建立与管理档案制度

建立与管理档案制度一、前言为了规范企业档案管理工作，有效保护和利用企业档案资源，提高工作效率，特订立本制度。二、适用范围本制度适用于企业全体员工，包含正式员工、临时员工、劳务派遣员工等。三、档案管理目标确保档案的真实、完整、准确，有效保管企业的历史记录和紧要信息；供应便捷和高效的档案检索和利用服务；保护企业档案的安全性和机密性；全面贯彻信息化管理，推动档案数字化建设。四、档案分类和归档档案应依照相关法律法规、规章制度和档案管理规范进行分类，分为纸质档案和电子档案。纸质档案应依照文件编号、文件名称、发文单位、收文单位等信息进行分类归档，并在档案柜上盖章标注归档位置。电子档案应依照相关系统规定进行分类归档，确保每个档案文件都能被正确存放到相应的文件夹中。档案归档后，应填写归档登记表或在系统中进行登记，包含档案名称、编号、归档日期、责任人等信息。五、档案借阅和利用借阅档案应填写借阅申请表，并经所在部门负责人审批。借阅档案时，应严格遵守档案借阅规定，不得私自外借、随便更改档案内容。借阅期限依据实际情况确定，如须延期，需提前办理延期手续。利用档案时，应保证档案的安全和完整，不得损坏、遗失档案。利用档案后，应及时归还，并填写借阅归还表，经所在部门负责人确认。六、档案保管和销毁负责档案保管的部门应配备专业人员，确保档案的安全、完整，并订立相应的保管措施和计划。纸质档案应存放在防火、防潮、防虫等设施完备的档案室内，且应定期检查和消毒。电子档案应存放在安全可靠的服务器或云存储设备中，且应定期备份和检查，确保数据不丢失。档案保管期限依据相关法律法规和规章制度确定，到期后应按规定进行销毁或转移。档案销毁应经过审批，并委托专业机构进行处理，销毁过程应记录并保管相关证明料子。七、档案安全和保密档案保管部门应加强档案的安全管理，确保档案不被非法取得、窜改或损坏。档案室内应安装监控设备，定期检查设备工作情况，并保管监控录像至少六个月。严禁擅自将档案带离工作场合，特殊情况须提前申请并获得批准。涉及商业秘密或个人隐私的档案，应严格保密，使用时须经过相关部门或人员的授权。员工离职时，应进行档案移交手续，确保档案的完整性和安全性。八、档案管理评估和培训档案管理部门应定期进行档案管理评估，及时发现问题并采取改进措施。新员工入职时，应进行档案管理相关培训，使其熟识档案管理规定和操作流程。对在岗员工进行定期档案管理培训，提高员工的档案管理水平。培训内容包含档案分类归档、档案借阅利用、档案保管和销毁、档案安全与保密等方面内容。九、档案管理责任和惩罚各部门应配备专人负责档案管理工作，并明确其档案管理的职责和权限。档案管理人员应严格履行职责，确保档案管理工作的规范和高效。对于违反档案管理制度的行为，将依据违纪程度进行相应的纪律处分。严重违反档案管理制度的行为将依照相关法律法规进行处理，追究相应的法律责任。十、附则本制度自颁布之日起执行。对本制度的修改和解释权归企业管理负责人全部。本制度解决不了的问题，可依据实际情况由企业管理负责人设定相关规定。以上是本