财务损失和声誉影响。风险等级:高风险控制方法:加强监督检验，对违反要求私自刻制印章责任人进行处分。控制部门:综合办公部门;控制岗位:主任岗;6.4启用步骤名称:分发、登记适用部门:综合办公部门;适用岗位:机要岗;职责要求:分发新印章并进行登记操作规范:印章刻制完成，应立即通知申请机构派人领取；分发印章时，应核实领取人身份，和领取人共同验证印章，填写《印章刻制、启用、销毁登记簿》（附件四）并留存印模。6.4启用步骤名称:领取印章适用部门:分支机构;相关部门;适用岗位:相关岗;相关岗;职责要求:双人领取新印章操作规范:申请机构必需派两名工作人员领取新印章。因机构更名、合并和印章磨损更换印章，应凭旧章和单位证实领取新章；因工作需要不能以旧换新，应在领取并启用新章同时封存旧章，并逐层上缴到本行综合办公部门。凡新刻制印章均需立案后方可领用。本行公章、部门印章及支行公章领用时应分别先由行长、部门责任人及支行行长署名领用，再移交专管人员保管。风险描述:未按要求领取新印章,未按要求验证领取人身份；领取新印章时旧印章未上缴,造成印章被盗领、旧印章继续被使用，可能给本行造成无须要损失和声誉影响。风险等级:高风险控制方法:做好领取人身份验证登记，确保旧印章上缴或作其它处理；加强审核检验。对违反规章管理制度责任人进行处分。控制部门:综合办公部门;控制岗位:主任岗;6.4启用步骤名称:启用印章适用部门:分支机构;相关部门;适用岗位:相关岗;相关岗;职责要求:启用新印章操作规范:以综合办公部门名义正式向相关单位、部门发文通知启用印章。启用新印章前必需在《印章交接登记簿》（附件五）上预留印模、登记启用时间和保管人等信息。6.5保管使用步骤名称:保管使用适用部门:分支机构;相关部门;适用岗位:相关岗;相关岗;职责要求:保管使用印章操作规范:行政公章等印章必需由印章保管员保管，用印必需经过审批，并在《印章使用登记簿》（附件三）上具体登记。用印机构印章保管员办理印章交接手续，移交人、接交人、监交人应在《印章交接登记簿》（附件五）上签字确定。风险描述:未认真推行岗位职责,未妥善保管印章，使用时未经审批或越权审批,造成印章遗失，或用印不妥，造成本行财务损失，影响本行声誉。风险等级:极大风险控制方法:加强岗责控制和监督检验，杜绝违规使用和管理。控制部门:内部审计部门;控制岗位:现场审计岗;6.6停用销毁步骤名称:申请停用销毁适用部门:分支机构;相关部门;适用岗位:责任人;责任人;职责要求:申请停用销毁印章操作规范:印章需作废、停用，须提出书面申请，并在《印章交接登记簿》（附件五）、《印章使用登记簿》（附件三）上具体记载。6.6停用销毁步骤名称:审核适用部门:综合办公部门;适用岗位:主任岗;职责要求:审核印章停用销毁申请操作规范:审查印章作废、停用合规性，申请资料完整性。6.6停用销毁步骤名称:审批适用部门:行长;适用岗位:行长;职责要求:审批印章停用和销毁操作规范:对印章停用和销毁申请进行审批。6.6停用销毁步骤名称:统一收回销毁适用部门:综合办公部门;适用岗位:机要岗;职责要求:收缴需要销毁或处理公章并统一销毁操作规范:统一销毁作废、停用印章或作其它对应管理，并在《印章刻制、启用、销毁登记簿》（附件四）上具体记载。风险描述:销毁无人监管或无销毁登记,未按要求处理应停用、销毁印章,造成印章仍然留存使用，或被不法分子盗用，给本行造成无须要风险和损失。风险等级:中等风险控制方法:按要求处理停用作废公章，并登记相关登记薄；加强内部监督审核。对