人事档案管理制度模板模版（二篇）

第页共页人事档案管理制度模板模版目录一、总则1.1目的和适用范围1.2法律法规依据1.3术语和定义二、档案的建立与归档2.1档案管理的责任部门2.2员工档案的建立2.3档案的分类与编号2.4档案的检查、整理、存储与归档2.5档案保密和备份策略三、档案的使用与查询3.1档案的使用权限3.2档案的查阅与借阅3.3档案的引用与复制3.4档案的转交与销毁四、档案的保管期限和报废4.1档案的保管期限4.2档案的报废程序和要求五、附则5.1档案迁移和转储5.2档案管理制度的宣传和培训5.3档案管理制度的评估和修订一、总则1.1目的和适用范围本制度旨在规范公司内部的人事档案管理工作，保证人事档案的完整性、准确性和可用性，维护员工合法权益，保障公司与员工的利益。本制度适用于全体公司员工的人事档案管理工作。1.2法律法规依据本制度制定依据《劳动法》、《档案法》及相关法律法规的规定。1.3术语和定义1.3.1人事档案：指公司对员工在职期间的个人信息、合同、奖惩记录、证照等有关资料的归档和管理。1.3.2档案管理：指对人事档案的收集、整理、存储、使用、查询、保护、迁移、转储等一系列活动的管理工作。二、档案的建立与归档2.1档案管理的责任部门人事部门负责公司内部的档案管理工作，具体责任包括档案的建立、整理、存储、归档、保密等。2.2员工档案的建立员工入职后，人事部门负责建立员工档案，包括但不限于以下资料：个人基本信息、合同和协议、培训记录、考勤和请假记录、绩效评估记录、奖惩记录、离职手续等。2.3档案的分类与编号为便于管理和检索，人事部门将员工档案按照一定的分类规则进行归类和编号，分类标准包括但不限于岗位、部门、入职时间等。2.4档案的检查、整理、存储与归档人事部门定期对档案进行检查和整理，确保档案的完整性和准确性。档案应存放在封存的文件柜中，确保安全可靠，并按照一定的归档规则进行分类和编号。2.5档案保密和备份策略人事部门需对档案信息进行严格保密，未经授权人员不得查阅、复制和使用档案信息。同时，人事部门应定期进行档案的备份，确保档案信息不会因意外事故导致的丢失。三、档案的使用与查询3.1档案的使用权限档案的使用权限按照员工的岗位和职责进行划分，只有经过授权的员工才能使用档案信息，并且需在使用时记录使用情况，遵循保密原则。3.2档案的查阅与借阅员工有权查阅自己的档案信息，需提前向人事部门申请，并按照规定的程序进行查阅。离职员工只能查看离职前的档案信息。其他员工如需查阅或借阅档案信息，需提供合理的理由，并经过人事部门的批准。3.3档案的引用与复制档案信息使用过程中如需引用或复制，需经过人事部门的授权和记录。引用或复制后的档案信息应保证准确性，并且不得用于违反公司规定和法律法规的行为。3.4档案的转交与销毁员工的档案在离职时，人事部门需按照规定的程序将档案转交给相应的部门负责人，并在档案转交记录中进行备案。档案达到保管期限后，人事部门会根据公司的规定进行销毁。销毁程序应包括报批、审批、公示等一系列程序，并记录销毁情况。四、档案的保管期限和报废4.1档案的保管期限档案的保管期限按照公司规定的档案管理要求进行分类，包括但不限于永久保存、长期保存、定期保存等。不同档案的保管期限根据法律法规和公司的规定进行设定。4.2档案的报废程序和要求档案达到保管期限后，人事部门需按照公司的规定进行报废程序。报废程序应包括报批、审批、公示等一系列程序，并记录报废情况。报废的档案应进行销毁或归档处理。五、附则5.1档案迁移和转储人事档案管理过程中，如遇到部门调整或公司重组等情况，人事部门需及时处理档案的迁移和转储工作，确保档案信息的完整性和可用性。5.2档案管理制度的宣传和培训人事部门需定期对员工进行档案管理制度的宣传和培训，确保员工对制度的理解和遵守，并能正确使用档案管理系统及相关工具。5.3档案管理制度的评估和修订人事部门需定期对档案管理制度进行评估，根据实际情况进行修订和完善，确保制度的适用性和有效性。修订后的制度需及时通知全体员工并进行培训。人事档案管理制度模板模版（二）1.目的本制度旨在规范和管理公司的人事档案，以确保档案的准确、完整和安全。2.适用范围本制度适用于公司所有部门和员工。3.档案管理责任3.1人力资源部门负责制定和实施人事档案管理政策和程序。3.2各部门负责人负责确保员工的档案正确、完整地记录，并及时提供人力资源部门所需的档案信息。3.3人力资源部门负责对档案进行定期的检查和审查，确保其准确性和完整性。4.档案的分类和归档4.1档案应按照员工的姓名和工号进行分类，并分别归档。4.2档案文件应按照一定的规范进行归档，包括档案编号、姓名、工号、入职日期、离职日期等信息。4.3档案文件应存放在专用的档案柜中，确保其安全和保密。5.档案的管理和使用5.1档案只能由经过授权的人员访问并使用。5.2人事档案只能用于公司内部人事管理相关的目的，禁止向外部机构或个人提供档案信息。5.3档案使用时应做好记录，包括档案的借阅和归还日期。5.4档案应定期进行备份，以防止档案丢失或损坏。6.档案的保存期限6.1入职申请表、员工个人资料等重要档案应永久保存。6.2员工合同、薪酬记录等档案应保存至员工离职后5年。6.3其他员工档案可根据需要进行保存或销毁。7.档案的销毁7.1档案销毁应经过人力资