蓝凌标准产品办公物品领用用户操作手册.doc

（编号：oa0106） 蓝凌标准产品 办公物品领用 用户操作手册用户操作手册 办公物品领用用户操作手册 landray ekp. 蓝凌 版权所有 -i- 变更记录变更记录 修订版本号修订版本号日期日期修订人修订人 图、表、图、表、 段落号段落号 a a m m d d 标题或简单描述标题或简单描述 1.0m 全文修改。 1.1m 格式、语法、错字修改。 1.2m 整合 1.3m 角色说明修改 1.4m 格式检查 2.0 附注：附注： a a 增加 m m 修改 d d 删除 办公物品领用用户操作手册 landray ekp. 蓝凌 版权所有 -ii- 文档审批记录文档审批记录 版本号版本号审核日期审核日期审批人审批人标题或简单描述标题或简单描述 1.0 手册内容审核 1.0 手册内容审核 1.0 手册格式审核 办公物品领用用户操作手册 landray ekp. 蓝凌 版权所有 -iii- 目目 录录 1 办公物品领用办公物品领用1 1.1 功能描述 1 1.2 使用说明 1 1.2.1 用品清单.1 1.2.1.1 用品清单新建 .1 1.2.1.2 用品清单增加库存3 1.2.1.3 用品清单删除 .4 1.2.2 用品入库单 .5 1.2.2.1 用品入库单编辑5 1.2.3 统计报表.6 1.2.3.1 统计报表统计库存6 1.2.3.2 统计报表部门和个人领用统计7 1.2.3.3 统计报表入库统计8 1.2.3.4 统计报表年统计报表 9 1.2.4 办公物品领用申请.9 1.2.5 办公物品领用审批.11 1.2.6 办公物品领用确认.11 1.2.7 审核部门月统计表.12 1.2.8 阅读文档.14 1.2.9 搜索文档.14 1.2.10 删除文档.15 1.3 维护配置 15 1.3.1 基础配置.15 1.3.1.1 参数配置15 1.3.2 领用部门设置16 1.3.2.1 领用部门新建 .16 1.3.2.2 领用部门编辑 .17 1.3.2.3 领用部门删除 .17 1.3.3 流程设置.17 1.3.4 用品类别设置17 1.3.5 用品类别.18 办公物品领用用户操作手册 landray ekp. 蓝凌 版权所有 -iv- 1.3.5.1 用品类别新建 .18 1.3.5.2 用品类别编辑 .19 1.3.5.3 用品类别删除 .19 1.4 角色说明和分配建议 20 办公物品领用用户操作手册 landray ekp. 蓝凌 版权所有 -1- 1 办公物品领用办公物品领用 1.1 功能描述功能描述 实现办公用品采购、领用以及领用记录的查询和统计，实现程序电子化，科学管理，使办公 室最繁琐的事务做到方便而且快速。 主要功能：主要功能： 用品类别设置：设置用品的类别属性。 用品清单：设置办公用品清单信息。 入库登记及统计：登记办公用品的入库记录，统计入库信息。 库存统计：统计办公用品的库存量。 领用申请：创建办公用品领用申请。 领用申请确认：办公用品管理员确认物品被申请人领用。 领用情况统计：统计办公用品的领用情况，包括个人和部门的月统计、年统计。 办公用品领用主界面如下图所示。 （办公物品领用图1.：办公物品领用主页面） 1.2 使用说明使用说明 1.2.1 用品清单用品清单 1.2.1.1 用品清单新建用品清单新建 展开左边导航树，选择“用品清单”目录树，用品清单页面如下图所示。 办公物品领用用户操作手册 landray ekp. 蓝凌 版权所有 -2- （办公物品领用图2.：用品清单页面） 用品清单主要用于创建办公用品名称、增加用品库存和统计库存。 【新建】 新建用品清单，点击【新建】按钮，打开新建用品清单页面，如下图所示。 （办公物品领用图3.：新建用品清单页面） 用品清单信息如下。 用品类别：选择类别设置中的用品类别。 所属分类：选择类别下的所属分类。 用品名称：填写用品名称。 品牌：填写用品品牌。 单位：填写用品单位。 用品价格：填写用品价格。 用品图片：上载用品图片，图片上传后在右上角的图片区域显示。 用品型号：填写用品型号。 办公物品领用用户操作手册 landray ekp. 蓝凌 版权所有 -3- 库存数量：新建时显示为0，入库时会根据入库数量累计。类别设置中该类物品如果设置了统 计库存，则领用出库操作库存数量都会自动减少；设置了不统计库存，则领用出库不减少库存数 量。 库存数量也可由管理员根据实际情况手动修正。 单价：填写商品价格。 备注说明：填写用品的备注说明。 相关附件：可上载附件。 【保存】 填写完毕，点击【保存】按钮，保存用品清单文档。 提示提示：办公用品清单新建保存后才可以增加用品库存。 1.2.1.2 用品清单增加库存用品清单增加库存 增加用品库存有两种方法： 1、打开用品清单视图页面，在已有的用品清单视图栏的“增加库存”下点击“增加”按钮， 打开增加库存对话框，如下图所示。 （办公物品领用图4.：增加库存对话框） 填写新增数量（允许是负数）、单价、入库时间及备注。 填写完毕，点击【确定】按钮，完成增加用品库存，用品清单的“库存数量”自动累加入库 数量。系统生成一份用品入库单文档，可单击“用品入库单”目录下查看，文档页面如下图所示。 办公物品领用用户操作手册 landray ekp. 蓝凌 版权所有 -4- （办公物品领用图5.：用品入库单页面） 用品入库单显示用品类别、所属分类、用品名称、品牌、单位、规格、图片、型号、入库数 量、单价、入库时间、备注说明和相关附件信息。 2、打开用品清单视图页面，单击已有的用品清单文挡，打开用品清单页面，如下图所示。 （办公物品领用图6.：增加用品库存页面） 点击【增加或修正库存】按钮，打开增加库存对话框。 填写新增数量、单价、入库时间及备注，填写完毕，点击【确定】按钮，完成增加或修改用 品库存。 1.2.1.3 用品清单删除用品清单删除 有删除权限的用户可以删除已有的用品清单文档，具体操作可参考lks-ekp 产品使用手册_ 办公物品领用用户操作手册 landray ekp. 蓝凌 版权所有 -5- 通用操作-“删除文档”。 1.2.2 用品入库单用品入库单 展开左边导航树，选择“用品入库单”目录树，用品入库单页面如下图所示。 （办公物品领用图 11：用品入库单页面） 用于查看办公用品库存增加的信息。 1.2.2.1 用品入库单用品入库单编辑编辑 展开左边导航树，单击“用品入库单”文件夹，打开需要修改的用品入库单，点击【编辑】 按钮，打开编辑用品入库单页面，如下图所示。 办公物品领用用户操作手册 landray ekp. 蓝凌 版权所有 -6- （办公物品领用图7.：编辑用品入库单页面） 有编辑权限的人可对已经增加库存的用品进行编辑。 提示提示：编辑入库单的入库数量，保存文档，不对用品清单的“库存数量”产生影响。 1.2.3 统计报表统计报表 1.2.3.1 统计报表统计库存统计报表统计库存 展开左边导航树，单击“用品清单”目录树，打开用品清单页面，如下图所示。 （办公物品领用图8.：用品清单页面） 【统计库存】 办公物品领用用户操作手册 landray ekp. 蓝凌 版权所有 -7- 点击【统计库存】按钮，打开库存统计表页面，如下图所示。 （办公物品领用图9.：库存统计页面） 点击【统计】按钮，生成库存统计表，如下图所示。 （办公物品领用图10.：库存统计结果页面） 【打印】 点击【打印】按钮，可以对统计结果进行打印。 提示提示：系统每月1日都会自动生成上个月的库存统计报表。如果已经手动生成了上个月的库存 统计报表，则在原有报表上更新库存统计信息。 1.2.3.2 统计报表部门和个人领用统计统计报表部门和个人领用统计 展开左边导航树，选择“领用统计”目录树，打开领用统计页面，如下图所示。 办公物品领用用户操作手册 landray ekp. 蓝凌 版权所有 -8- （办公物品领用图11.：领用统计页面） 部门领用月统计：统计部门月领用的用品。 选择领用部门、领用年份、领用月份，选择完毕，点击【开始统计】按钮，生成部门月领用 报表。报表生成后，展开左边导航树，选择“部门月统计表”目录树，打开部门月领用统计页面， 查看所统计的部门领用情况。该月不存在领用情况则不生成报表。 个人领用月统计报表：统计个人月领用的用品。 选择领用年份、领用月份，选择完毕，点击【开始统计】按钮，生成个人月领用报表。报表 生成后，展开左边导航树，选择“个人月统计表”目录树，打开个人月领用统计页面，查看个人 月领用的统计情况。该月不存在领用情况则不生成报表。 提示提示：申请用品领用，审批通过后，需经确认人确认后，才能统计部门个人领用月统计报表。 系统每月1日会自动生成上个月部门领用月统计报表，报表会发送给部门负责人审批。（注意： 如果本模块设置了领用部门负责人，则部门负责人取本模块的设置的值；不设置领用部门，则部 门负责人取系统配置库人员信息所在部门的部门领导。详细见参数设置和领用部门设置。）如果 用户已经手动生成了上个月的部门领用统计报表，则在原有报表上更新统计信息。 系统每月1日会自动生成上个月个人领用月统计报表，如果用户已经手动生成了上个月的个人 领用统计报表，则在原有报表上更新统计信息。 1.2.3.3 统计报表入库统计统计报表入库统计 展开左边导航树，选择“入库统计”目录树，打开入库统计页面，如下图所示。 办公物品领用用户操作手册 landray ekp. 蓝凌 版权所有 -9- （办公物品领用图12.：入库统计页面） 选择领用年份、领用月份。选择完毕，点击【开始统计】按钮，生成入库月统计报表。 提示提示：系统每月1日会自动生成上个一月入库月统计报表，如果用户已经手动生成了上个月的 个人领用统计报表，则在原有报表上更新统计信息，如果上个月不存在入库信息则不生成报表。 1.2.3.4 统计报表年统计报表统计报表年统计报表 展开左边导航树，选择“年统计表”文件夹，打开年统计表页面如下图所示。 （办公物品领用图13.：年统计报表主页面） 年统计报表不能手动生成，完全由系统自动生成更新。系统每年2月1日生成当年统计报表， 每月1日自动更新上个月所在年的统计报表信息。 1.2.4 办公物品领用申请办公物品领用申请 展开左边导航树，选择“领用申请”，目录树，打开领用申请页面，点击【新建】按钮，打 开物品领用单新建页面，如下图所示。 办公物品领用用户操作手册 landray ekp. 蓝凌 版权所有 -10- （办公物品领用图14.：新建办公物品领用页面） 物品领用单各字段信息如下。 申请人：用品领用申请人。默认为创建者。 申请日期：默认为申请单创建日期。 申请部门：用品领用的申请部门。系统默认申请人所在的部门。根据“基础设置”参数设 置的设置结果，申请部门有可以选择和不可以选择两种方式。 申请理由：填写申请领用理由。 使用地点：填写用品的使用地点。 物品类别：选择领用物品的类别。类别选择后，系统将继承类别的流程节点信息。 提示：物品类别必须是在“用品类别设置”里设置好的类别。 领用物品：从下拉框选择领用物品名称。系统自动在领用物品中将此物品的品牌、规格等继 承过来，填写数量后，会自动计算总值。还可以填写备注。 文档确认人：确认领用单的确认人。领用单审批通过后，由确认人确认物品被领用。 提示：领用物品“数量”不能大于库存数量。物品名称是在“用品类别设置”里的“子分类” 里设置好的名称。 【暂存】 物品领用单信息填写完毕，点击【暂存】按钮，文档保存在“草稿箱”中。暂存的文档只有 文档录入者在“草稿箱”中可以查看，并且可以单击链接打开此文档进行修改，修改完毕后，点 击【提交】按钮，文档保存成功，物品领用单新建完毕。 【提交】 物品领用单信息填写完毕，点击【提交】按钮，文档提交成功，物品领用单新建完毕。如果 设置了需要审批，则审批人收到文档审批的通知，进行审批；如果审批设置部分为空，则文档进 入确认阶段。 办公物品领用用户操作手册 landray ekp. 蓝凌 版权所有 -11- 1.2.5 办公物品领用审批办公物品领用审批 具体操作可参考lks-ekp 产品使用手册_通用操作-“审批”。 1.2.6 办公物品领用确认办公物品领用确认 办公物品领用申请审批通过后，会发送通知给确认人进行确认，通知方式在物品类别中设置； 确认人收到通知后，打开需要确认的办公物品领用申请单页面，如下图所示。 （办公物品领用图15.：待确认的物品领用单页面） 点击【编辑】按钮，文档进入编辑状态，如下图所示。 （办公物品领用图16.：物品领用单编辑状态页面） 办公物品领用用户操作手册 landray ekp. 蓝凌 版权所有 -12- 【确认】 确认人可以根据实际情况进行修改，确认无误后，点击【确认】按钮，物品领用经确认人确 认完成。 提示：提示：只有当申请数量小于库存数量，才能进行确认。 如果申请的物品中，申请的数量大于库存的数量，系统弹出提示信息，如下图所示。 （办公物品领用图17.：提示信息页面） 点击【返回】按钮，重新返回到物品领用单中，修改物品数量。 确认后，如果申请的用品类别有选择自动统计库存量，则会将此用品的库存量自动减去申请 数量；如果没有勾中，则不会减去。 物品领用确认后，在领用申请单中会有确认记录，如下图所示。 （办公物品领用图18.：物品领用单已经确认页面） 确认后的文档可以在“领用申请”“按状态”“已确认”文件夹里查看。 1.2.7 审核部门月统计表审核部门月统计表 展开左边导航树，选择“部门月统计表”目录树，打开领用部门页面，如下图所示。 办公物品领用用户操作手册 landray ekp. 蓝凌 版权所有 -13- （办公物品领用图19.：部门月统计表页面） 用于部门负责人审核部门月领用统计表。（注意：如果本模块设置了领用部门负责人，则部 门负责人取本模块的设置的值；不设置领用部门，则部门负责人取系统配置库人员信息所在部门 的部门领导。详细见参数设置和领用部门设置。） 打开已有的部门统计文档，部门“领用统计”页面如下图所示。 （办公物品领用图20.：部门月领用统计页面） 【审核】 点击【审核】按钮，打开审核状态页面，如下图所示。 办公物品领用用户操作手册 landray ekp. 蓝凌 版权所有 -14- （办公物品领用图21.：部门统计表审核页面） 【保存】 输入审核意见，点击【保存】按钮，审核完毕。 通过审核后，原部门“领用统计”页面审核栏下记录审核人和审核意见，如下图所示。 （办公物品领用图22.：部门统计表审核通过页面） 1.2.8 阅读文阅读文档档 展开左边导航栏，单击文件夹可以按照不同的分类查找、阅读文件文档。具体操作可参考 lks-ekp 产品使用手册_通用操作-“目录树”-“翻页”。 1.2.9 搜索搜索文文档档 搜索包括快速搜索和高级搜索，搜索操作可参考lks-ekp 产品使用手册_通用操作-“搜 索”。 办公物品领用用户操作手册 landray ekp. 蓝凌 版权所有 -15- 高级搜索的搜索条件包括：物品类别、申请日期、申请部门、申请人。 1.2.10 删除文档删除文档 有删除权限的人员可以删除相关的文档，具体操作方法可以参考lks-ekp 产品使用手册_通 用操作-“删除文档”。 1.3 维护配置维护配置 1.3.1 基础配置基础配置 适用于办公用品领用的配置信息。 提示提示：保存后的配置信息在新文档中生效。 1.3.1.1 参数配置参数配置 展开左边导航树，选择“基础配置”-“参数配置”目录树，设置页面如下图所示。 （办公物品领用图23.：参数设置页面） 物品领用单的申请部门是否根据基础设置自动计算： 选择“是”，物品领用单的申请部门将自动计算，即是在本模块下可以自行配置个人所在的 部门信息，左边的导航树开放“领用部门”节点，可设置领用部门信息。 选择“否”，“领用部门”节点不开放，人员所在部门获取的是系统配置库组织架构的部门 信息，弹出“申请单的申请部门是否可由申请人修改”选项。选择“是”，物品领用单的申请部 门可由申请人修改，选择“否”，申请人则不能修改申请部门。 【保存】 点击【保存】按钮，保存设置信息。 【关闭】 办公物品领用用户操作手册 landray ekp. 蓝凌 版权所有 -16- 点击【关闭】按钮，不执行保存操作，退出当前页面。 1.3.2 领用部门设置领用部门设置 展开左边导航树，选择“基础配置”“领用部门”节点，打开领用部门页面，如下图所示。 （办公物品领用图24.：领用部门页面） 用于创建领用部门，申请用品时，获取申请人所在部门信息。同时，部门领用统计等也是根 据这里设置的部门进行统计。不使用组织架构的部门信息。 1.3.2.1 领用部门新建领用部门新建 【新建】 新建领用部门，点击【新建】按钮，打开新建领用部门文档页面，如下图所示。 （办公物品领用图25.：领用部门设置页面） 填写编号，选择领用部门，部门成员和部门负责人。 办公物品领用用户操作手册 landray ekp. 蓝凌 版权所有 -17- 【保存】 设置完毕，点击【保存】按钮，领用部门设置完成。 1.3.2.2 领用部门编辑领用部门编辑 【编辑】 编辑领用部门，点击【编辑】按钮，打开已有领用部门文档页面，如下图所示。 （办公物品领用图26.：领用部门编辑页面） 文档进入编辑状态，可对该文档进行编辑，编辑完毕。 【保存】 点击【保存】按钮，保存最新的领用部门信息。 1.3.2.3 领用部门删除领用部门删除 有删除权限的人员可以删除已有的领用部门文档，具体操作可参考lks-ekp 产品使用手册_ 通用操作-“删除文档”。 1.3.3 流程设置流程设置 具体操作可参考lks-ekp 产品使用手册_通用操作“流程设置”。 1.3.4 用品类别设置用品类别设置 展开左边导航树，选择“用品类别设置”目录树，主页面如下图所示。 办公物品领用用户操作手册 landray ekp. 蓝凌 版权所有 -18- （办公物品领用图27.：用品类别页面） 1.3.5 用品类别用品类别 1.3.5.1 用品类别新建用品类别新建 【新建】 新建用品类别，点击【新建】按钮，打开新建用品类别页面，如下图所示。 （办公物品领用图28.：新建用品类别页面） 用品类别设置信息如下。 类别名称：输入办公用品类别的名称。 审批设置：设置办公用品类别的审批流程节点。流程节点设置的具体操作可参考lks-ekp 产品使用手册_通用操作-“流程定义”。 确认人：办公用品领用后的确认人 确认方式：审批通过后，通知确认人进行