企业档案管理规范

企业档案管理规范篇一：公司档案管理制度实施细则公司档案管理制度管理细则 为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。 一、总则 （一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。 （二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政与人力资源总监统一负责，统一管理。 （三）公司档案具体工作由档案部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理，各部门不得分散保存。 二、档案部门设置及其职责 （一）公司设立档案部并配备专职档案人员，公司档案部的基本职责为： 1、组织实施党和国家关于档案工作的有关方针、政策、法规和档案管理部门制订的有关规定、办法、细则。 2、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。3、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档案材料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。 4、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用。 5、办理领导交办的其他有关档案业务工作。 （二）各部门设立兼职档案员，其主要职责是： 1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向档案部反映档案工作情况，积极配合其开展工作并接受综合档案室的监督、指导和检查。 2、根据本公司各部门归档范围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并在规定期限内向档案部移交，确保本公司档案的完整、真实和安全。 三、档案接收与整理 (一）公司编制文件材料的归档范围，根据各部门的职责不同，主要有以下几个方面： 1、行政部： （1）公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、经营计划、管理决策等； （2）与总部及其他单位往来发文； （3）行政管理方面，包括： 1）办公用品管理、采购、出车及维修记录等； 2）日常管理方面的员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、来客记录、电话记录、维修登记、材料收发、设计师排单，公司会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复，员工民主生活会方面的记录等；2、人资部：人事方面的劳动合同、各项协议、员工奖惩、晋升、培训、入职手续、员工资料等。 3、企划部：公司企划方面的宣传方案、形象展示、广告宣传、营销方案等；媒体合作通路的正常询价报价、合作协议合同；年度季度月度或重大节假日的宣传费用预算、决算等；市场调研方案、搜集的客户资料等。 4、仓管部：仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管等内容 5、客服部：主要包括客户考核评分、客户档案卡、工程保修、派工、保洁派工、维修派工等；客户投诉记录、客户增值服务记录、客户回访记录、客户意见调查记录 6、设计部：主要包括效果图、施工图、报价表、工程施工合同及附件、设计师谈单记录表等。 7、工程部：主要为施工管理手册所包含的内容 8、财务部：主要包括财务管理中的各种账册、报表、凭证、工资发放，后勤方面的固定资产核算、费用申请等 9、法务与档案部：主要包括日常经营中的各种合同、司法文书，档案方面的管理指导、档案保管、核算、借阅、销毁等内容。 10、市场部：有关营销促销活动方案、小区物业及客户资料、市 场调研资料、与客户签订的协议等。以上各部门归档材料的范围有所变更时应及时通知档案管理部门，以便档案管理及时作出调整。各部门应归档的材料形式包括纸质、音像及实物文件。 （二）归档文件的等级划分及保管期限 需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下： （三）档案编号方法1、以一个立档单位所形成的全部档案为对象，依据公司部门及业务划分，结合档案的内容和档案载体的形式制定编号方法，便于科学管理和开发利用。 2、档案大类别均以部门前两个字拼音首字母命名，具体为： 行政部：XZ 人资部：RZ 客服部：KF 设计部：SJ 市场部：SC 工程部：GC 财务部：CW 法务与档案部：FD 企划部：QH 仓管部：CG 3、工程项目命名。以上七部门（主要是设计部、工程部、客服部三部门）凡涉及工程项目的档案材料均以项目名缩写为大类别，以南华康城小区 3 号楼 1 单元 2 号为例，其项目大类编号为：NHKC-3-1-2。各部门涉及工程项目的档案材料具体命名如下： 日期 客户地址详细信息 4、非工程项目档案命名。由于公文编号受长度，美观等各方面的制约，鉴于公司正逐步组建发展，现内部岗位编制并不复杂且部门 篇二：企业档案管理规定 企业档案管理规定 档发 XX 5 号 第一条 为加强企业档案工作，促进档案工作为企业各项工作服务，根据中华人民共和国档案法 （以下简称档案法 ）和有关法律、法规，制定本规定。 第二条 本规定所称的企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。 第三条 企业应遵守档案法 ，依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或人员，提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。 第四条 企业档案工作接受档案行政管理部门的监督和指导。 中央管理的企业制定本企业档案管理制度和办法须报国家档案局备案。第五条 企业负责档案工作的部门依法履行下列职责：（一）贯彻执行档案法等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度； （二）统筹规划并负责本企业档案的收集、整理，保管、鉴定、统计和提供利用工作； （三）指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作； （四）监督、指导本企业所属机构（含境外机构）的档案工作。 第六条 企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。第七条 企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。第八条 归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。文件材料整理符合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。第九条 企业根据有关规定，确定档案保管期限，划定档案密级。 第十条 企业采取有效措施对档案进行安全保管，并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。 第十一条 企业对保管期限已满的档案进行鉴定。对确无保存价值的档案登记造册，按有关规定经企业法定代表人批准后进行监销。第十二条 企业做好档案统计工作。国有大中型企业应按档案行政管理部门的要求填写有关报表。企业认真做好对国家和社会有保存价值的档案的登记工作。 第十三条 企业档案现代化应与企业信息化建设同步发展，不断提高档案管理水平。 第十四条 企业档案部门应积极做好档案的提供利用工作，努力开发档案信息资源，为企业提供及时、有效的服务。 第十五条 企业必须为政府有关部门、司法部门依法执行公务提供真实、准确的档案。 第十六条 企业提供利用、公布档案，不得损害国家、社会和其他组织的利益，不得侵犯他人的合法权益。第十七条 国有企业资产与产权发生变动，应按国有企业资产与产权变动档案处置办法做好档案的处置工作。 国有企业破产，破产清算组应妥善处置破产企业档案；国有企业分立，档案处置工作由分立后的企业协商办理。 第十八条 企业对在企业档案工作中做出突出贡献的人员给予表彰和奖励。 第十九条 企业应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂 篇三：XX 年关于规范公司档案管理的通知关于规范集团档案管理的通知 各公司、各部门： 为进一步加强和完善集团档案信息中心工作和规范集团及各公司、各部门档案管理，实现集团档案的完整性、系统性及清晰记录集团的成长和发展历程，以及更好地为各公司各部门提供档案查阅便利，提高档案利用价值和工作效率，根据企业档案管理规定的要求，经请示集团董事长和总经理会议同意，现将档案收集、整理、归档、移交相关要求发给你们，望遵照执行。 一、集团及各公司、各部门本年度应当移交的档案应在次年的二月底前汇总、整理、编号、移交集团档案信息中心，同时移交一份档案统计目录。 二、集团及各公司的规章制度汇编、上级机关下发的正式文件、向上级机关的请示与批复、本级单位的重要文件、工作计划、总结、申报材料、简报、年鉴、大事记等都需移交规档。 三、仟坤建设公司承建工程项目竣工后，应按照“绵竹市城市建设档案馆技术档案移交情况表”的内容将相关档案资料移交集团档案信息中心。 四、鑫坤机械厂区购置的设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维护、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料、磁盘以及随机材料（合格证、使用说明书、随机附件清单、易损零件等）均属于设备档案归档移交 范围。五、人力资源部的每年新员工入职招聘登记审批表、离职人员相关材料需移交规档。 六、按照财政部、国家档案局会计档案管理办法的规定，每年要形成会计档案，财务部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册移交档案信息中心。移交的内容：原始凭证和汇总凭证，明细账、总分类账，现金日记账、银行存款日记账，财务月季报告和年报财务终决算报告。如特殊原因不能及时归档也可移交一份财会档案统计目录。 七、凡是集团和各公司为工作、学习等参考而收集或编写的一切公开或内部的材料，一般包括书籍、刊物、报纸、汇集、简报、公报、小册子、