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关于人事档案管理问题的研究 随着各项制度的改革,人事制度改革也日益深入。人事 档案管理工作如何主动顺应时代发展的要求,更新人事档案 管理的内容、范围,档案收集的方式、方法以及人事档案服 务的对象等,是我们人事档案管理者需要面对和认真思考的 问题。 长期以来,对档案的重视程度不够,相当一部分人包括 部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区,认为档案 工作就是抄抄写写、保管的事务性工作,不是单位的主要工 作,不能给单位创造经济效益,只要“守好摊”,不丢失,不 泄密,能应付外调、查档就行了。这表明一些人对档案工作 缺乏了解,忽视档案工作,这种轻视档案工作的思想已无法 适应现在的管理需求。 人事档案交接手续不严密,重视不 够。档案管理人员大多不是专职的,所以在离岗或调动工作 时,移交档案、手续不按程序办理,该检查的不检查,该清理 的不清理,该签字的不签字,导致档案数量、材料等问题责 任不明、界限不清。甚至有人认为,档案交接只是一串钥匙 的问题,使得人事档案交接工作前后脱节,出现人事档案管 理硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位等现象。 管 理力量薄弱,管理水平不高,管理手段落后。大部分工作人 员没有经过专业的档案知识培训,对档案的重要性、管档要 求,档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解, 档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职,对 档案工作精力投入不足。一些归档的材料还不够真实准确, 归档材料未能及时、准确地得到补充,使存档的材料不能真 实地反映本人现实情况,导致人事档案的不完整。 档案管 理人员对档案的重要性宣传不到位。 一是档案管理人员对人事档案的重要性未进行广泛宣 传,使得本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时 补充、完善、更新; 二是人事档案管理基本上是兼管,属于非专业人员管理。 由于受专业和时间限制,档案管理人员也不能及时地掌 握档案管理工作的新知识、新技术。 档案管理人员对人事 档案重要性认识不足。认为只要有一份好工作就行了,档案 可有可无。对个人档案采取忽视的态度,有些人连自己的人 事档案在哪里都不清楚,甚至有人认为自己的档案不应在本 人所属的单位,而由本人保管;有些应该归档的材料不能及 时交档案管理人员存档。这些思想和观念必然导致人事档 案材料不全或缺失。 人事档案管理手段落后。在档案管理手段上,没有单独 的计算机和档案管理软件,查阅人事档案信息仍采用手工查 找。档案的存储依旧使用古老的铁皮柜,占地面积大,使用 空间也不能完全合理应用。 人事档案是对个人经历、政治思想、品德作风、业务 能力、工作实际等内容的真实记载和反映,所以,只有加强 人事档案的管理,充分发挥其利用价值,才能更好地为党组 织、人事部门提供工作参考,为人民服务。针对以上存在的 问题,就干部人事档案管理工作提出以下几点思考及对策。 人事档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重大 的工作,应按程序办理。档案交接手续:一是对所保管的档 案进行一次全面清理,做到账务相符;二是对借出的档案要 及时催还,整理好借据,并在借据上注明原因及催还情况;三 是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序后及时 归档;四是按档案移交要求进行移交,并在交接手续上注明 交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及 移交清册、页数等,还应在移交文件上签字盖章,要做到对 交接工作负责。 强化档案管理意识,严格档案管理程序。 强化领导干部的档案管理意识,完善档案管理硬件设备,增 加档案库房,购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。引进 计算机管理软件,建立人事档案的信息存储和检索系统。档 案管理是人事管理工作的重要环节,与工资福利、职称评聘 等个人利益息息相关,因此应提高档案管理人员综合素质, 提高工作主动性,从根本上确保人事档案材料准确完备、及 时归档。此外,还应建立健全档案管理制度,努力做到档案 收集齐全完整、内容真实可靠。 建立档案工作制度必须遵循以下要求:第一,规章制度 要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单 位特点和档案管理实际,以适应单位档案管理的需要。第二,简 明实用。制度必须具有可操作性,其建立应以方便实用、简 便易行、可操作性强为目标,以便更好地发挥制度的指导和 规范作用。第三,坚持制度约束的双向性。既约束领导又约 束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行,而 职工是单位的主要构成群体,是制度的主要约束对象和执行 者。第四,坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案 规章制度的主管部门,又是规章制度的执行部门。在规章制 度的执行过程中,要做到有功必赏、有过必罚,充分体现制 度的权威性。 积极主动做好档案收集工作,做到制度上墙,操作人员 有章可循。建立职工借阅档案登记簿,职工档案转入、转出 登记簿,职工档案材料转入、转出登记簿,档案材料移交表 等。对由于历史原因,确实收集不到的档案材料,要查明原 因,登记说明,为以后的查找工作提供方便。因此,我们在收 集档案资料时要做到口勤、手勤、脚勤,及时追补和补充新 的资料,真正起到人事档案的依据作用。 积极做好宣传工 作,加强档案管理人员的事业心、责任感。积极做好宣传工 作,对收集的材料要认真核实,把真实可靠的材料收入人事 档案,把好质量关。在档案鉴别过程中,档案管理人员要认 真负责、确保档案真实完整,充分认识到职工人事档案管理 工作在人才资源开发中的重要性,不断改进工作方式、工作 方法,创新工作模式,提高工作效率,提高业务素质。在鉴别 过程中,能明辨是非,坚决把那些虚假的资料拒之门外,维护 人事档案的真实性、可靠性、完整性。 一是加大宣传力度,提高对人事档案重要性的认识,做 好咨询服务工作,利用多种渠道向群众宣传有关人事档案的 管理知识,使其认识到,人事档案并不是可有可无的,它对本 人今后工作有着重要的影响。 二是加强对人事档案的规范化管理,做到档案的收集、 整理、鉴定和保管等各个环节科学规范。 三是加强收集工作,完善档案内容,及时补充档案缺失 材料,提高档案的利用价值。 如何利用计算机技术对人事档案进行信息存储、检索, 进而实现网络化管理,已经成为人事档案管理工作的重要课 题。这就要求尽快建立人事档案数据库,使人事档案的管理 实现信息化、网络化。同时,在规定相应使用权限的情况下,部 分信息对部门和个人开放,建立公开、透明的人事档案管理 机制。如此一来,不仅能使大家增强档案意识,增加人事档 案管理工作的透明度,