XX化纤染织有限公司进销存系统需求规格说明书.doc

杭州*有限公司进销存系统需求规格说明书 第 1 页 需 求 规 格 说 明 书 *化纤染织有限公司进销存系统 杭州*有限公司进销存系统需求规格说明书 第 2 页 目录目录 1 引言引言6 1.1 编写目的编写目的6 1.2 项目背景项目背景6 2 任务概述任务概述6 2.1 目标目标6 2.2 运行环境运行环境7 2.2.1网络与布线系统.7 2.2.2硬件环境.7 2.2.3软件环境.7 2.3 系统架构系统架构8 3 功能需求功能需求8 3.1 功能划分功能划分8 3.2 仓储管理系统解决方案仓储管理系统解决方案9 3.2.1仓库共同部分.9 3.2.1.1 仓库仓库9 3.2.1.2 库区库区9 3.2.1.3 库位库位9 3.2.1.4 计量单位转换计量单位转换9 3.2.1.5 原材料、物料类别、检验规范原材料、物料类别、检验规范9 3.2.1.6 成品、物料类别、检验规范成品、物料类别、检验规范10 3.2.1.7 物料存量管制物料存量管制10 3.2.1.8 仓库管理员仓库管理员10 3.2.1.9 移仓移仓10 3.2.1.10 移位移位11 3.2.1.11 盘点、盘赢、盘亏、盘点报告书盘点、盘赢、盘亏、盘点报告书11 3.2.1.12 报废、调整报废、调整12 3.2.1.13 调拨调拨12 3.2.2备品库区.12 3.2.2.1 收料、会验通知、验收单、验收异常退货收料、会验通知、验收单、验收异常退货13 3.2.2.2 领料领料15 3.2.2.3 退料退料16 3.2.2.4 退货退货16 3.2.2.5 退库退库17 3.2.2.6 交货交货18 3.2.2.7 假退料假退料19 3.2.3成品库区.19 3.2.3.1 成品入库成品入库19 3.2.3.2 成品出货、样品赠送、栈板出库成品出货、样品赠送、栈板出库20 3.2.3.3 成品退货重整成品退货重整23 3.2.3.4 成品收料成品收料23 杭州*有限公司进销存系统需求规格说明书 第 3 页 3.2.3.5 成品退库成品退库24 3.2.3.6 下脚料管理下脚料管理24 3.2.4原料库区.25 3.2.4.1 栈板入库栈板入库25 3.3 销售管理系统解决方案销售管理系统解决方案25 3.3.1合约.25 3.3.2销售订单.25 3.3.3客户.26 3.3.4客户信用：信用额度、信用期限.26 3.3.5销售业务员.26 3.3.6产品牌价管理.26 3.3.7优惠报价申请单、优惠报价核准.26 3.3.8收款通知单.26 3.3.9出货通知单.26 3.3.10货款管理：到款登记、到款分配.26 3.3.11纱管往来帐管理.26 3.3.12客诉管理、投诉处理报告.26 3.3.13退货申请、退款申请、申请核准.26 3.3.14退款通知.27 3.3.15退货通知.27 3.4 采购系统解决方案采购系统解决方案27 3.4.1采购员.29 3.4.2协力厂商.29 3.4.3采购计划.29 3.4.4统购合约.29 3.4.5请购单、请购单核准.30 3.4.6询价单.30 3.4.7采购订单.30 4模块说明模块说明30 4.1 仓储管理系统仓储管理系统30 4.1.1仓库维护.30 4.1.2库区维护.30 4.1.3库位维护.31 4.1.4计量单位转换维护.31 4.1.5物料类别维护.31 4.1.6检验规范维护.32 4.1.7原材料维护.32 4.1.8成品维护.32 4.1.9仓库管理员维护.33 4.1.10移仓单维护.33 4.1.11移位管理.34 4.1.12盘点单维护.34 4.1.14采购收料管理.34 4.1.15会验通知单维护.35 杭州*有限公司进销存系统需求规格说明书 第 4 页 4.1.16验收单维护.35 4.1.17验收异常退货管理.35 4.1.18领料管理.36 4.1.19退料单维护.36 4.1.20调整单维护.36 4.1.21成品入库单维护.37 4.1.22成品出货单维护.37 4.1.23样品赠送单维护.38 4.1.24成品收料单维护.38 4.1.25成品退库单维护.38 4.1.26退货重整单维护.39 4.1.27栈板出库单维护.39 4.1.28栈板入库单维护.39 4.1.29生财器具报废调整单维护.40 4.1.30原材料交货管理.40 4.1.31原材料退库管理.40 4.1.32下脚入库管理.41 4.1.33下脚交货管理.41 4.1.34调拨单维护.41 4.1.35仓储管理系统查询、报表.42 4.2 采购管理系统采购管理系统42 4.2.1协力厂商维护.42 4.2.2采购员维护.43 4.2.3统购合约.43 4.2.4请购单维护.43 4.2.5询价管理.44 4.2.6采购订单维护.44 4.2.7采购管理系统查询、报表.45 4.3 销售管理系统销售管理系统45 4.3.1合约维护.45 4.3.2销售订单维护.45 4.3.3客户建档.45 4.3.4产品牌价管理.46 4.3.5销售业务员管理.46 4.3.6优惠报价申请单维护.46 4.3.7客诉申请单维护.47 4.3.8客诉处理报告表维护.47 4.3.9退货申请单.47 4.3.10收款通知单.48 4.3.11出货通知单.48 4.3.12退款申请单维护.48 4.3.13退款通知.49 4.3.14退货通知.49 4.3.15纱管回收帐管理.49 杭州*有限公司进销存系统需求规格说明书 第 5 页 4.3.16销售管理系统查询与报表.49 4.4 系统维护系统维护50 4.4.1系统初始化.50 4.4.2数据删除.50 4.4.3数据导入.50 4.4.4数据导出.50 4.4.5用户维护.50 4.4.6用户密码维护.50 4.4.7权限维护.50 杭州*有限公司进销存系统需求规格说明书 第 6 页 1 引言引言 1.1 编写目的编写目的 需求分析的工作是深入描述软件的功能和性能，确定软件设计的限制和软件同其他系 统元素的接口细节，定义软件的其他有效性需求。 需求分析是整个软件开发过程的第一步，也是至关重要的一步，只有细致地做好软件 需求分析，才能确实保证软件开发的顺利、高效的完成。 本报告的编写，反映了需求分析工作能否掌握所开发系统需求，以及对这些需求的解 决方案。使委托开发方及软件开发方对问题的识别达到共识，反复交流，为软件开发的成 功奠定基础。 1.2 项目背景项目背景 项目名称：*化纤染织有限公司进销存系统 委托单位：*化纤染织有限公司 开发单位：杭州*信息技术开发有限公司 简称：itrd (英文名：itrd information technologies corporation) 与*现有系统的关系：本系统将与 itrd 早先开发的*人力资源管理系统进行系统集 成。 参考资料：*总部 ibm 资材管理系统事务流程；相关单据和报表。 2 任任务概述务概述 2.1 目标目标 实现基于计算机网络的仓储管理系统（备品管理、原料管理、成品管理） 、销售管理系 统、采购管理系统，提供各种查询和报表。 系统满足以下原则： 符合现有业务操作习惯和思路，在提高基础建设和实施手段的同时，保证系统更 新的平滑过渡； 能够达到提高仓储、采购、销售的作业效率，提高仓储管理水平，提高采购和销 售能力，降低库存成本、采购成本、销售成本，最终提高企业效益； 采用世界主流技术及产品，保证投资的长期应用； 具有灵活的适应性和可扩展性，以便未来的业务流程重组和 erp 项目的进一步 实施，使 erp 系统扩展时能够减少投入、快速取得预期效果； 仓储、采购、销售信息共享，加强团体协作能力； 强大的销售管理系统增强企业销售部门的应变能力和客户服务水平； 与人力资源模块及财务软件实现无缝结合，为企业管理系统提供统一的解决方案； 完善企业的管理思想，促进 iso9000 族系统标准的深入实施。 杭州*有限公司进销存系统需求规格说明书 第 7 页 2.2 运行环境运行环境 2.2.1 网络与布线系统网络与布线系统 局域网局域网 为适应目前系统的需求和以后系统的进一步扩展，现采用 10base-t 以太网和 100base-tx 快速以太网混合的网络体系结构。主干网采用 100base-tx 快速以太网， 用 intel inbusiness 8-port 10/100 switch 快速以太网交换机连接服务器和支干网集线器。 支干网采用 10base-t 以太网，用 10mbps 的 d-link 16 口共享式集线器与主干网交换 机和工作站相连； 布线系统布线系统 采用基于 5 类双绞的综合布线系统，同时支持语音和数字的传输。 2.2.2 硬件环境硬件环境 服务器服务器 采用基于 intel 处理器的工业标准 pc 服务器； 工作站工作站 采用基于 intel 处理器的工业标准个人计算机； 2.2.3 软件环境软件环境 应用服务器软件应用服务器软件 microsoft windows nt server 4.0； 数据库服务器软件数据库服务器软件 microsoft sql server7.0； 工作站系统软件工作站系统软件 microsoft windows 98。 杭州*有限公司进销存系统需求规格说明书 第 8 页 2.3 系统架构系统架构 华春进销存管理系统 仓储 管理 系统 采购 管理 系统 销售 管理 系统 盘 点 盘 点 计 划 盘 亏 、 盘 盈 报 废 管 理 调 整 管 理 移 仓 管 理 成 品 入 库 栈 板 出 库 备 品 退 库 领 料 管 理 退 料 管 理 移 位 管 理 备 品 交 货 成 品 出 货 成 品 退 库 退 货 重 整 下 脚 入 库 采 购 入 库 备 品 退 货 调 拨 管 理 成 品 收 料 采 购 计 划 请 购 单 统 购 合 约 询 价 管 理 采 购 订 单 采 购 任 务 分 派 采 购 合 约 销 售 订 单 管 理 客 户 信 用 管 理 优 惠 报 价 管 理 收 款 通 知 产 品 牌 价 管 理 出 货 通 知 客 诉 管 理 退 货 管 理 系统 维护 数 据 导 入 数 据 导 出 系 统 初 始 化 用 户 设 置 数 据 备 份 权 限 维 护 密 码 维 护 会 验 通 知 验 收 报 告 验 收 异 常 退 货 样 品 赠 送 栈 板 入 库 下 脚 出 库 需 回 收 品 管 理 退 款 管 理 客 户 扣 款 外 销 、 合 销 管 理 超 额 度 管 理 特 别 售 价 管 理 报 关 管 理 3 功能需求功能需求 3.1 功能划分功能划分 *化纤染织有限公司进销存系统划分为三个基本模块： 仓储管理系统仓储管理系统 仓储管理系统主要以备品、原料、成品为管理对像： 对于备品，主要解决收料、领料、退料、退货、退库、交货、移仓、移位、 盘点、报废、调整、调拨及查询报表等作业； 对于原料，主要解决的作业与备品相同，特有的作业是栈板入库； 对于成品，主要解决成品入库、成品出货、成品收料、成品退库、成品退货 重整、下脚入库、下脚交货、栈板出库、栈板回收、盘点、报废、调整及查 询报表等作业。 采购管理系统采购管理系统 采购管理系统主要解决协力厂商建档、合约维护、统购合约维护、请购单维护、 询价记录、采购订单维护、延交扣款管理及查询报表等作业。 销售管理系统销售管理系统 销售管理系统主要解决客户建档、客户信用管理、销售订单管理、产品牌价管理、 优惠报价管理、客诉管理、退货管理、收款管理、出货管理、报价记录、销售订单维 护及查询报表等作业。 3.2 仓储管理系统解决方案仓储管理系统解决方案 *化纤染织有限公司下设一个仓库，下属库区有备品库区、成品库区、原料库区及 杭州*有限公司进销存系统需求规格说明书 第 9 页 其它库区。现主要分为以下几块各自进行描述： 3.2.1 仓库共同部分仓库共同部分 之所以在仓库内再划分库区，在库区内又划分库位，是为了适应以后上财务模块的 需要，在此仓库是一个虚拟概念，是所有仓库的统称，基本上，一个利润中心可以设置一 个仓库。这样，存放备品的场所就称之为备品库区了，其它类似。 3.2.1.1 仓库仓库 在*，为了与财务科目取得一致，可以设置一个虚拟仓库。 3.2.1.2 库区库区 按目前*现状，可以把目前的备品库、原料库、成品库作为备品库区、原料库区、 成品库区来处理，对于生产科的小仓库可以作为一个库区来进行处理。这几个库区都统一 在一个虚拟仓库下。 3.2.1.3 库位库位 在本进销存系统中，库位是一个物理概念，它与物理位置的关系是一对一的关系， 而库位与物料的对应关系是多对多的关系。 仓库、库区、库位的关系表示如图 3.2.1.3（1） 库位1库位2 库位n 仓库 库区1库区2 库区n 图 3.2.1.3（1） 3.2.1.4 计量单位转换计量单位转换 计量单位是为了适应同一物料在不同阶段使用不同计量单位而提出的。系统可以自 定义计量单位、计量单位代码，并可设定计量单位之间的转换关系。 3.2.1.5 原材料原材料、物料类别、检验规范、物料类别、检验规范 在此所说的原材料包括备品和原料。 对仓库内的原材料进行建档，使物料的请购作业、采购作业、会验作业、收料作业、 杭州*有限公司进销存系统需求规格说明书 第 10 页 领料作业、退料作业、退库作业、退货作业等作业，通过物料编号关联起来。 *在物料管理中未采用 abc 分类法。 3.2.1.6 成品成品、物料类别、检验规范、物料类别、检验规范 由于成品的特有属性，对成品和原材料分别进行定义，不同的是成品是以成品代号 作为关键字。 3.2.1.7 物料存量管制物料存量管制 存量管制一是原材料安全库存和最大库存量的管理，安全库存量等于该原材料的交 货期加上安全存量天数,再乘以每日平均消耗量。在库存检查时，当某原材料的库存量低于 其安全库存量时，就提示采购员进行该原材料的采购作业。 存量管制二是对成品的库存量设定最大存储量，当成品仓储量大于设定的最大常仓 储量，就需进行成品库存分析。 3.2.1.8 仓库管理员仓库管理员 通过本进销存系统与人力资源系统的集成，可以把在人力资源系统中定义的员工引 入到本系统中，设置为仓库管理员。关于仓库管理员的岗位描述不在本进销存系统中进行。 在此，提供进销存系统与人力资源系统的接口。 3.2.1.9 移仓移仓 移仓作业是指把物料从一个库区移往另一个库区，移仓记录须记入仓库台帐中。 移仓作业流程图如图 3.2.1.10（1）所示： 移仓输入 完成确认记 入仓库台帐 移仓单移仓需求移仓需求 开始 结束 图3.2.1.10（1） 杭州*有限公司进销存系统需求规格说明书 第 11 页 3.2.1.10 移位移位 移位是指在本库区内进行的从一个库位移往另一个库位的物料运动。因为在本库区内 进行的移位活动不涉及资产的流动，所以不记入仓库台帐。 移位作业流程如图 3.2.1.11（1）所示： 移位输入 完成确认 移位单移仓需求移位需求 开始 结束 图3.2.1.11（1） 3.2.1.11 盘点盘点、盘赢、盘亏、盘点报告书、盘赢、盘亏、盘点报告书 对一般物料以抽点的方式进行，抽点办法采用随即抽取的方式进行，如抽 100 个，则 随即抽取 100 个物料分别开出盘点单，盘点单是一物一单。 对第一次盘点结果须进行复核，如果复核结果与第一次盘点数据相符，则复核数据不 用再进一步复核。由多张盘点单汇集成为一张盘点报告书后，盘点宣告完成。如果复核数 据与前一次的盘点数据不符，则再进行一次盘点进行复核，如此反复进行，直到连续两次 盘点数据相同为止。 盘点结果出现盘赢或盘亏后，并不需要立即更新财务帐和仓库台帐，而是在另外一个 盘赢盘亏表中记录盘赢或盘亏结果，在查询库存和做库存报表时须考虑盘赢或盘亏的情况。 *公司目前的盘点计划是每半年进行一次盘点。 在本系统中不对盘点结果的复核进行处理，只对盘点单和盘点结束后的盘点报告书进 行维护。 盘点作业流程图如图 3.2.1.12（1）所示： 杭州*有限公司进销存系统需求规格说明书 第 12 页 盘点结果 差异表 开始 开始盘点 会签 结束 按会签结果 调整库存 盘点单 盘点报告书 执单盘点 与台帐进行比 较 图3.2.1.12（1） 3.2.1.12 报废、调整报废、调整 仓库盘点时，可能会发现残次料，就需要进行报废和调整作业，使仓储科库存台帐与 库存实物相吻合。 报废调整作业流程见图 3.2.1.12（1） 。 3.2.1.13 调拨调拨 在厂内库区之间进行，如把 poy 成品由成品库区调拨到原材料库区变成原材料等，其 它用移仓作业进行处理。 3.2.2 备备品库品库区区 备品库区要处理的作业主要有收料、领料、退料、采购退货、退库、交货（备品变 杭州*有限公司进销存系统需求规格说明书 第 13 页 卖） 、调拨（厂内）及查询报表等，厂之间的借调作业不在本进销存系统中进行维护，分别 描述如下。 3.2.2.1 收料收料、会验通知、验收单、验收异常退货、会验通知、验收单、验收异常退货 备品库区的收料作业即采购入库一种形式。 采购到货时，在还没有完成检验作业的情况下，如需求部门急用，则由需求部门先 写一张借条，等此货物检验合格并完成入库后，生产科再补登领料单。对于此作业类型在 本进销存系统中不予考虑。 采购入库时先入待检库区，由仓储科开出会验通知单，交相关检验人员进行检验， 开出验收单，如果验收合格，则进行移仓，并记入仓库台帐， 验收标准由使用部门即生产科给定，在本进销存系统中不进行管理。 验收合格后，财务根据具体情况进行付款操作，付款作业不包括在本进销存系统内， 本系统在此预留与财务系统的接口。 验收不合格，则视具体情况进行处理，根据需要进行退货作业，在此本系统只负责 退货单的维护。 一般情况下，采购入库时货物和到货单、发票等应同时到达，如果在收料时发票还 没有到达，则采用暂估入库的办法进行收料处理，在暂估入库中货物单价不是发票价格， 而是估计价格，但在一般情况下，估计价格与发票价格是一致的。等发票到达以后，财务 根据估计价格和发票价格做一次差异帐，此作业差异不在本进销存系统中进行处理。 在进行物料的库存查询时，须把各库区包括待检库区的物料的数量显示出来。 收料作业流程图如图 3.2.2.1（1）所示： 杭州*有限公司进销存系统需求规格说明书 第 14 页 采购到货 会验单 仓储科质验人员 验收合格否 验收 开会验单 验收单 入备品库区台 帐 移仓 备品库区台帐 开始 结束 不合格品处理 合格 到货单 待检库区台帐 入待检库区 3.2.2.1（1） 不合格 杭州*有限公司进销存系统需求规格说明书 第 15 页 3.2.2.2 领料领料 备品的领料有多种形式，生产领料和其它领料如设备维修领料等的领料作业流程和 领料单都相同，领料作业流程图如图 3.2.2.2（1）所示： 需求部门仓储科 查可用库存量 领料单 开始 填写领料单 领料量是否小 于可用库存量 yes no 发料 入仓库台帐 仓库台帐 重填领料单并 填请购单 结束 领料单 3.2.2.2（1） 杭州*有限公司进销存系统需求规格说明书 第 16 页 3.2.2.3 退料退料 需求部门有时会存在多领或少用的情况，那就需要把多余的量退回到仓库，在退料 作业中本系统只对退料单进行维护。 退料作业流程图如图 3.2.2.3（1）所示： 退料单位仓储科 物料点收 移入库位 退料单 开始 填写退料单 移送物料 入库区台帐 库区台帐 结束 退料单 3.2.2.3（1） 3.2.2.4 退货退货 退货有两种情况：一是物料采购入库验收异常而发生的退货作业，二是入库后发现 残次品导致的退货作业。 在本系统中只对退货单进行维护，因为退货而发生的索赔作业不在本进销存系统中 进行处理。 退货作业流程图如图 3.2.2.4（1）所示： 杭州*有限公司进销存系统需求规格说明书 第 17 页 办理出厂手续 退货单 开始 填写退货单 入库区台帐 库区台帐 结束 3.2.2.4（1） 退货需求 是否在待检 库区 否 是 3.2.2.5 退库退库 退库作业是由公司内部原因引起的，一般是指由于存放过久或其它原因导致的破损、 变质，在盘点时间时被发现的情况下进行的退库作业，如滞料、坏料，在本进销存系统中 对退库单进行维护。 退库作业流程如图 3.2.2.5（1）所示： 杭州*有限公司进销存系统需求规格说明书 第 18 页 退库单 开始 作出报废或 交货处理意见 结束 退库需求 yes 入库区台帐 库区台帐 呈核 no 3.2.2.5（1） 3.2.2.6 交货交货 指在盘点时，发现残次品、滞料，根据公司处理意见向公司外部市场进行处理性转让， 其作业流程入下图 3.2.2.6（1）所示： 杭州*有限公司进销存系统需求规格说明书 第 19 页 会点作业 交货单 开始 填写交货单 记入库区台帐 结束 出厂 库区台帐 3.2.2.6（1） 3.2.2.7 假退料假退料 在月末，仓储科进行生产科的领料消耗统计，生产科须进行假退料，把在生产线车间 滞留的尚未用于生产的备品数量用退料单退回仓储科的库存台帐上，但实物并不用运回仓 库。等统计完成后，退料部门再马上开一张领料单把仓储科的库存台帐上的数据领回。 在本系统中不对假退料进行特有的维护，而是通过退料单和领料单结合来完成假退料 作业。 3.2.3 成品库成品库区区 目前成品库产成品只有 dty 一种，将来 poy 生产线投产以后，对 poy 车间来说 poy 也将作为成品来处理。 3.2.3.1 成品入库成品入库 成品入库有生产入库、重整入库等几种情况，本系统对成品入库单进行维护，相应的 成品库区台帐处理由需要自动完成，由成品入库单可得到成品入库日报表等报表。 成品入库作业流程如图 3.2.3.1（1）所示： 杭州*有限公司进销存系统需求规格说明书 第 20 页 生产科仓储科 开始 生产完成 贴上小票 传送带 传送到库 留存一联小票 留存一联小票 叉车搬进入库 入库报表 核对 入库日报表入库日报表 入成品库区台 帐 成品库区台帐 yes no 结束 3.2.3.1（1） 3.2.3.2 成品出货成品出货、样品赠送、栈板出库、样品赠送、栈板出库 在成品出货中，本系统对成品出货单进行维护，台帐记录由系统自动进行，由成品出 货单可得到成品出库日报等。样品赠送与成品出货处理方式相同。 在系统处理出货信息时，系统将把客户信用余额和实际出货价值进行比较，系统要求 实际出货价值不得高于客户信用限额。 杭州*有限公司进销存系统需求规格说明书 第 21 页 与成品出库同时发生的是栈板出库作业，栈板出库作业将由系统自动完成。 成品出货作业流程如图 3.2.3.2（1）所示： 杭州*有限公司进销存系统需求规格说明书 第 22 页 仓储科客户 开始 叉车依出货通 知单备货 撕出货标签 确认批 号等级 输入出货单 yes 填写车辆 进出厂单 出货单(一联) 车辆进出厂单确认批 号等级 出货单(一联) 车辆进出厂单 运输 yes 保安 no no 结束 3.2.3.2（1） 出货通知单 出货单 杭州*有限公司进销存系统需求规格说明书 第 23 页 3.2.3.3 成品退货成品退货重整重整 如果客户对产品不满意，提出退货申请，经批准同意后退货到厂，一般不退入成品库 区，而是直接退入生产部进行重整，所以退货重整不必记入台帐，本系统将对退货重整单 进行维护。 成品退货重整作业流程如图 3.2.3.3（1）所示： 营业部 客户 客诉申请单 填客诉申请单 确认报告 仓储科 开始 推服人员 联络客户了解 会生产部 前往确认 呈核沟通不同意 同意客诉条件 安排车退货 退货单 退货单 （填箱数） 退货单 （安排重整） 退货单（填写 重整报告） 退货单存一联退货单存一联 通知重整结果 生产部 退货单存一联 折让作业 不入成品库区台帐 入成品库区台帐 结束 客诉 反映 3.2.3.3（1） 3.2.3.4 成品收料成品收料 成品收料是外购成品入库、外协入库、代工加工成品入库、盘赢等引起的。 杭州*有限公司进销存系统需求规格说明书 第 24 页 3.2.3.5 成成品退库品退库 成品退库是由盘亏、库存变质及其它引起的，其作业流程与处理方法与备品退库相同， 只是成品退库的单据与备品退库的单据在内容上有所区别。 成品退库作业流程图如图 3.2.3.5（1）所示： 仓储科 库存成品出 现问题，填写 退库单 生产部 重整、定级 成品入库单 入成品库区台 帐 开始 重整入库 结束 入成品库区台 帐 图3.2.3.5（1） 3.2.3.6 下脚料管理下脚料管理 即下脚料的出库和回收作业，其作业流程与备品的交货和入库作业流程相同。 杭州*有限公司进销存系统需求规格说明书 第 25 页 3.2.4 原料库区原料库区 在*，原料只有 poy 一种，对于原料可以以物料编号为关键字进行区分，原料的所具 有的作业流程、单据、报表与备品所具有的作业流程、单据、报表相同。 但是栈板入库是原材料所特有的作业。 3.2.4.1 栈板入库栈板入库 栈板入库主要是原材料入库时，同时进行栈板入库。本系统对栈板入库单进行维护。 3.3 销售管理系统解决方案销售管理系统解决方案 成品销售作业流程图如图 3.3（1）所示： 开始 输入需求信息 及价格等 出货作业 客户营业科财务科 收款通知单 出货通知单 洽谈出货内容牌价出货 额度确认 yes 管理部 优惠出货 申请单 no no 审核 出货通知单 yes 审核 yes 仓储科 结束 yes 图 3.3（1） 3.3.1 合约合约 合约是相对于采购部门的统购合约来说的，本系统对合约进行文本方式的维护。 3.3.2 销售销售订单订单 指在营业科的销售活动中的一次性销售活动，与采购订单相对应。 杭州*有限公司进销存系统需求规格说明书 第 26 页 3.3.3 客户客户 通过对客户进行建档，可以使客户信息的管理更加科学有序，对客户的信用维护、销 售记录、报价记录等都可以通过客户代码关联起来。 3.3.4 客户信用客户信用：信用额度、信用期限：信用额度、信用期限 客户信用是由客户的资本金、市场行为等各方面进行评估得出的，它可以作为营业科 销售作业的一个参考依据。 3.3.5 销售业务员销售业务员 与仓储管理员的设置方法相同。 3.3.6 产品牌价管理产品牌价管理 记录企业各产成品的牌价，方便营业科进行报价作业。 3.3.7 优惠报价申请单优惠报价申请单、优惠报价核准、优惠报价核准 一般情况下，报价作业时按牌价进行报价，如果客户要求优惠，则报价员须填写优惠 出货申请单进行审批。 3.3.8 收款通知单收款通知单 客户提货时，必须先检查客户信用余额，如果余额小于本次客户要求提货来年感，则 需要要求客户预先付款，只有通过信用检查才能进行提货，营业部通过收款通知单催促客 户到财务部进行付款，要求付款之后信用余额大于本次提货价值。 3.3.9 出货通知单出货通知单 客户提出提货要求时，营业部人员即可开出发货通知单，在确认时，由系统自动检查 客户信用余额是否小于本次提货价值，如果客户信用余额小于客户要求提货价值，则通知 客户付款。如果客户信用余额大于或等于客户要求提货量，则可开出出货通知单。其作业 流程参见图 3.2.3.2（1） 。 3.3.10 货款管理：到款登记、到款分配货款管理：到款登记、到款分配 客户货款到后，可以先在经营科进行登记，然后由销售业务员进行货款分配，因为在 很多情况下公司与客户的业务关系不止一笔，所以在有多笔业务关系的情况下，须明确货 款分配到哪几笔业务上。 3.3.11 纱管往来帐管理纱管往来帐管理 对于出厂货物，根据合约建立纱管应收帐，纱管回收后，纱管结欠减少。 3.3.12 客诉管理、投诉处理报告客诉管理、投诉处理报告 在销售系统中将对客户的投诉进行记录，并结合由技术科进行讨论，并把处理结果记 入投诉处理报告。 3.3.13 退货申请、退款申请、申请核准退货申请、退款申请、申请核准 对退货及退款申请的确认，须在质检科在产品进行质检或其它检查后各相关部门商议 确认。 杭州*有限公司进销存系统需求规格说明书 第 27 页 3.3.14 退款通知退款通知 退款申请通过以后，可开出退款通知单，客户凭退款通知单去办理退款手续。 3.3.15 退货通知退货通知 仓库科凭经营科开给客户的退货通知单才能进行退货作业。 3.4 采购系统解决方案采购系统解决方案 采购作业流程图如图 3.4（1）所示： 杭州*有限公司进销存系统需求规格说明书 第 28 页 开始 有采购需求时 开出请购单 交采购员 结束 是 比价，优选 请购单 需求单位仓储科 判断是否 统购品？ 总务科供应商 送货 询价 图 3.4（1） 请购单审核 否 询价记录 采购订单 采购 no 签定采购订单签定采购订单 杭州*有限公司进销存系统需求规格说明书 第 29 页 3.4.1 采购员采购员 采购员与物料之间的关系是一对多的关系，采购员的维护与仓储管理员的维护相同。 3.4.2 协力厂商协力厂商 由总务科的采购员根据采购作业得到的信息进行协力厂商建档。 协力厂商发生逾期交货（限交日期） 、品质问题（品质要求）时发生的逾期扣款、品质 扣款或其它扣款等，不在在本系统中进行处理。 在*，协力厂商目前没有配额管理需求。 3.4.3 采购计划采购计划 采购计划，可以由手工输入而成，也可以由 mps 展开得到，在本系统中将为生产计划 模块留下数据接口。 3.4.4 统购合约统购合约 总务科的采购员根据企业的备品需求预测，优选一家协力厂商，经过商讨，签定统购 合约。 对于有统购合约的备品或原料的请购单，不用进行询价作业和比价作业，仓库也不再 进行审核作业，仓库可以直接发出采购订单，而不再需要总务科的采购员发出。 其作业流程图如图 3.4.3（1）所示： 开始 填写请购单 核准 结束 到货及 入库处理 请购单 仓储科营业科供应商 送货 向统购单位 发出订单 采购订单 图 3.4.3（1） 杭州*有限公司进销存系统需求规格说明书 第 30 页 3.4.5 请购单请购单、请购单核准、请购单核准 请购单由需求部门开出（poy 的请购单由营业部根据销售情况开出） ，在开请购单时 须查询该备品的可用库存，如果可用库存不够，或可用库存小于安全库存室才开请购单， 经过仓储科审核后总务科的采购员就可以进询价作业，请购单的审核不在本系统中进行， 由人来控制，本系统录入的请购单是审核后的请购单。 在进行可用库存的查询时，须把在途量考虑进去，并在查询结果分别指出可用库存量 和在途量。 上面所述的可用库存包括未分配库存、安全库存和已分配但未领用的库存等。 请购作业是由仓库相应物料的库存数量等于或低于安全库存这个临界点触发的。 采购作业流程参见图 3.4（1）所示。 3.4.6 询价单询价单 采购员接到请购单后，进行询价，并将询价结果记到询价单中。询完价后，采购员进 行比价，选出一个最佳协力厂商。本进销存系统只负责询价记录的维护，比价和最后优选 出的询价单的审核都由人工完成，不在本进销存系统中进行处理。 3.4.7 采购订单采购订单 比价确定协力厂商后，就开出采购订单，此采购订单可直接作为对外形式。 4模块说明模块说明 在本进销存系统中，所有单据的修改、删除通过适当的权限设置来进行控制。 4.1 仓储管理系统仓储管理系统 4.1.1 仓库维护仓库维护 仓库注册仓库注册 注册信息：仓库编号*、对应利润中心、仓库名称*、仓库地址、仓库总容量、备注。 上面带“*”者为必填项，下同。 仓库列表仓库列表 仓库修改仓库修改 可修改项：仓库名称*、对应利润中心、仓库地址、备注。 仓库删除仓库删除 删除前提：必须保证该仓库已经没有下属库区。 4.1.2 库区维护库区维护 库区注册库区注册 注册信息：库区编号*、库区名称*、库区地址、库区容量、所属仓库*、备注。 库区列表库区列表 库区修改库区修改 杭州*有限公司进销存系统需求规格说明书 第 31 页 可修改项：库区名称、库区地址、库区容量、所属仓库*、备注。 库区删除库区删除 删除前提：必须保证该库区已经没有下属库位了。 4.1.3 库位维护库位维护 库位注册库位注册 注册信息：库位编号*、库位名称*、所属库区*、库位地址、库位容量、备注。 库位列表库位列表 库位修改库位修改 可修改项：库位名称、所属库区*、库位地址、库位容量、备注。 库位删除库位删除 删除前提：必须保证该库位中已经没有存放的物料。 4.1.4 计量单位转换维护计量单位转换维护 计量单位注册计量单位注册 注册信息：计量单位编号*、计量单位名称*、备注、对应计量单位、与对应计量单位 的转换关系。 其中“对应计量单位” 、 “与对应计量单位的转换关系”是动态输入项，可根据需要输 入 n 次。 计量单位列表计量单位列表 计量单位修改计量单位修改 可修改项：计量单位名称、备注、对应计量单位、对应计量单位的转换关系。 计量单位删除计量单位删除 删除前提：在系统中已经没有使用该计量单位的单据信息。 计量单位查询计量单位查询 查询条件：计量单位编号、计量单位名称。 4.1.5 物料类别维护物料类别维护 物料类别注册物料类别注册 注册信息：物料类别代码*、物料类别名称*、备注。 物料类别列表物料类别列表 物料类别修改物料类别修改 可修改项：物料类别名称、备注。 物料类别删除物料类别删除 删除前提：必须要求属于该物料类别下已经没有物料，否则无法实现该物料类别的 删除。 杭州*有限公司进销存系统需求规格说明书 第 32 页 物料类别查询物料类别查询 查询条件：物料类别代码、物料类别名称。 4.1.6 检验规范维护检验规范维护 检验规范注册检验规范注册 注册信息：检验规范编号*、检验规范内容*、备注。 检验规范列表检验规范列表 检验规范修改检验规范修改 可修改项：检验规范内容、备注。 检验规范删除检验规范删除 删除前提：必须保证已经没有与之相关联的物料。 检验规范查询检验规范查询 查询条件：检验规范编码。 4.1.7 原材料维护原材料维护 原材料注册原材料注册 注册信息：物料编号*、品名*、规格*、是否生财器具*、是否是堪用品、平均日耗 用量*、采购提前期*、安全库存天数*、安全库存*、最高库存量、经济采购批量*、允许超 交量、记帐归类、物料类别*、盘点周期、开始盘点日期、检验规范、存放库区、采购员、 基本计量单位、材料区分、备注等。 物料编号，对于备料和原料，可以采用现有的物料编号编码方法，具体编码规则参 见有关资料。 安全库存由采购提前期加上安全库存天数后再乘以平均日耗用量而得。 采购批量由该物料的单价和平均日耗用量、采购成本等因素决定，在本进销存系统 中，采购批量由人工输入。 允许超交量是指协力厂商在每次交货时，允许超交的数量限制，对于允许超交数量 之外的物料公司可以根据具体情况进行处理。 记帐归类用于与财务软件的接口。 材料区分：常备、预备、暂备。 物料类别可维护，可采用现有的分类方法，共分以下几大类：原料、机械、仪电、 固资、五金、油剂、其它等。 原材料列表原材料列表 原材料修改原材料修改 可修改项：品名、规格、是否生财器具、是否是堪用品、平均日耗用量、采购提前 期、安全库存天数、安全库存、最高库存量、经济采购批量、允许超交量、记帐归类、物 料类别、盘点周期、开始盘点日期、检验规范、存放库区、采购员、基本计量单位、材料 区分、备注等。 原材料删除原材料删除 删除前提：没有与该原材料相关联的单据。 原材料查询原材料查询 查询条件：物料编号、品名、规格、生财器具。 4.1.8 成品维护成品维护 成品注册成品注册 杭州*有限公司进销存系统需求规格说明书 第 33 页 注册信息：成品编号*、品名*、规格*、等级*、最大存储量、存放库区、记帐归类、 生产批量、安全库存、盘点周期、开始盘点日期、检验规范、基本计量单位*、固定成本、 变动成本等。 成品列表成品列表 成品修改成品修改 可修改项：成品编号、品名、规格、等级、最大存储量、存放库区、记帐归类、生产 批量、安全库存、盘点周期、开始盘点日期、检验规范、基本计量单位、固定成本、变动 成本等。 成品删除成品删除 删除前提：系统中已经不存在该成品的相关数据。 成品查询成品查询 查询条件：产品编号、品种、规格。 4.1.9 仓库管理员维护仓库管理员维护 仓库管理员注册仓库管理员注册 注册信息：员工号*、所在库区*、职责、备注。 此员工号由人力资源管理系统提供，在此提供进销存系统与人力资源系统的接口。 仓库管理员列表仓库管理员列表 仓库管理员修改仓库管理员修改 可修改项：所在库区*、职责、备注。 仓库管理员删除仓库管理员删除 删除前提：无。 仓库管理员查询仓库管理员查询 查询条件：所在库区。 4.1.10 移仓单维护移仓单维护 移仓单注册移仓单注册 注册信息：移仓单编号*、移入库区*、移出库区*、移入库区管理员*、移出库区管 理员*、移仓日期*、物料编号（或产品编号）*、批号、品名、规格、移仓数量*、计量单 位*、移出库位*、移出数量*、移入库位*、移入数量*、移仓理由、备注。 在进行移仓单注册时，后台须进行仓库台帐登记。 移仓单列表移仓单列表 移仓单修改移仓单修改 可修改项：移入库区、移出库区、移入库区管理员、移出库区管理员、移仓日期、 物料编号（或产品编号） 、批号、品名、规格、移仓数量、计量单位、移出库位、移出数量、 移入库位、移入数量、移仓理由、备注。 移仓单删除移仓单删除 删除前提：无。 移仓单查询移仓单查询 查询条件：移仓单编号、移入库区、移出库区、移仓日期、物料编号（或产品编号） 。 杭州*有限公司进销存系统需求规格说明书 第 34 页 4.1.11 移位管理移位管理 移位注册移位注册 注册信息：移位流水号*、移出库位*、移入库位*、仓库管理员*、移位日期*、物料 编号（或产品编号）*、批号、品名、规格、数量、计量单位、备注。 移位列表移位列表 移位修改移位修改 可修改项：移出库位*、移入库位*、仓库管理员*、移位日期*、物料编号（或产品 编号） 、批号、品名、规格、数量、计量单位、备注。 移位删除移位删除 删除前提：无。 移位查询移位查询 查询条件：移出库位、移入库位、物料代码（或产品编号） 、批号。 4.1.12 盘点单维护盘点单维护 盘点单注册盘点单注册 注册信息：单据编号*、盘点日期*、盘点部门*、盘点人*、复盘人*、监点人、物料 编号（或产品编号）*、批号、品名、规格、计量单位、保管量*、堪用量*、损坏量*、差 异量、差异说明、备注。 盘点单列表盘点单列表 盘点单修改盘点单修改 可修改项：盘点日期*、盘点部门*、盘点人*、复盘人*、监点人、物料编号（或产 品编号）*、批号、品名、规格、计量单位、保管量*、堪用量*、损坏量*、差异量、差异 说明、备注。 盘点单删除盘点单删除 删除前提：无。 盘点单查询盘点单查询 查询条件：复盘人*、盘点人、物料编号（或产品编号） 、批号。 4.1.14 采购收料采购收料管理管理 收料单注册收料单注册 注册信息：收料单号*、收料日期*、仓库管理员*、库区*、物料编号*、批号、品 名*、规格*、单价*、数量*、计量单位*、金额*、库位*、备注。 收料单列表收料单列表 杭州*有限公司进销存系统需求规格说明书 第 35 页 收料单修改收料单修改 可修改项：领料日期、仓库管理员、库区、物料编号、批号、品名、规格、单价、 数量、计量单位、金额、库位、备注 收料单删除收料单删除 删除前提：无。 收料单查询收料单查询 查询条件：收料日期、库区、物料编号、批号。 4.1.15 会验通知单维护会验通知单维护 会验通知单注册会验通知单注册 注册信息：会验单号、采购订单号、发票号、物料编号、批号、品名、规格、计 量单位、检验规范、检验部门、填单日期、检验人、备注。 会验通知单列表会验通知单列表 会验通知单修改会验通知单修改 可修改项：采购订单号、发票号、物料编号、批号、品名、规格、计量单位、检 验规范、检验部门、填单日期、检验人、备注。 会验通知单删除会验通知单删除 删除前提：无。 会验通知单查询会验通知单查询 查询条件：采购订单号、物料编号、批号、检验部门。 4.1.16 验收单维护验收单维护 验收单注册验收单注册 注册信息：单据编号*、会验通知单号*、采购订单号*、验收日期*、验收部门*、 验收人、交货日期*、逾期天数、逾期扣款、品质扣款、发票扣款、物料编号*、 批次、品名*、规格*、交货数量*、计量单位*、单价、检验规范、验收合格数量 *、退货量、允收量、异常原因、备注。 验收单列表验收单列表 验收单修改验收单修改 可修改项：会验通知单号、采购订单号、验收日期、验收部门、验收人、交货日 期*、逾期天数、逾期扣款、品质扣款、发票扣款、物料编号、批次、品名、规格、 交货数量、计量单位、验收合格数量、退货量、允退量、异常原因、备注。 验收单删除验收单删除 删除前提：无。 验收单查询验收单查询 查询条件：会验通知单号、采购订单号、物料编号。 4.1.17 验收异常退货管理验收异常退货管理 验收异常退货单验收异常退货单注册注册 注册信息：单据编号*、验收单号*、采购订单号*、提出部门*、退货部门、协力厂商 *、退货日期*、库区、仓库管理员、物料编号*、批号、计量单位*、品名*、规格*、退货 数量*、退货单价*、退货金额*、库位*、数量*、异常情形*、异常处理意见*、备注。 处理意见：“退货，照要求规格补送” 、 “退回，重制” 、 “退回，修改再送” 、 “退回， 挑选合格品再送” 、 “勉强验收，唯需扣款”|“退货，本采购案取消” 、 “其它意见” 。 杭州*有限公司进销存系统需求规格说明书 第 36 页 验收异常退货单列表验收异常退货单列表 验收异常退货单修改验收异常退货单修改 可修改项：验收单号、采购订单号、提出部门、退货部门、协力厂商、退货日期、库 区、仓库管理员、物料编号、批号、计量单位、品名、规格、退货数量、退货单价、退货 金额、库位、数量、异常情形*、处理意见*、备注。 验收异常退货单删除验收异常退货单删除 删除前提：无。 验收异常退货单查询验收异常退货单查询 查询条件：单据编号、验收单号、协力厂商、库区、物料编号、批号。 4.1.18 领料管理领料管理 领料单注册领料单注册 注册信息：单据编号*、领料部门*、领料人*、仓库管理员*、领料日期*、预算部 门、成本中心、预算编号、费用科目、固资编号、工程代号、物料归属单位、用 途区分、工委案号、库区、物料编号*、物料类别*、批号、品名*、规格*、计量 单位*、库位*、数量*、备注。 领料单列表领料单列表 领料单修改领料单修改 可修改项：领料部门、领料人、仓库管理员、领料日期、预算部门、成本中心、 预算编号、费用科目、固资编号、工程代号、工委案号、用途区分、库区、物料 编号、物料类别、