关于开展社会 保险业务档案管理达标验收工作自查情况的报告

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 关于开展社会保险业务档案管理达 标验收工作自查情况的报告 xxx 市 xxx 区社会保险局 关于开展 社会保险业务档案管理达标验收工作自 查情况的报告 市社会保险业务档案管理达标验 收工作领导小组： 按照市人力社保局、市档案局 关于开展社会保险业务档案管理达标 验收工作的通知精神，结合社会保险 业务档案达标验收内容和标准，我局高 度重视，精心组织，完善档案管理制度， 加强基础设施建设，规范档案收集整理， 充分有效利用服务，达到了社保业务档 案验收要求，现将我局社会保险业务档 案管理达标验收自查情况报告如下： -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 一、组织管理 管理办法 1.制定了社保业务档案管理办法。 我局根据社会保险业务档案管理规定 ，以及市人力社保局、档案局下发的 *市社会保险业务档案管理办法等 规定，结合工作实际，制定了*市 xxx 区社会保险业务档案管理办法 。 2.明确了社保业务档案管理工作 的分管领导和工作部门。为加强社保业 务档案管理工作的领导，我局成立了以 局长为组长，副局长为副组长，各科室 负责人为成员的“* 市 xxx 区社保局社 会保险业务档案管理工作领导小组”和 “*市 xxx 区社保局社会保险业务档案 达标验收工作领导小组” ，明确由办公 室具体负责社保业务档案管理日常事务 工作和业务档案达标验收工作。各业务 科室确定 1 名兼职档案工作人员，具体 负责本科室业务档案管理工作的相关事 务。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 3.将社保业务档案管理工作纳入 了重要工作议事日程。我局历来对社保 业务档案管理工作高度重视，年初社 保经办工作要点明确提出社保业务档 案管理工作计划，同时多次召开局长办 公会和局办公会议专题研究部署档案管 理工作，分管领导定期或不定期检查档 案管理情况，发现问题及时研究解决， 年终将业务档案管理工作纳入全局工作 目标考核，并认真进行总结，做到了年 初有布置，平时有检查，年终有总结考 核。 4.将业务档案工作纳入了单位年 度工作计划和发展规划。我局已将业务 档案管理工作纳入了年度工作计划，把 此项工作列为单位重点工作之一，写入 年初社保经办工作要点 。同时，结 合人力资源和社会保障事业发展“十二 五”规划，制定了 社会保险业务档案 管理工作发展规划 。 此项标准分 5 分，自查得分 5 分。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 档案人员 1.配备了专兼职档案工作人员。 我局现有专兼职档案工作人员 13 人， 其中局办公室配有专职档案工作人员 3 人，各业务科室配有兼职档案工作人员 共 10 人。档案工作人员数量能够适应 业务档案工作任务的需要。 2.档案工作人员遵章守纪。我局 建立健全了档案管理各项规章制度，规 范了工作流程，明确了工作职责，制定 了管理措施，档案管理人员忠于职守， 遵纪守法，严格按制度办事，未发生违 反档案法律法规的行为。 3.档案工作人员具有大专文化。 我局 13 名专兼职档案工作人员均具有 大专文化以上学历，其中本科学历 6 人， 大专学历 7 人。 4.档案工作人员队伍稳定。我局 自建立了新的业务档案管理网络后，保 证了档案管理工作人员的相对稳定。目 前，我局 3 名专职档案工作人员中，从 事档案管理工作 4 年以上 1 人，1 年以 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 上 2 人。10 名兼职档案人员均从事档案 管理工作 1 年以上。 5.档案工作人员积极参加学习培 训。为不断提高档案人员的业务素质和 专业技能，我局有计划地组织了专兼职 档案人员业务培训。每年选派部分人员 参加区档案局组织的学习培训，共培训 10 人次，参加市局业务档案培训 3 人次， 到*区学习交流 1 次，到市局档案管理 科学习交流 1 次，我局组织各科室负责 人和专兼职档案工作人员参加 “档案软 件操作培训”2 次，组织全局职工参加 “社会保险业务档案培训 ”1 次。 此项标准分 8 分，自查得分 8 分。 管理措施 1.岗位职责。我局制定了*市 xxx 区社会保险局档案管理岗位职责 ， 明确了主要领导、分管领导、各科室负 责人、专职档案管理员、兼职档案管理 员岗位职责。 2.工作流程。我局制定了*市 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 xxx 区社会保险局业务档案整理归档工 作流程 ，在档案室显目位置上墙，实 现了档案管理工作的条理性、规范性， 增强了档案管理工作的透明性和可操作 性。 3.经办流程。我局严格按照市局 制定的养老、工伤、生育保险业务经办 操作规程，将业务档案收集归档列入各 项具体业务经办工作程序，对每项具体 业务经办资料依序收集归档，确保每项 经办业务资料归档齐全完整。 4.奖惩考核。我局将档案管理工 作与分管领导、科室负责人、业务档案 管理人员、业务经办人员年度考核评比 挂钩。对全面完成档案管理工作目标任 务的，年终依据本局有关规定进行表彰， 并在评先评优、提职晋级等方面给予优 先考虑；对违反档案管理制度，未按规 定立卷归档或未按时限要求移交档案等， 实行一票否决，取消所在科室和相关责 任人年度评优评先资格，并追究相关科 室负责人及工作人员责任。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 5.监督指导。我局印发的*市 xxx 区社会保险业务档案管理办法第 二十六条中明确了“ 各街道、乡镇社保 所涉及的社会保险业务档案，由区社保 局进行监督和指导，确保档案的完整与 安全”。同时，我局定期对各街道、乡 镇社保所的城乡居民养老保险业务档案 进行监督指导，并将城乡居民养老保险 业务档案管理工作作为对各街道、乡镇 社保所年终考核的条件之一。 此项标准分 7 分，自查得分 7 分。 二、设施建设 档案用房 1.档案专用库房。为适应档案管 理工作的需要，我局于 2011 年 8 月即 开始规划改建档案室，改建后，我局档 案专用库房面积为 300 平方米，能够容 纳接收全部社会保险业务档案。 2.业务档案库房面积。我局现有 档案专用库房 300 平方米，其中 200 平 方米用于存放业务档案。目前，业务档 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 案存放量为 365245 件 17244 盒，库房 面积符合达标规定的标准。 3.档案库房安全管理。我局档案 库房安装了防火防盗门、全球监控摄像 头、吸顶式中央空调、除湿机、温湿度 表、除尘器、臭氧消毒机、防磁柜、落 地式气溶胶自动灭火装置、消防报警监 控系统等设施设备，为档案库房安全提 供了有力保证。因此，档案库房不存在 安全隐患。 4.档案库房卫生。按照我局档 案库房安全管理制度和档案管理巡 视检查制度对档案库房卫生提出的明 确管理要求，我局档案库房无杂物堆放， 定期或不定期打扫卫生，常年保持库房 整洁、干净。 5.档案室区域划分。我局档案室 划分为档案人员办公室、档案查阅室、 档案整理室和档案库房 4 个区域，实现 了库房、办公室、查阅室三分开。 此项标准分 10 分，自查得分 10 分。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 档案用具 1.业务档案柜架。我局档案室库 房安装的是档案密集架，共 71 列，其 中 6 列用于存放文书档案，12 列用于存 放会计档案，11 列用于存放企业退休人 员档案，33 列用于存放 2011 年前的社 保业务档案，9 列用于存放 2012 年及以 后的社保业务档案。 2.业务档案备用柜架。我局存放 2012 年及以后的社保业务档案所用的 9 列档案密集架，目前只使用了 1 列，其 余 8 列作为备用柜架。 3.档案装具。我局使用的业务档 案装具分两类，前一类为 2011 年以前 的业务档案，其档案盒规格为 340mmX240mmX40mm，主要考虑的是 便于装个人养老保险、城乡居民养老保 险和“三类人员 ”养老保险产生的用档案 袋所装的人头档案。另一类为 2012 年 以后的业务档案，其档案盒式样严格按 照*市社会保险业务档案管理办法 的规定和要求进行印制。档案盒规格为 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 10 310mmX220mmX60mm，正面有“*市 *区社会保险局” 标识，背脊和封面印 有全宗号、年度、类别、保管期限、起 止件号、盒号等信息。符合国家和市上 有关规定。 此项标准分 5 分，自查得分 5 分。 设施设备 1.“九防 ”要求。我局档案保管达 到了“九防”要求。一是库房安装了防火 防盗门，库房内安装了 2 台全球监控摄 像头，达到了防盗要求；二是档案库房 设在底楼，防止了阳光直射和紫外线辐 射，达到了防光要求；三是库房四周设 有通风口，安装了 4 台吸顶式中央空调， 达到了通风和防高温的要求；四是库房 内配备了 8 台落地式气溶胶自动灭火装 置，安装了消防报警监控系统，达到了 防火要求；五是地砖下铺设了防潮层， 安装了 6 台除湿机，加上 4 台吸顶式中 央空调，达到了防潮要求；六是配备了 吸尘器，达到了防尘要求；七是配备了 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 11 防磁柜，达到了防磁要求；八是定期投 放灭鼠药，达到了防鼠要求；九是配备 了臭氧消毒机，加上定期投放杀虫药， 达到了防虫要求。 2.办公设施设备。我局档案室办 公设施设备齐备，包括 6 台计算机、2 台打印机、2 台扫描仪、1 台复印机、1 台多功能钻孔装订机、2 台移动式 DVD 光盘刻录机、1 台数码摄像机和 1 台数 码照相机，满足档案管理工作需要。 3.档案管理软件。为实现档案管 理信息化和数字化，促进办公自动化， 我局购买了科怡档案管理信息系统应用 软件，用于业务档案信息化管理，实现 了办公自动化。 此项标准分 10 分，自查得分 10 分。 三、专业建设 相关制度 为加强档案管理工作，使档案工 作做到有章可循、有据可依，我局根据 社会保险业务档案管理规定和* -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 12 市社会保险业务档案管理办法等规定 文件精神，先后制定了*市 xxx 区社 会保险业务档案管理办法 、 *市 xxx 区社会保险局档案管理岗位职责 、 档 案归档制度 、 档案保管制度 、 档案 保密制度 、 档案统计制度 、 档案鉴 定销毁制度 、 档案交接制度 、 档案 查阅利用制度 、 档案库房安全管理制 度 、 档案设备维护使用制度 、 档案 管理巡视检查制度 、 业务档案内部控 制管理制度等档案管理制度和工作职 责，制定了*市 xxx 区社会保险局业 务档案分类实施方案 、 *市 xxx 区社 会保险业务档案整理归档工作流程 、 *市 xxx 区社会保险局档案立卷说明 、 *市 xxx 区社会保险局档案材料归 档和不归档的范围等工作规范，推动 了全局档案工作的有序开展。 此项标准分 5 分，自查得分 5 分。 归档 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 13 1.业务档案归档工作。我局 2012 年业务档案归档工作在今年一季度前已 完成。6 月初*市社会保险业务档案 管理办法出台后，我局按照新办法规 定和市局要求，对 2012 年业务档案进 行了整改，于 9 月下旬完成了归档入库 工作。 2.业务档案移交工作。我局业务 经办过程中形成的档案材料，均由各业 务科室统一整理、装订、组盒、录入。 当年整理好的业务档案、档案目录及电 子数据清单造册后，在次年一季度前移 交局办公室，办公室验收后入库上架。 3.平时按件整理工作。我局严格 执行了*市 xxx 区社会保险业务档案 整理归档工作流程 ，业务经办人员坚 持每件业务办理完毕即及时将该业务资 料收集齐全，按照主表在前、附件在后； 审核结果在前、依据在后；重要凭证材 料在前、次要在后的要求用不锈钢钉装 订成件，定期交本科室兼职档案人员分 类保管。在按件整理中，各业务科室负 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 14 责人、专兼职档案人员根据工作职责， 随时对业务经办人员进行检查、指导、 督促，以确保业务档案资料的齐全、完 整和安全。 此项标准分 7 分，自查得分 7 分。 收集 1.业务档案资料收集。通过专兼 职档案管理人员的严格管理，我局业务 档案资料实现了随时收集，及时整理， 定期移交，保证了档案资料的齐全完整。 2.业务档案电子文件收集。按档 案管理规定，我局业务经办环节中产生 的有关信息数据定期制作成光盘，移交 局办公室归档管理。目前，业务台账和 计算机数据均实现了光盘保存，归档的 光盘存放于防磁柜内，共有业务档案电 子光盘 49 张。 此项标准分 6 分，自查得分 6 分。 整理 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 15 1.业务档案整理。我局严格按照 市局下发的*市社保业务档案整理规 范 、 社会保险业务材料归档范围与保 管期限和*市 xxx 区社会保险业务 档案整理归档工作流程的规定和要求， 对 2012 年度业务档案进行了整改。重 新整理后的业务档案，其“件” 的组成和 件内文件材料排列合理，保管期限划分 准确，归档章盖制、档案盒封面填写、 备考表填写规范，装订结实完整。同时， 我局对新办法出*按老办法整理的业务 档案进行了清理，规范了档案盒装具， 使之达到了整齐划一、美观整洁。 2.业务档案分类上架。我局 2011 年前业务档案按照“ 科室 险种” 分类整 理上架，2012 年及以后的业务档案按照 新办法规定的“ 年度类别 ”分类整理上 架。目前，我局除 2013 年正在收集整 理的业务档案外，其余业务档案分别按 要求分类整理后，移交局档案室集中统 一保管，不存在业务档案零散存放问题。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 16 3.业务档案排列存放。我局制定 了*市 xxx 区社会保险业务档案分类 实施方案 ，业务档案上架按照“年度 类别保管期限险种” 进行分类排列 存放，符合*市社会保险业务档案管 理办法规定。 此项标准分 10 分，自查得分 10 分。 保管 1.全宗卷。区档案局为我局分配 的全宗号为“160”。为建立规范的全宗 卷，在区档案局的指导下，我局编写了 全宗介绍、组织机构沿革、分类方案、 档案整理说明、归档范围与保管期限等 资料，建立了档案人员、档案接收、档 案数量、档案设备等档案统计台帐。 2.业务档案存放示意图。我局按 档案存放顺序制作了*市 xxx 区社会 保险局档案存放示意图 ，按照要求在 档案库房内悬挂上墙。 3.库房温湿度。为及时掌握档案 库房温湿度情况，我局在库房内四周配 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 17 置了 4 台电子温湿度计表，由专职档案 人员每天检查并做好温湿度记录；为控 制好库房内温湿度，保持库房通风良好， 我们还配备了 4 台吸顶式中央空调，6 台除湿机，保证了库房温度和相对湿度 在国家规定标准范围之内。 4.档案检查。我局专职档案员严 格执行档案保管制度规定，定期对 库房档案进行全面检查、清点，避免档 案破损、丢失、霉变等问题的发生。 5.档案修复。我局在档案整理工 作中，对需要修复的业务档案材料及时 进行了修复和托裱，采取了有效的保护 措施，保证了档案材料的整洁、完整。 此项标准分 5 分，自查得分 5 分。 鉴定销毁统计 1.鉴定机构。我局成立了社会保 险业务档案鉴定工作领导小组，负责档 案鉴定销毁工作。 2.业务档案鉴定销毁。我局建立 了档案鉴定销毁制度 ，对超过保管 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 18 期限的会计凭证档案，经请示区审计局、 财政局答复，暂不能作销毁处理。对超 过保管期限的业务档案，我局拟在规范 工作和达标验收工作完成后，组织人员 按照鉴定销毁程序进行清理、鉴定，对 有保存价值需继续保存的档案重新确定 保管年限，对应销毁的档案建立档案 销毁清册后，按规定销毁备案。 3.业务档案登记台账。我局严格 执行了档案交接制度 、 档案查阅利 用制度和档案统计制度 ，做到了 业务档案进出登记及时，统计台账数据 准确，账物相符。2013 年档案室共接收 业务档案 365245 件 17244 盒，其中， 2011 年前业务档案 335223 件 16576 盒， 2012 年度业务档案 30022 件 668 盒。 4.业务档案统计报表。我局建立 了业务档案统计表 、 各类别业务档 案统计表 、 全局档案统计表 、 历年 档案统计表 、 档案设施设备登记表 、 档案接收登记表 、 档案异动登记表 ，报表符合要求。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 19 此项标准分 4 分，自查得分 4 分。 移交 1.档案移交。我局文书档案按规 定已向区档案局作了移交，业务档案经 请示区档案局同意，暂不向区档案馆移 交。 2.档案移交手续。因区档案馆场 地受限，加之全市未对社保业务档案移 交作出统一规定，因此，我局尚未向区 档案馆移交业务档案，暂无移交手续。 3.人员调动移交手续。我局档案 管理员岗位职责中明确规定， “档案员工 作调动或离岗，要及时履行交接手续。 ” 到目前为止，我局档案管理人员未发生 工作调动情况。 此项标准分 3 分，自查得分 3 分。 四、利用服务 检索工具 1.归档文件目录。我局的档案管 理信息系统软件具有强大的检索功能， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 20 我们利用计算机软件对库藏档案按照不 同门类、载体和保管期限分别编制了归 档文件目录。 2.计算机管理。我局室藏档案全 部实现了计算机管理，通过档案管理信 息系统可以检索各类业务档案。 3.归档文件目录打印。为满足档 案管理的需要，我局按*市社保业务 档案整理规范规定的“ 社保业务档案 归档文件目录” 格式和内容，编制打印 了各年度的纸质业务档案归档文件目录。 4.归档文件目录内容。我局编制 的归档文件目录项目包括件号、责任者、 代码、题名、日期、页数和备注等 7 项 内容，符合*市社保业务档案整理规 范的规定和要求。 5.电子化管理。我局配备了 2 台 扫描仪，从今年 1 月份起开始启动了业 务档案电子扫描工作。但由于该项工作 需耗费大量人力、财力、物力，而社保 经办工作任务繁重，经费紧张，人员不 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 21 足等原因，业务档案电子扫描工作进展 缓慢。目前，我局正积极协调相关部门， 争取人员和经费的支持，以推动业务档 案电子扫描工作，尽快实现业