对科技计划项目档案管理工作的几点思考

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 对科技计划项目档案管理工作的几 点思考 科技计划项目档案是指科技计划 中安排的、由财政资金支持的科学技术 研究开发活动，在其管理和实施全过程 中形成的，具有保存价值的各种文字、 图表、声像等不同形式的历史记录。就 其形成领域而言可以分为科技计划项目 管理活动档案和科技计划项目研究开发 活动档案。前者是由科技计划项目管理 部门形成的，反映科技计划项目立项、 实施、验收等科技管理工作内容的档案; 后者是由科技计划项目承担单位在项目 实施过程中形成的，反映科技计划项目 的研发过程、研究条件及资金运转等内 容的档案。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 中国论文网 /4/view-12695768.htm 一、现状 河北省省级科技计划项目管理 办法规定，项目组织管理的主体包括 省科技厅、项目归口管理部门和项目承 担单位。其在科技计划项目管理过程中 形成的文件材料主要有河北省中长期科 技发展规划和年度科技计划，科技计划 项目管理的规定和规范，年度项目指南， 项目任务书，项目立项、调整、终止和 撤销工作形成的文件材料，项目验收、 绩效评价、统计等资料。 从现有归档情况看，科技计划项 目管理档案未列为单独门类，是随文书 类档案一同收集管理。目前归档的文件 材料主要有三类：一是科技中长期发展 规划和年度计划、科技计划项目管理的 办法规定以及下达科技计划项目、经费 的通知。鉴于其在科技管理工作中的重 要性，经办处室、部门对这类文件材料 的归档都较重视，归档率可达 100%。 二是承担单位与省科技厅、归口管理部 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 门签订的科技计划项目任务书。从 2001 年开始收集归档，现在每年的归档率已 达 99%以上。三是科技计划项目立项评 审过程和实施、管理过程的文件材料。 由于河北省省级科技计划项目管理办 法未对相应产生的文件材料的收集归 档做出规定，而档案部门对该过程中形 成的文件材料的内容和数量都不掌握， 所以目前这部分文件材料的归档处于被 动接收状态。科技计划项目管理部门交 什么就存什么，交多少就存多少，归档 率无从考证。 此外，科技计划项目实行验收结 题制度，即项目必须通过验收的方式结 题。这个阶段形成的文件材料目前主要 散存于省科技厅各相关处室，未统一收 集归档。 从科技计划项目档案利用情况看， 查档率呈逐年上升趋势。一是省科技计 划项目管理部门日常工作中的查考利用; 二是计划项目主研人对项目立项通知及 合同书、任务书的查阅利用。特别是近 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 年来，人事部门在职称评聘工作中要求 申报人必须提供其承担科技计划项目的 原始凭证材料，使这部分档案的查阅利 用越来越多;三是随着国家和省有关部门 对财政资金监管力度的加大，财政科技 资金的使用也受到社会各界的关注，有 关部门加强了对科技计划项目管理工作 的各项检查、审计，体现在科技计划项 目档案的利用方面，对涉及计划项目立 项评审及实施管理过程档案材料的查阅 利用也日益增多。 二、问题 首先，科技计划项目管理工作与 其档案工作脱节。目前，科技计划项目 管理工作已逐步建立起一整套相对完整、 运行高效的制度体系和管理体系，无论 是国家层面科技部出台的科技计划项目 管理法规性文件，还是省级层面省科技 厅印发的科技计划项目管理的具体办法 和规定，都对科技计划项目的立项和下 达、对计划进度进行监督检查和验收等 系列工作提出了明确的程序和要求。相 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 比之下，科技计划项目档案工作的办法、 规定极少，而且多是对科技计划项目承 担单位的档案工作进行规范，并没有就 科技管理部门在科技计划项目管理过程 中形成的档案提出具体归档要求。 河北省近年制定的科技计划管理 文件中很少对科技计划项目档案提出具 体归档要求，如 2007 年印发的河北 省重大技术创新项目管理暂行办法提 出，河北省重大技术创新项目管理采取 省科技厅和省财政厅、项目组织单位、 项目承担单位分级管理的方式。其中， 仅对项目承担单位提出“ 进行档案归档 ” 的原则要求，对省科技厅和省财政厅、 项目组织单位都没有归档要求;2009 年 印发的河北省科技支撑计划项目验收 管理暂行办法 、 河北省应用基础研究 计划重点基础研究项目验收管理暂行办 法 、 河北省科技基础条件平台建设项 目验收管理暂行办法 、 河北省软科学 研究计划项目验收管理暂行办法和 河北省国际科技合作计划项目验收管 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 理暂行办法中对归档只提出验收证书 及验收会议全套资料的纸质文件在省科 技厅项目主管处（单位）留存一份归档， 没有具体归档范围规定。而其他科技计 划管理文件则没有对科技计划项目档案 提出归档要求，如 2012 年印发的河 北省省级科技计划项目管理办法 、 河 北省自然科学基金资助项目验收管理办 法没有相应的归档要求。 其次，档案部门长期以来形成的 档案收集方式不能适应新形势下科技计 划项目管理工作的需要。长期以来，档 案部门进行档案收集的方式往往是被动 接收，即业务部门交什么，档案部门就 收什么、存什么，缺乏主动参与意识。 科学技术研究档案管理暂行规定提 出：科研工作和建档工作实行“四同步” 管理， “下达计划任务与提出科研文件材 料的归档要求同步;检查计划进度与检查 科研文件材料形成情况同步;验收、鉴定 科研成果与验收、鉴定科研档案材料同 步;上报登记和评审奖励科技成果以及科 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 技人员提职考核与档案部门出具专题归 档情况证明材料同步。 ” 国家科技重大 专项档案管理规定也提出“重大专项 组织实施中的科研工作和建档工作应实 行同步管理。在下达专项任务时，要同 时提出科研文件材料的归档要求;在跟踪 检查时，要同步检查科研文件材料归档 的情况;在评估验收时，应先进行档案的 验收，没有完整、准确、系统的科研档 案材料，不予验收。项目验收后的相关 档案要及时移交至重大专项档案管理平 台。 ”但在河北省科技计划项目管理工作 的各个阶段，缺少对档案的同步归档要 求、检查和监督。在项目验收中，更鲜 有档案专业人员进行档案专项验收。结 果是档案人员不了解科技计划项目内容， 不能及时掌握科技计划项目管理中文件 材料的形成情况，工作中又缺少具体、 可操作的科技计划项目档案管理办法和 归档范围，使得档案人员在科技计划项 目档案管理工作中缺乏主动参与的胆量 与底气。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 第三，科技计划项目管理档案未 完全实现档案集中统一管理。对档案实 行“集中统一管理 ”是我国档案工作的基 本原则，也是多年来档案工作行之有效 的一个经验。集中管理档案，不仅有利 于档案的日常保管与安全，也有利于档 案信息资源的开发利用。如前所述，我 省科技计划项目验收阶段形成的文件材 料，绝大部分散存于省科技厅各相关处 室，由于种种原因没有统一收集归档。 这种情况显然不符合档案工作的有关规 定。 与其他省市相比，科技计 划项目管理档案工作还存在一定差距。 北京市科委、天津市科委的科技计划项 目档案都作为一个独立门类进行管理。 如北京市科委早在 2008 年就制定印发 了北京市科技计划项目（课题）档案 管理办法 ，明确了北京市科技计划项 目档案的管理部门、职责、要求及归档 范围和保管期限表，规范了科技计划项 目（课题）档案工作。 三、对策 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 随着科技创新作为国策，各级财 政对科技的支持力度越来越大。对于投 入了大量人力、物力、财力的科技计划 项目而言，其形成的档案无论是科技计 划项目研发档案还是管理档案，都应该 收集归档。只有这样才能客观记录和反 映该项活动的全貌，才能对科技活动的 后续跟进和不断发展发挥重要作用。 2006 年国家档案局发布的机关文件材 料归档范围和文书档案保管期限规定 ， 将科技计划项目的审批（核准） 、管理、 验收等文件材料定为永久保管期限，也 充分说明科技计划项目管理档案的重要 性。科技计划项目管理档案工作作为服 务于科技管理和决策的一项基础条件， 它不仅是档案问题，也是科技计划项目 管理的一项重要内容，是科技管理工作 的重要组成部分。加强对科技计划项目 管理档案的研究与开发工作，使其在经 济、社会和科技发展中发挥越来越大的 作用，应该是河北省科技管理部门档案 工作的应有之责。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 10 1、制定科技计划项目档案管理 工作的相关制度 针对省科技计划项目管理中未对 计划项目档案提出归档要求的现实，当 务之急，一是抓好国家有关规定的落实。 如参照国际科技重大专项档案管理规 定 ，做好河北省科技重大专项档案的 收集、管理工作。二是根据河北省省 级科技计划项目管理办法和河北省各 类科技计划项目验收办法，在学习和调 研其他省市相关经验（如北京市科技 计划项目档案管理办法 、 天津市科技 计划项目档案管理实施方案 ）的基础 上，制定出台河北省科技计划项目档案 管理的办法或规定。 从国家和部分省市出台的相关规 定看，更多的是规定了科技计划项目承 担单位在项目立项、实施、验收各阶段 的归档要求。笔者认为，我省在制定科 技计划项目档案管理规定时，归档范围 既要明确计划项目立项、实施、验收各 阶段的归档要求，也要明确项目组织管 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 11 理各主体（省科技厅、项目归口管理部 门和项目承担单位）的归档要求，突出 其可操作性。 2、建立职责明确的科技计划项 目档案管理工作机制 科技计划项目档案管理工作是科 技计划项目管理工作的重要组成部分， 贯穿于科技计划项目管理的全过程，涉 及到参与项目管理、实施的多主体，必 须建立职责明确的计划项目档案管理工 作机制。省科技厅计划管理部门要把科 技计划项目档案工作纳入计划项目管理 工作体系，负责同省科技厅档案部门一 起制定有关管理办法，并监督检查其执 行情况;项目管理部门和项目承担单位负 责科技计划项目档案的完整、准确，并 按规定向档案部门移交;档案部门要按照 科技计划项目档案的归档范围审查归档 文件是否符合归档要求，保证归档文件 的齐全完整，为科技计划项目档案的资 源建设和开发利用打下坚实基础。 3、明确科技计划项目档案的管 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 12 理方式 如前所述，已归档的部分科技计 划项目档案是随文书类档案一同收集管 理，未列为单独门类。笔者认为，在确 定今后科技计划项目档案管理方式时， 可考虑保持该部分档案归档范围和管理 方式的连续性，方便查询利用。这样做， 也符合国家档案局颁布的机关文件材 料归档范围和文书档案保管期限规定 。 而目前散存于各经办处室的科技计划项 目验收阶段形成的文件材料，要按照规 定统一收集归档，可作为一个新门类 科技计划项目验收档案管理。 4、加强计划项目档案管理信息 系统建设 河北省省级科技计划项目管理 办法第十一条规定：省科技厅建立科 技计划管理系统，项目申请、任务书签 订、执行情况报告、绩效评价、结题验 收等环节均通过管理系统在线填报、审 核，实现项目全过程网络信息化管理， 提高管理效率和水平。随着信息技术的 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 13 发展，各种档案信息管理系统的应用越 来越普遍。应尽快激励河北省科技计划 项目档案信息系统，与河北省科技计划 管理信息系统对接，实现计划项目档案 接收、利用等工作的信息化、网络化， 建立档案资源共享机制，充分发挥