《秘书学理论与实务》讲义

1秘书理论与实务第一章 绪 论第一节 秘书的涵义和职业特征一、秘书的涵义1、国外的界定2、中国的界定 （陆瑜芳教材 P1-3，四种观点介绍）3、定义二、秘书的类别和层次1、分类（另见陆瑜芳教材 P3“美国的秘书分类” ）2、层次 宫中秘藏之书宫中秘藏之书 行政职位行政职位 辅臣辅臣 社会职业社会职业秘书是一种职务名称秘书是一种职务名称 ， ， 指处于枢纽地位指处于枢纽地位 ， ， 主要以办文、办公、主要以办文、办公、办事来辅助决策并服务于领导的人员，是领导的参谋和助手。办事来辅助决策并服务于领导的人员，是领导的参谋和助手。第一、以服务对象来划分第一、以服务对象来划分 公务秘书与私人秘书公务秘书与私人秘书第二、以工作职责来划分第二、以工作职责来划分 机要秘书、行政秘书、文字秘机要秘书、行政秘书、文字秘书书 、 、 信访秘书信访秘书 、 、 事务秘书、外事秘书、教学秘书、科研秘书等事务秘书、外事秘书、教学秘书、科研秘书等第三、以能力类型来划分第三、以能力类型来划分 参谋型秘书、秀才型秘书、公参谋型秘书、秀才型秘书、公关型秘书、事务型秘书关型秘书、事务型秘书第四、以服务的单位性质或行业特征来划分第四、以服务的单位性质或行业特征来划分 企业秘书、企业秘书、涉外秘书、私人秘书、机关秘书、商业秘书等涉外秘书、私人秘书、机关秘书、商业秘书等 。2 中国（陆瑜芳教材 P4-2 中有部分叙述） 英国（陆瑜芳教材 P5） 美国行政管理协会（The Administrative Management Society） 日本三、秘书的职业特征（陆瑜芳教材 P5-7）1、服务的直接性2、服务的稳定性3、知识化4、年轻化5、女性化第二节 秘书工作的内容、特点和作用（陆瑜芳教材 P7-13）一是从组织级别的角度进行划分，分为中央国家机关秘一是从组织级别的角度进行划分，分为中央国家机关秘书、地方领导机关秘书、基层单位秘书；书、地方领导机关秘书、基层单位秘书；二是从职务高低的角度进行划分，分为高级秘书、中级二是从职务高低的角度进行划分，分为高级秘书、中级秘书、初级秘书；秘书、初级秘书；三是从辅助功能的角度进行划分，分为辅助决策层秘书、三是从辅助功能的角度进行划分，分为辅助决策层秘书、行政执行层秘书、技术操作层秘书。行政执行层秘书、技术操作层秘书。A 级秘书级秘书 、 、 B 级秘书级秘书 、 、 行政秘书或行政助理和法律秘书四个等行政秘书或行政助理和法律秘书四个等级级高级秘书、中级秘书、低级秘书三个等级高级秘书、中级秘书、低级秘书三个等级3一、秘书工作的内容（陆瑜芳教材 P7-8） 美国（陆瑜芳教材 P7） 中国 二、秘书工作的要求1、中国（陆瑜芳教材 P8-9）2、全美秘书协会章程中提出了对秘书的九条基本要求：三、秘书工作的性质与特点（陆瑜芳教材 P9-10）有人认为有有人认为有 “政务性工作政务性工作 ”“业务性工作业务性工作 ”“事务性工事务性工作作 ”三大类，三大类， 22 项；项；教材教材 P7-8 认为有认为有 15 项。项。 像心理学家那样善于观察和理解他人像心理学家那样善于观察和理解他人 像政治学家那样有灵敏的头脑像政治学家那样有灵敏的头脑 像外交官那样有潇洒的风度像外交官那样有潇洒的风度 有调查各种棘手问题的丰富经验有调查各种棘手问题的丰富经验 有良好的速记能力和文字功底有良好的速记能力和文字功底 熟悉各种商业往来中的法律关系熟悉各种商业往来中的法律关系 能熟练使用各种办公自动化机器能熟练使用各种办公自动化机器 具备相当的金融和税务方面的知识具备相当的金融和税务方面的知识 谙熟各种文件资料的整理归档谙熟各种文件资料的整理归档不论怎样，最典型的秘书工作还是那些自古以来就被人不论怎样，最典型的秘书工作还是那些自古以来就被人们公认的、将来也不会有任何异议的工作，包括公文起草、们公认的、将来也不会有任何异议的工作，包括公文起草、文书档案管理、会务工作、信访工作、接待工作等。文书档案管理、会务工作、信访工作、接待工作等。41、辅助性2、综合性3、机密性4、服务性四、秘书工作的作用1、教材的观点：（陆瑜芳教材 P10-12）2、补充观点：第三节 秘书学的涵义、研究对象和研究方法 助手作用助手作用 信息枢纽作用信息枢纽作用 参谋作用参谋作用 公共关系作用公共关系作用 协调作用协调作用 广泛广泛 、 、 周密周密 、 、 经常地收集情况和资料经常地收集情况和资料 (信息信息 )， ， 起领导的耳目作用起领导的耳目作用 ； ； 协助领导制定工作规划、计划以及各种政策、法令，起领导协助领导制定工作规划、计划以及各种政策、法令，起领导的参谋作用；的参谋作用； 协助领导宣传贯彻领导机关的各项决策，督促检查决策的执协助领导宣传贯彻领导机关的各项决策，督促检查决策的执行情况，起领导的喉舌作用和信息反馈作用；行情况，起领导的喉舌作用和信息反馈作用； 协助领导与各方面取得工作联系，起桥梁作用；协助领导与各方面取得工作联系，起桥梁作用； 协助领导处理各种事务性工作，起领导的助手作用。协助领导处理各种事务性工作，起领导的助手作用。5一、秘书学的涵义和研究对象1、秘书学的涵义（陆瑜芳教材 P13-14-1）2、秘书学研究的对象3、秘书学的研究内容 二、秘书学与其它相邻学科的关系三、秘书学研究的兴起和发展方向 秘书工作说秘书工作说 秘书现象说秘书现象说 对象多元说对象多元说 秘书行为说秘书行为说 辅助管理说辅助管理说 教材的观点教材的观点 （陆瑜芳教材（陆瑜芳教材 P14）秘书工作是一种特殊的社会活动，它正是秘书学所要研秘书工作是一种特殊的社会活动，它正是秘书学所要研究、而又使秘书学能够同其他学科区别开来的独特的对象。究、而又使秘书学能够同其他学科区别开来的独特的对象。 有人认为：有人认为：第一、研究秘书工作的性质、作用、程序和方法；第一、研究秘书工作的性质、作用、程序和方法； 第二、研究秘书工作的机构、体制、职责范围和规章制度等；第二、研究秘书工作的机构、体制、职责范围和规章制度等；第三、研究秘书在辅助决策过程中的特点与规律；第三、研究秘书在辅助决策过程中的特点与规律；第四、研究中外秘书史；第四、研究中外秘书史；第五、研究秘书队伍建设的特点与规律；第五、研究秘书队伍建设的特点与规律；第六、研究秘书学与相邻学科的关系。第六、研究秘书学与相邻学科的关系。 教材的观点教材的观点 （陆瑜芳教材（陆瑜芳教材 P14-2）管理学、领导科学、行为科学、写作学、文书学、管理学、领导科学、行为科学、写作学、文书学、秘书学还与档案学、社会学、心理学、伦理学、政治学、决秘书学还与档案学、社会学、心理学、伦理学、政治学、决策学、语言学、公共关系学等有较为密切的关系。策学、语言学、公共关系学等有较为密切的关系。61、兴起 2、方向（陆瑜芳教材 P16-17）四、秘书学研究的方法五、中西秘书学特点比较六、学习和研究秘书学的意义第二章 秘书工作的起源和发展20世纪世纪 40年代在美国诞生。年代在美国诞生。我国诞生于我国诞生于 20 世纪世纪 80年代初期，其标志是年代初期，其标志是 :第一、学科专业论著的出现；第一、学科专业论著的出现；第二、秘书院校的诞生；第二、秘书院校的诞生；第三、秘书学会与秘书学术活动的开始；第三、秘书学会与秘书学术活动的开始；第四、秘书杂志的出现；第四、秘书杂志的出现；第五、研究秘书工作理论的理论工作者、教学工作者的出现与结第五、研究秘书工作理论的理论工作者、教学工作者的出现与结合。合。1、历史唯物主义的方法论、历史唯物主义的方法论 4、理论联系实际的方法、理论联系实际的方法 2、系统分析的方法、系统分析的方法 5、教材中的方法、教材中的方法 （ 陆陆 瑜瑜 芳芳 教教 材材 P17-18）3、比较的方法、比较的方法1、土壤不同、土壤不同 西方秘书学植根市场经济西方秘书学植根市场经济 ， ， 中国秘书学植根计划经中国秘书学植根计划经济济2、 重点不同重点不同 西方重点在企业秘书学，中国重点在政务秘书学西方重点在企业秘书学，中国重点在政务秘书学3、 写法不同写法不同 西方秘书学重在务实，中国秘书学重在务虚西方秘书学重在务实，中国秘书学重在务虚1、推动了我国上层建筑的建设、推动了我国上层建筑的建设 ,包括对领导正确决策的帮助；包括对领导正确决策的帮助；2、推动了新时期秘书工作的飞跃、推动了新时期秘书工作的飞跃 ,主要指参谋作用的发挥与信主要指参谋作用的发挥与信息工作的强化；息工作的强化；3、推动了秘书人才的培养。、推动了秘书人才的培养。7第一节 我国秘书工作的起源和发展一、古代社会补充整理（陆瑜芳教材 P29）1、夏商周三朝 我国秘书工作的萌芽时期 斯大林在斯大林在 马克思主义与语言学问题马克思主义与语言学问题 中指出：中指出： “生产向生产向前发展，出现了阶级，出现了文字，出现了国家的萌芽，国家进前发展，出现了阶级，出现了文字，出现了国家的萌芽，国家进行管理需要较有条理的文书，商业发展了，更需要有条理的往来行管理需要较有条理的文书，商业发展了，更需要有条理的往来书信。书信。 ”斯大林的研究说明了两个问题：一是秘书工作产生于国家斯大林的研究说明了两个问题：一是秘书工作产生于国家形成之后；二是秘书工作产生于文字出现之后。形成之后；二是秘书工作产生于文字出现之后。我国在国家产生以前，在殷商甲骨文出现之前，在原始社会我国在国家产生以前，在殷商甲骨文出现之前，在原始社会的后期的后期 氏族部落联盟时期，就已出现了管理之需的公务文件氏族部落联盟时期，就已出现了管理之需的公务文件（从仰韶文化遗址、河姆渡遗址、良诸文化遗址、龙山、龙山文（从仰韶文化遗址、河姆渡遗址、良诸文化遗址、龙山、龙山文化遗址等处的出土陶文可以印证，原始陶文可视为中国文字之源化遗址等处的出土陶文可以印证，原始陶文可视为中国文字之源头头 ）秘书文化已开始萌芽。）秘书文化已开始萌芽。上古时期的秘书工作起源于黄帝至舜的时期。最早的秘书人上古时期的秘书工作起源于黄帝至舜的时期。最早的秘书人员称为员称为 “史史 ”。 说文说文 曰：曰： “史史 记事者也，从又持中。中，正也。记事者也，从又持中。中，正也。”传说黄帝之始，已有主管秘书工作的传说黄帝之始，已有主管秘书工作的 “史史 ”辅助政务，史官仓颉，辅助政务，史官仓颉，为黄帝记载国事。虞舜时的史官称为为黄帝记载国事。虞舜时的史官称为 “纳言纳言 ”。尧与舜已注重尧与舜已注重 “信访信访 ”。尧执政时，曾在庭前置。尧执政时，曾在庭前置 “进善旌进善旌 ”与与 “诽诽谤之木谤之木 ”；舜继位后，在庭前设；舜继位后，在庭前设 “敢谏之鼓敢谏之鼓 ”。“古代之治天下，朝有进善之旌，诽谤之木，所以通治道而来古代之治天下，朝有进善之旌，诽谤之木，所以通治道而来谏者也。谏者也。 ”（ 汉书汉书 文帝记文帝记 ）殷商时期的殷商时期的 “祝祝 ”“卜卜 ”“巫巫 ”，假借神的名义，成了沟通人神之间，假借神的名义，成了沟通人神之间的一种职位，故常以的一种职位，故常以 “祝史祝史 ”“卜史卜史 ”“巫史巫史 连称，主要任务是对大事连称，主要任务是对大事记载，对未来预卜，对经验总结。记载，对未来预卜，对经验总结。82、秦汉时期我国秘书工作的确立时期 春秋战国时期各国都设有史官。史官的记载有记事和记言之春秋战国时期各国都设有史官。史官的记载有记事和记言之别。记事的称之为别。记事的称之为 “春秋春秋 ”，记言的称之为，记言的称之为 “语语 ”，还有记宗谱的，称，还有记宗谱的，称作作 “世世 ”或或 “世系世系 ”。 “左史记言，右史记事，事为春秋，言为尚书。左史记言，右史记事，事为春秋，言为尚书。 ”（ 后汉书后汉书 艺文志艺文志 ）以简牍文书为主要形式以简牍文书为主要形式我国历史上第一个中央档案管理机构我国历史上第一个中央档案管理机构 天府，建立于西周。天府，建立于西周。秦立国之初，设立了丞相府、太尉府和御史大夫寺（府）这秦立国之初，设立了丞相府、太尉府和御史大夫寺（府）这三大中枢机构。三大中枢机构。丞丞 相相 府府 实实 际际 上上 是是 皇皇 帝帝 处处 理理 政政 务务 的的 办办 公公 厅厅 ， ， 丞丞 相相 相相 当当 于于 办办 公公 厅厅 主主 任任御史大夫寺（府）主要是一个秘书机构，御史大夫寺（府）主要是一个秘书机构， “受公卿章奏，掌受公卿章奏，掌天下文书天下文书 ”， ， 汉书汉书 百官公卿表百官公卿表 “ 御史大夫御史大夫 受公卿奏事，举受公卿奏事，举劾按章劾按章 ”， 通典通典 职官职官 “ 秦以御史监理诸郡，谓之监御史秦以御史监理诸郡，谓之监御史 ”。建建 立立 了了 一一 个个 沟沟 通通 渠渠 道道 皇皇 宫宫 秘秘 书书 人人 员员 尚尚 书书 、 、 符符 玺玺 令令 、 、 博士博士等等 。 。 行文规定：凡请示行文规定：凡请示 ， ， 须亲自书面上报须亲自书面上报 ， ， 不得口头或委托他不得口头或委托他人人书写格式规定书写格式规定 、 、 避讳制度避讳制度 、 、 校勘制度、用印制度、传递制校勘制度、用印制度、传递制度（驿传制度（驿传制 五里一邮，十里一亭，三十里一驿）等。五里一邮，十里一亭，三十里一驿）等。文体上文体上 ， ， 秦代对不同文书的含义和用途进行了严格的规定秦代对不同文书的含义和用途进行了严格的规定 ： ：“制制 ”（ （ 只为皇帝颁布重大制度时所用只为皇帝颁布重大制度时所用 ） ） 、 、 “诏诏 ”（皇帝颁布一般（皇帝颁布一般性命令的文告性命令的文告 ） ） 、 、 “奏奏 ”（ （ 臣下进言陈事弹幼官员的报告臣下进言陈事弹幼官员的报告 ） ） 等等 。 。汉武帝执政时，设立尚书署，掌管中枢决策大权。成帝汉武帝执政时，设立尚书署，掌管中枢决策大权。成帝登位后（公元登位后（公元 32 年），将尚书署改为尚书台，并扩编机构，年），将尚书署改为尚书台，并扩编机构，成为名副其实的中枢决策机构及独立的官衙，这标志着新的成为名副其实的中枢决策机构及独立的官衙，这标志着新的中央秘书机构的初步形成。中央秘书机构的初步形成。93、魏晋南北朝时期我国秘书工作的发展时期 公文文体比秦代大为增加，如公文文体比秦代大为增加，如 “策书策书 ”（皇帝专用于册封（皇帝专用于册封和罢免诸侯王）、和罢免诸侯王）、 “章章 ”（官员受封赠后向皇帝谢恩的文书）（官员受封赠后向皇帝谢恩的文书）等。等。利用档案来修史，最杰出的成果是司马迁的利用档案来修史，最杰出的成果是司马迁的 史记史记 。秦汉时期的秘书文化有以下几个特点：秦汉时期的秘书文化有以下几个特点：第一、秘书官员的选拔由秦时的世袭至汉代变革为察举、第一、秘书官员的选拔由秦时的世袭至汉代变革为察举、征辟；征辟； 第二、地方官府衙门中已配备专职秘书官员，在郡太守、第二、地方官府衙门中已配备专职秘书官员，在郡太守、县令属下设主簿、令史等。县令属下设主簿、令史等。 “古者官府皆有主薄一官，上至三古者官府皆有主薄一官，上至三公及御史府，下至九寺五监，以至郡县多置之，所职者簿书，公及御史府，下至九寺五监，以至郡县多置之，所职者簿书，盖曹掾（盖曹掾（ yuan_属员）之流耳属员）之流耳 ”（ 文献通考文献通考 ）；）；第三、私人秘书队伍日益庞大。第三、私人秘书队伍日益庞大。第四、秦所建立的一系列制度，被历代王朝所承袭。第四、秦所建立的一系列制度，被历代王朝所承袭。中央秘书机构初步形成中书、门下、尚书三省，秘书作用突中央秘书机构初步形成中书、门下、尚书三省，秘书作用突出，公文写作成为一项专门的职能。出，公文写作成为一项专门的职能。曹魏时，尚书台综理政务，权倾朝野：曹魏时，尚书台综理政务，权倾朝野：曹操创设秘书令，在职能上取代尚书台，秘书令下隶秘书左曹操创设秘书令，在职能上取代尚书台，秘书令下隶秘书左丞和秘书右丞，既掌文书，又参与机要政务，成为新的秘书机构；丞和秘书右丞，既掌文书，又参与机要政务，成为新的秘书机构；曹丕继位后，改曹丕继位后，改 “秘书令秘书令 ”为为 “中书令中书令 ”相当于皇帝的机要秘相当于皇帝的机要秘书和朝廷的秘书长。书和朝廷的秘书长。104、随唐五代时期 我国秘书工作逐步趋于成熟时期 两晋王朝时，中央又诞生了一个重要的秘书机构两晋王朝时，中央又诞生了一个重要的秘书机构 门下门下省，主要负责审核诏令，驳正缺失。省，主要负责审核诏令，驳正缺失。中央秘书机构形成了中书、门下、尚书三者并存且互相牵中央秘书机构形成了中书、门下、尚书三者并存且互相牵制的体制，成为一个比较完整的秘书系统。制的体制，成为一个比较完整的秘书系统。魏晋南北朝时期秘书文化的特点：魏晋南北朝时期秘书文化的特点：第一、第一、 “秀才型秀才型 ”秘书群的涌现，陈琳秘书群的涌现，陈琳 为袁绍檄豫州为袁绍檄豫州 、阮瑀阮瑀 为曹公作书与孙权为曹公作书与孙权 ；第二、大事记与会议记录发轫；第二、大事记与会议记录发轫；第三、公文写作理论问世；第三、公文写作理论问世；文书制作方面，出台了一系列新的制度：文书制作方面，出台了一系列新的制度：公文用纸制度（规定公文一律以纸代替简犊缣帛（公文用纸制度（规定公文一律以纸代替简犊缣帛（ Jian bo），不同类别的公文用不同色泽的纸张）、卷轴制度（将），不同类别的公文用不同色泽的纸张）、卷轴制度（将写在若干张纸上的一篇公文粘连起来并在一端粘上一细木棍，写在若干张纸上的一篇公文粘连起来并在一端粘上一细木棍，将之卷起）、用印制度（在纸质公文上使用朱色水印）等。将之卷起）、用印制度（在纸质公文上使用朱色水印）等。公文文体方面，增加了公文文体方面，增加了 “令（用于上级官府给下级官府命令）、令（用于上级官府给下级官府命令）、笺（笺（ Jian） ”（百官呈给皇后、太子、诸王的公文）等文种。（百官呈给皇后、太子、诸王的公文）等文种。涌现了一批文书理论家和文书著作：曹丕的涌现了一批文书理论家和文书著作：曹丕的 典论典论 论文论文 、陆机的、陆机的 文赋文赋 、刘勰（、刘勰（ xie）的）的 文心雕龙文心雕龙 “文文 ”指文章、诗赋，写作讲求情辞声韵；指文章、诗赋，写作讲求情辞声韵； “笔笔 ”即公文，不即公文，不讲文采韵脚，只求直述。产生了一批专门撰写公文的人，如讲文采韵脚，只求直述。产生了一批专门撰写公文的人，如陈琳、王粲等。陈琳、王粲等。随，秘书工作机构有尚书省（掌政令）、中书省（掌拟诏令、随，秘书工作机构有尚书省（掌政令）、中书省（掌拟诏令、书敕书敕 (chi_皇帝的诏书皇帝的诏书 )及部门与地方的奏章）、门下省（掌出纳诏及部门与地方的奏章）、门下省（掌出纳诏令及审核封驳中书省制订的公文）。隋文帝为避父讳（忠），把令及审核封驳中书省制订的公文）。隋文帝为避父讳（忠），把中书省改称为内史省。中书省改称为内史省。115、宋代 我国秘书工作出现不稳定的时期 唐代的秘书工作职能袭隋制，继承并发展了三省六部制：中唐代的秘书工作职能袭隋制，继承并发展了三省六部制：中书省（掌决策、制订公文）、门下省（掌封驳、审查公文）、尚书省（掌决策、制订公文）、门下省（掌封驳、审查公文）、尚书省（掌执行、收发、处理公文）。三省各司其职，互为牵制，书省（掌执行、收发、处理公文）。三省各司其职，互为牵制，“中书出令、门下审议、尚书执行中书出令、门下审议、尚书执行 ”。唐玄宗（李隆基，公元唐玄宗（李隆基，公元 712-756 在位，又称唐明皇）又在位，又称唐明皇）又设置设置 “学士院学士院 ”，（亦称，（亦称 “翰林院翰林院 ”) ，拔尖者担任，拔尖者担任 “翰林学士翰林学士 ”，是皇帝最宠信的顾问和秘书官，当时号称是皇帝最宠信的顾问和秘书官，当时号称 “内相内相 ”，实际上就，实际上就是皇帝的机要秘书。是皇帝的机要秘书。 “翰林学士翰林学士 ”也是也是 “学士型学士型 ”秘书。秘书。唐朝在施政过程中唐朝在施政过程中 ， ， 形形 成成 了了 一一 套套 以以 技技 术术 为为 主主 的的 文文 书书 工工 作作 制制 度度 。 。“四禁四禁 ”制度：制度： “一曰漏泄，二曰稽（拖延）缓，三曰违失，一曰漏泄，二曰稽（拖延）缓，三曰违失，四曰忘误四曰忘误 ”（ 旧唐官旧唐官 职官志职官志 ）；一文一事制度；贴黄）；一文一事制度；贴黄制度（拟制敕书时，在有错误的地方贴上黄纸，再在黄纸上制度（拟制敕书时，在有错误的地方贴上黄纸，再在黄纸上改正）等。改正）等。作为唐代秘书工作成熟的又一个重要标志，是文书工作和作为唐代秘书工作成熟的又一个重要标志，是文书工作和档案工作开始分离。唐有了专门的档案库档案工作开始分离。唐有了专门的档案库 甲库，档案工甲库，档案工作制度也趋于完整。作制度也趋于完整。唐时还诞生了我国最早的中央信访机构唐时还诞生了我国最早的中央信访机构 匦（匦（ gui）使）使院。院。 隋唐五代秘书文化有如下几个特点：隋唐五代秘书文化有如下几个特点：第一、公文拟写中，普遍采用第一、公文拟写中，普遍采用 “一文一事一文一事 ”制，并已建立公制，并已建立公文移交制度；文移交制度；第二、信访工作由检察御史专管；第二、信访工作由检察御史专管；第三、秘书官员的选拔、任用，主要通过科举考试；第三、秘书官员的选拔、任用，主要通过科举考试；第四、秘书学专著问世第四、秘书学专著问世 唐德宗（李适，公元唐德宗（李适，公元 779-805 年在年在位）时的陆贽曾任翰林学士、宰相，撰写位）时的陆贽曾任翰林学士、宰相，撰写 陆宣公奏议陆宣公奏议 22 卷。卷。宋太祖为加强中央集权，把兵权、行政权、财政权等收归中宋太祖为加强中央集权，把兵权、行政权、财政权等收归中央。中央行政系统的秘书工作仍属中书央。中央行政系统的秘书工作仍属中书 、 、 门下两省门下两省 ， ， 但只有中书省但只有中书省能直接取旨能直接取旨 ， ， 参与机密。后来又设立了枢密院，负责军国机务，出参与机密。后来又设立了枢密院，负责军国机务，出纳密令。省院之下还设置有更细的秘书部门纳密令。省院之下还设置有更细的秘书部门 ， ， 如如 “通进司通进司 ”“进奏院进奏院 ”“开开拆房拆房 ”“主事房主事房 ”等等 。 。 此外此外 ， ， 还沿袭唐制，设翰林学士院，执掌王命文书，还沿袭唐制，设翰林学士院，执掌王命文书，并侍从皇帝出巡，充当顾问，实为皇帝的机要秘书处。秘书工作并侍从皇帝出巡，充当顾问，实为皇帝的机要秘书处。秘书工作分工更趋细密，有通进司、进奏院、开拆房、主事房、催驱房等分工更趋细密，有通进司、进奏院、开拆房、主事房、催驱房等部门。朝廷开设宏词科，通过考试选拔秘书人才，宏词科考试起部门。朝廷开设宏词科，通过考试选拔秘书人才，宏词科考试起点甚高，应试者须具进士资格，考试内容为撰制点甚高，应试者须具进士资格，考试内容为撰制 6 种公文。种公文。126、元代 我国秘书工作趋于完备的时期 北宋时在中书、门下两省设有谏议大夫等职，南宋时将其北宋时在中书、门下两省设有谏议大夫等职，南宋时将其扩展为一个独立机构扩展为一个独立机构 谏院；谏院； 信访工作的范围和作用在宋代被扩大和增强了。仿唐匦使信访工作的范围和作用在宋代被扩大和增强了。仿唐匦使院，宋设立鼓院，后又设检院。院，宋设立鼓院，后又设检院。宋代的文书工作在唐的基础上作进一步的充实和发展，使宋代的文书工作在唐的基础上作进一步的充实和发展，使之更臻成熟。如对唐时的之更臻成熟。如对唐时的 “一文一事一文一事 ”制度、贴黄制度、公文制度、贴黄制度、公文用纸制度等作进一步的细化或说明，使之得到巩固和强化。用纸制度等作进一步的细化或说明，使之得到巩固和强化。还制定了一些新的规则，如还制定了一些新的规则，如 “引黄制度引黄制度 ” “录黄录黄 ”“画黄画黄 ”制度、批制度、批答制度、内批制度、答制度、内批制度、 “录白录白 ”制度等。制度等。新增了一些文体：用于皇帝授予、迁改官职、封赠命妇的新增了一些文体：用于皇帝授予、迁改官职、封赠命妇的文书文书 “诰命诰命 ”，以及用于赐宴、戒励百官、晓谕军民的文体，以及用于赐宴、戒励百官、晓谕军民的文体 “敕敕牓（同榜）牓（同榜） ”，其它还有如奏状（上行文）、札子、榜子等。，其它还有如奏状（上行文）、札子、榜子等。宋代秘书文化有如下特点：宋代秘书文化有如下特点：第一、第一、 “一文一事一文一事 ”的行文规则已制度化；的行文规则已制度化；第二、文书处理已规范化；第二、文书处理已规范化；第三、档案工作已程序化；第三、档案工作已程序化；第四、信访制度更趋完备；第四、信访制度更趋完备；第五、由宋敏求（第五、由宋敏求（ 1019-1079，北宋文学家、史地学家），北宋文学家、史地学家）编撰的编撰的 唐大诏令唐大诏令 130 卷问世。卷问世。元代政府认为元代政府认为 ， ， 三省制不便于政务的迅速处理三省制不便于政务的迅速处理 ， ， 取消门下省与尚取消门下省与尚书省书省 ， ， 中书省独揽行政大权，成为中央行政中枢，下按尚书省编制，中书省独揽行政大权，成为中央行政中枢，下按尚书省编制，设六部设六部 。 。 同时同时 ， ， 设立枢密院负责军务和机密事宜，设御史台负责监设立枢密院负责军务和机密事宜，设御史台负责监察。察。中书省内设有参议府中书省内设有参议府 ， ， 负责处理日常事务负责处理日常事务 ， ， 实际上相当于办公厅实际上相当于办公厅 ； ；还有还有 “检校所检校所 ”“承发司承发司 ”等等 专专 职职 的的 秘秘 书书 部部 门门 ， ， 分分 管管 各各 方方 面面 的的 秘秘 书书 工工 作作 。 。其它秘书机构还有两个翰林院：翰林兼国史院；蒙古翰林院其它秘书机构还有两个翰林院：翰林兼国史院；蒙古翰林院（皇帝的机要秘书处）（皇帝的机要秘书处）137、明代 我国秘书工作的完备时期 文书工作制度，多是根据其自身施政特点创设，有些在今天文书工作制度，多是根据其自身施政特点创设，有些在今天看来仍有着一定的参考价值：看来仍有着一定的参考价值：照刷、磨勘制度，照刷、磨勘制度， “照刷照刷 ”主要是定期检查公文是否有稽（查考）主要是定期检查公文是否有稽（查考）迟、违误、遗漏等现象；迟、违误、遗漏等现象；“磨勘磨勘 ”是检查是检查 “照刷照刷 ”错误是否得以纠正，这对发现和纠正公文错误是否得以纠正，这对发现和纠正公文处理中产生的弊端起了积极的作用；处理中产生的弊端起了积极的作用；公文署押制度，规定凡公文，主管官检查后，都必须自上而公文署押制度，规定凡公文，主管官检查后，都必须自上而下圆书圆押（签名）；下圆书圆押（签名）；还有诸如朱销文簿制度、翻译缮写制度、当面交卷制度等。还有诸如朱销文簿制度、翻译缮写制度、当面交卷制度等。元代公文传递制度中的急递铺规定（也被称为驿传制），是元代公文传递制度中的急递铺规定（也被称为驿传制），是我国古代历代最为发达的公文传递制度。我国古代历代最为发达的公文传递制度。元代的文书元代的文书 ， ， 除了沿用前代的诏书等外除了沿用前代的诏书等外 ， ， 还新设了还新设了 “宣命宣命 ”“敕牒敕牒 ”（均为皇帝封赠百官的文书（均为皇帝封赠百官的文书 ） ） 、 、 “懿旨懿旨 ”（皇后颁下的文书（皇后颁下的文书 ） ） 、 、 “令旨令旨 ”（皇太子及诸王颁下的文书（皇太子及诸王颁下的文书 ） ） 、 、 “青册青册 ”（登记百姓家口人丁的册籍（登记百姓家口人丁的册籍 ， ，因封面为青色而得名因封面为青色而得名 ） ） 、 、 “鱼鳞册鱼鳞册 ”（由官府编造的土地图册（由官府编造的土地图册 ）等。）等。元代秘书文化有如下几个特点：元代秘书文化有如下几个特点：第一、元代注重秘书工作在机关中的第一、元代注重秘书工作在机关中的 “中枢中枢 ”职位，正职须由蒙职位，正职须由蒙古人（色目人）担任，汉人与南人只能任副职；古人（色目人）担任，汉人与南人只能任副职；第二、文书档案工作已采用第二、文书档案工作已采用 “一案一卷一案一卷 ”制；制；第三、紧急公文的传递已有相应的第三、紧急公文的传递已有相应的 “急传铺急传铺 ”作为保证；作为保证；第四、白话进入公文。第四、白话进入公文。明明 朝朝 主主 要要 的的 中中 央央 秘秘 书书 机机 构构 主主 要要 有有 内内 阁阁 、 、 六六 科科 、 、 通通 政政 司司 、 、 司司 礼礼 监监 、 、 文文 书书 房房 ：设殿阁大学士设殿阁大学士 ， ， 后来逐渐形成了后来逐渐形成了 “内阁内阁 ”， ， 类似于皇帝的办公厅；类似于皇帝的办公厅；“六科六科 ”，即吏、户、兵、礼、刑、工；，即吏、户、兵、礼、刑、工；通政司为朝廷的总收文机关和总接待机构通政司为朝廷的总收文机关和总接待机构 ， ， 全名为全名为 “通政使司通政使司 ”；司礼监是内廷由宦官组成的内侍机构，主要执掌机密、印符、司礼监是内廷由宦官组成的内侍机构，主要执掌机密、印符、录传帝命，实际上是皇帝的私人秘书机构；录传帝命，实际上是皇帝的私人秘书机构；文文 书书 房房 是是 与与 司司 礼礼 监监 密密 切切 相相 关关 的的 皇皇 宫宫 秘秘 书书 部部 门门 ， ， 主主 要要 为为 皇皇 帝帝 草草 拟拟 文文 书书 。 。此外，在明代，属中央秘书机构的还有行人司（掌奉使外出，此外，在明代，属中央秘书机构的还有行人司（掌奉使外出，传宣诏命）和尚宝司（执掌皇帝的印玺）。传宣诏命）和尚宝司（执掌皇帝的印玺）。148、清代明代的上行文的处理程序是：通政司收受明代的上行文的处理程序是：通政司收受 交内阁转呈或交内阁转呈或直呈皇帝直呈皇帝 皇帝或司礼监批答皇帝或司礼监批答 文书房文书房 内阁拟旨、誊录内阁拟旨、誊录六科抄发；下行文的处理程序是：皇帝授意六科抄发；下行文的处理程序是：皇帝授意 司礼监笔录司礼监笔录内阁学士拟诏，中书舍人（内阁内专职秘书人员）缮写、誊内阁学士拟诏，中书舍人（内阁内专职秘书人员）缮写、誊清清 交文书房交文书房 尚宝司用印尚宝司用印 交六科抄发。交六科抄发。同时推行相关的文书制度，使文书工作规范化：票拟（也称同时推行相关的文书制度，使文书工作规范化：票拟（也称条旨）制度（指内阁大学士初阅奏章后，用一纸拟出初步处理意条旨）制度（指内阁大学士初阅奏章后，用一纸拟出初步处理意见并贴于原奏章上，再进呈皇帝），贴黄制度（命令进呈章疏的见并贴于原奏章上，再进呈皇帝），贴黄制度（命令进呈章疏的官员将文书的内容用一百以下字数概括出来，贴附于文尾）。此官员将文书的内容用一百以下字数概括出来，贴附于文尾）。此外，还有禁繁文制度、公文制度、行移勘合制度等。外，还有禁繁文制度、公文制度、行移勘合制度等。明代秘书文化有如下几个特点：明代秘书文化有如下几个特点：第一、禁冗文，减案犊（公事文书）；第一、禁冗文，减案犊（公事文书）；第二、选拔秘书人员的科举考试已趋于成熟；第二、选拔秘书人员的科举考试已趋于成熟；第三、可供秘书史研究资料之丰硕。第三、可供秘书史研究资料之丰硕。公文有一些新的文体出现：揭贴（内阁直达皇帝的机密文书）公文有一些新的文体出现：揭贴（内阁直达皇帝的机密文书）、黄册（因封面黄色而得名，有赋役黄册一总计一地土地丁口、黄册（因封面黄色而得名，有赋役黄册一总计一地土地丁口的文书）和鱼鳞图册（登记土地所有权的文书）等。的文书）和鱼鳞图册（登记土地所有权的文书）等。崇德三年（崇德三年（ 1638 年）中央秘书机构设内三院：内国史院、内年）中央秘书机构设内三院：内国史院、内秘书院、内弘文院。后改秘书院、内弘文院。后改 “内三院内三院 ”为内阁，内阁设有为内阁，内阁设有 “十二房十二房 ”办事，办事，其中承担秘书工作的有十一房。其中承担秘书工作的有十一房。康熙时，内廷设康熙时，内廷设 “南书房南书房 ”皇帝的机要秘书机构；皇帝的机要秘书机构；雍正七年（雍正七年（ 1729 年）内廷设年）内廷设 “办理军机事务处办理军机事务处 ”，人员从内阁，人员从内阁及六部司员中遴选，精选时已注重入选者之形象、气质、体质、及六部司员中遴选，精选时已注重入选者之形象、气质、体质、书法及工作效率等。嘉庆（清仁宗年号书法及工作效率等。嘉庆（清仁宗年号 1796-1820 年）时定编，年）时定编，仅仅 32 人（满汉各人（满汉各 16 人）。人）。秘书机构还有通政司（外收发）、奏事处（内收发）。秘书机构还有通政司（外收发）、奏事处（内收发）。15二、近代密奏的处理程序，有严格的规定，大体上包括下面几个环节：密奏的处理程序，有严格的规定，大体上包括下面几个环节：书写书写 用纸用纸 封套封套 递送递送 批阅批阅 发还发还 缴回。缴回。中央对题本的处理程序，规定包括的环节有：中央对题本的处理程序，规定包括的环节有：递呈和初阅递呈和初阅 皇帝批阅皇帝批阅 录副录副 发抄发抄 议复议复 传传宣一一存记宣一一存记 归档归档 催办、稽查催办、稽查 保密。保密。文体方面：文体方面：清代规定臣子上奏文书用清代规定臣子上奏文书用 “题本题本 ”和和 “奏本奏本 ”，清末改为，清末改为 “奏折奏折 ”，并且在全国统一了题奏本格式。新增加的文体有皇帝颁发文书用并且在全国统一了题奏本格式。新增加的文体有皇帝颁发文书用的的 “敕敕 ”“谕谕 ”（皇帝主动颁布命令时用）、（皇帝主动颁布命令时用）、 “旨旨 ”等。等。清代秘书文化有如下几个特点：清代秘书文化有如下几个特点：第一、秘书史之研究资料可靠、完整；第一、秘书史之研究资料可靠、完整；第二、民间以培养秘书人才为宗旨的第二、民间以培养秘书人才为宗旨的 “幕馆幕馆 ”应运而生；应运而生；第三、政府注重秘书部门的办事效率。第三、政府注重秘书部门的办事效率。知识链接：幕客，俗称“师爷”，师爷多出于浙江绍兴，故现今把善于替主子出谋划策者仍戏称为“绍兴师爷”。绍兴一带为培养秘书人才的幕馆应时而生，为谋职而求学者趋之若鹜。师爷属私人秘书性质。161、晚清时期2、民国建立时期三、现代秘书机构的设置、秘书工作制度等开始参照外国：秘书机构的设置、秘书工作制度等开始参照外国：1860 年，清朝中央政府设立了“总理各国事务衙门”，下设“司务厅”掌管办理外事文书往来与一应秘书工作。1901 年，总理各国事务衙门改名为“外务部”，除司务厅外，又增设了“文报局、翻译处、电报处、机要股、清档房”等秘书部门；1907 年，各省设“咨议局”，专事收受处理民众建议陈请文书及事宜，以供朝廷资政院咨询参考；1911 年，清朝中央政府仿照欧洲各国制度，设置“内阁官报”，作为公布法令的机关；1911 年 5 月，又仿照日本，颁布了内阁属官官制，该制取消了六部分工之方式，采取了分科理事的办法，导致了近代形式的秘书机构（承宣厅、制咨（诰）局、司务厅、庶务厅、秘书厅）的产生。秘书科的职责是： 掌管机密事宜； 掌收发奏咨函电及编纂、翻译事宜； 掌监守部印； 掌保管图书资料事宜。辛亥革命期间，辛亥革命期间， “能秘会书能秘会书 ”成了革命党人委任秘书之标准。成了革命党人委任秘书之标准。章程中强调：秘书章程中强调：秘书 “掌管社中往来之文件，均应亲行缮写，决不委之他掌管社中往来之文件，均应亲行缮写，决不委之他人，致有漏泄之事人，致有漏泄之事 ”。南京临时政府对秘书机构、公文拟写、文书处理等作了以南京临时政府对秘书机构、公文拟写、文书处理等作了以下改革：下改革：第一、总统府下设秘书处，政府各部下置承政厅；第一、总统府下设秘书处，政府各部下置承政厅；第二、废除第二、废除 “制制 ”“诏诏 ”“题题 ”“奏奏 ”等封建的文书程式，由等封建的文书程式，由 “令、咨、令、咨、呈、示、状呈、示、状 ”替代；替代；第三、文书处理规范化。第三、文书处理规范化。171、建国前2、建国后 （陆瑜芳教材 P8-9、P40-“五 ”有相关内容）第二节 国外秘书工作的起源和发展南京中央政府设秘书处，分设“总务、机要、撰拟”三科；据国民政府秘书及科员任用规则规定：凡秘书，须为“国民党员”，具“国内外大学或专门学校以上毕业的学历”，有“任文职三至四年的资历”及“特殊的学识经验”。一批秘书学专著问世： 1928 年上海世界书局版国民政府公文程式大观；1931 年上海法学会社版标准公文程式大全 公文程式评论；1933 年上海政法公犊研究社版现代公文程式大全；1934 年学生书局版时代公文程式大全；1936 年教育书店版公文用语大辞典；1948 年上海春明书店版公文用语辞典。中国共产党中央的第一位秘书是中华人民共和国的缔造者毛泽东。1923 年 6 月在广州召开的党的第三次代表大会上决定，建立秘书制，通过的中国共产党中央执行委员会组织法规定：“秘书负本党内外文书及通信及开会记录之责任，并管理本党文件，本党的一切函件须由委员长及秘书签字”，“执行委员会的一切会议，须由委员长与秘书召集之”。林伯渠任中央人民政府首任秘书长；李维汉任政务院首任秘书长。1949 年 12 月， 关于文电处理工作的几项规定；1951 年 2 月， 关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示；之后逐步颁布了政务院关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定公文处理暂行办法保守国家机密暂行条例关于加强文书处理工作和档案工作的决定关于处理人民来信和接见人民工作的决定政务院所属各部门、各级政府行文关系的暂行规定；1955 年 l 月，中国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作和档案工作暂行条例； 1956 年 11 月， 关于机要秘书工作暂行条例的规定中国共产党县级机关文书处理工作和档案工作暂行办法；1964 年， 关于秘密文件管理工作的暂行规定 关于机要秘书工作的暂行规定关于秘书工作部门对公文文稿进行把关的几点意见。1981 年国务院召开了全国秘书长会议，颁布了国家行政机关公文处理暂行办法；1985 年中办召开全国秘书长、办公厅主任座谈会，强调秘书工作须实现四个转变；1986 年 中 办 召 开 部 分 省 、 市、 自 治 区 及 中 央 各 部 门 的 秘 书 长 、 办 公 厅 主 任 会 议 ， 研讨信息工作；1987 年国办发布 国家行政机关公文处理办法 。18（陆瑜芳教材 P42）一、起源 1、词义解说 （陆瑜芳教材 P33）2、队伍庞大二、发展 马克思的马克思的 摩尔根摩尔根 古代社会古代社会 一书摘要一书摘要 中记述：北美易洛魁氏族部中记述：北美易洛魁氏族部落联盟除酋长以外，还有一名经氏族成员选举产生的落联盟除酋长以外，还有一名经氏族成员选举产生的 “助理酋长助理酋长 ”。这名助。这名助理担任酋长的使者联络其他部落，执行酋长的指令，协助酋长处理各种部落理担任酋长的使者联络其他部落，执行酋长的指令，协助酋长处理各种部落事务。在举行各种典礼时，他侍立在酋长身后。酋长死去之后，他有被推举事务。在举行各种典礼时，他侍立在酋长身后。酋长死去之后，他有被推举继任的可能。这样的助理，可以看作欧美古代社会的秘书或秘书长。继任的可能。这样的助理，可以看作欧美古代社会的秘书或秘书长。中世纪的欧洲各国君主都有文职辅臣，如专管国王印信的中世纪的欧洲各国君主都有文职辅臣，如专管国王印信的 “掌玺大臣掌玺大臣 ”，管理宫廷事务和机密文件的管理宫廷事务和机密文件的 “宫廷大臣宫廷大臣 ”“内务大臣内务大臣 ”等；等；英文英文 “Secretary”：秘书、书记、干事、文书、大臣、部长、写字桌：秘书、书记、干事、文书、大臣、部长、写字桌俄语俄语 cekpe ap ：秘书、书记、记录人、：秘书、书记、记录人、 “国家的秘书国家的秘书 ”1789 年，法国资产阶级革命爆发。年，法国资产阶级革命爆发。 罗伯斯比尔罗伯斯比尔 率先聘用率先聘用私人秘书，此后私人秘书，此后 “私人秘书私人秘书 ”逐渐成为风靡环球的走俏职业。逐渐成为风靡环球的走俏职业。 美国，美国， 职业分类为职业分类为 41 大类，大类， 438 小类。秘书在人数最多的前小类。秘书在人数最多的前 10 类中占类中占第三位。在美国及其跨国公司从事秘书职业的人员，第三位。在美国及其跨国公司从事秘书职业的人员， 20 世纪世纪 60 年代为年代为 200多万人，多万人， 70 年代为三百多万人，年代为三百多万人， 80 年代为四百多万人，年代为四百多万人， 90 年代中期达五百年代中期达五百多万人，每多万人，每 10 年净增人数为年净增人数为 100 多万。多万。日本日本 ，政府机关中副局以上官员，企业中部长以上的管理人员可配备专，政府机关中副局以上官员，企业中部长以上的管理人员可配备专职秘书，以作为外脑。职秘书，以作为外脑。联合国，联合国， 拥有庞大的秘书队伍，仅总部秘书处就有拥有庞大的秘书队伍，仅总部秘书处就有 7000 余人。余人。191、专业化和智能化 美国的网上自由职业者“网上秘书” 在美国，越来越多的“在家一族” 正加入到网上秘书的行列中。这里的“在家一族”，指的是那些在家中提供商业服务的自由职业者。预约、整理档案、制订商业计划以及联系客户， 任何行政助理能在办公室里帮你完成的工作， 网上秘书都能远程帮你实现。 1997 年，斯泰西布里塞在远程为客户服务多年之后成立了一家提供网上秘书训练以及证明的在线公司。 现在，在网上向申请者提供网上秘书训练并向那些完成训练课程的人颁发证书，此外，还帮助自己的“毕业生”找客户。 工具：电子邮件、传真、网络即时信息、手提电话及旧式的陆上交通工具。 身份：网上秘书一再向人们强调他们不是雇员， 而是合作者， 他们与客户一起寻找更佳的做事方式。 工作方式：大多数网上秘书都为其客户一天 24 小时待命。网上秘书的工作是各式各样的，从批评客户的商业计划到投递加急邮件，所有的事都干。 成员来源：网上秘书通常是一些有多年商务经验的职业女性，一些人甚至在大公司里从事市场营销或行政助理的工作。 薪酬：根据网上秘书自身的能力、工作的性质以及市场的行情而定，通常每小时收入 25 美元到50 美元不等。 组织：国际虚拟助理协会成立于 2000 年，提供虚拟助理证书并帮着找客户。2、组织学会（协会） 3、 “秘书节” 第三章 秘书工作机构的职能与工作要求智能化：是指随着办公自动化，秘书的事务工作由手工操作转向电脑处智能化：是指随着办公自动化，秘书的事务工作由手工操作转向电脑处理；智能化同时也指秘书之职责由抄抄写写、收收发发、电话打打、浆糊贴理；智能化同时也指秘书之职责由抄抄写写、收收发发、电话打打、浆糊贴贴转向综合管理、辅助决策。贴转向综合管理、辅助决策。专业化：是指秘书工作分工日趋细密，并逐步走向