单证员的年终总结.docx

单证员的年终总结单证员的年终总结 前言：欢迎前来栏目查看相关的内容范文!单证员是指 在对外贸易结算业务中，买卖双方凭借在进出口业务中应 用的单据、证书来处理货物的交付、运输、保险、商检、 结汇等工作的人员。随着外贸行业持证上岗制度实施力度 的逐步加强，外贸从业资格证书正受到越来越多用人单位 与求职者的认可。 单证员年终总结范文 时光飞逝，从 XX 年初来到金鼎公 司已经整整一年了。这一年的时间中，我从一个刚步入社 会的大学生，变成一个渐渐开始熟悉自己的工作流程的单 证员。在这一年中，我和同事们相处融洽，工作得十分愉 快。自己在工作学习生活中，都得到了很多经验。 我们公司的单证操作基本的程序如下： 1.如果是根据合同的交货期限进行催货。催货时，单 证员要明白电话催货的几个要点： A。货物什么时候可好? B. 包装明细什么时候可以出来? 2 手头负责的工厂需要出货，询问如何安排船东及具体 的船期。目前手头上常常操作的货代有金华威，即通，国 辰等。船东有长荣，mol 等。 3. 将托单发给货代，请货代帮忙订舱。等舱位下来， 让货代刷排载给拖车，然后通知工厂具体装柜的时间， 。 4.我们公司目前的货物，都是由专门的几家货代在做， 比如金华威，国辰，即通等。主要是考虑到我们的产品比 较复杂，品目繁多，换货代不是有利于我们的顺利报关和 出货。单证员除了工作要认真外，还需要和相关货代保持 良好的工作关系，这样子有利于开展工作。 5.货代的确认单上面有截报关和截提单的时候，所以 要尽量赶在最后的时间前，完成报关和做好客人需要的单 证让客人核对，以便能在船东截提单前确认给货代。 所以尽量和工厂确认一下，能够尽量早点装柜的话， 就早点。这样的话，可以利用柜子进码头，就及时查进场 重量。然后根据要求，来调整报关的重量。然后根据每个 客人不同的要求，做他们需要的单证先让客人确认。同时， 这边根据报关的重量调整报关的金额。 报关所需资料如下：报关合同，报关发票和装箱单。 同时现在要记得报关有分岛内和岛外有两个报关行，所以 发报关资料的时候要注意。 有特殊的例子： 如果是指定货代，从宁波等报关的话，那么必须做好 报关资料，盖上公章，然后加上一份报关委托书，同时要 附上申报要素和报关单，再加上几张便签，提前寄往委托 报关的地方。 6.如果是付款方式 L/C，就一定要仔细阅读信用证里的 条款，最好在复印件上做好记录。发票和清单里的货物描 述必须严格按照 L/C 的规定，收货人也必须按照 L/C 上的 APPLICANT 出具。另外如果 L/C 需要 FORMA A 或者 C/O，它 的发，收货人，地址，货物描述，也必须严格按照 L/C 上 的规定去办。C/O 一般要先进行网上申报。申报完毕，还要 看是否通过，通过了，就可以带单证章去贸促会现场打单。 7.货物在装运的过程中，有个提单的核对过程，这个 过程是一些重复性工作。提单核对关键的是核对以下几个 要点：发货人，收货人，通知人，目的港，MARKS，货物描 述，重量和体积。当付款方式是 L/C 时，一定要非常仔细， 严格按照 L/C，如果信用证单词有错误，也必须将错就错， 不能自行修改。提单的核对要不厌其烦，一直核对到提单 完全没有一点问题为止。牵涉到提单早出晚出的问题，要 配合货代，尽量提单当时修改。货代一出提单，马上要他 们发一份过来。一般只要提单一出来，我们就要把相关的 交客户的资料准备一份，先给客户传真件。 8.保险单。如果是做 CIF，就一定要买保险。保险的金 额一般要投保加成 10%。货物描述按照 L/C 上的规定，如 果做 T/T 则按照 PI 上的规定。保单最好也进行核对，和提 单一样，一直 OK，才叫保险公司打单。如果填写保单的时 间在船开后，就要填写保函。个人的经验是，保单的签发 时间一定要在船开前，也就是如果保单确实是在船开后买 的，要保险公司把保险的时间一定要签在船开前。 9 目前手头上操作的客人需要的单证有 CO ,FORM-E,保 单等，这几项单证都必须等正本提单或者电放单签出才能 进行核对和修改。要做到和提单一致，特别注意港口显示， 开航日期，品名描述等。 10.如果做 T/T，提单出来后，发票和清单各准备三份， 和提单一起，以及不同客人不同的单证要求，做好邮寄的 准备，现在的快递主要是 TNT。只要确认客人已经付款，财 务截汇，或者有付订金，或者工厂确认可以寄件，既可以 邮寄相关资料了。或者工厂确认可以寄件。 如果是做 L/C，根据上面交单所需要的 DOC，一个个去 准备。银行会非常仔细检查我们所有的单据，希望可以找 出我们的不符点，所以有时候单据会改来改去。 做了两次 信用证出货，对于信用证的出货操作流程也渐渐熟悉。 11.一票货物结束后，就要准备等开票资料，做开票合 同给工厂，工厂确认 ok,他们开发票过来后，要认真核对， 没有问题的话，在发票右上方写明合同号，连同报关单交 给财务。 12.记得刚来公司时，是从学打发票做起。发票一式五 份，第一联是写实收美金，第二联是存根联，下次买发票 的时候用得上。第三联是写 fob 价格和进出仓单，第四联 是税务联，第五联是附联。每个月的月底要先根据船期排 好合同号，然后统计当月的 fob 价格，交给财务，让她进 行网上申报。 第二项工作就是打发票，现在的话都可以用网上站， 月底开始打。 第三项工作打完发票，就要及时做进出仓单及其他后 续事项，以便尽早让会计进行退税等事项。 13.目前手头上操作的工厂主要有江新，小徐常走的是 曼谷，而小林和老胡主要的客人是双威公司，而双威公司 则需要时常进来邮件往来。至于其他的几个工厂，达泰科 常做的是转向柱，许啯良通常是装从聪勤的货，小吴都会 监柜。而盛皇付先生常走的货物是螺栓出往越南。还有其 他几位比较没那么常出货的客人。 所以最好的方法便是： 记录下每一个客人的单证要求和寄单地址。方便自己区分 和存档。 这一年来，我学到了很多，做为一个好的单证员，最 重要的一点就是一定要有责任心，同时也要更加细心。 单证员年终总结范文 XX 年过去了，过去的一年里，我 在公司领导和各位同事的帮助下工作有很大的进步，个人 业务能力得到了很大提升，但还是有很多做的不到位的地 方，在接下来的工作中我会继续努力改进。在 XX 年新的一 年里，我将更加努力完善本职工作，望各位领导、同事多 多帮助。 在过去的一年里我的具体工作总结和在新的一年里的 工作安排如下： 一、个人岗位职责内容： 1、收到客户订单以后，仔细检查订单的总件数和金额， 最重要的是交货期，先跟工厂落实好了送货时间以后再给 客户确认交期，以免最后耽误交期，有需要做外销合同的 就给客户做外销合同，然后给工厂下购销合同，合同里要 特别注意产品描述，数量，单价，总金额，付款方式和交 货时间。 2、购销合同下去以后，在准备面料的这段时间里，抓 紧时间和客户沟通确认一些包装的细节问题，并安排出国 留学网辅料的生产，在面料到工厂之前把辅料安排好，以 免耽误使用。 安排包装的时候需要注意：不管新客户还是老客户， 不论是新订单还是翻单，一定要把包装细研究透，有不懂 得地方一一列明，写邮件询问客户，复杂的包装最好要求 客户寄包装样品，可跟据客户寄要的实样安排生产，例如 彩卡，可看一下材质和颜色;如果是翻单也要给客户写邮件 确认一下包装是否同上一个订单。 3、所有的包装都清楚以后，给工厂发包装要求，在发 出去之前自己要研究明白，而且要交代清楚，水洗标怎么 钉，钉在什么位置，彩卡的实用方法，袋子的挂钩方向， 以及一些不干胶贴的位置，最好画图给工厂以免理解上产 生异议。 4、寄样品。按照订单上客户的要求，该给客户寄确认 样的寄确认样，该寄船样的寄船样。工厂寄来的样品，寄 给客户自己自己一定要仔细检查，做工，尺寸，颜色等， 特别是寄船样一定要仔细检查，做工，尺寸，颜色(大货的 颜色要和之前的确认样比一下)，包装(水洗标，彩卡，条 码，折叠尺寸等都要经自己的手仔细检查，每一步都不能 少)。 另外如果是给客户寄新样品，一定要编号留样存档， 实在没有样品留时候也要拍照片。每个客户的留样样品， 样品布和样品照片都要归类保存，以便以后下订单的时候 容易查找。 5、注意跟进工厂的生产进度，催工厂按时寄客户要求 的样品，提前告知最后的出货数，如果实际的出货数和合 同数相差很多，要及时通知客户，如果超出客户给的范围， 不管是多出还是少出都要得到客户许可。在交货期的前 2 个星期，询问货物准备的情况，是否能按时交货，以便安 排申请验货和订舱。不能按时交货要及时跟客户商议，告 知不能按时交货的原因以及可以交货的时间。估算出大概 的尺码发托单给货代，询问其船期，最晚送货时间和截单 时间，并催要入货通知。及时的将入货通知发给工厂以便 工厂跟据此送货时间安排生产和送货。 需要注意的两点： (1)对于客户需要来验货的货一定要强调工厂，在验货 通过以后方可送货; (2)验货出现问题的货，要求工厂抓紧时间按照要求该 翻箱的翻箱，该修改的修改;修改完以后得到客户的许可以 后才可安排送货。 6、报关和单据 及时将报关资料发给指定的报关行，货代指定报关的 要提前将单据寄到指定的地点，报关要按照实际的出货情 况来报，件重尺，商品名称，商品编码都要按照实际的来， 要确保商品名称和商品编码一致。 在告知货代最后的件重尺的同时要与货代核对提单草 本，并安排产地证等相应的客户清关需要的单据。开船以 后要写邮件给客户，告知出货的情况，船名航次，以及箱 单发票，提单产地证等先关的单据，崔其安排付款。客户 款到账以后将清关单据正本寄走并通知客户快递单号。 所有的单据都要做的单单一致，单证一致。 7、其他相关事宜 二、在新的一年里工作中需要注意和改进的地方 过去的一年自己也作出了不少成绩，但是还是犯了很 多的错误，给公司带来了损失和影响。 1、工作马虎，不够仔细，经常犯一些低级的错误，像 有一票提单唛头确认出错，某些给工厂的唛头的内容出错， 包装辅料定错等都是由于我不够仔细，工作不认真，工作 的时候没有静下心来造成的。 在以后的工作当中的要更加 仔细认真，保持严谨的工作态度，养成良好的工作习惯 2、在跟工厂沟通和跟客户沟通的时候有很多事情考虑 得不周全，容易漏掉一些细节问题，例如在研究包装的时 候只考虑一片产品的包装，怎么样才美观，而没有想到工 厂包装大货的时候是否可行，没有站在工厂的角度去考虑 问题。没有实际的经验，而且对产品知识不够了解，对做 工，生产工艺，加工过程不熟悉，这是目前比较欠缺的一 部分，所以不能完整的与客户和工厂沟通，在订单的操作 过程中也有阻碍，希望以后自己能不断加强这方面的学习 3、语言沟通能力欠缺，工作一年多了还是只能写个简 单的邮件，稍微有点难度得邮件，就要研究半天，而且最 后写出来得还不是很完美，我自己也很补满意，以后要不 断的提高沟通的技巧以及英语邮件的写作，其实我自己也 一直在练习，只不过是进步的比较慢。 4、有很多没有接触过的东西，有很多不懂得地方但是 又没有及时的询问。以后会多学习，开拓知识面。希望在 新的一年能比上一年有所进步，能上一个更高的台阶 三，对公司的建议 希望不定期的能开一次例会，对一段时间内的工作做 下总结，把最近需要做的事情梳理一遍，有哪些需要特别 注意的，有哪些特别着急需要加强跟进的工作罗列出来， 把一些工作的进展情况作出汇报，领导和同事之间多沟通 一下，开展工作的时候做到心中有数。 新年伊始，XX 年已经过去，之前我在本职工作上还有 很多需要学习和提升的地方，在新的一年里我将尽我最大 的努力，踏踏实实的把工作做好，竭尽全力完成本职工作， 辅助其他同事完成公司安排，以个人最大的能力为公司的 下步发展添枝加叶。在新一年的工作中，可能会出现的这 样的缺陷和那样的不足，还请领导和各位同事多多指证， 多多帮助。 希望在下一年和同事在工作上能取得更大的成绩，在 大家的共同努力下，公司明天越来越好，个人发展的平台 和提升的空间越来越宽广;祝大家，新年快乐，家庭幸福美 满! 单证员年终总结范文 转眼间踏出校园步入社会已经半 年了，回顾这半年，首先，很庆幸能分到我们组，无论是 工作和生活上，都给予了我很大的关怀和帮助，工作的时 候节奏紧凑，业余的时候也相处融洽。其次，从开始的门 外汉到渐渐熟悉，对于自身来说，是一个逐步成长和进步 的过程。在这 XX 年即将结束，新的工作阶段就要开始的时 候，有很多事情需要坐下来认真的思考一下，需要很好的 进行总结和回顾。当然，我们不能仅仅沉浸在自身取得的 进步中，如何总结过去半年工作中的经验教训，从而更好 地开始下一阶段工作才是关键。 通过半年的工作学习，我对船务单证工作有了一定的 了解，具体有以下几个步骤： 一、业务员会定期把提供订单信息，在每次安排工厂 查货的时候提供查货的时间和信息。 二、根据订单上的走货时间，结合工厂查货时间跟货 代联系订仓，送货： 1、制作托书时要严格根据订单上的 REF#,UPC 等信息， 根据工厂提供的装箱单严格制作，提供货代准确的货好时 间让货代帮忙安排。 2、同时要开始准备报关商检资料，及时安排工厂做商 检，这些资料我们宜早不宜迟，要给工厂足够的时间来做 商检。 3、按时向货代索要进仓通知，然后安排交待工厂按时 送货进仓。 4、在货送仓库的同时，要提供给货代准备的报关资料， 可能这期间货物件数，毛重有更改，我们要及时通知货代 更改数据，有时候事有紧急，我们可以提前寄一些空白单 据以备不时只需。 三.货送仓库后的工作： 1、跟工厂确认是否货到仓库，同时索要最终装箱单 2、根据最终装箱单做清关文件，做清关文件的时候需 要仔细认真，尽量减少犯错的可能性。 3、有些客人可能会要求我们这边提供一些原产地证， 如 FORM F, FORM R, CO通过接触，我了解到不同原产地 证的效力是不一样的。 4、船开前，货代会跟我们确认提单，确认提单是一件 需要小心谨慎的步骤，因为这直接影响到客人的提货，所 以我们要注意：出运港，目的港，客人名称地址，通知人， 发货人，逐字核对，件数，毛重(不要显示成了净重)，体 积， 出运日期，根据不同客人的不同要求，显示装船指示 上要求的内容 四、船开后的工作: 1、由于我们是付款买单，所以我们要及时向货代索要 发票付款，拿到提单。 2、拿到提单后，提单要妥善保存，如果是 T/T 付款， 出正本提单的话，在收到客人的付款后，及时给客人集体 单。如果是信用证交单，在单据准备齐全后，尽快交单银 行。 五、按时收汇和给工厂安排付款： 1、一般 T/T 的，根据之前的条款按时核对是否收汇， 如超期未收到货款，要提醒客人安排付款。信用证的话， 相对安全。 2、根据业务员提供的核价，给工厂做开票资料，拿到 工厂的发票后也要仔细核对，因为增值税发票影响到核销， 上面的品名，数量要跟报关时一致。 3、及时给工厂安排付款。 到此，可能一整个工作才算完成。 而回顾半年来的工作，自己也有一些经验教训，暂且 不能称之为心得： 1、 犯错的最主要原因，还是不熟悉，一旦熟悉了要 点和注意点，是很难犯错的，所以尽快熟悉自己手头上的 工作是关键。 2、 要有责任心。在实际工作中，有相当大的一部份 工作不是靠能力来完成来做好的，而是靠对公司对部门对 自己的一种强烈的责任心来完成来做好的。有责任心，不 仅是对工作负责，对团体负责，更是对自己负责的一种体 现。 3、 团结，有良好的沟通。我们要认清我们是一个整 体，跟工厂，客人，货代要做好沟通。但是我们要注意， 工厂和我们是一个整体，我们同属于供货商，我们要始终 保持统一战线。 4、 进一步加强向领导、向同事、向客户学习的力度， 不断完善自己。学无止境，特别是对于我们年轻人，要时 刻保持一颗谦虚上进的心。 5、 加强订单，文件资料的整理，理顺电脑和文件夹 中的资料。 6、 加强产品知识、外贸知识上的学习。 7、 进一步规范自己的工作流程，加强工作的计划性。 规范的工作流程可以大大减少出错的几率。在新的一年里 要严格按照规范的流程操作订单，避免一些低级性的错误 出现，减少混乱，养成良好的工作习惯。增强自己工作的 计划性，这样可以避免遗忘该做的事情，减少丢三落四现 象的出现。 8、 争取更多的机会，发挥更大的作用，为部门各方 面的发展做出自己应有的贡献。 9、 总之，我要从自身的实际情况出发，发挥自身优 势，有针对性的采取各种措施弥补自身存在的不足，不断 完善自己各方面的能力，抓住我们部门阔步大发展的大好 机遇，努力工作，积极进取，与部门同事团队作战，通力 合作，尽我自己最大的努力做好本职工作，为我们业务目 标的完成和飞速发展作出自己应有的贡献。 单证员年终总结范文 XX 年 x 月份我很荣幸的成为# 国 际贸易 有限公司的一名员工。外贸是一个和外国人打交道 的行业，需要的是丰富的知识和绝对百分百的细心，这些 对于一位刚跨进#之门的我来说完全是一个未知数，没有 接触过外贸，没有令人充满信任的外语，此时“零”恰是 我真实的评价，是迈祺一手教会了我：如何去工作，如何 去做人，我想做人比做事更重要。时间飞逝，转眼十个月 已经过去，而现在的我在各方面是否还是零了，扪心自问， 不敢说我在这过去的十个月里所做的工作百分百，不敢说 同事评价我这过去十个月百分百，不敢说我学了百分百的 知识，但我敢说我用的是百分百的真心。 接触外贸，首先接触的是外贸 单证 外贸的基础 性工作。外贸 单证 即制作有利于外贸工作发展的一切表 格。包括出货之前的租船订舱、工厂的发货通知、报关 单 证 的制作，其中有需要商检的必须在报关前完成、提单的 确认、费用的确认、还有一些后续问题等等。现将我在 XX 年里并学习并工作的一些详细知识列为以下： 1、租船订舱。租哪里的船，订哪里的舱，怎么订。一 般 FOB 为客人指定货代，并由我公司代客户做租船订舱的 指示性工作，运费为倒付，即 FREIGHTCOLLECT，在这个情 况下产生运费为客人承担，而像其他的订舱费、报关费等 人民币费用由我公司承担(当然也可以和客户商议)。另外 走 CIF 货时，我们就必须根据货代报给我们的价格去决定 给谁做，此时运费预付，即 FREIGHTPREPAID，既由我公司 来承担在货代公司服务下产生的一切费用。当然所有的只 要是有利于公司的，我们就可以做，只要是不利于公司的， 我们绝不含糊。 注：在租船订舱时，本人会放松警惕，所以自工作以 来犯了一些错误，常犯错误为：liuxue86FREIGHTCOLLECT 写成 FREIGHTPREPAID;一些不从上海港走的货写成了 SHANGHAI。 2、发货通知。这个环节关系到出货的及时和准时问题， 同时牵扯到船期和客人可以准时收到货物。这一环节要将 货代给我们的进仓通知巧妙的写给每一家工厂的送货通知， 根据不同特点的工厂，给予不同的时间限制。比如我这边 有一家工厂：浙江三门湘顺有限公司，这家公司出货总是 有问题，所以给他的时间就必须提前。 注：在做发货通知时起先的方式不是很完美，并且按 照那样的方式容易产生错误，后来经过冯经理的指导，使 用更规范的形式，所以这一环节没有错误的发生。并希望 以后能够做的更好，和催货方面做的更到位。 3、商检。有些产品需要商检才能出货，在为期十个月 里，接触到需要商检的产品是：空气滤清器(温州林泰)、 电珠(海宁宁帅)。商检时需要提供发票、装箱单、外销合 同。此时提供的发票和装箱单中的数字在以后的报关数据 相一致。 注：商检比较简单，所以不会犯错误，值得注意的就 是要及时催商检屏条，并及时将商检屏条转给货代在报关 前。 4、报关。在报关时我必须提供给货代全套的单据，包 括：发票，装箱单，报关委托书， 海关 预录单，核销单。 报关是一个说简单又不简单的程序，一不小心就会犯些很 低级的字母、数字错误，所以在这个过程需要检查最起码 两遍。同时还要记下核销单号码，以便日后查用。还需要 将三份外销发票交给财务。 注：在报关的时候，一开始的时候经常犯一些低级错 误，比如金额不对，还有就是外销发票忘记给财务，这些 都是我需要极其重视的。 5、提单的确认。提单的确认是一个字母游戏，必须按 照事实去写，发货人是我们公司的英文名字，字母必须一 样，收货人一栏必须要和冯经理提供的资料一致。提单的 确认是绝对不可以犯错误的，如果是按照 信用证 的方式， 那么只要有一个不符点，造成的损失是巨大的。从一份提 单上可以学到很多东西，如收货人，船名航次，是 FOB 还 是 CIF ，是整箱还是拼箱。 注：曾经犯过一个错误，但也不完全是我的责任，也 有货代公司的责任(我不是在逃避责任，实事求是)，好在 可以寄回去重新修改，也就万事大吉了，不过现在想来其 实当时很紧张，碰到提单出错，神经绷的很紧，这可关系 重大啊。 6、保险。如果是 CIF 方式走货的话需要做保险。保 险是以报关时的发票为基准的，加上重要的船名航次、保 险金额、保险时间。 注：保险虽简单，但也容易出错，我曾经给李经理做 的一份保险就反反复复改了三次，我提供的资料是没有错 误的，不知道怎么就改了三次，令我费解，当然有我的责 任，就是那种拣了芝麻丢了西瓜的感觉。 7、原产地证书。原产地证书是发达国家对发展中国家 的一种优惠政策。所以不是全部单证都需要做这个工作， 但只要碰到需要做原产地证书的客人，以后每次出货都必 须做。做原产地证书，需要给商检局提供一套完整的单据， 包括提单复印件，发票，装箱单，原产地证书的申请表格， 以及原产地证书表格。原产地证书是很容易犯错误的，人 为的因素比较大，所以我们自身的核对很重要。 注：曾经就有一次疏忽，被商检局的