高校会计档案监管路径试议

高校会计档案监管路径试议认识不到位，重视程度不够高校分管财务领导和会计档案管理人员对档案法 、 会计法 、 会计档案管理办法等法律法规的学习理解不够，对会计档案资料的重要性和会计档案管理工作的重要性认识不足。站在决策、监督的角度重会计资料的形成过程，忽视预测、事后检查对完整会计资料的依赖作用。特别是忘记了决策失误或监督管理不严出现经济问题时，会计档案资料对解决问题提供的法律证据的重要性。内部管理制度不健全或执行不严格一是没有严格执行会计档案管理办法 ，仅从减少会计人员数量或工作量、随时查阅的角度看，确定会计档案归不归档或归档地点，必然导致会计档案归档资料不完整，归档时间不及时，存放管理不统一。二是查阅和借出管理制度不健全，没有考虑会计档案的保密性和完整性，审批权限不集中，查阅、借出、复印等没有制度上明确区分，涂抹、损坏、替换、丢失等没有严格的责任追究制度。财务部门与档案管理部门职责不清会计档案什么时间移交、移交的范围、移交的手续办理、什么时间鉴定与销毁等等，在这些工作中财务部门与档案管理部门没有明确的职责分工，各自从减轻自己工作强度出发，都在被动的工作。同时会计档案的建立和日常管理尚未纳入财务部门和档案管理部门的年度工作绩效考核，自然两个部门也就不太在意划分各自的职责范围了，由此带来会计档案管理的不规范。专业人员缺乏，业务素质不高会计档案是一种专业档案,档案管理人员需要掌握会计和档案管理两个方面的专业知识。会计档案由于管理环节的分散造成档案管理工作非常不规范。相当一部分高校由综合档案室非会计人员兼管，没有经过会计业务知识的专门培训，对会计档案的归档范围和管理标准不清楚，使得整理出来的会计档案案卷质量不高，难以保证会计档案的完整性和安全性，档案利用效率也较低。另外，财务主管受业务水平制约，对鉴定保存到期的会计档案是否还存在继续保存的价值，不敢轻易下结论，宁可无限期保存，也不肯按时鉴定与销毁。会计档案信息化管理推进力度不够会计档案信息化管理程度不高的主要原因有以下三个方面：一是有些高校档案信息化管理所需要的硬件设施和软件配备的不足或不达标，无法实现或完全实现信息化管理。二是档案管理人员计算机应用水平和档案信息化管理技术不足，即使有足够的硬件和软件条件，也不能实现档案管理的信息化。三是许多高校尚未制定档案管理信息化的标准与要求，档案管理人员习惯于传统的档案管理手段，不管效率如何，没人考核，大家都习以为常。加大宣传力度，从思想上提高重视程度提高会计档案管理水平，首先要通过学校的相关宣传媒体加强会计档案管理规范性、政策性、重要性的宣传，把会计档案管理法律法规作为学校领导和教职工普法教育的重要学习内容。同时要编辑和整理重视和不重视会计档案管理所产生的正反两方面相应的案例加以宣传，特别是对本校在不重视会计档案管理中出现的问题及其后果更应该加以总结和宣传，提高学校领导和相关人员的认识水平和重视程度。建立健全并严格执行高校会计档案内部管理制度制度建设是做好各项工作的前提和基础，也是提高工作质量的保证。一是要建立严格执行国家会计档案管理办法的考核制度，把考核结果同相关部门与人员的工作业绩和绩效分配结合起来，从制度上约束和激励他们执行国家会计档案管理办法的积极性和主动性。二是要建立财务部门和档案管理部门职责分工制度。财务部门既是会计档案形成部门，也是会计档案经常使用部门。通过制度确保责任明确，有利于确定会计档案管理中存在问题的责任承担部门和人员，确保会计档案的完整性、移交的及时性、保管的集中性。三是要建立会计档案查阅、借出、复印的集中审批制度，明确不同情况的审批权限，无论是校内还是校外查阅或借出会计档案，都必须严格遵循保密和安全原则。四是建立健全会计档案缺失、涂抹、损坏、丢失等责任追究制度，无论是在会计档案形成、归档、保管、查阅、借出、复印等过程中，都要对造成会计档案不完整的责任部门和责任人进行处罚，确保会计档案的完好无损。配备会计档案管理专职和专业人员，加强业务培训配备既董会计业务掌握会计档案管理知识专职、专业人员，是提高会计档案管理水平的关键。会计人员担任专职的会计档案管理人员，应该加强档案管理知识的培训；档案管理人员担任专职的会计档案管理人员，应加强会计知识的培训。同时会计档案管理人员也要不断提高自己的业务自学能力。只有建立了复合型的会计档案管理人员队伍，才能真正发现问题、提出解决问题的办法和建议，也才能从技术上和业务上解决问题。改革会计档案鉴定与销毁审批办法延迟进行会计档案鉴定与销毁工作是一种普遍的现象，形成问题的原因也是共同的，仅从高校自身解决这个问题是难以实现的，为此，应该重新审视会计档案管理办法有关会计档案鉴定与销毁的规定，改革现在的审批办法。建议实行第三方审核、鉴定、提出销毁意见的办法，如由财政检查机关、或会计事务所、或审计事务所、或有公证作用的其他专业部门办理鉴定与销毁工作，由高校支付相应的费用，这样做既可以发挥第三方的专业优势，也可以发挥他们对高校会计事项的历史审计，高校领导销毁过期档案的后顾之忧问题得到有效解决。全力推进会计档案管理信息化随着社会各个方面信息化速度的加快，档案管理信息化是历史的必然趋势。高校应尽快按标准配备相应的档案信息化管理所需要的硬件和软件，加快会计档案管理人员计算机和专用软件使用的培训，有条件的高校要带头开发适合自己信息化管理的操作