传真件规范管理

传真件规范管理篇一：公司行文规范及管理办法公司行文规范及管理办法 为规范公司各种文件的起草、签发和提高公文质量，确定文件编号办法，为各种文件的收发、存档工作奠定基础；确定公司重要信息披露载体的格式、样式，树立公司管理形象。做到政令畅通，令行禁止，正确指导公司的各项工作，适应公司的快速发展特制定本办法。 通过此办法的实施，达到各种文件可追溯，各级文件有保管，全部文件受控的目的。 一、纸型、纸质 复印纸 A4 型（国际标准 210mm297mm）, 厚度定量6080g/。 二、封面 文件材料 10 页以内的一般不加封面，确需加封面的材料可以加上，如规划、纲领性文件、规章制度、材料汇编等。封面可使用必要公司的统一 VI 形象(文字和徽标)，但不宜用花边和图案。加封面的材料同时应加封底。 三、书写要求 （一）标题使用 2 号宋体加黑，顶行。 （二(转 载于: 小 龙 文档网:传真件规范管理)）副标题居中排列，使用 3 号宋、仿宋或楷体，但不与正文字体重复，破折号占 2 格。标题单独成行时，均无需标点。 （三）正文使用 4 号仿宋。每段文字前空两格，第 2行起均顶格。不提倡正文内标题使用加粗或艺术字体，如行书、隶书、魏书、细圆体、综艺体、琥珀体、瘦金体等，以保持文面严肃、整洁。 （四）章节的排序为第一层“一” ，第二层“（一） ，第三层“1、 ”，第四”层“（1） ，第五层“1） ”。 ” （五）正文中表格一般作附件置后。小于文面半幅的，可随文就位，与正文同宽。表内字体同正文，字号可略小。（六）数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 四、落款、盖印 在正文后空两行，单位名称按印章全称。盖印，可不写单位名称。成文日期中“”用插入符号里的几何图形，不能用阿拉伯数“0” 。最后一个字离右边沿四格。盖印跨年月日，上 2/3，下 1/3，左右居中，端正清晰。 五、页面设置 上 ，下 cm，左 cm，右 cm，页脚 cm，行距 28 磅, 或每面排 22 行，每行排 28 个字。为避免最后一页只是几行占一页的现象，可适当收缩行距，使文件成为几张整页, 但收缩行距不宜小于 20 磅。双面印刷页码居外侧，单面印刷页码居右侧。 六、装订 一律左侧装订。钉离左侧边沿，2 个钉在上下各 1/4处，钉垂直。 七、分类与编号 （一）文件分类 公司常用文件格式分为会议纪要、通知、通报、任命、其他管理 制度、工作提案等，其中会议纪要不用文件编号，提取或说明时以某年某月某日（会议召开时间）及某领导（公司领导）主持的某某会（会议性质）为方式进行定位。（二）简化编号名称 由于公文编号受长度，美观等各方面的制约，鉴于公司正逐步组建发展，现内部岗位编制并不复杂且部门管理统一，建议：菏泽业之峰装饰有限公司简化为“HZYZF” 。行文中放置在表头或是标题下。对内制度/规范性文件的页眉文字为靠左公司 VI 规范标识图形，靠右为公务编码，一般制度/规范性文件均需要编号，其它只作分类备案用文件无需编号。无论对内对外文件，页脚格式均为“第 X 页，共 X 页” ，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗，带格式线。 （三）细化编号内容 仅限于下行文中的通知、通告，为公司人资行政部统一编制； 初拟编号内容包括：公司名称、部门名称、时间、文件顺序号（内部标准） 。 编制方法：HZYZF-HR-XX-001(公司人资行政部 XX 年第 1 份文件)，其中公司名称：菏泽业之峰装饰有限公司=HZYZF；部门名称：HR（人资行政部） ；时间：XX 年，其后以此类推。文件顺序号：001，002，003以此类推。如进入下一个年份则文件顺序号从 001 开始编起，如 XX-001。便于管理保存。 （五）各部门名称为 设计部：SJ 企划部：QH 电子商务部：DS 市场部：SC工程部：GC 财务部：CW 人资行政部：HR 法档部：FD 所有文本依顺序排号，发文后人资行政部存档。 八、行文管理主要内容 外部函、电、来文，本公司内部下发的各种文件、资料、收发的各种传真及邮递快件等。 （一）内部发文管理 公司内部发文分为一般事务性文件、公司各项规章制度和公务文书。一般事务性文件包括：通知、说明、各种统计表格等；公司各项规章制度是公司在管理中的各项规定、办法、措施等；公务文书包括：请示、报告、指示、布告、公告、通告、批复、通知、通报、决议、函、会议纪要等； 公司下发的公文由人资行政部统筹管理，各部门一律不得自行向上、向下发送公文。公文字号由人资行政部统一编制。涉及公司各项规章制度以及对外宣传、联络的文字材料，由人资行政部以公司名义发文。 （二）发文处理程序 一般事务性文件的发文，应事先向相关领导提出口头申请。公文及各种规章制度的发文，应事先向总经理提出口头申请。 各类文件拟稿承办部门： 1、公司对外文件由人资行政部负责拟稿； 2、各部门（含分公司）间的往来文件由本部门负责人拟稿；3、职能部门各种一般事务性文件，由发文部门拟稿；4、公司各项规章制度由相关管理部门负责拟稿。 各类文书拟稿要求观点明确、陈述清楚、条理清晰，标点符号使用正确。规章制度类要符合国家相关的政策、法律，符合公司的实际情况。各项规定要明确具体、切实可行。要做到观点明确，文字精练，条理清楚、层次分明，标点符号正确，篇幅力求简短。人、地、物名、引文及时间要具体准确等。 文稿拟就后，拟搞人应填发文审批表办理审核手续。 审核签发流程： 1、首先送人资行政部部初审，人资行政部部审查修改文稿； 2、送发文部门上级分管领导核稿，以公司名义对外文件由总经理核稿； 3、公司各部门（含分公司）间的往来文件由总经理核稿； 4、公司各种一般事务性文件，由下发部门负责人核稿； 5、公司各种规章制度由各部门负责人、执行总经理、总经理、董事长会审。其次进行会签、发送； 6、文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送相关领导审定批准签发。 7、公司行政公文、规章制度，在执行总经理、总经理署意见后，由总经理签发； 8、公司一般事务性文件由分管领导签发，重要文件由总经理签 篇二：办公资料管理规定要求公司办公资料归档管理规定 第一章、总则 为加强公司保密文件、资料、合同等信息规范管理，加强文件的收集、归档和使用，有效的保护和利用文件资料，保障文件资料的真实性、完整性、有效性和安全性，结合公司实际情况，特制定本规定。 第二章、归档范围 本制度所称的文件归档与管理是指在公司各项经营操作中产生并具有保存价值的文件，其中包括文件、资料、合同、账号、软盘等。主要部门归档资料管理范围： 管理中心财务模块：公司各类文件、财务各类报表、标书资料、合同、协议、客户资料等 管理中心人事模块：人事报表、合同、协议等 管理中心后勤模块：车辆各类资料、供应商客户资料、合同、协议、宿舍住宿资料、餐厅资料等 项目中心：项目运作过程中变更类文件、员工日常管理类资料等 第三章、归档管理要求 核实归档文件、资料的真实性、完整性、有效性检验及审核手续是否完备，归档归口部门及要求如下： （一）绝密资料保管在总经理办公室，由总经理授权给财务 总监保管，单独设立保管柜；（二）一般性机密文件需要归档保管的由公司管理中心财务模块代为保管； （三）文件资料的归档按照“部门收集、集中管理”的原则，由公司各部门经理或者授权指定兼职人员负责各项资料的收集与管理； （四）公司设立资料室和归档资料管理文件柜，保管人对自己负责资料建立资料库，每个月月初对资料进行归档性清查，发现欠缺的必须及时补齐，防止重要文件归档出现遗漏。管理中心不定期对各部门资料进行抽查； （五）保密文件、保密资料必须在办公室内传阅，不得擅自扩大传阅范围，不得将保密文件和资料带出办公室。（六）各模块文件资料保管人员名单： 备注：所有保管柜都必须带锁，钥匙由保管人管理，保管人对保管柜内所有资料负责。（七）公司使用文件的使用要求，如有遗漏后期可申请添加：第四章、执行要求（一）未按以上规定办理，未及时归档，发现有材料丢失、损坏、泄密情况的责任人按严重情况处 50-1000 元扣薪处理。若构成犯罪依法追究刑事责任。 （二）员工调离或辞职时，不得将资料带走，其业务部门会同管理中心将其客户资料接收、整理、归档。 （三）重要资料、协议、合同等各部门应妥善保管，各使用人员必须确保资料的完整性。出现随意放置、丢弃的按第（一）条考核处理。 （四）重要文件、合同、资料需复印或传真时，需经管理中心核查或代为处理。 篇三：关于规范公司收发传真、快件等文件的通知关于规范公司收发传真、快件等文件的通知 各部门： 为进一步规范公司收发传真、快件等文件的管理，保证各类传真、快件和其他各种文字资料的及时、畅通、安全处理，现将具体事项通知如下： 一、各部门发送公司级别的传真文件，须按照统一格式（见附件 1）经各部门负责人批准，综合管理部审核、送公司主管领导签发后，由综合管理部登记、发出，并将原件留存。无特殊原因不允许以部门行为发送涉及公司级别的传真文件。 二、各部门发送的部门传真，经各部门负责人批准后，由各部门发出并做好登记和留存工作。 三、经部门接收的重要传真，由部门文书或事务员登记，并报部门负责人签批，送公司领导或公司有关部门，并留存原件。 四、公司收发快件由综合管理部登记，并报相关人员签 1 批后收发。五、公司各部门对外收发的其他文件、函电应及时进行登记。凡挂号、快件等传递时必须签字。 特此通知 附件： 附件 1 1.传真文件格式 2.传真收发登记表 3.函件接收登记表 4.快件发出登记表 5.快件接收登记表 二一一年十一月六日 2 公地址传