业务写作技巧

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 业务写作技巧 商务英语写作的种类 广义的应用文泛指一切应用文字， 文体大致有别于记叙文、抒情文和论说 文，界限不太明显；狭义的应用文，主 要指政府、机关、群众团体或企业法人 间用于交往的文字，如公文、函电等。 而随着社会经济的发展，英语应用文的 应用范围越来越广泛，以商业为主体的 和为商务活动服务的各类实用文体都应 包括在英语应用文范畴之内，例如，请 柬、邀请信、祝贺函等。 商务英语应用文归纳起来有三种 形式：一种是各种商务信函；一种是在 各种场合的致辞、演讲或提出各个不同 内容的报告、约定；第三种为内容极为 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 简捷，但都要求格式化的电报、电传、 请柬、通知、便条、日程、议程等等。 商务英语写作的语言特点 1.专业术语的丰富性 商务范围很广，涉及国际贸易、 经济、金融、营销、保险和法律等多个 领域，而每个领域都有自己的专业术语， 如国际贸易方面的 Free on Board、standby credit；经济方面的 demand curve、corporate charter；金融 方面的 blank endorsement、foreign exchange market；营销方面的 market share、after sales service 等；保险方面 的 force majeure、All Risks；法律方面 的 claim、rules and regulations 等等。要 真正读懂商务英语文章，译者必须懂得 商务英语所涉及学科领域的相关知识， 避免专业术语词汇普通化，否则轻则闹 翻译笑话，重则将造成严重的经济损失。 2. 商务文体的多样性 商务文体主要是指在商务和贸易 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 活动中使用的文体。商务文体涉及的领 域颇广如商务信函、会议纪要、法律文 书、备忘录、说明书、商业广告、通知、 报告、演讲、协议或合同以及各种相关 单据与表格等，具有实用性、多样性和 行业性的特点。按照其语言表现形式， 可归纳为公文体、广告体和论说体三类。 不同的文体都有其本身特殊的语言规律。 因此，翻译的方法和技巧也不尽相同， 如广告、商标等文体强调使用对公众吸 引性的语言，用词多趋 于通俗化、口语化、简洁、生动、 并富有鼓动性；而商务信函、合同、法 律文书等公文文体又以其正式、严肃、 庄重为特点，大多以术语的形式出现， 如 hereafter、 hereby 等。而报告和演讲 中属于论说体，这类文体用词正式、严 谨，因此以书面语词汇为主。 3. 缩略词的常用性 由于商务竞争越来越激烈，商人 都在想方设法提高效率。因此商务英语 就具有了简约性的特色，突出的具体表 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 现就是大量使用缩略词。缩略词的表现 形式很多，主要有 4 种：一是首字母缩 写词,二是截短词，三是拼缀词,四是首 字母拼音词。缩略词不仅使用频率高， 而且还有扩大化的趋势，如在商务谈判 中就经常听到厂长、经理说：关于付款 条件，我们希望用 LPC 而不希望 DPA。这里的 LPC 指的就是 Letter of Credit，而 DPA 则是指 Document against Acceptance。由于商务英语的缩 略词都经过了各国商人的长期使用，已 经被人们广泛接受，其意义也十分明确， 因此写作运用时无需解释。不过要准确 地使用或翻译缩略词，则一定要知道缩 略词的全称，并且要理解其意义。 商务英语写作原则 贸易业务往来中的商业语言，合 同、协定中的法律语言，商业广告中的 宣传语言等等，这些都属于商务英语应 用文的范畴，具有其特殊的风格、惯用 格式和专用的词汇与语句。因此写作时 必须本着谨慎、认真的态度。在撰写时 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 应该注意以下几个原则： 1.生动具体 不同内容的商务英语应用文应写 得生动、具体、明确。特别是要求对方 作出明确反应的商务信函，或是答复对 方提出的要求或问题的函电、报盘、承 诺等等，该具体的就要具体，避免含混 模糊、笼统抽象。所谓生动就是要求将 要阐明的问题，用活的语言表达出来， 给读者留下深刻难忘的印象。设身处地 为读者着想：他需要什么?他希望什么? 他的利益何在? 以及他的问题核心是什 么？因为西方人的思维是理性的，强调 以理服人，所以在写作中要以 We- attitude，而不是 You-attitude 的语气， 抓住对方的中心问题，掌握对方的心理， 且尽可能强调对方的重要性，说服对方， 达到交流的目的。 2. 内容完整 一篇应用文，如书信或外贸函电， 内容必须完整。由于西方思维倾向于直 截 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 了当的态度对待别人，英语段落 往往在语篇的开始就直接点题，态度明 确。所以，当你在答复别人来信来函的 时候，最好在开始提及对方来信来函日 期和核心内容，甚至是对方的信函编号， 再回答对方的问题和提及自己的愿望要 求，其目的是使对方读到你的复函时明 白其意，从而断定该信的重要性或将其 转交给相关的部门处理。这样，既可以 达到交流的目的，又能节约大量的商务 时间，提高工作效率。 3. 准确无误 商务英语应用文必须写得准确， 因为它涉及到买卖双方的权利、义务和 利害关系等，是各种商业单据的依据。 这里说的“准确 ”不仅指英语语法，标点 符号和拼写准确。商业贸易离不开数字， 对商务文件和单据的数字的准确性要特 别加以注意，避免“ 差之毫厘、失之千 里”，比如： 5-10 ，从 3 月 1 日至 9 日。商业信件和外贸函电中常常离不 开商业术语。一般常用的商业术语用字 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 简洁，意义明确，若使用得当，将有利 于商务活动的展开；使用不当，就会引 起误解，造成混乱，甚至产生不必要的 纠纷。因此，必须准确理解和运用商业 术语，力争商业信函准确无误。 4. 清楚简洁 撰写人应该尽量将自己的意思表 达清楚，能使对方完全了解你的原意， 不致产生误解。因此，撰写人应做到： 避免使用含有不同词义或词义模 糊的词语，如：As to the steamers sailing from Hong Kong to San Francisco，we have bimonthly direction services其中 “bimonthly” 一词含有两个意思，即每 月两次和两月一次。这对于读者来说， 就可能感到迷惑不解，应该改写为： We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francisco 。 We have semimonthly direct sailings from Hong Kong to San Francisco 。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 5. 有礼有节 西方民族采取的是客体思维方式， 力求语言客观、公正、严密。采取客体 思维的英语在表示意见的时候，倾向于 间接婉约，用劝说建议的方式，表示肯 定或否定。对外所写的商业贸易应用文 要体现我国的外贸政策和外交礼节，既 要遵守国际贸易的习惯，又要维护自身 的利益，做到不卑不亢，得体脱俗，落 落大方。所以，商务应用文的内容要写 得以有理、有利和有节为准，不要盛气 凌 人，避免命令和粗鲁。有礼有节 意味着体谅对方，就是要顾全对方的要 求、愿望、情感等，力求准确地肯定地 谈问题，尽量避免否定地谈问题。 商务英语信函写作技巧 1.选用四部式结构 通常，商务信函由四部分组成， 即引言、详情、应答和结束语。下面我 们分别进行说明: 引言 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 说明写信的来由,出于礼貌，商务 信函通常通过告知事由或提及彼此前面 的联系引出正文，而不是开门见山谈具 体事宜，以免唐突与失礼。经常使用的 开篇语如下: I am writing to discuss I would like to I am interested in 详情 即详细说明事宜及具体要求。这 部分是正文的核心，即进人正题阶段。 所涉及的不同事项应按主次顺序分几个 段落进行说明；在叙述同一事项时要注 意条理与逻辑性。通常把涉及限制、付 款、罚款、赔偿等“ 不大体面 ”的内容放 在最后提及。 应答 这一部分在内容上是第二部分的 延续。可以是要求对方确认、答复或寄 来价目表，也可以告之对方随函寄去的 附件或表示欢迎垂询。如: Please let us know if the above -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 10 arrangements are satisfactory. I hope you will find our terms agreeable, and give us a confirmation. 必 须说明的是，并非在所有的信函中都包 括这部分内容，是否必要须根据具体情 况确定。 结束语 即以一个相关的短句结束全文。 这是在完成以上三个部分内容之后表示 礼节的一句客套语，一般的商务信函中 都使用。商务信函中常用的结束语包括: I look forward to hearing from you soon. I am looking forward to an early reply. I hope to be of service to you in the future. 2.遵循语言原则 用词简单。在用词方面商务英 语写作规范提倡使用简单、常用的词汇 而避免生僻、过长或陈旧的词语，以保 持句式的简洁与清晰: 如 buy 比 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 11 purchase 更通俗， try 比 endeavor 更常 用等。 句子简练通常简洁短小的句子 可以更清楚地表达内容且便于理解。试 比较下面一组句子: a. There will be no need for you to prepare any special equipment for me. b. I dont require any special equipment. 显而易见，组中 b 句的表达效果 更胜一筹。这种效果还可以通过“节省 用词”达到。因此，在撰写商务信函时 保持句子的简短很必要，用一个词能够 表述则不必用两个词完成。 语法与句法准确严谨构思严谨、 内容充实的商务信函中如果存在拼写错 误、人称不一致、时态误用、以及标点 符号不当等问题，则会使其沟通效果大 打折扣；使用省略号如 Im ,Wel1 也欠正式，而应改为 I am , We shall 。 句式清新脱俗随着时代的进步， 商务信函中有些惯用的语句已显得庸俗 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 12 乏味，累赘多余。如： a) I enclose herewith b) regarding the above- mentioned sales contract. 近几年商务英语证书考试强调使 用直接自然，不落案臼的表达方式。因 此，以上句式可分别改为: a) I enclose b) regarding the sales contract. 通过比较可以看出后一组更具现 代活力。 3.注意信函语气 英文商务信函的语气须体现通情 达理，避免过分礼貌与生硬刻薄。此外， 在商务应用文中经常涉及限制性规定、 质疑、争议、纠纷、投诉，索赔等内容。 在语气把握上，要注重巧妙地妥善解决 问题；在语气上委婉但不迁就，在礼貌 体谅的同时又坚持自己的原则，维护自 身的利益。 我们不妨分析下面的例句，体会 商务信函的语气特点: -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 13 Your TVs guarantee is up, so you11 have to make your own arrangements to get it fixed. 电视保修期终止而不再享受免费 维修是理所当然的，但此句中使用口语 化的词语“up”和“get it fixed”有失庄重， 同时答复过于直露，令人感到不舒服。 不妨改成: The guarantee on your TV has expired, so use regret to say that the cost of repairs must be borne by you.这 样，既缓和了语气，又明确地表述了自 己的立场。 商务英语写作基本策略 学习书写英语应用文要掌握两个 方面的知识：一是各类商务英语应用文 必须遵守的写作格式和套语；二是如何 写好正文内容部分。Body 部分是写文 章的目的，和一般文章一样，首先要从 文章的结构人手，剖析和设计文章的骨 架。第一，安排写作内容，收集材料。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 14 第二，以一件事为例，写作时一般从四 个方面来阐述：向读者说明主题及此事 的背景，使之一目了然；主题的思想延 伸，即进一步详解或举例说明；要求展 开讨论，要特别注意层次分明，脉络清 楚，围绕主题陈述；结论要求归纳已述 条件的结果，这就是写文章的传统要求 所说的“起、承、转、合 ”。第三，规划 整篇文章的结构，也就是写作提纲。 如何写好商