数字档案资源建设的问题与对策分析

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 数字档案资源建设的问题与对策分 析 摘 要：随着无纸化办公的提倡， 我国很多单位开始采用数字档案。数字 档案从根本上改变了我国延续了几千年 的档案保存方式。如何有效的保存和使 用这些档案成为我们档案工作者面对的 新问题。准确的分析这些问题，可以为 数字化档案管理提供借鉴。当前，我国 数字档案的建设取得了阶段性的成就， 形成了具有我国特色的档案数字化建设 道路。然而，在推进过程中存在一些亟 待解决的问题。本文在分析电子档案资 源建设问题的基础上，试图提出可行方 案。 中国论文网 /2/view-12833315.htm -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 关键词：数字档案；资源建设； 问题对策 伴随着电子数字档案的大量建设， 以及我国电子文献需求量的增加，我国 电子档案资源日益丰富。电子档案的获 取和阅读越来越方便。然而，在发展过 程中，我们也可以看到我国数字档案建 设还是存在不少问题。只有有效的解决 这些问题，数字档案才能更好地服务大 众，造福人民。 1 数字档案资源的主要特点 数字档案的建设，是我国发展进 步的一个缩影。当前，我国数字档案的 建设取得了阶段性的成就，形成了具有 我国特色的档案数字化建设道路。 1.1 档案类型全面 目前我国的数字资源涵盖了多种 类型，社会生活中常用的文献基本都做 到了数字化。比如，现有的各种级别的 期刊、中央和各省区市的报纸、以电子 版发布的图书刊物、高等院校的学位论 文、重要的国内外会议论文等，数字化 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 档案都已经将其囊括在建设规划中，且 已经取得阶段性成果。在各种数字档案 中，数字化的报纸期刊、高等院校的学 位论文，尤其是博士学位论文是阅览频 次和引用下载频次最多的。电子图书也 是当前较受欢迎的数字档案资源。比如 超星图书馆和方正图书馆就很受各大高 校的欢迎，纷纷引进，极大地方便了高 等院校的教学和科研工作。与此同时， 各种优秀论文数据在方便学者和学校外， 也在逐步社会化，方便各行各业的学习 者。 1.2 全文性档案数据比例大 我国素有搜集文献的传统。在先 秦时代就有采集各地诗歌的专门人员， 采集的结果成为我国第一部诗歌总集。 在汉代，刘向、刘歆父子更是穷毕生精 力整理国家图书馆的藏书，对其进行汇 编整理和研究。其后，历代的政府和学 人都会组织书籍文献的整理，且喜欢以 大部头的书籍收录为乐事。比如明代的 永乐大典和清代的四库全书等。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 今天我们继承了这种优良传统，以电子 化、数据化的载体来延续中华文化，当 前有分量的学术期刊和政府学术会议都 可以全文收录，为中国文化的传承和延 续做出了贡献，也为学习者提供了方便。 1.3 档案数字化总量大 这是我国数字档案的素材决定的， 我国幅员辽阔，人口众多，每天都在生 产各种各样的文献，这些文献都需要进 行数字化。这就是说，我国数字化工程 经过不同地方，不同单位的不同目的和 用途的各自发展进程，实现了一个共同 的目标：提升我国档案的数字化水平。 同时，我国的数字化档案多，还因为我 国在悠久的历史进程中留下了大量的文 化典籍，这些文化典籍都是民族的瑰宝， 都需要我们整理和保护，也自然需要实 现数字化。这些传统文化典籍的数字化 也是我们档案数字化的重要部分。同时， 有些国家由于经济实力和文化水平的制 约，不能实施数字化工程，我国在对其 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 进行支援的过程中，也会产生一些电子 文献。这些文献也成为我国电子文档资 源的一部分。总之，我国电子文档资源 的总量十分可观。 2 数字档案资源的建设问题 随着无纸化办公的提倡，我国很 多单位开始采用数字档案。如何有效的 保存和使用这些档案成为我们档案工作 者面对的新问题。准确的分析这些问题， 可以为数字化建档提供借鉴。 2.1 数字档案的建设意识不强 随着网络时代的到来，各单位都 在向数字化和网络化发展。换言之，在 不久的将来，数字化将成为主流的办公 手段。但让人担忧的是，很多企业和单 位并未形成数字化办公意识，依旧习惯 于传统的办公手段，与此同时，它们也 缺乏数字化档案的建设观念，有关技术 还不够娴熟。有相当一部分职员不具备 电脑操作能力。另一方面，还有一部分 单位是领导管理不到的，从而有意或无 意的忽略了电子档案的建设，造成了大 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 幅度的浪费。同样，该种观念极大地限 制了相关单位数字化建设的速度，拉大 了自身与时代的距离。换句话说，提升 数字档案建设意识已经成为各个单位要 面对的一个重要问题。需要特殊提及的 是，我们的政府部门更应该加强数字档 案的建设。这是因为政府部门的很多信 息关乎国计民生，需要更为妥善的保管。 政府应当带头进行大型数字档案的建设 和整理，形成模范作用。 2.2 数字档案建设标准尚未统一 数字档案之所以会取代传统档案 成为最受欢迎的档案储备方式，就是因 为数字档案便于管理，使用方便。然而， 由于我国数字档案建设起步较晚，基础 差，底子薄等原因，目前我国尚未形成 统一的电子档案制作与保存标准。可以 说，现在的数字档案建设标准十分混乱。 可以说，随着时代的发展，电子档案必 将取代纸质化书籍，然而现有的电子资 源完全不能体现出来这一趋势。很多电 子文档在制作时没有考虑到读者的需要， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 不能做笔记也不能注释。东部和西部、 南方和北方、甲部门和乙部门之间往往 具有不同的标准，这不仅降低了数字档 案的利用效率，而且还带来了一系列不 必要的问题。比如，各地区和单位之间 的数字档案因为规格不同，无法实现对 接和共享。这样的数字档案就像僵尸， 虽然存在，但是无法发挥效力。这就造 成了资源浪费。 2.3 魍车蛋赣胧字档案不能 互相代替 目前，我国实施了浩大的古籍数 字化工程。应该说，这是一件大好事。 古籍数字化不但可以延续中国文化，还 能实现资源整合，这大大提高我国的古 籍利用率。然而，这其中也存在着较为 严重的问题。比如，有的人就认为在拥 有了电子档案之后，我国各大图书馆就 没有必要保存古籍了。这种看法显然是 极其无知的。要知道，数字档案并非万 能，也有自身局限。比如，数字化档案 并不是永存的，而是有寿命的。一般来 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 说，软盘的寿命至多为十五年，且对保 存条件的要求十分严格。光盘的保存也 并不容易，需要防止阳光暴晒和温度变 化。另外，数字档案的建设很缓慢，很 多传统档案还没来得及实现数字化就已 经消亡了。这是我们不可挽回的损失。 同时，古籍还有其他的价值，比如美学 价值和参观价值等。也就是说，对于古 籍来说，要实行双保险，既要有原本， 也要有电子资源库。但是，对于一些普 通文献。比如我们的各种办公文件，假 如有了电子版就没有必要再打印纸质版。 因为这种中福会造成不必要的资源浪费。 2.4 数字档案社会化和平民化进 程缓慢 随着互联网时代的到来，各种资 源都在迅速大众化。然而数字档案由于 体制原因尚未实现资源共享。这是不利 于大众创新的。比如，现在很多数字档 案虽然可以实现免费观看，但是检索资 源相对单一。很多数字档案只有一条检 索信息，没能与各大门户网站有效的合 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 作。又如，很多数字档案的维护和更新 速度缓慢，不能满足大众的需要。应该 说，只有持续有效的更新，才能实现信 息的新鲜化。在这方面，还是需要政府 的大力支持。一方面政府要设立相应的 机构，另一方面政府要筹备相应的工程 启动金。这有这样，才能吸引相关人才 从事于电子档案的平民化，造福大众。 在数字化产品的普及上，我们做得并不 好，很多人以为，只要大数字档案制作 出来就可以了，实际上并非如此，只有 人们会用了，数字资源才真正的建设好 了。当前，我国还有相当一部分的群众 不能很好地使用数字档案资源。比如在 检索的过程中，很多人被文件复杂的检 索过程困倒。这就是说，还要在档案的 得简明化方面下功夫。 2.5 数字资源重复建设问题 重复问题可以从两个方面来说明。 一方面，不同单位之间因为缺乏沟通和 规划，往往同时收录相同的资源。这在 一些大型数据库建设中尤为突出。比如， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 10 中国学术期刊全文数据库，它主要收取 社会科学方面的学术论文和成果，少量 的收取自然科学方面的问题。而中文科 技期刊全文数据库则已收录我国自然社 会科学等方面的论文为主，以收取社会 科学和人文科学方面的论文为辅。然而， 将这两种数字化期刊对比来看，我们可 以发现，里面还是存在相当大的重复内 容。这应该说是一种浪费。不但耗费了 大量人力物力，而且在检索时还造 成混乱，文理交错，十分不方便。另一 方面，各个数字化资源建设工程自身， 也会因为规划不当或者划分不科学等原 因，在收取文章或者数据库建设时造成 重复。这种由于设计规划不科学造成的 重复，往往造成大量的浪费。 3 加强数字档案资源建设的策略 方法 从上面的文章我们可以看出，我 国数字化档案建设有自身的特点，也有 自身的缺陷。只有针对这些缺陷提出有 效的改进方案，我国数字化档案建设才 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 11 会走上征途，不断优化完善。 3.1 数字档案管理体制化 数字档案建设是一个系统工程。 所谓系统工程说的就是它的复杂性和丰 富性。它不仅包括数字档案文件的生产 制作和保存收藏，还涉及众多部门和组 织间的合作。有学者提出，要想实现电 子文献的高效管理，就要制定完整的成 体系的组织系统。也就是说，实现电子 文件从产生到销毁的一条龙管理服务， 打破不同部门间的阻隔。就我国现有体 制来说，各部门间的推脱确实降低了电 子文件的管理效率，有必要进行改革创 新。这就是说，应该建立专门的电子档 案资源管理局，集中管理各类电子档案 的制作与保管。总局要在地方设立分局， 进行分层化管理。数字化过程不是一个 部门的任务，也不是一个部门有能力完 成的，因此在数字化资源的类型和学科 上进行统筹分工才是有效的文档数字化 方案。虽然当前在市场上存在一些公司 和企业出于商业化的目的生产加工一些 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 12 数字书籍，但是这些书籍并不能满足国 家层面对于数字档案的要求。或者说， 只有国家才有调动多种学科、众多地域 的人才进行大规模数字化建设的力量， 就像清朝的四库全书一样，缺少了 国家的支持是不可能完成的。这就是说， 我们的国家还要在这方面加大投入，加 大重视的力度，进一步认识到档案数字 化的重要性。 3.2 建立统一的数字档案标准 数字档案具有极大的包容性。从 载体来看，数字档案可以分为光盘、硬 盘和软盘等；从种类上看，可以分为医 学、化工、政论等。可以说，数字档案 是一个非常丰富的世界。正因如此，我 们在电子档案的建设中更要注重体系化 和制度化，要做到分工合理，统筹规划。 就硬盘来说，我国各种硬盘五花八门， 往往不能实现统一化的管理，这其中造 成的转变会造成大量浪费。又比如软盘， 他对保存的条件的要求非常高，如果管 理不善，很可能造成信息缺损甚至丢失， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 13 这就需要建立标准化的电子信息保存机 构，从制度到技术都实现统一管理。从 档案的采集到档案的制作加工，再到档 案的维护升级，我们都要把制度和标准 放在第一位。只有这样，我们的档案工 作，尤其是数字档案工作，才会越来越 好。此外，各地方的电子档案管理部门 要有看齐意识，积极向档案工作的先进 单位学习，借鉴经验，促进自身发展。 3.3 做好数字化服务 网络时代是开放的，我们数字档 案的建设也要紧跟时代潮流，做好服务 大众的工作。当前，我国的数字化档案 由两部分组成。一部分是企业生产的， 这部分服务做得较好。但也存在类型不 全的问题。另一方面，政府实施的数字 化工程则经常束之高阁，没能充分利用。 比如，我国县以上单位都设有档案馆， 这些档案馆的数字化档案十分丰富，然 而，很少有人知道和利用这些资源。这 就要求政府机构增大宣传力度，让更多 的人了解到我们的数字化档案，这样才 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 14 有可能提高利用率。首先，数字档案管 理不能再像传统的档案一样沉积在收藏 室和图书馆。档案管理人员要具有市场 意识，要开放思维。比如，可以将电子 古籍上传到网络上，供爱好者观看和阅 读。一般来说，这种大型古籍的阅读量 不大，因此访问量较小。这时，就需要 我们的文献制作人员和相关公司做好宣 传，使其认识到电子文献的价值。此外， 还可以将电子资源制作成线下的文化产 品，如图书和玩具。比如，中国古代的 书籍装裱工艺就非常具有开发价值。电 子档案所的工作人员可以将文献上记录 的书籍制作方法转变为现实的加工品。 这样，不但可以带来经济效益，还能普 及图书制作的相关知识。 3.4 完善相关法律法规 当前，我国正在以前所未有的力 度推进依法治国和依宪治国。我们的数 字档案建设也要依靠法律的力量。相当 部分的数字化资源涉及到国际利益，因 此对于未公开公布的，有保密等级的数 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 15 字化资源，比如导弹数据等，假如有违 法犯罪分子胆敢盗取，那么，我国法律 一定要有相关的制裁。这就要求我们在 立法上首先要完善。比如，对于一些私 人保存的文件，我们在实行数字储备时 要注意有偿购买。我们不要以有利于文 化建设的名义侵占他人收藏，谋取私利。 另外，在电子信息档案的内部，也要由 国家出面建立符合法律法规的管理体系。 关于数字档案信息的法律文件，还要有 宣传的进程，否则很多人可能会因为不 知道和不了解触犯法律。因此，有必要 组织专门的人力宣传涉及到数字档案管 理的法律。这种宣传可以在各档案馆内 举办，也可以在各个数字化资源的制作 单位举办，总之目的就是提高民众的法 律意识。 3.5 积极应用新技术 电子档案的出现本身就是技术进 步的结果。在中国古代曾经用龟甲和兽 骨来承载文献