大型活动操作指南--

大型活动操作指南行政管理总部公关策划岗一、 立项阶段公司相关领导或负责人提出活动愿景，根据实际情况，群策群力，与企划人员确定活动目标、时间、地点、人物、主题、议程等内容，子公司举办活动需与集团相关领导领导或负责人沟通后再做决定。 1. 活动类型 确定： 1.1、开业庆典1.2、周年庆典1.3、乔迁庆典1.4、客户答谢会1.5、产品展销会1.6、项目落成庆典1.7、其它： 新产品研制成功、新技术研发成功等 。2. 活动规模确定：2.1、参会人员邀请分类：上游厂家、下游客户、相关政府职能部门、行业来宾、相关社会团体、新闻媒体等2.2、各类参会人员邀请数量3. 活动主题确定：如“xx 九州通医药有限公司 xx 庆典（会）”，主题必须能够准确传达活动宗旨，为参会人员明确参会目的。4. 活动时间确定：庆典仪式时间、展销会或宴会时间等，需统筹考虑集团及各子公司相关庆典活动时间安排。5. 活动内容确定：5.1、整个活动议程：策划人员与公司领导初步沟通会务活动的主要议程；5.2、宴会议程：策划人员与公司领导初步沟通宴会活动的主要议程5.3、展销会内容：5.3.1、与广告公司谈判确定展棚的数量、样式和价格； 5.3.2、在谈判中明确展棚必须提前一天全部安装布置到位；5.3.3、展棚厂家名称条幅和展棚号码牌、桌椅，也应列入谈判内容中去；5.4、公司参观内容：5.4.1、如安排公司参观,则应与公司领导确认参观地点、时间、顺序和负责人； 5.4.2、应提前对参观地点进行整改、清洁； 5.4.3、安排专人负责参观地点的讲解介绍；5.5、其他内容：专家演讲、沙龙活动、新闻发布会等。注：新闻发布会仅限于有重大社会影响力的活动，并且需要集团总经理说明举办形式、费用预算、到场媒体及所能达到的效果等。6. 活动地点考察及确定：尽量保持各活动地点之间的距离相隔不远；尽量保持嘉宾统一住宿、统一开会、统一进餐；会议厅、宴会会厅等硬件以及现场服务水平需符合活动档次。6.1、庆贺大会(仪式)主会场地点考察：6.1.1、例如：“xx 九州通医药有限公司场地或 xx 酒店 xx大厅” ；6.1.2、如选择在嘉宾住宿酒店宴会厅招开庆贺大会 (仪式)则应考察大会地点的最大容纳量、灯光音响设施、舞台设施（有无投影设备和演讲台等） ；6.1.3、与酒店沟通大会现场能够提供哪些配套服务，如茶水服务、音响调试服务、物品摆放服务、欢迎横幅服务、台卡打印服务等服务项目并列入协议中； 6.1.4、向酒店索要酒店所提供的欢迎牌、主画面背景墙和签到处背景墙等地点的尺寸数据；6.2、宴会地点考察：6.2.1、例如：“xx 宾馆宴会厅或 xx 酒店 ”； 6.2.2、向宴会地点负责人索要各个不同价位菜单明细表； 6.2.3、其它考察内容可参照庆贺大会（仪式）主会场考察内容；6.2.4、与酒店沟通宴会现场提供哪些配套服务，如茶水服务、音响调试服务、物品摆放服务、欢迎横幅服务、台卡打印服务等服务项目并列入协议中；6.3、异地来宾食宿地点考察：6.3.1、例如：“xx 市 xx 大酒店（异地上游厂家领导、集团及各公司主要领导） ”；6.3.2、例如：“xx 市 xx 宾馆（异地上游厂家布展人员与业务人员、部分异地下游客户） ”；6.3.3、例如：“xx 宾馆（部分异地下游客户） ”； 6.3.4、在考察酒店时应进入每种类型房间进行实地查看； 6.3.5、在相应客户下榻的酒店安排相关内部人员的房间，以方便拜访客户；6.3.6、在与住宿酒店谈判时应尽量将退房时间确定在活动结束之后；6.3.7、建议最好让酒店撤走房间内的“收费项目” ；6.3.8、向酒店索要所提供的欢迎牌、主画面背景墙和欢迎条幅等地点的尺寸数据。6.4、展会地点考察：6.4.1、xx 九州通医药有限公司场地或 xx 酒店 xx 大厅； 6.4.2、考察展会现场地理条件、现场规划展位所需物品规格、数量、配套设施情况等；6.4.3、向展区负责人或展具提供商索要 VI 导入地点的尺寸数据。6.5、公司参观地点考察: 公司办公区、公司营业大厅、公司仓库等的现有状况，提出整顿或布置意见。6.6、广告公司、演出公司等相关单位现场考察：6.6.1、选择当地有一定实力的广告公司后，最好前往公司办公地点考察； 6.6.2、实地考察公司音响设备等硬件情况、公司合作伙伴的资质，承办能力情况等；6.6.3、商谈各活动地点的布置方案，并要求对方出示详细的报价清单；6.6.4、在合同中明确所有物料的完成及安装时间。 7. 活动预算确定：7.1、聘请演出公司费用预估；7.2、住宿费用预估；7.3、酒宴费用预估；7.4、异地来宾便餐餐饮费用预估；7.5、大巴、商务车租用费用预估；7.6、会务 VI 物料、使用类物品费用预估；7.7、其他支出预估：棋牌、康乐费用等。8. 成立组委会： 8.1、确立组委会组织结构：8.2、组委会工作组及职责划分：8.3、组委会各组长碰头会：8.3.1、召开组委会各小组负责人（组长）碰头会议； 8.3.2、根据公司领导的要求，共同商讨确定各组职责分工；8.3.3、将确定组委会职责分工下发各小组组长，各小组长拟定本小组细化执行分工。二、 筹备阶段1. 文案策划1.1、立项及邀请函文案确定1.1.1、会务活动策划方案文案确定； 1.1.2、 “上游客户邀请函 ”文案确定（含 “上游供应商邀请政策及参展政策” ） ； 1.1.3、 “下游客户、政府领导、兄弟公司嘉宾邀请函”文案拟定；1.2、组委会职责分工确定1.2.1、会务活动组委会各岗位职责分工、会务活动流程、会务活动里程碑计划文案确定； 1.2.2、 “项目立项碰头会议”中商议确定；1.3、会务导入文案确定1.3.1、会务 VI 中不同地点的横幅、欢迎牌、LED 屏、指示牌、易拉宝等文案撰写； 1.3.2、 公司简介 、 展会现场管理须知 文案拟定； 1.3.3、 活动指南 、酒店温馨提示 文案撰写； 1.3.4、 嘉宾接待车辆录音稿文案撰写； 1.4、演讲稿文案确定1.4.1、集团领导演讲稿 欢迎词 、 答谢词 撰写； 1.4.2、上下游嘉宾代表发言稿撰写； 1.4.3、市政府领导或相关单位领导发言稿撰写；1.5、主持人串词文案确定1.5.1、庆贺仪式主持人串词起草，并送主审人审核； 1.5.2、宴会主持人串词起草，并送主审人审核1.6、执行阶段工作分解确定1.6.1、会务组负责人根据活动流程中的各环节工作内容进行工作任务的分解； 1.6.2、在动员大会中讲解和公布执行阶段工作分解表；2. 会务 VI 设计2.1、 VI 设计前现场考察2.1.1、在进行会务 VI 设计前考察所有活动地点，将要导入会务 VI 的地方进行现场拍照；2.1.2、与广告公司、租用活动地点负责人等外联单位沟通设计人员的布置设想，征求同意后询问并记录相关物品的尺寸，以便设计制作；2.1.3、以“化繁为简、亮点突出、实用节约 ”为原则拟定“会务 VI 导入清单” ；2.2、嘉宾邀请函设计2.2.1、设计各类型嘉宾的邀请函，并编排文案； 2.2.2、送相关领导审核后交付印刷；2.3、主背景设计2.3.1、庆贺仪式和宴会主背景设计； 2.3.2、在准备阶段中招开的各小组负责人工作碰头会议中送审；2.4、会务手册设计（公司简介）2.4.1、 会务手册或公司宣传册 设计； 2.4.2、因活动议程可能临时变动，因此只设计夹页版面,为打印活动议程、活动指南等资料做准备；2.4.3、在准备阶段中招开的各小组负责人工作碰头会议中送审；2.5、其它物料设计2.5.1、根据“会务 VI 导入清单”设计制作好相关物料；3. 嘉宾邀请3.1 上游客户邀请3.1.1、发邀请函；应在会前三天确定邀请人员最终名单； 3.1.2、参会政策谈判； 3.1.3、确定各单位来宾人数、性别、职务、到达时间、到达方式； 3.1.4、应在会前三天确定到会人员最终名单；3.2 下游客户邀请3.2.1、发邀请函； 3.2.2、沟通确认各单位来宾人数、性别、职务、到达时间、到达方式； 3.2.3、应在会前三天确定邀请人员名单；3.3 政府、工商、城管、药监等相关职能部门及新闻媒体邀请3.3.1、应在会前三天确定邀请人员名单； 3.3.2、发邀请函或登门拜访； 3.3.3、确定各单位来宾人数、职务、到达时间、到达方式；3.4 集团公司及各兄弟公司领导邀请3.4.1、应在会前三天确定邀请人员名单；3.4.2、发邀请函或电话邀请； 3.4.3、确定各单位来宾人数、性别、职务、到达时间、到达方式；3.5 庆贺大会和宴会嘉宾座席牌名单统计3.5.1、与上、下游接待组组长沟通确认安排座庆贺大会主席台和宴会的嘉宾名单； 3.5.2、汇总上、下游嘉宾、政府、机关单位、药监局等嘉宾名单后，交设计人员设计制作座席牌；4.会务 VI 系统导入4.1 嘉宾接站导入4.1.1、火车站、汽车站、飞机场接站牌各*个； 4.1.2、每辆接站车辆号牌 1 个；4.2、住宿及便餐酒店导入4.2.1、xx 酒店：欢迎牌 xx 个、指引牌 xx 个、大门口 LED屏幕欢迎词、各房间内温馨提示 xx 张；4.2.2：xx 宾馆：欢迎牌 xx 个、指引牌 xx 个、各房间内温馨提示 xx 张；4.3 主会场导入4.3.1、详细参照礼仪公司现场布置方案或我公司设计人员制作的效果图进行布置；4.3.2、停车指引牌 xx 个； 4.3.3、主（分）会场指引牌 xx 个（分布在