sohu邮箱客户使用手册

搜狐企业邮箱用户使用手册第 1 页，共 71 页SOHU 企业邮箱客户使用手册（最终用户版）搜狐企业邮箱用户使用手册第 2 页，共 71 页目 录：1.1. 登录/退出企业邮箱 31.1.1. 登录企业邮箱 .31.1.2. 退出 .31.1.3. 企业邮箱 WebMail页面介绍 .43.2 收邮件 63.3 阅读邮件 73.3.1 阅读邮件内容 73.3.2 会话邮件的阅读 83.3.3 下载附件 93.3.4 回复邮件 103.3.5 转发邮件 123.3.6 永久删除 133.3.7 删除 153.3.8 举报并清除 153.3.9 转移邮件 .163.3.10 标记 173.3.11 星标 173.3.12 添加备注 183.3.13 打印 193.3.14 源文件 213.3.15 下载邮件 213.4 发送邮件 223.4.1 写邮件 223.4.2 使用通讯录 243.4.3 发送带附件邮件 253.4.4 保存邮件草稿 263.4.5 发送纯文本邮件 273.4.6 保存邮件到已发送 283.4.7 发送带信纸的邮件 283.4.8 发送带签名的邮件 293.4.9 发送要求已读回执的邮件 303.4.10 发送定时邮件 323.5 管理邮件 333.5.1 新建自定义文件夹 333.5.2 删除自定义文件夹 343.6 邮箱文件夹 343.6.1 文件夹页面 343.6.2 收件箱 353.6.3 已发送 353.6.4 草稿箱 363.6.5 已删除 363.6.6 垃圾邮件 373.7 个人地址簿 37搜狐企业邮箱用户使用手册第 3 页，共 71 页3.7.1 添加联系人 373.7.2 编辑联系人 393.7.3 删除联系人 393.7.4 写信 403.7.5 新建组 403.7.6 加入组 423.7.7 复制到组 /移动到组 .423.7.8 编辑组 433.7.9 删除组 443.7.10 发送组邮件 443.7.11 导入联系人 443.7.12 导出个人联系人 463.7.13 搜索联系人 473.8 企业地址簿 473.8.1 排序 483.8.2 向联系人写信 483.9 网络 U 盘 .483.9.1 新建文件夹 493.9.2 上传单个文件 503.9.3 批量上传 513.9.4 下载文件 513.9.5 移动 523.9.6 删除 533.9.7 改名 533.9.8 共享 543.10 查找邮件 553.11 邮箱选项 563.11.1 密码设置 563.11.2 个人注册信息 573.11.3 基本设置 573.11.4 发件人信息 593.11.5 自动回复和转发 603.11.6 黑名单 603.11.7 过滤器 603.11.8 白名单 613.11.9 内容过滤 613.11.10 定时发信 623.11.11 名片签名 623.11.12 天气预报 632. 客户端软件设置 .644.1 POP3/SMTP 设置 644.2 IMAP 设置 .68搜狐企业邮箱用户使用手册第 4 页，共 71 页1.1. 登录/退出企业邮箱1.1.1. 登录企业邮箱请在浏览器地址栏中输入搜狐企业邮箱企业邮箱网址（此网址如有更改，请向您公司的系统管理员或者电子邮件服务商索取） ，回车后出现企业邮箱登录页面（图 3.1.1） 。请输入正确的用户名（您的邮箱地址）和密码，点击“登录”按钮即可登录企业邮箱。若输入的用户名或密码有误，系统将会给出错误提示信息。例如“账号或密码错误” 。点击“返回” ，返回到登录页面，再重新输入正确的用户名/密码后即可登录。图 3.1.11.1.2. 退出请点击浏览器中“退出”链接，系统自动退出。搜狐企业邮箱用户使用手册第 5 页，共 71 页图 3.1.21.1.3. 企业邮箱 WebMail页面介绍登录成功之后即可进入企业邮箱系统 WebMail 页面（图 3.1.3） 。主界面主要分为三部分。顶部为域 Logo、状态提示、快捷功能链接和邮件全文搜索栏；左侧为常用功能导航；右侧为相应的功能操作窗口。搜狐企业邮箱用户使用手册第 6 页，共 71 页图 3.1.3 常用功能导航“写信”：点击后进入编辑邮件功能。“收信”：点击后进入显示收件箱邮件功能。“文件夹”：表示邮件分类存放的位置。其中“收件箱”表示默认收到的邮件， “送件箱”表示已经发送出去的邮件， “草稿箱”表示您保存为草稿的邮件， “已删除”表示从其他文件夹中删除不用的邮件。“个人地址簿”：点击后可以浏览个人通讯录，浏览、编辑个人通讯录。“企业地址簿”：点击后可以浏览企业通讯录，浏览、使用企业通讯录。“一箱多邮”：点击后链接电子刊订阅页面，可以订阅电子刊。“网络 U 盘”：点击后进入搜索引擎功能。 快捷功能链接“选项”：点击后进入邮箱应用功能设置页面。可以设置别名、签名档、黑白名单等。“换肤”：点击后进入邮箱换肤功能。“帮助”：点击后进入邮箱帮助功能。“退出”：点击后安全退出企业邮箱。“全文搜索”：输入关键字后点击搜索，进入查找邮件的功能。下面会分别介绍所有的操作。搜狐企业邮箱用户使用手册第 7 页，共 71 页3.2 收邮件在左侧常用功能导航中点击“收信”或“收件箱”或“未读邮件”打开收件箱页面（图3.2.1） ，系统将显示用户收件箱中的所有邮件。搜狐企业邮箱可以接收来自英文域名和中文域名的邮件。其中未读邮件的发件人、标题会以粗体显示；已读邮件的发件人、标题会以普通字体显示。另外，搜狐企业邮箱的读信分为：普通模式、会话模式两种。普通模式就是传统的邮件列表和读信方式，每封邮件独立显示；会话模式就是系统将有回复转发关系的往来邮件组织到一起显示，类似于论坛回帖的显示方式。图 3.2.1 普通模式搜狐企业邮箱用户使用手册第 8 页，共 71 页图 3.2.2 会话模式简而言之，会话模式是多封有关联邮件的聚合。在列表当中，会话邮件表现为图标不同、发件人有多个。这种方式科学的将用户的信件进行了第一轮分类。3.3 阅读邮件3.3.1 阅读邮件内容打开收件箱或某个文件夹，在信件列表中单击您想阅读邮件的主题或发件人。您可以看到系统在原页面打开阅读邮件的页面（图 3.3.1.1） ，显示您所选择的邮件内容。系统默认显示简要内容，包括发件人、邮件主题、邮件附件（若有附件）和邮件正文，同时显示所有您可以对该邮件进行操作的按钮。搜狐企业邮箱用户使用手册第 9 页，共 71 页图 3.3.1上面演示的是搜狐企业邮箱中读信方式的一种：普通模式。如果您想要体验另一种独特的读信方式，可以到选项的“基本设置”里将读信方式设置为“会话模式” ，在这种模式下，您将可以体验到有回复往来关系的邮件被组织到一起显示的方式（图 3.3.1.2） 。3.3.2 会话邮件的阅读会话邮件的特点：（1）在列表中普通邮件前面会显示一个信封图标，而会话邮件前面显示的是 图标；（2）会话邮件的其中一个组成原则是：30 天内来自同一个地址的相同标题的邮件，会自动组成会话。例如：您订阅了每天的搜狐新闻，每天会收到来自搜狐的一封标题是搜狐每日新闻的邮件。那么从您开始收到该邮件开始，之后 30 天内的邮件都会与第 1 封邮件自动构成一个会话邮件。直到 30 之后，系统会另外为这个规则的邮件新起一个会话；（3）会话邮件的另一个组成原则是：当某人给您发了邮件，您对该邮件进行了回复，对方再次对您的邮件进行回复 如此回复往来的邮件，系统会自动组成一个会话。（4）会话邮件在会话模式下阅读时，多封邮件会展示在一个读信页面里，您可以单击第一行将邮件展开或者折叠。下面就是一个会话邮件读信页的示意图：搜狐企业邮箱用户使用手册第 10 页，共 71 页图 3.3.23.3.3 下载附件阅读邮件时，左键单击附件名称链接或者“下载”链接，将弹出文件下载提示框（图 3.3.3） ，请您选择是在线直接打开附件文件，还是将文件保存到本地计算机中。图 3.3.3搜狐企业邮箱用户使用手册第 11 页，共 71 页您可以选择【保存文件】 ，然后选择即将保存的本地电脑目标文件夹，然后点击【保存】 。系统将附件保存到您指定的目标文件夹中； 您也可以选择 【打开】方式，然后指定打开此文件的方式，这样可以进行在线预览。3.3.4 回复邮件在收件箱或其他文件夹中选择您想要回复的邮件，并点击邮件主题或发件人，打开该邮件。在读信页面，您可以有多种方式对邮件进行回复（图 3.3.4） 。图 3.3.4回复方式共 3 种，分别是：（1）点击【回复】按钮：表示仅对邮件发件人进行回复；（2）点击【回复全部】按钮：表示对该邮件的发件人、以及所有的参与者进行回复；（3）点击读信页下方的快速回复框：与【回复全部】功能相同，表示对该邮件的发件人、以及所有的参与者进行回复。您可以根据需要或者自己的操作习惯选择其中一种方式。搜狐企业邮箱用户使用手册第 12 页，共 71 页图 3.3.4.2邮件发送成功后，系统显示发送成功页面，原邮件标记为已回复 。如果您使用的是会话模式，那么刚刚回复的邮件会附在原邮件后面，会话的意义由此得到体现。搜狐企业邮箱用户使用手册第 13 页，共 71 页图 3.3.4.33.3.5 转发邮件如果您想要转发邮件，可以点击读信页中的【转发】按钮：图 3.3.5.1之后系统会自动跳转到写信转发页面，所要转发的邮件正文、附件（如果有附件的话）都会带到该页面。此时，您可以选择要转发的收件人地址、可以对原邮件进行一定的修改和编辑，然后点击【发送】按钮即可转发。搜狐企业邮箱用户使用手册第 14 页，共 71 页图 3.3.5.2邮件发送成功后，系统显示发送成功页面，原邮件标记为已转发 。3.3.6 永久删除永久删除表示将邮件从自己的邮箱中彻底清除，执行此操作后，邮件将再也无法找回，所以操作时系统会与您确认。该操作可以在读信页面执行、也可在邮件列表页执行。（1）在读信页面永久删除：系统会询问“您确定要彻底删除当前邮件？”点击【确定】 ，则系统将当前邮件彻底清除，并跳转到下一封邮件的读信页；点击【取消】 ，表示不清除该邮件。图 3.3.6.1搜狐企业邮箱用户使用手册第 15 页，共 71 页（2）在邮件列表页永久删除：在邮件列表页，选中要删除的一封或多封邮件前面的复选框，点击【永久删除】按钮，系统会询问“您确定要彻底删除当前邮件？”点击【确定】 ，则系统将当前邮件彻底清除，点击【取消】 ，表示不清除该邮件。图 3.3.6.2（3）会话模式下的永久删除A、如果您在邮件列表页，选中一封会话邮件，点击 【永久删除】并确认，这表示您将删除该会话中的所有邮件；B、如果您是在会话的读信页面，您可以有两种选择：图 3.3.6.3搜狐企业邮箱用户使用手册第 16 页，共 71 页点击上图中红色方框所标出的【永久删除】按钮，表示希望将此会话下的所有邮件同时删除；点击上图中红色圈出的【彻底删除】 ，表示希望只删除会话下的某一封邮件。 （【彻底删除】对应会话中的每一封邮件显示）3.3.7 删除删除表示将邮件从当前所在的文件夹中删除，暂时转移到“已删除”文件夹中。执行此操作后，邮件可以从“已删除”文件夹中找到并还原。该操作可以在读信页面执行、也可在邮件列表页执行。（1）在读信页面删除：系统会将该邮件移至“已删除”文件夹，并跳转到下一封邮件的读信页； （2）在邮件列表页删除：在邮件列表页，选中要删除的一封或多封邮件前面的复选框，点击【删除】按钮，系统会将当前邮件转移到“已删除”文件夹中。3.3.8 举报并清除举报并清除表示您认为该邮件具有垃圾邮件的特性，希望将该邮件举报给我们的反垃圾系统，同时将该邮件从您的收件箱中彻底清除。 执行此操作后，邮件将再也无法找回。该操作可以在读信页面执行、也可在邮件列表页执行。（1）在读信页面举报并清除：系统会需要您选择举报信件的类型，您可以同时将该邮件的发件人加入到自己的收信黑名单中，点击【确定】 ，则系统将当前邮件收纳到发垃圾系统中作为样本进行学习，同时将该邮件从您的收件箱中彻底清除；点击【取消】 ，表示退出此操作。搜狐企业邮箱用户使用手册第 17 页，共 71 页图 3.3.8.1（2）在邮件列表页举报并清除：系统会需要您选择举报信件的类型，您可以同时将该邮件的发件人加入到自己的收信黑名单中，点击【确定】 ，则系统将当前邮件收纳到发垃圾系统中作为样本进行学习，同时将该邮件从您的收件箱中彻底清除，并自动跳转到下一封邮件的读信页；点击【取消】 ，表示退出此操作。图 3.3.8.23.3.9 转移邮件转移邮件表示将处在当前文件夹中的邮件，转移到其他邮件夹中显示。目前我们系统中支持互相转移邮件的文件夹是：收件箱、用户自建文件夹、代收文件夹。该操作可以在读信页面执行、也可在邮件列表页执行。（1）在读信页面转移邮件：系统会需要您选择转移的目标文件夹，选择目标文件夹名称后，系统会将该邮件从当前文件夹转移至目标文件夹，同时自动打开一封邮件的读信页面进入阅读状态：图 3.3.9.1（2）在邮件列表页转移邮件：系统会需要您选择转移的目标文件夹，选择目标文件夹名称后，搜狐企业邮箱用户使用手册第 18 页，共 71 页系统会将该邮件从当前文件夹转移至目标文件夹：图 3.3.9.23.3.10 标记标记包含两项功能标记为已读、标记为未读，该功能只在普通模式下的邮件列表页出现。在邮件列表页，选中您要操作的邮件前面的复选框，单击【标记】按钮，系统为展开“已读”和“未读”选项，单击您的选择，系统将根据您的选择对邮件进行标记。前面介绍过，未读邮件在列表中会以粗体字的形式显示，已读邮件会以普通字的形式显示。当您选中一封未读邮件，点击【标记】后选“已读”时，该邮件的粗体效果会消失，变为普通文字效果；当您选中一封已读邮件，点击【标记】后选“未读”时，该邮件的普通文字效果会变成粗体字效果，非常醒目。图 3.3.103.3.11 星标星标：在列表页和读信页，您可以在需要特殊标记的邮件前面打上彩色星标，以便于之后查找。目前系统提供的星标共 6 种形式，其颜色和含义如下图所示：搜狐企业邮箱用户使用手册第 19 页，共 71 页图 3.3.11.1您可以通过单击邮件主题前的星标的方式，来选择自己所需的星标。单击的次数和所选星标相对应。例如：单击 1 次表示使用黄色星标，单击 2 次表示使用绿色星标，单击 3 次表示使用蓝色图标，单击 4 次表示使用红色星标，单击 5 次表示使用紫色问号图标，单击 6 次表示回到起点，使用灰色普通星标。通过不同颜色的星标标记，可以另邮件分类更加清晰，让重要的或者需要后续处理的邮件更加突出，下图是部分邮件打上了星标之后的效果：图 3.3.11.23.3.12 添加备注备注是对一封需特殊处理的邮件添加文字标注的行为，目前只能在读信页对邮件进行标注操作。在下图所示的读信页面中点击【添加备注】按钮，系统会展开一个备注层，您可以最多输入100 个汉字，然后点击【保存】按钮：搜狐企业邮箱用户使用手册第 20 页，共 71 页图 3.3.12.1保存了备注之后的邮件，在列表页会显示如下效果：图 3.3.12.2可以看到，在列表页上有备注的邮件之前会独立显示 图标，将鼠标停留到 图标上，系统会弹出飘窗显示备注的具体内容。该功能方便用户对需要特殊处理、后续处理的邮件进行内容标注，属于邮件管理的一种个性化手段。推荐大家可以选择使用。事件过期之后，用户可以打开该邮件，点击备注下方的【删除】按钮，将备注内容进行清除，可令该邮件恢复到之前的普通状态。搜狐企业邮箱用户使用手册第 21 页，共 71 页图 3.3.12.33.3.13 打印打印是商务信件中常用的一种方式，是指将一封信件的信头、正文内容以独立页面的方式打印出来。目前，您可以在读信页面下方找到【打印】按钮，如下图所示：图 3.3.13.1点击【打印】按钮之后，系统会弹出一个新页面，该页面上显示了邮件的信头和正文内容，同时如果您的机器正确连接了打印机，还会弹出系统默认的打印对话框。您只需要按照系统默认的按钮进行点击即可： 搜狐企业邮箱用户使用手册第 22 页，共 71 页图 3.3.13.23.3.14 源文件源文件功能属于不常用的管理功能。如果您希望能够查看邮件的源文件，可以点击读信页下方的【源文件】按钮，如下图所示：图 3.3.14.1系统会弹出一个新页面展示该邮件的源文件：搜狐企业邮箱用户使用手册第 23 页，共 71 页图 3.3.14.23.3.15 下载邮件下载邮件功能可以将信件从服务器上打包成.eml 文件下载到本地，这样用户可以在本地电脑上选择以其他形式打开该邮件进行阅读。如需使用此功能，可以打开邮件读信页，点击下方的【下载邮件】按钮：图 3.3.15.1系统会弹出一个文件保存对话框，您可以选择将文件保存到本地，也可以在线用默认的Outlook Express 方式打开阅读。搜狐企业邮箱用户使用手册第 24 页，共 71 页图 3.3.15.23.4 发送邮件发送邮件是邮件系统中最常用的功能。下面将为您介绍不同的写信形式：3.4.1 写邮件点击页面左侧“写信”大按钮，进入写普通邮件页面（图 3.4.1.1） 。请您编辑相应的邮件信息。系统默认采用 HTML 格式编辑邮件正文。编辑完成后，请您单击“发送”按钮，系统将您的此封邮件发送到收件人邮箱中。搜狐企业邮箱用户使用手册第 25 页，共 71 页图 3.4.1.1发件人：如果您成功的设置了一箱多邮，您可以在写信页的发件人一项中看到您代收的邮箱地址。这表示您可以使用这些身份进行发信。从下拉列表中选择使用您的 1 个邮箱地址作为邮件的发件人（图 3.4.1.2）：图 3.4.1.2收件人：您可以通过使用页面右侧的通讯录向邮件中添加收件人，也可在相应文本框中输入接收邮件的邮箱地址（图 3.4.1.3） 。在有多个收件人的情况下，请您使用半角英文的分号“;”或逗号“,”分隔各个收件人的邮箱地址（注意：,和;都是英文字符） 。图 3.4.1.3搜狐企业邮箱用户使用手册第 26 页，共 71 页抄送/密送：点击“添加抄送 ”或“添加密送” （ 图 3.4.1.4） ，您可以通过使用右侧通讯录添加邮件的抄/密送，也可在相应文本框中输入邮箱地址。图 3.4.1.4分送：如果您有一封邮件，需要同时发给多个收件人，但是又希望收件人收到该邮件时看到的收件人只有自己，那么您可以使用分送功能。注意：使用分送的时候，系统会自动将抄送、密送都合并到收件人里；分送不能和定时发送同时使用；收件人回复时只回复给发件人，其他收件人不会包含在内。主题：为了在收件人未打开邮件时就可以了解邮件内容，您可以在“主题”栏中输入代表邮件内容的一个词或一句话。在主题输入框中，主题长度不做限制，您也可以不输入主题，收件人收到信件后，主题位置显示为空或者。3.4.2 使用通讯录在写邮件页面，您可以在页面右侧的联系人中点击选择邮件地址或者通讯组名称，添加到邮件的“收件人”栏、 “抄送”栏和“密送”栏中（图 3.4.2） 。图 3.4.2搜狐企业邮箱用户使用手册第 27 页，共 71 页3.4.3 发送带附件邮件点击页面左侧【写信】按钮，进入写普通邮件页面。填写收件人、主题和邮件正文。如果您想发送带附件的邮件，请点击“上传附件” （图 3.4.3.1） 。图 3.4.3.1系统上传文件成功后，您可以看到您选择的文件已经被添加到了邮件的附件中。如果您想要取消已添加的附件，请单击该附件后面的“删除”按钮。小技巧：如果您还没想好邮件主题，先进行了上传附件的操作，那么系统会自动将第一个上传的附件名称作为邮件主题； 如果您上传的第一个附件是.jpg 文件，系统则会以“照片”作为主题。这样就为