传真管理制度

传真管理制度篇一：传真收发管理制度安阳中盈化肥有限公司 传真文件收发管理制度 为了加强公司传真文件管理，规范各单位收发传真行为，做到传真信息收发快速、安全、准确，处理及时，特制定本制度。 一、 主题内容与适用范围 本制度规定了传真文件收发管理的适用范围、有关部门的职责、传真收发管理工作要求和其他事项。本制度所指传真文件包括：公司生产经营管理中有关工作的传真文件，与设计院、客户、供货厂商、业务合作单位联系的往来技术业务传真文件等。 本制度适用于公司各单位传真收发工作。 二、 传真收发部门职责 根据目(来自: 小 龙 文档网:传真管理制度)前工作情况，公司在合同管理部门设置传真机，由合同管理部门统一负责传真文件的收发管理，负责传真文件收发登记与存档，传真收件的传阅与公司领导阅签意见的督办落实。 三、 传真收发管理工作要求 1、 收发传真专门人员外出，由部门指定人员按照要求代为管理。 2、 传真文件的收发登记、传阅、批转应讲究效率，避免延误工作。 3、公司传真收件人发件人须积极配合收发传真专门人员执行本管理办法，如因个人原因违反程序规定，对公司生产经营造成负面影响的，将根据情况的严重性追究当事人的责任。 4、接受传真要建立传真收文登记表 ，接收传真后，要及时登记。对于收件人明确，涉及内容为单纯业务联系的传真文件，直接登记复印存档，并将原件直接交收件人签收。对于收件人或责任人不明确，涉及问题复杂，或其它需要请示领导指示的，应加传真收文处理单报部门领导签署意见，由其决定传给相关责任人或相关领导阅示。传阅完毕或转交相关责任人办理时，应收回传真收文处理单与传真文件复印件一并留存。6、各部门联系工作和业务需发传真，由各部门负责起草，部门负责人审核，经公司分管领导签字后，交由传真机管理专门人员发出。需要向公司的上级发送的传真文件，要经公司主要领导签字方可发送。发送传真件要使用公司规定的专用传真式样（式样附后） 。发送传真时传真机管理人员要认真填写传真发文登记表详细登记发送单位、发送人，发送主要内容、发往单位等情况，并由经办人签字。发送后签发件交传真管理员留存备查。对外发送传真应使用公司统一的格式(附后)。 7、传真收发员收到和发送的传真文件，都要在进行详细登记，复印留存的同时，并将复印件扫描制成 PDF 版，邮件发送给相关人员、相关部门领导和公司主要领导。 8、传真文件要按档案管理要求，由传真收发人员每年底整理，交公司资料室归入综合档案管理。传真文件原件不得直接存档，必须经过复印，以确保能够长期保存. 五、 其他 1、本规定由行政管理部负责解释、修订。 2、本规定自发布之日起执行。附传真收件登记表 、 传真发件登记表 、 文件传阅笺 、发文格式。 二一三年八月七日 传真发文记录表4 / 7 传真收文记录表 5 / 7 篇二：传真管理制度一、 制度目的 规范传真文件的接收、发送和传真设备的使用管理，确保传真文件和传真设备正常、高效运行。 二、专人职责 传真机主要服务于公司往来公务函件的传送和接收，并为公司相关人员提供必要的服务。操作人员应做到热情服务，主动服务，保质保量。 三、传真管理 （1）传真机由专人管理，其他人员不得随意拆卸和移动。 （2）传真机管理人员要有高度的责任心，熟悉机器性能及操作技术，及时、准确地完成任务。 （3）保持传真设备清洁卫生，加强传真设备的日常保养，按设备的使用说明定期维护，并对每次维修和保养做详细记录。 （4）传真机一旦出现故障应及时与厂家或修理公司联系，争取在最短时间内修复，保持传真机运转正常。 （5）不得使用传真机接打电话，保证传真线路畅通。（6）加强成本核算，注意了解设备配件和传真机耗材的市场价格, 对每次购进的耗材和设备进行详细记录。 （7）每年对传真机服务的收支情况进行统计结算，并向主管领导汇报、交由财务部门备案。四、传真接收 （1）对接收到的传真函件，按“紧急” 、 “重要” 、“普通” 、 和“垃圾”程度进行甄别分类。 （2）对接收到的重要传真或私人函件，应及时登记并通知收件人，避免延误工作。必要时请领取者在登记薄上签字认可。 （3）对接收到的 “内部明电”或标有“急” 、 “紧急”等字样的传真，应直接送交相关部门或接收者本人，并请领取者在登记薄上签字认可。 （4）及时处理传真垃圾产生的废纸，保持传真工作台面整洁。 （5）传真机管理人员对上一个规定工作时段以外或工休日接收到的传真件要及时做好分类、分发或销毁工作。（6）节假日收到的传真，一律由值班人员负责接收，紧急函件及时向值班领导汇报，并负责做好处理结果记录，和普通函件一起于节假日后第一个工作日早晨移交给传真管理员。 5、 传真发送： （1）凡注有“不准翻印”及秘密标识的函件，一般不得传真发送，确需传真发送时，须经主管领导批准后做好登记备案，并在发送前通知接收人同步接收。 （2）会议通知等具有时限要求类的传真，发送后要跟接收单位或接收人进行核实确认，并做好登记，避免遗漏。（3）发送重要传真函件，管理人员负责做好发送记录。 （4）节假日的传真发送，一律由值班人员负责并做好发送记录，于节假日后第一个工作日早晨移交给传真管理员。 篇三：传真机使用管理制度德鲁克咨询（济南）有限公司 传真机使用管理制度 第一条 传真机由部门设人负责使用和管理。 第二条 需要使用传真机的单位或个人，应持本单位领导签字便笺，交付传真机管理人 员，并登记由传真机管理人员负责传发工作。 第三条 传真机白天应采取人工接听传真，善意拒绝“垃圾”传真件接收。 第四条 传真机不允许私事使用和长时间接听电话。 第五条 应按技术要求使用和认真保管