公司行政部工作流程

公司行政部工作流程 一、秘书工作1 发文拟稿收稿审核（初审/复审/校对）会签签发编号缮印用印上呈下发（上网/邮寄）留存整理归档移交档案室。2 收文签收登记拟办批办承办督办办结移交档案室。3 来电接听来电填写来电处理单报告办公室领导情况处置交办承办办结反馈。4 用印用印单位填写印章使用签批单部门领导签字分管领导签字登记台账盖章重要材料留底。二、行政事务1 督办拟办事通知承办部门办理办结反馈（书面）整理归档。2 会务党委会/办公会会议通知会议准备布置会场材料分发会场服务会议记录会后工作贯彻落实会议纪要。说明：会议含党政联席会、工作例会、座谈会、专题会、业务会等。3 接待工作3.1 一般接待活动3.1.1 来人热情接待问明来意汇报领导安排处置热情送别。3.1.2 外地客人安排车辆接站/机安排食住送客至车站/机场汇报。3.1.3 公务活动拟定方案审批执行安排车辆接站/机安排食住送客至车站/机场汇报。4 接待费用机打发票（菜单）经办人签字领导审核登记台账财务核报。5 邮件收发5.1 接收邮件签收登记台账通知领取签字。5.2 寄出邮件登记台账通知签收核对台账账务处理。6 采购办公用品6.1 填写采购计划审核审批采购实施验收入库领用登记盘库。6.2 验收入库填写入库单验收人签字登记台账经办人凭发票/入库单报账部门（公司）领导审核财务核报。7 合同管理完善制度/表单合同经办人交报批单/评审单审核登记台账分发合同归档。8 营业执照年检登录省工商局网站网上年检审核通过准备材料年检领取执照正副本通知相关部门年检证照。说明：准备材料打印网上的相关表格、委托代理人证明、代理人身份证复印件正反面、法定代表人身份证复印件正反面、公司印章、营业执照副本等。9 组织机构代码证年检准备材料年检费用报销说明：准备材料营业执照副本复印件、法定代表人的身份证复印件、组织机构代码证书正副本、委托代理人证明、经办人的身份证复印件、组织机构代码申报表。材料加盖公司印章。10 统计工作信息采集分类编辑打印会签复印留底报送内部信息处理/分析编发简报整理归档。11 广告制作单位申请管理部门审核广告公司领取申请设计制作校稿安装实施验收维护账务处理（经办人签字管理部门审核财务核报）12 车辆使用用车单位填写派车单用车单位领导签字公司分管领导签字车辆管理部门领导审核签字班长安排车辆/驾驶员驾驶员登记里程派车单回收留底。13 车辆保险车辆管理人员确认保险期限查询保险公司出现记录/费率保险公司提供保险单抄件部门领导审批公司出具委托书办理保险业务登记台账账务处理。14 车辆年检车辆管理人员确认年检时限查车辆有无违章记录/处理单位出具委托书准备材料年检粘贴年检标志登记台账账务处理。说明：材料准备办理人员的身份证复印件、车辆行驶证正副本原件及复印件、本年度车辆交强险副件的原件。15 车辆油耗及费用台账15.1 油耗：车辆管理人员借款分配充卡驾驶员领卡加油登记台账月初与加油站核对台账明细核算车辆油耗报部门领导。15.2 费用：车辆管理人员根据派车单核对过路费、停车费等登记台账车辆管理人员在出车记录表签字驾驶员账务处理。16 车辆维修保养据台账查询车辆行驶里程/时间汇报领导进保及维修确认进保及维修项目换件入库登记台账核对进保及维修核算单账务处理。17 水电费抄表借款刷卡缴费机打发票报账分摊至员工交人力资源部/财务财务扣款。18 结算食堂餐费月初导出数据汇总报账（经办人签字办公室领导签字公司领导签字财务核报）19 保密工作19.1 设置保密机构保密制度建设保密宣传教育保密规范管理保