应用公文选修课讲稿(13年)

应用公文写作

主讲:周艳丽周艳丽，女，安阳师范学院期刊编辑部副教授，主业从事编辑工作，副业专著文学创作，出版散文集《牵着手走》《印象安阳》，理论专著《缪斯钟情的女儿们——女性作者写作的奥秘》《女性文学的多彩世界》。

网名巢儿，喜交友，爱快乐。在网易开有博客。希望您能经常到“家”里坐坐，巢儿已经将上好的“龙井”泡了一杯，极品的“蓝山”煮了一壶，等着与您漫漫品，细细聊……

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我的联系方式：531170477第一章应用文写作概述

第一节：文章及分类

第二节：应用文概述第一节文章及分类

一、关于文章的定义

二、什么是文章

三、文章的分类一、关于文章的定义《周礼·考工记》“青与白谓之文，赤与白谓之章。《诗经·大雅·荡》“厉王无道，天下荡荡，无纲纪文章。曹丕《典论·论文》“夫文本同而未异，盖奏议宜雅，书论宜理，铭诔尚实，诗赋欲丽，此四科不同，能者偏也。”陈道望《作文法讲义》:文章，是一种传达意思的工具，用文字传达意思制作就是文章。《辞海》今通称独立成篇的、有组织的文字为文章。晋人挚虞《文章流别论》：“文章者所以宣上下之象，明人伦之叙，穷理尽性，以究万物之宜者也。”毛泽东：文章是客观事物的反映。沈永耿：以书面语言、文字符号作为物质媒介，能承纳和蕴含具有一定主题，具备一定篇章序列的社会信息传播载体。《现代汉语词典》篇幅不很长的单篇作品，泛指著作。二、什么是文章?能反映一定社会生活，表现一定主题的，用一定结构形成组织起来的，相对独立完成的书面语言，就是文章。(路庆德《普通写作教材》32家高校联合编写）三、文章的分类1、按记述方式分：记叙文议论文说明文

2、按文章的功能效用来分:一类:作者为抒发主观感情,反映现实生活,进行艺术创作而写作,主要指文学作品.一类:为处理公务和个人事务而写的,这就是应用文.中学（侧重表达方式学习）主要以学习文章的记述方式为主：记叙文：记叙文是以记人、叙事、写景、状物为主要内容，以记叙、描写为主要表达方式的一种文体。通常分为三类：以人物为主的记叙文;以事件为主的记叙文;以景状物为主的记叙文.

议论文：议论文就是议论、分析问题，论述道理、阐述观点的文章；有以立论为主的，也有以驳沦为主的。说明文：用准确简洁的语言指出被说明对象的本质属性。也就是科学地揭示被定义概念的内涵与外延。大学（侧重创作能力培养）主要以分析文章的功能为主文学作品：是指用语言塑造形象以反映社会生活表达作者思想感情的“语言艺术”.应用文：是指在现实生活中因为交往的需要，用一定格式和具有应用价值的一种文体。为处理公务和个人事务而写的,这就是应用文.中小学侧重学习文章的记述方式记叙文作文语文大学侧重学习文章的功效散文写作中文作文侧重锻炼表达方式记叙议论说明写作侧重培养创作能力应用文写作文学作品创作语文文章分析与鉴赏（侧重表达方式）文学常识语法知识作文中文中外文学史汉语知识文艺理论写作第二节应用文概述一、什么是应用文二、应用文的分类一、什么是应用文?

应用文是国家机关、企事业单位、社会团体及人民群众在日常工作、生产生活中处理公共事务或私人事务所使用的具有某种惯用格式和直接应用价值的文章，包括机关应用文和私人应用文，写作学上称公务文书或私务文书。二、应用文的分类应用文分四类：按应用文的用途分（一）法定公文（二）事务文书（三）日用文书（四）专用文书（一）法定公文：

广义：凡是按照一定程序和格式处理各种公务的行文都称之为公文。狭义：指党和国家行政机关各自规定的主要文种。党的公文有14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。行政公文13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。（二）事务文书：机关处理各种日常事务性工作所形成并使用的常用文书。它包括规章制度（章程、条例、决议、布告、规则、细则、标准、规范、守则、公约、办法等）、总结（个人总结、部门总结）、协定、协议、计划、规划、规定、简报、调查报告、大事记、会议记录等。（三）日用文书私人在日常生活中应用的各种文书。如书信、日记、笔记、条据（借条、欠条、收到条等）书表（申请书、决心书、检查书、保证书、倡议书、聘书、请柬等）遗嘱等。（四）专用文书各专业领域所用的各种文书。1、经济文书2、文教科技文书3、司法文书4、新闻宣传5、史传文1、经济文书：市场调查报告、市场预测报告、经济分析、经济合同、财务报告分析、商业广告、商品说明、审计报告、招投标书等。2、文教科技文书（1）文教文书：教案编写、学年校历、毕业文凭等。（2）科技文书：实验报告、可行性报告、科技论文、专利申请、科技成果鉴定证书、科研课题报告、国家发明奖申请书等。3、司法文书司法领域所使用的各种文书。包括：通缉令、批准逮捕决定书、立案报告、起诉状、上诉状、答辩状、申诉状、控告状、代理词、辩护词、起诉书、抗诉书、判决书、公证书、结婚离婚书等。4、新闻宣传用于舆论宣传的各种文书。包括消息、通讯、特写、评论、编者按、简报、海报、标语、传单、解说词、板报、演讲稿等。5、史传文地方史、地方志、传记、回忆录、读后感、游记等。

党的公文法定公文｛｝文件行政公文公务｛事务文书：如计划、总结、述职、调查报告、简报

应用文体｛专用文书：经济、文教科技、法律、新闻、论文史传私务：日用文书：书信、日记、笔记、条据、书表、遗嘱等

文章｛

诗歌散文文学文体｛小说戏剧第五节应用文的写作要求一、材料要真实二、观点要正确三、格式要讲究四、安排要合适欧阳修修改文章的故事第一位青年：劣马正飞奔，黄犬卧通途。马从犬身践，犬死通衢。第二位青年：有犬卧能衢，逸马踏而过。欧阳修：逸马毙犬于道。应用文体目的:实用,为现实实用而写作2.内容:真实,绝对客观真实对象:有一定的范围限制格式:有严格的格式要求时效:有一定的时效性作用:实用性很强文学文体1.目的:为表达自己的情感而写作2.内容:艺术真实,超越现实的真实3.对象:广泛,范围限制较小4.格式:不拘一格,倡导标新立异5.时效:时效性不强.6.作用:潜移默化的作用第一章应用文写作概述作业1.有人说只要作文写得好的人,就一定能写好应用文,你是如何认识的?2.谈谈你对应用文重要性的认识.3.应用写作主要有那些特点?第二章法定公文第一节我国的政治体制第二节公文概述第三节公文的行文规则第四节公文组成第五节公文的标印格式第一节我国的政治体制一、什么是政治体制二、当前世界上的政治体制三、中国的政权结构四、国家的管理机构一、政治体制政治体制：政治结构的组织形式及相关的法律和制度。分为广义和狭义。广义：包括社会制度、国体、政体、政治体制、政治制度、法律制度和政权结构。狭义：政权的组织形式及有关制度。我们所讲的政治体制是指狭义的政治体制即政权结构。二、当前世界上的政治体制君主立宪制：共和制：君主立宪制又称立宪君主制，（constitutionalmonarchy），是指在宪政体制下由一个世袭或选出的君主作为元首的政体。广义上的君主立宪制分为议会制君主立宪制和二元制君主立宪制（这个更常被称为立宪君主制）君主立宪制的特点是国家元首是一位君主（皇帝、国王等），与其他国家元首不同的是，一般君主是终身制的，君主的地位从定义上就已经高于国家的其他公民。共和制共和制：（republicanism），国家最高权掌握在由选举产生，并有一定任期的国家机关或公职人员手中的政权组织形式。共和制是指国家的权力机关和国家元首由选举产生并有一定任期的政权组织形式。而共和制具体又分为议会共和制和总统共和制，区分总统共和与议会共和，要看国家元首是否有行政权。总统共和国家元首有行政权力，议会共和国家元首没有行政权。三、中国的政权结构中国当前的属于共和制，我国的政体是人民代表大会制，本质上属于议会共和制。中国宪法规定，国务院及各级人民政府行使行政权，国家主席没有行政权。中国由执政党、最高权力和立法机关、参政议政机关、国家行政机关、执法司法机关、权力监督机关和军事力量等组成。

四、国家的管理机构中华人民共和国行政管理机构：国务院——省政府——市政府——县政府——乡政府。行政职务：国务院总理（副总理、国务委员）——省长（部长）——市长（司级、厅级）——县长（处局级）——乡长（科级）——科员。与国外政体不同的是，我国的中国共产党是执政党，因此，共产党高于一切，中国是在共产党的领导下实行行政权力。党的最高组织机构是党中央——省委——市委——县委——乡党委。职务：党总书记——省委书记——市委书记——县委书记——乡党委书记。总书记（国务院总理）——省委书记（省长）市委书记（市长）——县委书记（县长）——乡党委书记（乡长）第一节公文概述一、什么是公文？1.什么是公文？2.什么是法定公文？3.党领导机关的14种公文4.行政机关的13种公文一、什么是公文？1、公文的范围：广义的公文是指在公务活动（既包括党政机关也包括企事业单位和学校）中用以上传下达，处理问题、反映情况、联系事务、商洽工作的具有特定效力和惯用体式的文书（它包括法定公文和事务文书）。狭义的公文则专指党和国家行政机关各自正式规定的主要文种，其中包括中国共产党的公文有14种，国家行政机关公文有13种。本章所讲公文是指党和国家行政机关各自正式规定的文种。人们习惯称之为法定公文的文种。2、公文的定义：公文是党和国家行政机关（政府下面的职能部门）社会团体(团委、工会等)、企事业单位和学校在公务管理活动中形成和使用的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。3、法定公文：是党和国家行政机关，在公务管理活动中形成和使用的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。党的14种文件：决议、决定、批示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。行政机关13种公文：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。党政机关公文共有27个。其中有9个是相同的，即决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要。9个不同的，其中属于党的有5个，即公报、指示、决议、条例、规定。属于行政机关的有4个，即命令（令）、议案、通告、公告。由于这18个文种是党和国家在公文管理法规中明确规定的，因此，公文界一般将其称为法定公文。第二节公文的行文规则一、政府与政府职能部门的关系二、行文关系三、行文方式四、行文规则一、政府与政府职能部门之间的关系1.政府：是一个政治体系，于某个区域订立、执行法律和管理的一套机构。广义的政府包括立法机关、行政机关、司法机关和军事机关。狭义的政府指行政机关。我们所讲的是狭义的。2.我国共有五级政府：国务院——省政府（直辖市、自治区）——市政府——县政府——乡政府。3.国家机关：是指国家为行使其职能而设立的各种机构，是专司国家权力和国家管理职能的组织。包括中央和地方各级组织，即国家政权机关。它包括各级权力机关、行政机关、审判机关、检察机关和军队中的各级机关。4.政府与政府职能部门之间的关系：

政府职能部门：负责为政府处理具体事务的机构。我国的最高政府国务院共有28个职能部门。政府对其职能部门具有计划、组织、指挥权力。政府部门（1）（2013年28个）国务院办公厅中华人民共和国外交部中华人民共和国国防部中华人民共和国国家发展和改革委员会中华人民共和国教育部中华人民共和国科学技术部中华人民共和国工业和信息化部中华人民共和国国家民族事务委员会中华人民共和国公安部中华人民共和国国家安全部中华人民共和国监察部（与党的纪委合署办公）政府部门（2）中华人民共和国民政部中华人民共和国司法部中华人民共和国财政部中华人民共和国人力资源和社会保障部中华人民共和国国土资源部中华人民共和国环境保护部中华人民共和国住房和城乡建设部中华人民共和国交通运输部中华人民共和国铁道部中华人民共和国水利部中华人民共和国农业部中华人民共和国商务部政府部门（3）中华人民共和国文化部中华人民共和国卫生部中华人民共和国国家人口和计划生育委员会中华人民共和国审计署中国人民银行国务院直属特设机构1个：国有资产监督委员会国务院直属机构18个：国家税务局工商局国务院办事机构5个：侨务办港澳事务办国务院部委管理的国家局10个：信访局、粮食局烟草局等河南省政府组织部门（25个）河南省办公厅河南省发展和改革委员会河南省教育厅河南省科学技术厅河南省工业信息化厅河南省民族事务委员会河南省公安厅河南省监察厅河南省民政厅河南省司法厅河南省财政厅河南省人力资源和社会保障厅河南省国土资源厅河南省环境保护厅河南省住房和城乡建设厅河南省交通运输厅河南省水利厅河南省农业厅河南省林业厅河南省商务厅河南省文化厅河南省卫生厅河南省计划生育委员会河南省审计厅河南省人民政府外事侨务办公室二、行文关系：是指发文机关与受文机关之间的公文来往关系。机关与机关之间的行文是根据组织系统和本机关的职权、所处的地位及与其他机关之间的工作关系而进行的，主要是以机关或部门为单位的立体交叉的行文关系。三、行文方式（上行文、下行文、平行文）1.上行文：上行文是下级机关向具有隶属关系的上级机关的行文。其行文方式有逐级行文、多级行文、越级行文三种。（1）逐级行文。即下级机关向具有隶属关系的上一级机关行文，是上行文最基本、最常用的方式。除特殊情况外，下级机关一般均应向直接上级机关行文。（2）多级行文。即下级机关在必要时向具有隶属关系的上一级机关和更高一级的上级机关的行文。这种行文方式只在个别特殊情况下如遇重大问题时才可使用。（3）越级行文。即下级机关在非常必要时，越过隶属关系的上一级机关向更高一级的上级机关行文。这种方式只能在如下特殊情况下采用：第一，由于发生特殊紧急情况，如严重自然灾害，逐级上报会延误时机，造成更大损失。第二，向具有隶属关系的上一级机关请示多次，长期未能得到解决的问题;第三，隶属下级机关与上级机关之间争议而无法解决的问题；第四，上级机关交办的，并指定越级上报的事项；第五，对上一级机关进行检举、揭发的问题；第六，询问与请示极个别的、必要的具体问题等。2.下行文。下行文是上级机关向所属的下级机关的行文。其行文方式有逐级行文、多级行文、直达基层三种行文方式。（1）逐级行文。即采取逐级下达的方式或只对直属的下一级机关行文。（2）多级行文。即上级机关根据需要同时向所属的几级下级机关行文。（3）直达基层行文。即上级机关直接向最基层机关行文。采用这种方式多是无须保密的普通文件。3.平行文。是相互没有隶属关系的同级机关或不属同一系统的机关之间的行文。三、行文规则（根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）（一）行文应当确有必要，讲究实效，注重针对性和可操作性。（二）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应该同时抄送被越过的机关。（三）向上级机关行文，应当遵循以下规则：1.原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送其他相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。2.党委、政府部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权，属于部门职权范围内的事项应直接报送上级主管部门。3.下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。4.请示应当一文一事，不得在报告等非请示公文中夹带请示事项。5.除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，也不得以本机关负责人的名义向上级机关报送公文。6.受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时应当抄送另一个上级机关。7.不符合行文规则的上报公文，上级机关的文秘部门可退回下级呈报机关。（四）向下级机关行文，应遵循以下规则：1.主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。2.党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其它部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需要政府审批的具体事项，经政府同意可由政府职能部门行文，文中需注明已经政府同意。3.党委、政府的各部门在各自的职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。4.涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。5.上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送下级机关的另一上级机关。（五）同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要是可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。党委、政府的部门依据职权可以相互行文。部门内高机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。第三节公文的组成公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、抄送机关、印发机关和印发日期、页码组成。分为眉首，主体，版记三部分一、眉首：置于公文首页红色反线以上的各要素统称为眉首，它包括：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等内容。（一）份数序号：将同一文稿印制若干份公文的顺序号。带有密级的公文应当标识公文份数序号。（二）秘密等级和保密期限国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。1．秘密等级分为三级：绝密（30年）、机密（20年）和秘密（10年）。2．绝密和机密级公文应当标明份数序号。3．凡未标明或未通知保密期限的按国家秘密事项即绝密30年，机密20年，秘密10年。（三）紧急程度紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”等。我国公文的紧急程度没有“紧急”这一级，但可以用在标题的文种前，如：〈国务院纠正行业不正之风办公室关于坚决刹住发放使用各各代币购物券之风的紧急通知〉（1998年12月11日发布）、〈北京市人民政府关于采取果断措施控制北京大气污染的紧急请示〉等。（四）发文机关发文机关名称即公文的制发机关，是公文的法定作者，表明公文的归属。一般公文都用红色字体，也称版头，因发文的党政机关不同，版头也不同，党的机关公文称版头，行政公文称标识。行政公文的版头有两种形式：一是由发文机关+文件二字组成，二是只标识发文机关名称。（五）发文字号发文字号也称文号，是发文机关编排公文的代号，便于发文机关掌握该年度的发文数量和公文的收发登记、办理、保管和查找等。它包括机关代字、年份和序号三部分。1．机关代字机关代字是机关名称的极度简缩，如国务院发文的机关代字是“国发”、或×政发等。（一般一个机关都有一个固定的机关代字，）下行文和平行文一般直接用机关代字，上行文一般在机关代字后加“文”字。2．年份是发文的年度，用阿拉伯数字标全称，用六角括号“〔〕”括入。如〔2013〕指的是2013年3．序号是发文的顺序号，多为发文机关的流水号，除“命令”外，一般不加第字，序号前也不编虚位“0”编制发文字号的原则1、发文字号三个构成要素的排列，应先是机关代字，中间是年份（书写时加六角括号）最后是发文顺序号。序号不编虚位，不加第字。2、党政机关的发文字号以分开为宜。3、机关代字中应明确发文的含义，如，“中发”“国发”“XX文”等4、几个单位联合发文，只标主办机关的发文字号。行政机关之间联合行文，标注主办机关的发文字号；与其他机关联合行文原则上应当使用排列在前机关的发文字号，也可以协商确定。但一份文件只能标注一个机关的发文字号。（五）签发人指代表机关核准并签写发出公文文稿意见的领导人姓名。一般只需在机关内部的发文稿纸上签写，但在上行文中必须有签发人，一般为行政负责人。多个单位联合行文，主办机关签发人姓名排列在前，其他机关签发人姓名在主办机关签发人姓名下按发文机关顺序依次排列。二、主体：置于红色反线（不含）以下主题词（不含）之间的各要素统称主体。它包括：公文标题、主送机关、公文正文、附件、附注、成文时期、公文生效标识等内容。(一)标题:行政公文的标题一般由发文机关名称、事由、公文种类三部分构成。1、事由：是对公文主要内容的概括，一般都有介词“关于”和表达主要内容的词组组成介词结构，作为行政公文种类的定语，这样能使事由更加明确突出。不能用抽象性词语如精神、意义等。2、公文的种类只能用行政公文法定的规范化名称，不得生造，变更公文文种。（中国共产党机关规定的公文种类不完全同于行政公文）3．三部分省略：如用的是行政公文专用纸，且上面已印有发文机关的版头，发文机关名称可省略，如《关于改进合作商店和个体经济交纳工商所得税问题的通知》；省略事由，如《中华人民共和国全国人民代表大会公告》象这种情况只有在大家都明白的情况下才能省略；省略发文机关和事由，只写公文种类，如《布告》、《通知》等，这种情况往往事由比较简单，发文机关署在末尾。4．公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（二）主送机关即公文的主要受文机关，是负责承办或答复该文内容的机关，也称“上款”、“抬头”。其主要作用是概括表明该公文的空间效力范围，明确对该文办理、答复负法定责任的机关。除公告、通告、纪要等文种外，对外行文都应当注明主送机关。1．上行文一般只写一个主送机关，特别是上行文的请示更应如此；上行文的报告，若一个单位受双重领导，主送机关可以不是一个，应根据报告所涉及的内容，将主要负责的上级机关写在前面，并用“并报”的形式联结另一上级机关。2．下行文的普发性和周知性公文，如布告、通告、告示等，不写主送机关外，其它下行文都应有主送机关。主送机关如果不止一个，要注意其排列次序。3．下行文根据需要确定一个或若干个主送机关，主送机关的排列顺序，原则上按党、政、军、群的顺序排列。如主送机关过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送之上，标识方法同抄送。4、主送机关名称如果不止一个，要注意其相互之间标点符号的使用，一般是在不同系统和级别之间用逗号，同一系统内部的各单位之间用顿号，最后一个主送机关之后用冒号。（如例件5）（三）正文1．正文的开头：可以概括为“凭”，即凭什么行文，就是制发该文的依据或理由，一般都比较简短，先提出要点。（开头用语：用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。）2．主体：可概括为“事”，即什么事情或什么事项。根据行文的目的和理由，经一定的过渡性词语，如“特作如下通知、特作如下规定、报告如下、请示如下、答复如下等，转入公文的主体。公文的主体主要是列举材料，申述观点，叙事说理，尤其要把事说清楚，内容较为复杂的公文，事项很多，要注意事项之间的逻辑顺序和层次安排。3．结尾：结尾可概括为“断”，即论断、判断，也是正文的结论部分，多数要提出要求、措施、办法等。行政公文规范的结束语：（1）上行文，不要求答复的工作报告、情况报告，结尾语可用“以上报告，请审查”；要求上级批准、批复的可用“是否妥当，请批示”、“特此报告，请予审批”“以上请示，请批复”；要求上级批转的，可用“如无当，请批转”等语。（2）平行文，结尾一般用“特此函达”、“特此函达，请查照，并希见复为荷”、“特此函复”等语。也有用“此致敬礼”的。（3）下行文，结尾一般用“此令”、“此复”、“以上各点，望认真贯彻执行”、“希即遵照办理，并将情况及时上报”、“希即研究执行，如有意见随时向我们反映”等语。（四）附件说明附件是附属于正文的印证性、说明性或附带性材料，公文如有附件，应当在正文之后，机关名称之前，注明附件的名称和件数。附件是指随文转发、报送的文件，随文颁发的制度、办法、规章、以及文件中的报表、说明材料等。附件是公文的组成部分，写稿时，必须把附件的具体名称、件数，详细列在附件栏内。附件名称后不加标点符号。（五）成文日期行政公文发文的年月日一律写在文件末尾签署之后，且不能用阿拉伯数字，年份不可略写，如一九九九年不可略为九九年，“0”不得写为“零”同时要与正文空开以便盖印。成文日期的确定：1．一般公文以机关领导人的签发日期为准。2．联合行文以最后一位机关领导人的签发日期为准。3．凡属会议类的文件，以会议通过的日期为准。4．凡属法规、规章类公文以依法批准的日期为准。5．布告、告示类公文以张贴、公布之日为准。6．如领导签发后因故不能及时发文，时间耽搁超过20天，成文时间可由承办单位确定。7、一般电报、信函等则以实际发出日为准。（二）公文生效标识机关公章是机关职权的象征，是公文生效的标志。公章要上不压正文，下压成文日期，公章要求盖得端正，显示职权的严肃庄重。除“会议纪要”（因其有特定的版式）和以电报形式发出的外，行政公文均应加盖公章。公文盖印依据领导人的签发字样，未经领导人签发的公文不得用印。印章与公文落款要相一致。用印要注意清晰、端正，位置准确。一般的用印方法是：骑年压月，上大下小。1．联合上报的公文，由主办机关加盖印章（国务院办公厅关于实施《国家行政机关公文处理办法》涉及的几个具体问题的处理意见，国办函〔2001〕1号规定：行政机关联全向上行文，为简化手续和提高效率，由主办单位加盖印章即可）如单位不多也可都加盖；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。（二）公章与正文必须在同一面，不得采取“此页无正文”的处理方法。（河南省人民政府公文处理工作制度规定）（七）附注公文附注指需要说明的其他事项。公文如有附注，就加圆括号。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。三、版记：它包括主题词、抄送、印发机关和印发时间等内容。版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行（一）主题词主题词又叫关键词。它是指公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的词。主题词是办公现代化的产物，它主要供制作公文索引和电子计算机检索之用。根据需要国务院和省级政府都制有自己的主题词表。一般省级主题词表比国家级内容有所扩充。（二）抄送机关：是指除主送机关外需要执行和知晓公文的其他机关，应当使用全称或规范化简称、统称。1.制发机关的上级机关或党委机关。2.某项职能的主管机关。3.主送机关的平行机关。往往把级别以制发机关高的机关放在第一行，与制发机关平级、下级或不相隶属的相关机关放在第二行。不管应该在第一行位置的机关名称实际占几行，其空余处不得接写应该在第二行位置的机关名称，要另起一行。（参见例件6）(三)印发机关和印发日期是承办文件记录，即由承办印制文件的部门、印制日期、印刷份数组成，承办文件部门指发文单位的中心机构或业务部门。印发日期与成文日期不同，印发日期是单位中心机构接到定稿后起印公文的时间，它的作用是供收文单位参考，一般写作：XX年X月X日印发”。印刷份数，是文件负责印制的数量标记，是由文秘部门在定稿上注明，一般写作（共印XX份。）印发机关统称机关办公厅（室）或文秘部门，印发日期以公文付印日期为准，用阿拉伯数字加印发标识。第四节公文的标印格式一、公文的排版形式：1.公文用纸一般使用纸张定量为60克至80克的胶版印刷纸，或复印纸；纸张白度为百分之85至90；横向耐折度大于15次，不透明度大于85等。2.公文尺幅：公文用A4纸，尺寸为210MM×297MM3.公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为：37MM±1MM公文用纸订口（左白边）为28MM±1MM版心尺寸为：156MM×225MM（不含页码）4.排版规格：从左至右横排，横写。正文3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28字(含标点符号占一字)。其标识第一层用“一”，第二层用“（一）”，第三层用“1”，第四层用“（1）”。5.字体字号：发文机关标识用2号标宋字体，红色标识；秘密等级，保密期限，紧急程度用3号黑体；发文字号，签发人，主送机关，附注，抄送，印发机关，印发时间用3号仿宋；签发人姓名用3号楷体；正文中如有小标题用3号小标宋或黑体字。6.装订要求：公文左侧装订，包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整，不空。两页页码之间误差不超过4MM。（例件6）骑马钉（例：黄皮《河南省人民政府公文处理工作制度》）或平钉（例：例件1）的钉位为两钉锯与书脊间的距离为3MM—5MM等。二、行政公文的标印格式：（一）眉首：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人1.公文份数序号：下行文，用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第一行。上行文公份数序号标识在发文机关上空2行版心左上角。2．秘密等级和保密期限（1）如需标识秘密等级，下行文和平行文用3号黑体字顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空1字（见标样一）；（2）如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体顶格标识在版心右上角第一行，秘密等级两字之间不空格，和保密期限之间用★隔开（同上见标样三）。（3）上行文秘密等级和保密期限标识在发文机关上空2行版心右上角（同上见标样2）如同时有秘密等机和保密期限标法同上行文。3．紧急程度如需标识紧急程度，下行文和平行文用3号黑体字顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空一字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第一行，紧急程度顶格标识在版心右上角第二行（同上见标样一）。上行文紧急程度标识在发文机关上空二行版心右上角（同上见标样二）。4．发文机关标识由发文机关全称或规范简称加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范简称。（如例件8仅有规范全称没有“文件”二字）1．下行文和平行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为25MM（同上见标样一）。2．上行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80MM（同上见标样二）。3．发文机关标识用红色小标宋体字，河南省人民政府文件字号为19MM×14MM（同上见标样一），河南省人民政府办公厅文件字号为16MM×11MM（同上见标样三）（如安阳师范学院13MMX22MM）。4、联合行文时，其文头字号大小可根据联合行文单位多少作适当调整，一般应不小于22MM×15MM，但字体不变。5、联合行文时，主办机关在前，文件二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布（同上见标样五）；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。5．发文字号发文字号年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”号不编虚位（即1不编001），不加“第”字。（1）下行文和平行文发文字号应排在发文机关下空两行，用3号仿宋字居中排布（同上见标样一）。（2）发文字号之下4MM处印一条与版心等宽（156MM）的红色反线。（3）上行文发文字号同上行文，但居左空一字排布（同上见标样二）。6．签发人上行文需标识签发人姓名，应在发文机关标识下空两行，平行排列于发文字号右侧，签发人及姓名居右空1字，签发人用3号仿宋字体，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名（同上见标样二）如有多个签发人，签发人三字应排在发文机关下空两行右侧。主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离