部门文件管理制度

部门文件管理制度篇一：部门文件管理办法部门文件（制度、流程等） 部门文件（制度、流程等）管理办法目录一、 二、 三、 制度和流程的区别 .1 制度修订基本步骤 .1 制度修订各步骤工作说明及要求 2 （一） 资料收集.2 （二） 制度修订、提交.2 （三） 更新岗位操作手册 各岗位例行工作罗列表 四、 部门文件的审批和公布 . 5 （一） 部门文件审批人.5 （二） 制度、流程的公布6 （三） 各岗位例行工作罗列表的公布6 一、项目 定义制度和流程的区别制度 制度 是 公 司/相关 部 门 制订 的 、要 求 所 属人 员 共 同遵 守 的 准则，是为了保证质量，规范工作而制订的具体规定。 制定制度要严格执行国家法律、法规的规定，保障劳动者 流程 流程是多个人员、多个活动有序的组合。它关心的是谁 做了什么事，产生了什么结果，传递了什么信息给谁。 流程强调的是步骤的连续性，即每一环节要按已设定好 的方式进行，上一环节完成再到下一环节。 规 范 并 指 导 各 阶 段 /部 门 /岗 位 工 作 的 开 展 ， 做 到 各 项 工 规范管理，能使员工行为合矩，提高管理效率。 作分工明确、责任分明、监管到位，工作要求及标准清 晰，使工作的开展规范和高效。要求的劳动权利，督促劳动者履行劳动义务。体现权利与义务 一致、奖励与惩罚结合，不得违反法律、法规的规定。主要 功能二、工作阶段制度修订基本步骤项目负责人 行政管理科长 行政部经理 总经理办公室 总经理办公室负责人 1 收集资料 制度定稿 制度定稿 2 制度修订、提交 3 审核 4 定稿 5 更新岗位操作 手册 各岗位例 、 行工作罗列表 制度公布 制度公布 6 审核 7 审批 8 审批各岗位例 行工作罗列表9 公布 1 注： “”表示流程起始节点。 “”表示执行/操作节点。 “”表示审核/审批节点。 “”表示工作输入输出方向。三、制度修订各步骤工作说明及要求 1. 资料收集 资料收集，即制度修订前期准备工作。在此阶段，需要清晰的明确制度编制/修订的目的，以及该制度 的管理目标，并初步确定相关工作成果的体现方式。 工作说明/ 工作说明/要求 （1） 编制/修订一个制度，首先要明确编制/修订的目的。 是原本就缺少这项工作的管理规定，导致了相关工作混乱？还是原制度不够存在缺漏，需要 进一步完善？在原本就缺少制度的情况下，向工作主导部门和主要涉及部门负责人了解清楚此项工作的要 求、操作步骤及注意事项，并了解目前的管理中存在哪些问题，目前的管理存在哪些优、缺点，与主 导部门负责人沟通确定，编制这个制度的目的是什么，希望制度编制后要达到哪些效果。 如果是原本就有一个制度， 则需要与主导/相关部门沟通了解，目前的制度存在哪些缺漏之处、 哪些不合理规定、哪些地方有待优化。查缺补漏，优化工作流程就是修订的目的。（2） 其次，需要明确制度的管理目标。工作概述相关表格制度的管理目标， 即该制度编制/修订完毕后， 对哪些工作进行了规范， 应该要达到哪些效果。 XX 管理目 管理目标是制度的灵魂，整个制度的内容，包括配套流程、表格、OA 工作流的设置，都应该 标及成果 总表 是以围绕着更好的达成管理目标为中心的。 因此， 如果在没有明确制度管理目标的情况下编制/修订制 度，很容易出现偏离中心、找不到落脚点的问题。 （3） 然后，需要初步确定相关工作成果的体现方式。 在一项工作中，哪个岗位的人员做得多、哪些岗位的人员做得少，他们所负责的工作分别是 什么， 通过什么体现他们的工作成果都应该有对应的分析， 否则绩效审评部门无法核定员工工作成绩。 XX 管理目 在制度修订前的资料收集阶段， 我们应该进行分析即将要开始编制/修订的这个制度包括 标及成果 总表 哪些工作？一共涉及哪些岗位？哪些岗位对工作起主要作用？哪些，涉及岗位的工作成果如何体现？ 通过什么方式体现？工作执行情况通过何种方式监管？监管人员的成果如何体现？ 一般情况下，初步分析应确定：公布 OA 的文件，分公司、行政管理科需提交的成果等。 2. 制度修订、提交 制度修订、2制度修订及提交，是整个修订过程中最主要环节，其中包括六部分内容： .制度编制。 .流程修订。 工作概述 .制度/流程相关附件 /表格的设计。 .相关 OA 工作流的设计、制作、测试。 .完善制度相关工作的成果提交分析表 、工作评分标准。 .完成项目完成汇总报告表 。 .提交制度。 工作说明/ 工作说明/要求 （1） 制度编制 语言要求：制度的语言需言简意赅，切忌长篇大论、语言拖沓。 内容要求： 所有编写的内容均需与相关人员一一核实，不能凭空想象或主观判断。 制度中各项规定责任落实到人，明确各项工作负责人、监管人以及相关责任。 编写制度应做到“一事一制” ，不能把不同类的事写在一个制度/同一标题下。 （2） 流程修订 一般情况下， 要求项目负责人对该项流程的工作至少操作一遍。 流程编写开始前，以及流程编写完毕后，请思考以下问题： 流程中是否存在某些多余环节，删掉它们后能够降低成本或减少时间。 所设置的流程是否存在脱节？还有其他更有效的方式构造流程吗？ 操作指导是否足够详细（将自己当做从未操作该项工作的新流程执行人员，根 据编写好的流程指导，进行一次实践） 。 流程表格须采用相关部门确定的最新表格。 （3） 制度/流程相关附件/表格 包括流程中提及的各类表格的空表及范例。 空表需调整页边距，调整为方便打印的版面，并去除网格线，范例需写得清晰准确， 以方便相关人员学习为终的目的。 （4） 相关 OA 工作流的设计、制作、测试 首先，可在 ECXEL 上设置表单。 然后，在 OA 上制作工作流，包括两大部分，表单的设计、流程的设计。 工作流制作完成之后一定要测试，即假设在不同的情况下使用此工作流，看是否均 可顺利走完流程（相关条跳转条件是否有误，能否找到相关经办人） 。 最后，进行工作流查询、统计的设置。 模 板 详 见 ： OA 单位文档 流程制度及岗 位学习资料 行政管理类 文书管理制度 相关表格 3（5）完善制度相关工作的成果提交分析表 、工作评分标准 XX 管理目标及成果总表中包括XX 管理目标及成果总表及相关成果的附件示 例，是公司绩效核算的参考，审计部根据此份表格每月核查制度涉及人员工作开展 情况，因此在进行罗列时需多方考虑：工作所涉及部门的工作和成果是否已罗列全? 相关成果的提交人、审核人、审批人、提交方式等是否清晰？所提交的成果是否过 于复杂？工作监管部门的核查成果如何是否体现？ 工作评分标准也是公司绩效核算的参考。主要作用在于说明每项工作的评估分 值、评估标准，评分标准的设定需考虑工作量、工作强度、工作难度及完成情况。 XX 管理目标及 成果总表（6）完成项目完成汇总报告表 项目完成汇总报告表的作用在于体现此项目各阶段工作时间、完成情况、开展此项 目的目的，以便上级部门在审核时能够清晰的看到整个项目工作情况，以及整个项目完 成后对于该项工作的优化程度。 项目完成汇总 报告表（7）提交制度 提交制度文件夹设置要求：一级文件夹 二级文件夹 （新）XX 管理制度 （旧）XX 管理制度 XX 管理制度 成果提交分析表 三级文件夹 XX 管理制度 XX 管理流程 相关表格/附件 XX 管理目标及成果总表 工作项目（名称） 四级文件夹 子项目 1 子项目 2 子项目 X XX 工作评分标准 XX 管理制度 完成汇总报告表 五级文件夹 成果示例 1 成果示例 2 成果示例 X -文件夹设置示例（以提交新修订的印章管理制度为例） ：4印章管理目标及成果总表局部截图） （ 印章管理目标及成果总表局部截图） 印章管理目标及成果总表 3. 更新岗位操作手册 各岗位例行工作罗列表 更新岗位操作手册 各岗位例行工作罗列表 、 制度的更新，一定程度会更改相关工作操作方法/操作时间。因此需在制度定稿之后，相应更新岗位 操作手册 各岗位例行工作罗列表 、 。 工作说明/ 工作说明/要求 更新时间：行政部经理审批制度以后。 更新内容： 岗位操作手册 ：更新中相关工作的操作步骤、操作时间等信息。 各岗位例行工作罗列表 ：更新各项工作操作时间、成果提交方式、审核人、审批人等信息。 注意事项：对更新后的内容用特殊颜色底纹进行标注，以方便相关人员查看。工作概述四、1.部门文件的审批和 部门文件的审批和公布 的审批 部门文件审批人 部门文件审批人部门文件审核、 部门文件审核、审批人一览表 文件类型 文件类型 XX 管理制度 成果提交分析表 XX 工作评分标准 审核人 1 行政管理科长 行政管理科长 行政管理科长 行政管理科长 5审核人 2 行政部经理 行政部经理 行政部经理审批人 行政部经理 总经办 -XX 管理制度完成汇总报告表篇二：公司部门文件、文档管理办法部文件管理办法（暂行） 为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。 第一章 部人员电子文档管理 第一条 部文件根据不同的工作内容分为：1. 行政文档：包括上级函、电、来文，同级及业务交往单位函、电、来文，公司上报下发的各种文件、资料、会议记录、工作计划等。 2. 项目文档：包括涉及日常生产经营活动的，需要上报和下发的各类文件、资料、表格、工作计划、工作总结等。 第二条 部个人文件整理规范： 1. 个人电子文档的管理归类须按照以下办法进行整理，如图所示： 1.上报文件 日常工作中上报公司的各文件、表格、计划、总结、工作量等 上级各处室要求落实的各文件、反馈、表格、报告、计划、总结等 各类突发和紧急情况的文件上报 （注：各文件要按照上报的单位名头进行分类） 按年份排列 2.下发文件 年上级各处室下发的涉及生产作业的红头文件、要求落实的重要指示文件 生产类年公司下发的红头文件、要求落实的各项指示文件 年 （注：各文件要按照上报的单位名头进行分类） 3.测算依据文件 各作业部门每周、月份、季度、年度上报的各项工作量、测算基础数据， 以及各部门汇总的各项生产计划、完成量、工作报告、总结、计划，生 产检查的各类制度、标准、文件等 （住：各文件要按照作业部门名头进行分类） 1.上报文件 日常工作中上报公司的各类安全检查报告、计划、总结、自查表等上级各处室要求落实的各类安全生产、安全检查的反馈、总结、计划、 表格等 按年份排列 各类突发和紧急情况的文件上报 年 （注：各文件要按照上报的单位名头进行分类） 安全类年 2.下发文件 年 上级各处室下发的涉及安全生产、检查的各红头文件和重要指示文件 公司下发的红头文件、要求落实的各项指示文件 （注：各文件要按照上报的单位名头进行分类） 3.安全基础文件 各作业部门上报的阶段性安全隐患文件、报告、总结、自查表，各类 安全信息、简讯、测算量，以及安全生产的各类制度、标准、文件等 （注：各文件要按照作业部门名头进行分类） 第三条 各文件的文件名要按照先日期后名头的格式，如：0625 环卫工人基本情况调查表 第四条 建议各人员桌面建立常用工作文件夹，便于近期生成的资料、文件、表格的查找、使用以及整理，并每周进行分类归档。每月将个人所有工作文档按要求归类整理后，在部门指定硬盘内进行备份保存。 第二章 部人员文件档案管理 第一条 员工必须切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求。第二条 文件资料档案的保管、查阅。 1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。 2、文件柜要保持整洁卫生，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。 第三条 对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。 第四条 由部对本制度进行解释。对未尽事宜，各人员可以提出建议，报部会议研究决定，可对本制度予以增订或修改。 篇三：公司文件管理制度文件编号： 生效时间：修订时间： 总页数： 拟定部门： 签 发： 公司文件管理制度 一、总则 1、为规范公司文件的起草、审批、传达、存档工作，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际情况，特制订本制度。 2、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件，同级相关方函、电、来文。其中工程系统与甲方的往来函件按档案管理制度执行。 3、公司文件由办公室统一管理和存档。 一、 文件的分类 1、 外收文：公司从外部接收的政府文件。 2、 外发文：以公司名义向外部发送的文件。 3、内行文：公司内部下发的文件，分为正式文件和临时文件（指时效性较强的文件） 。本制度的内行文所指的是正式文件。 三、 内行文的管理 1、 内行文的范围： 凡是以公司名义对内发布的制度、办法、通知、决定、决议、会议纪要和会议简报，均属内行文范围。 2、 内行文的编号 各部门发放文件之前，应交至办公室统一编号并留存一份（见附件一编号规则 ） 。3、格式要求（附件二） 、每一页页眉右侧注明公司名称并用五号宋体加粗字体。 、每一页页脚中心注明页数和总页数，其中总页数用“（） ”括起。 、在首页正文上方注明文件的编号、生效时间、修订时间、总页数、拟定部门，签发人。 、文件标题使用宋体小二号字居中。 、正文使用小四或四号宋体，行间距倍。 、主题词/抄报/抄送使用小四或四号宋体。 、公司全称：在落款、合同文本等情形必须用全称。注：主题词即文件内容的关键词。抄报适用于需了解文件内容的公司管理层，抄送适用于需了解文件内容的相关单位、部门及同级部门。 4、办公室负责对各部门起草的文件格式进行审核，对不符合格式要求的，有权退回并按要求格式改正。 5、内行文发文流程 、起草人部门负责人（审核）办公室（审核）分管领导（审核）总经理（签发）办公室（存档发放） 、说明 a、 各部门如需发文，赢事先向办公室申请编号并填写内行文审批 单 （见附件三） 。 b、办公室负责检查文件格式和起草内容是否与现有制度相冲突等。 c、文件由总经理签发。d、文件由办公室统一发放并在文件收发记录上登记（见附件四） 。 e、办公室负责流转。 f、办公室负责督办并定期组