关于档案管理信息化建设的研究

关于档案管理信息化建设的研究 档案信息化就是以原纸质的档案为依据，在不改变 档案原来的内容信息的情况下，对档案本身的内容及档案 的存在形式进行符合信息转变原则的改变，使档案信息化， 在企业内部，实现档案资源共享，方便企业人力资源部和 各个层次的领导及时的查阅动态的本企业人才的档案信息。 一、档案管理信息化存在的问题 （一）档案管理的信息化意识不足 实现企业档案管理的信息化不是一项简单的工作， 需要大量的时间来逐步完成，而且投资较高。因此部分企 业选择继续使用传统的档案管理模式，而将资金更多的用 于例如设备改造、产品销售等直接投资上，疏于对档案的 管理，忽视对档案管理人员的业务培训，导致管理人员缺 乏经验、缺乏服务意识，使得档案管理水平一直处于落后 的地位。然而，事实上虽然档案管理信息化的应用不能直 接为企业创造效益，但是通过对档案的合理管理能够为企 业的发展提供可靠的支持，间接为企业创造价值。对档案 管理模式的忽视必然会阻碍企业的发展。 （二）档案管理信息载体的破损 在企业信息化的背景下，磁性载体的电子档案成为 继纸质载体的图文档案之后的又一重要管理对象。通过对 计算机网络技术的应用，许多企业实现了工程设计、施工 和产品研发中的二维绘图、三维仿真模拟设计的图文并茂 的多媒体信息。在档案管理信息化中常见的载体有胶片、 磁带以及光盘等，这些载体会因为各种原因而发生破损， 例如自然老化、害虫的侵害以及使用过程中的损伤等。这 些都有可能严重影响文档等信息的使用，严重的还会导致 系统运行出现问题。 （三）标准化建设不够完善 档案信息管理的标准化指的是在档案实体管理向信 息管理转变过程中，必须有相关的规范与标准对其进行指 导。信息化是一个非常严密的信息系统，各个业务环节的 相关信息为数据处理的准确性、及时性以及可靠性提供了 保证。但是随着档案管理信息化的实现，为企业档案管理 信息化提供数据计算的标准却难以满足企业的需求，企业 管理和业务流程以及工作程序标准、数据交换等标准都需 要进一步的完善。否则这些原本是为企业发展提供支持的 因素将给企业内部或企业之间的数据交换或资源共享造成 诸多不便，甚至会严重制约企业获得更多的经济效益和社 会效益。 二、改善企业档案管理信息化建设的建议 通过分析企业档案管理信息化建设过程中出现的相 关问题，可以知道，只有在一定范围内实现资源的优化配 置，完善档案管理人员的培训，才能彻底实现档案管理的 信息化水平，可以从以下三个方面进行： （一）档案管理人员要提升档案信息意识 档案信息化在某种意义上讲就是观念信息化，档案 管理人员是档案信息化工程的基本力量，他们的能动性关 系到信息化建设的成败，档案管理人员只有在思想上树立 了档案信息的意识，认识到档案管理信息化建设的重要性， 才会具有强烈的使命感与责任心，做到主动关心档案信息 化建设工作，认真做好信息化建设中的每个流程。 （二）实现管理工具的信息化 一是，配置计算机、服务器、交换器、路由器、光 盘刻录机扫描等设备。计算机系统软件的开发或应用，都 可通过计算机系统软件的操作进行培训和推广，逐步建立 同一平台为分中心做好前期准备工作。二是，每个员工的 档案全文的数字化。对各职能部门每年提交的档案资料， 需要全部的输入，并作备注，建立统一的数据格式标准， 实施纸质档案和数字档案双管齐下的工作模式，避免重复， 节约人力、财力的同时，也大大加快了档案信息数字化的 进程。三是，对上网的员工档案信息进行密级界定。首先 确定密级标准，对内部档案按公开、内部、秘密、机密等 级进行界定;其次在网上对档案信息使用者进行身份验证， 信息查询权限针对不同身份的使用者有所不同，身份越高 权限越宽，以保障软件系统的安全性。 （三）全面提高档案管理信息化水平 档案基础建设的重心随着信息技术的广泛应用逐渐 向档案信息化建设的方向转变。如今，在计算机系统渗透 的形式下，计算机管理软件的运用为实现档案管理现代化 做出了重大贡献，在开发系统和档案利用过程中发挥着极 为重要的作用。 随着大量产生的电子文件，如何安全且高效地管理 电子档案已成为企业不可回避的现实问题。因此，选用适 合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件，有计划、 有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化 建设不可规避的一项重点工作。档案管理软件的对象是电 子文件，通过选取合适的计算机系统管理软件，就可以使 企业的档案达到高效的管理。 信息化建设理念，需要科学的档案管理软件为支撑， 仅仅用传统方式管理大量的电子文件，绝非明智之举，档 案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身， 提高档案管理工作质量和效率的关键环节，在很大程度上 决定着档案信息化建设的成败。 基于安全角度，优良的档案管理软件，自身的安全 设置（包括访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模 块） ，已成为电子文件管理及利用的一道屏障，能有效地保 护档案信息，确保信息的安全性。 三、总结 计算机应用的普及和网络技术的发展为企业档案的 管理提供了很大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档 案管理平台，不但可以有效地实现企业档案的动态管理， 提高企业档案的管理效率，还能节省大量的人力、物力及 财力。保证档案信息化建设发展，为促进企业的整体经济、 效益的发展，提供了快捷有效的档案管理作用。企业的档 案管理工作是一项难度非常大的工作，档案管理的好坏直 接关系到了企业的发展。随着网络时代的到来，实现信息 化是企业档案管理发展的方向，也是不可阻挡的发展趋