全国专业技术人员计算机应用能力 职称计算机考试 Excel2003 网校学习辅导讲义 完整版.doc

职称计算机考试网上辅导 excel 2003中文电子表格第1章excel应用基础excel2003中文电子表格同学们大家好，我们将要学习的是职称计算机考试科目excel2003中文电子表格。 excel 2003是微软公司推出的office 2003办公系列软件中的一个重要组成部分，是当今流行的电子表格综合处理软件，具有强大的表格制作功能和数据处理功能。对于这门职称计算机的考试，同学们往往认为我们经常应用excel，考试一定没问题，但对实际考试情况的观察，同学们没通过考试的科目中，excel占很大的一部分。这是因为平时大家所应用的功能只占excel功能应用中的很小一部分，而职称计算机科目excel2003的考查是一个对其基础知识、基本功能应用以及基本操作，全面的考查过程。因此认真学习这门课程，不仅会帮助同学们顺利通过考试，还会对同学们的工作、学习有非常大的帮助。熟练运用excel2003，必须掌握它的最基础的知识和最基本的操作，因此本课程将从最基础的知识学起，由浅入深逐步熟悉和掌握excel的基本功能应用。而备考这门科目，同学们首先应当熟悉考试大纲，考试大纲以三个程度对基础知识进行分类，分别是掌握、熟悉和了解，考生只有对这三部分充分理解，才能明确考试方向，确定考试重点，进行充分备考。同时职称计算机考试全部采用实际操作的考核形式。在考试中，是通过对应试人员实际操作过程的评价，判断其是否达到操作要求、符合操作规范，进而测量出应试人员的实际应用能力。因此，同学们必须注重实际操作，尤其是在考试的模拟软件环境中，只有准确的操作，才能实现符合要求的结果，而对于实际操作能力的提高，则要求同学们常用、常练了。本门课程共分为8个章节， 我将以打好基础，重点突出的为目标，合理安排本科目的学习。今天我们先学习第一章excel 应用基础。本章主要介绍excel的入门知识，包括excel2003的启动和退出，excel用户界面的组成，excel单元格的选定，excel工作簿的创建、保存、打开和关闭，以及在应用excel时如何获得联机帮助。1.1 excel的启动和退出 1.2 excel用户界面1.3 excel工作区1.4 单元格1.5 建立工作簿1.6 保存工作簿1.7 打开/关闭工作簿1.8 获得帮助 1.1 excel的启动和退出1.1.1 启动excel 2003excel 2003是一个在windows 2000xp或更高版本的操作系统下运行的应用软件。启动excel常用以下4种方法：（1）双击excel图标如果在windows桌面上创建了“microsoft office excel 2003”的快捷方式图标，双击该图标即可。（2）利用“开始”菜单单击任务栏最左边的“开始”按钮，选择“程序”菜单中的“microsoft office子菜单，点击“microsoft office excel 2003”即可。（3）利用“最近的文档”单击任务栏上的“开始”按钮，选择“我最近的文档”，单击一个最近使用过的excel工作簿，启动excel，同时打开该工作簿。（4）利用excel工作簿任意选择excel工作簿文件，双击，同时自动加载该文件其他启动方式，即利用“新建office文档”命令，利用“打开office文档”命令。如果安装时有“新建office文档”“打开office文档”两项图标，可根据课本步骤学习操作，这里不详细复述。1.1.2 退出excel2003退出excel通常有以下5种方法：（1）单击excel窗口右上角的“关闭”按钮。（2）单击excel窗口左上角的控制菜单图标，出现excel窗口控制菜单，单击 “关闭”。（3）双击excel窗口左上角的控制菜单图标。（4）单击菜单栏“文件”选择“退出”命令。（5）按alt+f4组合键。这里需要注意，若正在编辑的工作簿中有内容尚未存盘，系统会弹出一个询问是否保存对话框，选择后即可退出。1.2 excel用户界面excel的用户界面由标题栏、菜单栏、工具栏、编辑栏、状态栏、excel文档窗口（工作薄窗口）和任务窗格组成，如图所示。窗口组成介绍如下：标题栏位于窗口的顶部最上方一行。菜单栏位于标题栏下，分为9个菜单项，含有对工作表进行操作的各种命令。工具栏位于菜单栏下，工具栏中用形象的图形按钮形式表示了软件的常用命令。编辑栏在工具栏的下方，用来显示当前单元格的名字和当前单元格的内容。状态栏出现在excel窗口的最下面，用于显示当前操作的各种状态，以及相应的提示信息。excel文档窗口在编辑栏和状态栏之间的区域，也称为表格编辑窗口，是excel的主体部分，用来输入、编辑各种表格。这部分比较重要我们将分工作区和单元格两节详细学习任务窗口位于excel窗口的右边，excel中许多最常用的操作都集中放置在任务窗口中。快捷菜单是一组仅适用于鼠标当前指定对象的命令。在不同的位置单击鼠标右键，系统将根据用户所做的操作及鼠标的位置生成当前状态下的菜单，含有该对象在此处的最常用的命令。接下来我们将对excel用户界面进行详细介绍。1.2.1 标题栏在标题栏中显示的是应用软件的名字“microsoft excel”和当前使用的工作簿名（缺省名为“book1”）。如果工作簿窗口不是最大化状态，则标题栏中只有“microsoft excel”，工作薄窗口的名字显示在各自窗口的标题栏中，且拖动标题栏可以改变窗口的位置。标题栏的最左端是微软公司excel应用软件的图标，该图标又是excel窗口的控制菜单图标。标题栏的右端是控制excel窗口的按钮。1.2.2 菜单栏前边已经介绍菜单栏分为9个，由于菜单栏内容较多，建议同学们在理解的基础上，分类记忆菜单栏项目内容，便于在考试操作过程中快速应用菜单栏命令。菜单栏的最左端是工作簿窗口的控制菜单图标，单击该图标出现工作簿窗口控制菜单，双击该图标可以关闭工作簿窗口。菜单栏的右侧是一个“搜索”文本框，可“键入需要帮助的问题”。最右端是工作簿窗口的最小化、还原和关闭按钮。打开菜单方式：单击菜单标题，或 “alt”键+该菜单标题旁带下划线的字母，如文件（f），就以下拉菜单的形式打开一组与此菜单相关的命令。命令后面带有“”三个点号的，表示点击这一命令打开该命令的对话框；命令后面带有向右箭头“u”的，表示有一个子菜单。关闭菜单方式：用鼠标单击所打开菜单以外的任何地方，或再次单击该菜单，或按esc键。菜单命令的选取除了用鼠标单击以外，还可以用键盘快捷键选取。在下拉菜单命令的右边，列出了对应于该命令的快捷键。如 “打开”命令后的“ctrl+o”，使用快捷键可以不必打开菜单即能执行某些命令。如在任何编辑过程中，按ctrl+o键，便执行“打开”命令。在某些情况下，使用键盘快捷键选取命令要比用鼠标方便。但只有在标注了快捷键的命令，才可以使用快捷键进行操作。excel 2003中的主菜单可以智能地进行调整，以便用户快速访问最近经常用到的命令，而不常用的命令则被折叠隐藏。将鼠标指向或单击下拉菜单下端的“展开”按钮，即可展开该菜单名下的所有命令。取消菜单的智能化设置，可单击菜单栏“工具”“自定义”，打开“自定义”对话框。在“选项”选项卡中，选中“始终显示整个菜单”复选框，以显示完整菜单。1.2.3 工具栏工具栏是我们最常用的操作途径，通过工具栏中的图形按钮，可方便快捷地完成常规任务。把鼠标指针移到这些按钮上停留一会儿，则会出该按钮的功能名称，单击即可使用。我们将从以下3方面对工具栏的状态、设置进行学习：（1）工具栏的显示状态中文版excel 2003有21种工具栏，通常只显示“常用”和“格式”工具栏，工具栏中的按钮可以按照用户的需要重新安排。点击菜单栏“工具”“自定义”命令，打开“自定义”对话框，在“选项”选项卡中设置这两个工具栏并排显示在一行中或分两行显示。或单击工具栏右侧“工具栏选项”，在菜单中设置显示行数。“工具栏选项”还显示由于该行限制而未显示在工具栏上的其他按钮，还可以添加或删除工具栏中的按钮。（2）重新设置工具栏用户可以根据需要重新设置工具栏。显示或隐藏工具栏操作如下：单击菜单栏“视图”“工具栏”，在“工具栏”子菜单中，单击所要显示的工具栏，有“p”即打开该工具栏，无则关闭该工具栏。如果单击工具栏上的“关闭”按钮，也可快速关闭浮动工具栏。还可以鼠标右键单击工具栏或菜单栏，在弹出的工具栏菜单中单击需要显示或关闭的工具栏名。工具栏的位置可以是浮动的也可以是固定的。拖动固定工具栏最左边的点线按钮离开excel窗口的边界，即可使其成为浮动工具栏。拖动浮动工具栏的标题栏至窗口的四周，即可使其成为固定工具栏。（3）自定义工具栏当然工具栏是可以自定义的。“自定义”命令允许用户按照自己的需要和习惯重新组织工具栏中的工具按钮，可以移走、增加工具按钮，也可以新建一个工具栏。1）删除工具按钮（即工具按钮移走），操作步骤如下：单击菜单栏“工具”“自定义”命令，或单击“视图”“工具栏”，点击子菜单中“自定义”命令，打开“自定义”对话框。鼠标指向工具栏中要删除的工具按钮，左键拖动该按钮到工具栏以外的任何地方，释放鼠标即可。2）增加工具按钮。向已有的工具栏中添加工具按钮的操作步骤如下：单击菜单栏“工具”“自定义”命令，打开“自定义”对话框。单击“工具栏”选项卡，在“工具栏”列表框中选中需要的工具栏，即名称前的复选框有“p”，这时该选中工具栏会显示在屏幕上。单击“命令”选项卡，在“类别”列表框中，选择命令类别。同时在右边列出的该类别下的“命令”列表框中，找到要增加的工具按钮并拖动到选中的工具栏中，释放鼠标按钮即可。以上在工具栏中添加或删除工具按钮的操作也可以通过单击相应工具栏右侧的“工具栏选项”按钮，选择弹出的菜单中“添加或删除按钮”，进行选取。3）工具栏的恢复。如果想取消对所选系统工具栏所做的任何修改，可恢复其初始设置。步骤如下：单击“工具”“自定义”命令，打开“自定义”对话框。在“工具栏”选项卡的“工具栏”列表框中，选中需要恢复的工具栏名称。单击“重新设置”，系统将弹出一个警告对话框。单击“确定”即可恢复所选工具栏的默认设置。4）新建一个工具栏。如果想新建一个工具栏可做如下操作：单击“自定义”对话框中，单击“工具栏”选项卡。单击右侧的“新建”按钮，系统打开“新建工具栏”对话框。在“工具栏名称”文本框中输入新工具栏的名字，比如“my toolbar”。单击“确定”。刚刚建立的新工具栏还是空的，可用增加工具按钮的方法，添加所需命令或按钮。单击“关闭”按钮，工具栏的“自定义”设置完毕。5）删除自定义工具栏。删除自定义工具栏的方法如下：在“自定义”对话框中，单击“工具栏”选项卡。在“工具栏”列表框中选中需要删除的自定义工具栏。单击对话框中的“删除”按钮。在弹出的“确认”对话框中单击“确定”按钮，然后关闭对话框即可。1.2.4 编辑栏在编辑栏的左边是单元格名称框，显示当前单元格或单元格区域的名称，名称框主要用于命名和快速定位单元格及单元格区域。紧靠在名称框右侧的三个按钮分别是：“”取消输入，“”确认输入和 “fx”插入函数。编辑栏的右边是编辑区，也叫公式栏，显示的是当前单元格的内容。可以在公式栏中输入或编辑所选单元格的数据和公式。编辑栏可以显示也可以隐藏。单击菜单栏“视图”“编辑栏”选项，就可以在显示和隐藏之间进行切换。或点击菜单栏“工具”“选项”命令，在“选项”对话框中选取“视图”选项卡，在“显示”区域选中或取消“编辑栏”。1.2.5 状态栏状态栏左边是消息区，提醒用户excel正在做什么。如果excel准备妥当，消息区则显示“就绪”字样，如果是正在编辑单元格或输入数据，就会相应地显示“编辑”或“输入”字样。状态栏的右边是自动计算显示框，可以自动快速显示对选定区域的汇总计算结果，详细叙述将在后面的章节中介绍。自动计算显示框的右边是键盘状态显示区，如“大写”“数字”“改写”等。状态栏也可以显示或隐藏，方法类同“编辑栏”的显示和隐藏。1.2.6 任务窗格通过任务窗格，用户可以方便快捷地查看和使用excel的多种功能。excel2003中共有“开始工作”“帮助”“搜索结果”“新建工作簿”“剪贴板”等11个任务窗格。用户单击任务窗格右上方的向下按钮，可以根据需要在任务窗格间进行切换。单击任务窗格左上方的“返回”按钮“向前”，可以切换到原来执行过的前一个或后一个任务窗格。不需要时可以单击任务窗格右上角的“关闭”按钮关闭任务窗格，可以留出更多的工作表区域。如果需要打开任务窗格，可以点击菜单栏“视图”“任务窗格”命令或使用快捷键ctrl+f1将其打开。如果在启动excel时希望自动显示任务窗格，操作方法是：（1）单击菜单栏“工具”“选项”。（2）在“选项”对话框中“视图”选项卡“显示”区域选中，选择“启动任务窗格”。选中复选框表示启动任务窗格。（4）单击“确定”。1.2.7 快捷菜单快捷菜单提供了取得所需命令的简便方法，单击鼠标右键出现的菜单。如在标签栏右键点击，显示有关工作表 操作的快捷菜单。在工作表单元格右键点击，显示有关工作表单元格的快捷菜单。退出快捷菜单即只要在其他任意位置处单击鼠标左键即可。1.3 excel工作区在工作表区域中可以放置一个或几个工作簿窗口。excel的工作区是由行号、列标、滚动条、工作表标签、标签滚动按钮和工作表区域组成的。1.3.1 行号和列标在工作簿窗口中，有网格线的部分即为工作表。工作表由若干行和若干列组成，在工作表最上方一行即灰色的部分，是每一列的列标，用26个英文字母以及它们的组合来表示，最多可达到256列。工作表最左侧一列即灰色的部分，是每一行的行号，用数字表示，记为1、2、3直到65536。键盘ctrl+四个方向键，可快速移到最后一列、a列、最后一行和第1行。同学们可以自己操作完成。行号、列标可作为按钮使用，可用来选择工作表的行或列，可以改变行高、列宽。不显示行号列标，可以单击菜单栏“工具”“选项”命令。在“选项”对话框“视图”选项卡，“窗口选项”区域，选中或清除“行号列标”复选框，即可。1.3.2 工作表标签及标签滚动按钮excel工作簿可以包含若干个工作表，一个新创建的工作簿默认情况下含有3个工作表。工作表都有一个名称，也叫工作表标签，显示在工作簿窗口底部的标签显示区中。系统自动将各工作表的名称依次定为sheet1、sheet2、sheet3。标签显示区左边的4个标签，分别是“显示第一个工作表标签；显示上一个工作表标签；显示下一个工作表；显示最后一个工作表标”，当含有多个工作表时，可以使需要的工作表标签出现在工作簿窗口底部的标签显示区中。位于标签栏和水平滚动条之间的小竖块是标签拆分框。当鼠标指针指向标签拆分框时，指针将改变。拖动标签拆分框可增加水平滚动条或标签框的长度，双击标签拆分框可恢复其默认的位置。显示或隐藏工作表标签：即单击菜单栏“工具”“选项”对话框，在“视图”选项卡“窗口选项”区域中，选中或清除“工作表标签”复选框。同时在excel 2003中，可以给工作表标签添加各种颜色，使各个工作表更醒目。操作步骤是：（1）选中需要添加颜色的工作表。 （2）点击菜单栏“格式”“工作表”子菜单中“工作表标签颜色”命令，打开“设置工作表标签颜色”对话框。（3）在对话框中选择工作表标签的颜色，然后单击“确定”按钮即可。也可用鼠标右键单击要添加颜色的工作表标签，在弹出的快捷菜单中进行设置。1.4 单元格接下来我们将介绍excel文档窗口的重要组成之一，单元格。单元格是组成工作表的最小单位，也是组织数据的最基本的单元。在工作表区域内，行、列的交叉部分即由横、竖网格线围成的矩形小方格被称为单元格。每个工作表共有65536 256个单元格。1.4.1 单元格地址每一个单元格都有一个唯一的地址，由其所在的行和列构成，即单元格引用。该地址有两种表示方法：a1表示法和c1r1表示法，默认的是a1表示法，这种表示方法是：工作表表名!列标行号。例如果表示的是当前工作表中的单元格，则工作表表名可省略不写。例如，当前工作表中第2列第3行单元格的引用为b3。工作表sheet2的第3列第2行表示为sheet2!c2。工作表中被粗线边框包围的单元格称为当前活动单元格，是当前的操作对象。单元格四周的黑色边框称为单元格指针。当前单元格的行号和列标高亮显示，其名称或引用显示在编辑栏的名称框中。1.4.2 选定单元格在excel中，输入数据或对数据进行操作，必须在当前单元格内进行。因此，必须选中该单元格，使其成为当前单元格，才能对其进行操作。有4种方法：（1）用鼠标单击该单元格。选中以后可在名称框中看到该单元格的名称或引用。（2）用键盘上的光标移动键，将光标移到该单元格。（3）单击名称框，在名称框中输入将被激活的单元格引用，按回车键。单元格指针将移到新的活动单元格处。如果将要选取的单元格位于已打开的其他工作簿中，则该单元格的引用应写为：工作簿名工作表表名!列标行号。例如，要选定当前工作簿中sheet2工作表的a1单元格，则在单元格名称框输入sheet2!a1”，回车即可；要选定已打开的另一工作簿book2中sheet1工作表的a1单元格，则在当前工作簿的单元格名称框输入“book2sheet1!a1”，回车即可。（4）使用“定位”命令可以快速选定单元格或单元格区域，这部分内容在“使用“定位”命令选择单元格或单元格区域”中详细介绍。1.4.3 选定行/列多个单元格构成单元格区域。单元格区域可以是多个相邻的单元格构成的一个矩形区域，也可以是一行、一列或由不相邻的单元格构成。选定一个工作表的行或列有以下4种方式：（1）选定一行或一列：单击某一行的行号，可以选择整行；单击某一列的列标，可以选择整列。被选中的部分反白显示。（2）选定连续的行或列：将鼠标指针指向起始行的行号，拖动鼠标到结束行的行号，释放鼠标即可选定鼠标扫过的若干行；同样，在列标中拖动鼠标即可选定连续的若干列。或者先选中第一行或第一列，再按住shift键选中最后一行或最后一列。（3）选定不连续的行或列：先选定第一个行或列，然后按住ctrl键，再逐个单击要选择的其他行号或列标。（4）单击名称框，在名称框中输入要选定的行或列的引用地址，按回车键。行或列的引用表示方法如下。若干行：两个行号之间用冒号隔开，即：第一个行号：第二个行号。若干列：两个列标之间用冒号隔开，即：第一个列标：第二个列标。若干不连续的行或列：各引用之间用逗号隔开。例如：1:1表示整个第1行；7:12表示整个第7行到第12行；c:c表示整个c列；a:f表示整个a列到f列5:7，b:c表示整个第5行到第7行和整个b列到c列。1.4.4 选定单元格区域（1）选定连续区域1）使用鼠标选定矩形区域。步骤如下：将鼠标指向该区域左下角的单元格。按住鼠标左键，拖动鼠标至单元格区域右下角的单元格，拖过的区域为反白显示，该区域对应的行号和列标高亮显示。松开鼠标即选定反白显示区域。在拖动鼠标过程中，名称框中会以行数乘以列数的方式显示出所选单元格区域的大小，例如3r2c，表示3行2列。释放鼠标之后，名称框中显示的是所选矩形单元格区域左上角单元格的名称或引用，该单元格为白色，是当前单元格。2）使用键盘选定矩形区域，步骤如下：单击欲选择区域的左上角单元格。按住shift键，同时按光标移动键，就会看到所要选取的范围反白显示出来。3）快速选取较大单元格区域的方法如下：单击欲选择区域的左上角单元格。拖动滚动条滚动到右下角单元格所在的位置。按住shift键，同时单击欲选区域的右下角单元格即可。4）选定某一行或列中已有数据的单元格区域，步骤如下：单击要选定的行或列中填有数据的单元格区域的第一个或最后一个单元格。按住shift键，双击当前单元格在待选定方向上的边线。如果只选定工作表中有数据的部分，可先选定有数据部分中的一个单元格，然后按ctrl+shift+8或ctrl+*组合键即可。还可以利用单元格名称框选定连续区域。单击名称框，在名称框中输入要选定的连续区域的引用地址，按回车键。连续区域的引用一般使用区域左上角单元格的引用，加上冒号，再加上区域右下角单元格的引用（也可以用任意两个对角单元格的引用，中间用冒号隔开）。例如，b3:e25引用了左下角为b3、右下角为e25的一个矩形区域。单击任一单元格，即可取消所选定的区域。（2）选定不连续区域当需要对不连续的单元格进行操作时，就要选定不连续的区域。该区域中可以包含单元格、整行、整列、矩形区域。先选中一个单元格或单元格区域，再按住ctrl键，逐个选中要选择的其他单元格或单元格区域，直到全部选中为止，如图所示。也可以使用鼠标与shift+f8组合键选定不连续的单元格区域。先选中一个单元格或单元格区域，按一次shift+f8组合键，此时在状态栏上出现“添加”字样，再用鼠标选定要选择的其他单元格或单元格区域。选定完成后再按一次shift+f8组合键或按esc键，状态栏上的“添加”字样消失，即完成了选定。利用单元格名称框选定不连续区域，在名称框中输入的各区域引用之间用逗号隔开即可，如a1:b3，d2:d8表示a1到b3之间的单元格区域和d2到d8之间的单元格区域。（3）全选每张工作表的左上角的 “全选”按钮，即行标记和列标记的交叉处，如图所示。单击“全选”按钮或用快捷键ctrl+a即可选定整张工作表。在单元格名称框中输入“a:iv”或“1:65536”，回车，也可选定整张工作表。1.4.5 命名单元格及单元格区域（1）命名单元格及单元格区域的方法单元格引用可以表示单元格或单元格区域，但单元格和单元格区域也可以按用户的意愿命名，称之为单元格或单元格区域的名称。命名单元格或单元格区域的方法有两种，一种是用单元格名称框，另一种是用“定义名称”对话框。1）用单元格名称框选中要命名的单元格或单元格区域（可以是连续单元格区域也可以是不连续单元格区域）。用鼠标单击名称框。在名称框中输入该单元格或单元格区域的名称。接回车键确认。2）用“定义名称”对话框选中要命名的单元格或单元格区域（可以是连续单元格区域或不连续单元格区域）。单击菜单栏“插入”“名称”中的“定义”子命令，打开“定义名称”对话框。对话框中“在当前工作簿中的名称”列表框中输入该单元格或单元格区域的名称。而且可以在“引用位置”文本框中，重新输入单元格区域即可更改引用区域。单击“确定”，确认并关闭对话框。也可以在输入完名称后，单击“添加”按钮确认，这将使对话框仍处于打开状态，可以继续为新的单元格区域指定名称。一个单元格区域可定义多个名称。删除定义的名称，选中要删除的名称，单击“删除”即可。要选定已命名的单元格或单元格区域，可以单击名称框右侧的名称下拉列表按钮，单击要选的名称，即可选中与该名称对应的单元格或单元格区域。并且以后凡是该单元格或单元格区域被选中，名称框中就会显示出该单元格或单元格区域的名称。（2）命名单元格及单元格区域的规则需要注意1）名称最多可以包含255个字符。2）名称不能与单元格引用相同。3）名称可以包含大、小写字母，但不区分大小写。4）名称以字母（包括汉字）、下划线或反斜线开头，后面的字符可以是字母（包括汉字）、数字、下划线、反斜线、小数点或问号。同一个单元格或区域可以有多个名称。一个单元格或区域的名称在同一工作簿的所有工作表中都可以直接使用，而不必指明所在工作表。1.4.6 使用“定位”命令选择单元格或单元格区域（了解）使用“定位”命令可以快速选定单元格或单元格区域。方法如下：（1）单击菜单栏“编辑”“定位”，或按f5功能键，或ctrl+g组合键，打开“定位”对话框。（2）在对话框的“引用位置”文本框中输入要定位的单元格的引用或名称。（3）单击“确定”完成定位。“定位”列表框中，列出了工作簿中命名过的单元格或单元格区域的名称，以及最近使用定位命令曾经选择过的单元格或单元格区域的引用位置。单击列表内容中要定位的项，使其显示在“引用位置”文本框中。单击“确定”按钮，即可定位到在列表框中选定位置的单元格或单元格区域。要进一步设置定位条件，可单击数据区域内任意单元格，在“定位”对话框中，单击“定位条件”按钮，打开 “定位条件”对话框。在该对话框中可以对单元格的定位条件进行选择。批注：选择所有含有批注的单元格。常量：选择所有不含公式的单元格。公式；选择所有包含公式的单元格，并可选择所需定位的公式类型。空值；选择包含数据或格式的单元格区域中的所有空向单元格。当前区域：选择围绕当前单元格的矩形区域（当前区域：填写了数据的区域，该区域包括当前选定的单元格或单元格区域。该区域向四周扩展到第一个字行或空列）。最后一个单元格：选择包含数据或格式的工作表中的最后一个单元格。条件格式：选择应用了条件格式的单元格。 数据有效性：选择设置过数据有效性规则的单元格。如果要选择工作表中设置过数据有效性的所有单元格，可选中“全部”单选按钮；如果只需选择与当前单元格有效性相同的单元格，可选中“相同”单选按钮。对话框中部分选项的含义可阅读教材。1.5 建立工作簿工作簿是利用excel生成的表格文件，是excel的基本文档，以文件的形式存放在磁盘上，文件的扩展名为.xls。每次启动excel时，系统将自动创建一个以“book1”为预定义名的新工作簿。模板是一种含有建议性内容和格式的样板工作簿。用户除了使用缺省的默认模板外，还可以利用excel内置的众多的模板，快速建立与之类似的工作簿。如我们可以用模板建立的一个通讯录工作簿，该工作簿含有预先设置好的主要内容和基本格式，用户只需填人具体信息行稍加修改即可得到所需的工作簿。文档属性由一系列的文件详细信息所组成，可以用来帮助辨认和查找该文档。有些属性信息是系统自动保存的，如文档的类型、位置，大小、创建时间等。除此以外，还可以在编辑文档时，为其添上其他属性，如说明性标题、辨认主题、作者和单位等。1.5.1 新建空工作簿新工作簿是基于默认模板创建的，内含3张空白工作表。创建的这个新工作簿即为空工作簿，是创建报表的第一步。除了启动excel时会自动创建一个新工作簿以外，还可以用以下3种方法创建一个新的空白工作簿文件：（1）单击工具栏“常用”“新建”按钮。（2）选择菜单栏“文件”“新建”，在工作簿窗口的右侧弹出“新建工作簿”任务窗格。在任务窗格中，单击“新建”选项区中的“空白工作簿”，即可创建一个新的空白工作簿。（3）使用快捷键ctrl+n。新的工作簿将以创建的先后顺序预定义文件名，分别为：book2，book3等等。利用“新建工作簿”任务窗格，还可以根据现有工作簿创建一个已有内容的新工作簿。1.5.2 用模板建立工作簿其操作步骤如下：（1）单击菜单栏“文件”“新建”，在工作簿窗口的右侧弹出“新建工作簿”任务窗格。（2）在任务窗格中，单击“模板”选项区中的“本机上的模板”，打开“模板”对话框。（3）在该对话框中，单击“电子方案表格”选项卡，在下面的文件列表框中列出了已有的工作簿模板。（4）单击需要的模板，同时在对话框右边的“预览”框中显示被选中模板的预览效果。（5）单击“确定”按钮，系统将打开选中的模板文件。用户可以对该工作簿进行输入、编辑等操作，以建立和完成自己的工作簿。1.5.3 建立自己的模板对于自己经常使用的工作簿，可以将其做成模板，当以后要建立类似工作簿时，就可以用模板来建立，而不必每次都重复相同的工作。模板的建立方法与工作簿的建立方法相同，唯一不同的是它们文件的保存方法不同。将一个工作簿保存为模板的方法如下：（1）在“文件”菜单中选择“另存为”命令，出现“另存为”对话框。（2）在“文件名”框中输入一个名字。（3）在“保存类型”列表框中选择“模板”。（4）在“保存位置”出现templates文件夹。用户的模板可以保存在templates文件夹中，也可以保存在templates文件夹的子文件夹中。（5）单击“保存”按钮，原工作簿文件将以模板格式保存。文件的扩展名为“.xlt”，即文件类型为模板。用户保存在templates文件夹中的模板文件，将在打开“模板”对话框时，显示在“模板”对话框中的“常用”选项卡下，可以看到刚刚保存的 “e3”模板文件。如果用户将模板文件保存在“templates”文件夹下的子文件夹中，则在“模板”对话框中，该模板文件将显示在以该子文件夹为名的选项卡下，可以看到“e3”模板文件，显示在“自己的模板”文件夹选项卡下。“电子方案表格”选项卡中只显示excel内置的模板。如果要删除自创的模板，可在“模板”对话框中用鼠标右键单击该模板文件名，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令即可。1.5.4 文件属性（1）编辑工作簿属性编辑工作簿属性的操作步骤如下：1）单击菜单栏“文件”“属性”，打开“属性”对话框。2）单击“摘要”选项卡。3）输入要在搜索此文档时使用的“标题” “主题”“作者”等内容，（标题可与文件名不同）。4）单击“确定”，关闭对话框。5） 单击菜单栏“文件”“保存”，保存文档及“摘要”对话框中的内容。如果在打开文件时，要在“打开”对话框中能够预览文件，需要在“摘要”选项卡中选中“保存预览图片”复选框，则可保存文件首页的图片，以便在“打开”对话框中进行预览，但是选中此项会增加文件长度。“属性”对话框中的“常规”“统计”“内容”和“自定义”选项卡，分别存放文件的相应属性信息，如文件大小、类型、创建时间、工作表标签等，由系统自动生成，用户不能修改。（2）提示设置文档属性如果需要提醒用户设置文档属性，可以让excel在首次保存任一文档时都显示“属性”对话框，方法如下：1）单击“工具”“选项”。2）单击“常规”选项卡。3）选中“提示输入工作簿摘要信息”选项。4）单击“确定”按钮。1.6 保存工作簿当创建了一个新的工作簿或对原有工作簿进行修改后，都需要将工作簿保存起来。excel 2003提供了保存工作簿的多种方式。1.6.1 “保存”命令（1）保存刚编辑过的已命名的工作簿如果工作簿不是首次和换名存储，则可以点击菜单栏“文件”“保存”命令或单击工具栏中的“保存”按钮，还可以使用快捷键ctrl+s，系统将该工作簿文件保存在原有位置的原有文件名中，覆盖原有文件。（2）保存未命名的新工作簿当保存未命名的新工作簿时，利用“保存”命令将出现“另存为”对话框。在对话框中输入文件的名字、保存类型以及保存的位置等信息，然后单击“保存”按钮。“另存为”对话框左侧的位置栏中放有5个文件经常存放的位置图标，分别为：“我最近的文档”“桌面”“我的文档”“我的电脑”“网上邻居”只需单击图标即可进入这些位置，在对话框右边的文件列表框中显示该位置下的文件列表。保存文件时，excel会在“文件名”下拉列表框中自动添加当前工作簿的默认名称，并自动为文件名添加扩展名.xls，用户可以更改文件名。excel在“保存位置”框中自动列出“我的文档”文件夹，用户可在下拉列表框中选择其他驱动器和文件夹。在该对话框的“保存类型”下拉列表框中，可以选择文档保存的类型，将当前的excel工作簿文件转存为其他格式的文件供其他应用程序使用。应该注意的是，转换文件格式可能会丧失excel 2003工作簿的一些特性。在对话框右上方的“工具”按钮中，包含了对文件的常用操作命令，如删除文件、重命名文件、打印文件等。在“视图”按钮中，可以选择显示文件夹和文件的视图方式。excel 2003提供的视图方式有“缩略图”“平铺”“图标”“列表”“详细信息”“预览”及“web视图”等。单击“新建文件夹”按钮，可以在“保存位置”列表框中选定的路径下创建一个新的文件夹。1.6.2 “另存为”命令可以通过“另存为”命令将当前工作簿更换文件名保存，同时保存原文件和修改后的文件。“另存为”命令与“保存”命令基本相同，只是“保存”命令是将文件按原位置及文件名存盘，而“另存为”命令是将文件取新名字后再存盘，或者以同样的名字存到另外一个地方。保存新创建的工作簿也可以用“另存为”命令。操作步骤如下：（1）单击菜单栏“文件”“另存为”，或按alt+f2或f12功能键。（2）在“另存为”对话框中输入文件的新名字、文件存放的路径等信息。（3）单击“保存”按钮。1.6.3 加密保存（1）使用文件菜单加密的设置对于重要的excel文件，可进行加密设置，以防数据泄露和被篡改。方法是保存文件时给文件加上读写的权限，操作步骤如下：1）单击菜单栏“文件”“另存为”命令。2）单击“工具”下拉按钮。3）选取“常规选项”命令，出现“保存选项”对话框。4）在“打开权限密码”文本框中输入打开文件的密码；单击“修改权限密码”文本框，输入修改文件的密码。密码长度不超过15个字符，可以是字母、数字及符号，字母区分大小写，不支持中文字符。5）单击“确定”按钮，然后按系统的要求重新输入一遍密码，以获得确认。6）再次单击“确定”。7）单击“另存为”对话框中的“保存”按钮。为工作簿设定了读写权限口令后，当再次打开该文件时excel会要求输入口令，没有正确的口令，excel会拒绝执行打开文件或修改文件的操作。取消口令，需用“另存为”命令再次打开“保存选项”对话框，在“打开权限密码”和“修改权限密码”文本框中删除输入的密码即可。如果在“保存选项”对话框中选中了“建议只读”复选框，则再次打开该文件时，系统会提示是否以只读方式打开该文件，可以根据需要选择打开方式。如果在“保存选项”对话框中选中了“生成备份文件”复选框，则每次保存工作簿文件时都会自动创建备份文件。所谓生成备份文件，是保存工作簿文件时，excel将磁盘上前次保存过的文件重命名为“的备份.xlk”，将当前正在编辑的文件以原文件名保存。例如将工作簿文件“成绩单.xls”生成备份文件保存，则在同一文件夹下将保存着“成绩单.xls和“成绩单的备份.xlk”新旧两个版本的文件，用户可以在需要时打开备份文件，使工作簿的内容恢复到前一次保存时的状态。（2）使用工具菜单加密的设置操作步骤如下：1）单击菜单栏“工具”“选项”。2）单击“安全性”选项卡。3）在“打开权限密码”文本框中输入打开文件的密码；在“修改权限密码”文本框中输入修改文件的密码。4）单击“确定”按钮，然后按系统的要求重新输入一遍密码，以获得确认。5）再次单击“确定”按钮。删除该对话框中“打开权限密码”和“修改权限密码”文本框中的密码即可取消对文件设置的读写权限。1.7 打开/关闭工作簿1.7.1 打开工作簿利用excel软件编辑生成后的表格文件就是工作簿，工作簿以文件形式存放在磁盘上，一个工作簿对应于一个文件。打开一个已经存放在磁舟上的工作簿文件，除了可以用前节中介绍的-利用“最近的文档”，利用“打开office文档”命令和利用excel工作簿方法外，还可以有若干种方法。本节主要介绍在excel窗口中打开工作簿的方法。（1）利用“打开”对话框1）启动“打开”对话框。可以单击菜单栏“文件”“打开”命令，或单击工具栏“常用”“打开”按钮，也可以按快捷键ctrl+o，弹出“打开”对话框。2）在对话框的“查找范围”下拉列表框内，选择文件所在的驱动器或文件夹，也可通过对话框左侧的位置图标进行选择。3）在“文件类型”下拉列表框内，选择打开文件的类型，系统默认为工作簿类型。4）选中要打开的文件或在“文件名”文本框内键入要打开的文件名。5）单击“打开”按钮，也可以双击要打开的文件名，工作簿即被打开并显示在工作簿窗口中。如果在“文件名”文本框内输入了完整的路径和文件名以及扩展名，则可以不理会其他框中的内容，直接单击“打开”按钮或按回车键即可打开指定的文件。利用“打开”对话框还可以进行以下操作：在“打开”对话框中对文件进行排序。在“打开”对话框中可以选择文件清单的视图方式。单击“视图”下拉按钮，在打开的下拉菜单中，选择显示文件夹和文件的视图方式。excel 2003提供的视图方式有“缩略图”“图标”“列表”“详细信息”“预览”及“web视图”等，如图所示。如果需要在对话框中快速找到所需文件，可选择“详细信息”显示方式，在该方式下可以按“名称”“大小”“类型”或“修改时间”对列表框中的文件进行排序。例如，需要对列表框中的文件和文件夹按修改时间的先后顺序进行排序，只需单击列表框中的列名称“修改时间”即可按时间的升序对文件利文件夹进行排序，再次单击列名称“修改时间”按降序排序。在“打开”对话框中对文件进行操作。excel 2003在“打开”对话框中提供了对文件进行操作的功能，可以进行简单的文件处理，而不需要切换到资源管理器或其他应用程序。新建文件夹。单击“打开”对话框中的“新建文件夹”按钮，即可在“查找范围”列表框中选定的路径下创建一个新的文件夹，并对新文件夹命名，如图所示。删除、打印、重命名。在“打开”对话框的“工具”按钮中，包含了对文件的常用操作命令，如删除文件、重命名文件、打印文件等。在文件名列表框中选中要进行操作的文件，打开“工具”下拉菜单，单击相应的命令即可。也可用鼠标右键单击要操作的文件名，在快捷菜单中选取相应的命令。同时打开多个工作簿。需要同时打开多个工作簿时，可以采用以下方式：如果选定多个连续的工作簿，可单击第一个工作簿，然后按住shift键再单击最后一个工作簿；如果选定多个不连续的工作簿，可单击所要选定的第一个工作簿，然后按住ctrl键再逐个单击其余要打开的工作簿。单击“打开”按钮，即可同时打开所选定的多个上工作簿，以提高工作效率。选定工作簿后也可用快捷菜单进行打开。打开工作簿副本。excel 2003允许用户打开工作簿的副本，并可以在副本上进行各种操作，而原工作簿保持不变。选择需要打开的工作簿文件名，单击“打开”对话框中的“打开”按钮右侧的下拉按钮，弹出如图所示的下拉菜单，从中选择“以副本方式打开”命令即可。打开工作簿副本时，excel将自动在含有原工作簿的文件夹中对工作簿以副本的形式保存一份拷贝。如以副本方式打开“学用excel”工作簿，那么excel将自动创建、保存并打开“副本（1）属于学用excel”工作簿。 .以只读方式打开。当不希望修改工作簿时，可以将工作簿以只读方式打开。单击“打开”对话框中的“打开”按钮右侧的下拉按钮，从下拉菜单中选择“以只读方式打开”命令即可。如果对工作簿进行了修改，则需要用“另存为”命令，将其以新文件名进行保存。（2）利用excel最近使用过的文档清单打开工作簿如果已经启动了excel，当单击“文件”菜单时，会在下拉菜单的下部列出最近使用过的文件路径和名称。单击要打开的工作簿文件名或输入该工作簿文件名称左边对应的数字即可。此外，在“开始工作”任务窗格中单击“打开”选项区中的工作薄名称，也可打开最近使用过的工作薄。如果在“文件”菜单底部没有显示最近打开过的文件名称，可以按以下步骤设置在“文件”菜单中显示的文件名的个数：1）选取“工具”菜单的“选项”命令。2）在“选项”对话框中，单击“常规”选项卡，如图所示。3）选取“最近使用的文件列表”复选框，并在其右边的“项”数值框中，键入希望显示的文件个数，最多可以设置的文件个数为9个。如果取消对“最近使用的文件列表”复选框的选中，则“文件”菜单底部不显示最近打开过的文件名称。4）设定后，单击“确定”按钮。1.7.2 关闭工作簿关闭工作簿并非关闭excel窗口，有3种方法：（1）单击工作簿窗口右上角的“关闭”按钮。（2）单击“文件”菜单中的“关闭”命令。（3）使用快捷键ctrl+f4或ctrl+w。如果要关闭的工作簿修改后尚未保存，excel会提示是否保存现有的修改，可根据需要进行选择。如果要一次关闭所有打开的工作簿，可先按住shift键，再选取“文件”菜单的“全部关闭”命令即可。1.8 获得帮助在创建和处理工作簿的过程中，有时会遇到各种问题。excel提供强大的帮助功能，可以随时获得各种形式的友好帮助，而且，可以从互联网上获取更多的相关帮助信息。这套帮助系统又叫联机帮