浅谈电子文件档案的优越性及其风险防控措施

电子技术的迅猛发展和推广,办公自动化的广泛实现,信息高速公路的建成,使档案工作产生了由纸质到光电介质载体的飞跃,从而给档案的纸质管理带来新的机遇与挑战。随着现化化进程的不断深入,档案管理软件系统的不断开发,电子文件档案将在现代的档案管理工作中发挥出它应有的作用。但是如何面对电子档案的优长与不足,使档案工作在网络化、数字化的环境中生存与发展,成为我们不得不思考的问题。因此,我国档案管理者应顺应时代发展的潮流,正确积极地认识电子档案的特点,加强对电子档案管理的研究,推进我国档案管理的电子化进程,使档案工作从管理方式和管理手段上进行一次彻底的革命。1电子档案相较于纸质档案具有的优越性1.1电子档案的发展使人们摆脱了传统的纸质档案归档保存的乏陈工作,大大减轻了工作人员的劳动强度,提高了工作效率随着科学技术的发展、电子网络的普及,信息的网络化为信息的归档保存和检索提供了便捷的管理手段,减少了工作人员立卷、存档、检查、寻找的难度。同时虚拟的信息网络也大大节省了保存档案需要占用的空间,延长了档案文件存留的时间,避免了文件档案因存留时间过久、保存空间潮湿、过于频繁的搬动等原因造成磨损、遗漏和丢失。1.2传统的纸质文件档案需要专门的工作人员在完成文书后进行逐字逐句的检阅,确保文字准确、章节连贯、语句通顺、理论健全逐一排除检查完毕后,一旦需要增缺补漏或是进行修改完善,则需要将已经修订好的档案拆封拆卷重新订做。但文件档案采用微机电子网络化管理后,档案用计算机文档即可增删补改,可随时进行补漏增缺,无需反复拆卷,无需重新修订,更无须积存待检修档案。如此省时省力,高效便捷。亦可防止因反复的拆卷导致文件的遗失。1.3电子文件档案的保密性明显高于传统的纸质档案前人为了将重要的纸质档案很好地保留,防止被人窥见其中辛密,多会建造类似于现代防空洞一样的幽深密室,亦或在隐秘之地挖掘秘密窑洞将档案深埋,费时费心费力还多有此地无银三百两之嫌。而档案管理的电子化就省事得多了,将所有的文档归于小小的计算机里,一个保密设置密码锁一上,任你是有千军万马还是能工巧匠均无法窥探丝毫。并且电子档案可设置成单分文件阅读,如此就连卷宗的查阅修改人员也只能查阅其所需要的部分,无法借机阅读档案的其他文件,从而保证了文件的保密性。1.4电子档案更便于人们进行阅读和理解传统的纸质档案是人工进行编辑、修订的,立卷人多是根据自己的理解进行编译,对于立卷标准的尺度掌握带有强烈的主观意识。这就为后来翻阅的人增加了阅读理解难度,常言一百个读者有一百个哈姆雷特。但若文书档案由微机进行管理编译成电子文档。档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来,从而把时间和精力放在档案编研及二次信息开发利用上来,这就较好地提高了文书档案的管理工作质量和利用效率,从而保证了文书档案能够发挥出更好的时效价值。2电子档案存在的风险文件档案的电子化一方面节省了人们对文档进行收集、保管、利用的成本,提高了工作效率,一方面也存在着诸多不安全因素,导致电子档案的不真实、不完整和不可靠,影响其效力的发挥。那么文件档案的电子化究竟存在哪些风险呢?2.1计算机和网络技术方面存在着不安全因素由于网络是开放的,任何人都能通过计算机进入网络,电子档案的内容和形式很容易被非法改动、删除、复制等,并且改后往往不留有任何痕迹。2.2制度管理方面的不安全因素电子档案的编写、搜集、整合、存档、修改、检索、维护、更新等都需要通过档案管理人员的日常操作完成。参与的人数众多。加之网络的开放性,普通大众也多能参与到各种电子档案的编写和修改当中,人员的专业素养值得考究,业务水准参差不齐,因此经常会有一些管理上的漏洞,导致电子档案信息被盗、泄密或者丢失。2.3电子档案的保存上不稳定电子档案存储的磁性材料从保存时限上说最长也就100年,而且其性质极不稳定,遇热、湿、强磁场或技术升级等问题极容易丢失或破坏。再次,电子档案在某种意义上说是“电”档案,它依赖于电能。一旦遭遇断电,电子档案是无法服务的,甚至可以说,一旦失去了电力供应,那么电子档案将不复存在。3风险防控措施3.1应做好电子档案使用中的控制与管理首先,要进行使用权限的审核,根据各种人员设置利用级别,进行利用权限的认定。其次,要严格控制电子档案的可转换性以保证电子档案的安全。做好拷贝的提供与回收管理。应尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝,采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。第三,要加强电子档案使用中的安全措施,对电子档案的信息内容根据密级层次进行有效管理,系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控,并自动生成相关记录,以作为日后查证的依据,从而保证电子文档的原始性和真实性。3.2要建立统一的电子文件管理体制首先,应实行文件管理与档案管理统一领导和规划,使二者同步发展;其次,要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责,确保从文件的形成、归档到查阅、利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行;再次,要制定科学、合理、统一的电子文件归档管理标准;最后,档案部门在接收电子文件时,要对归档电子文件信息内容的原始性,真实性进行鉴定。3.3应优化专业结构,建立一批新时代的档案管理人员队伍档案部门应重视和加强对档案管理人员的培养。一方面,要多渠道引进专业的技术和管理人员,尽量使用素质高,思想好,责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面要对现有的档案人员进行专业培训,特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。档案管理部门应尽快改变保管型人员过多、结构单一的档案队伍现状,建立一支具有较高素质,结构合理,适应信息时代电子档案管理需要的新型档案工作人员队伍。结束语电子文件档案的形成得益于高速发展的电子科技,它有着传统纸质文档所无法比拟