销售系统流程2012.docx

山东盛德泰食品有限公司 营销中心第一项： 文件审批、传递流程 第二项： 员工入职、离职流程 第三项： 新开发客户加户流程第四项： 合同签批、借阅流程 第五项： 陈列、海报费用申报流程 第六项： 发、退货流程 第七项： 回款流程 第八项： 借款流程 第九项： 费用核销流程 第十项： 直营客户旧货处理流程 第十一项： 直营大仓月度盘点、残品处理流程 第十二项： 促销物料领用流程 第一项： 文件审批、传递流程文件执行逐级申报制，上一级在24小时无回复时，须电话或短信催办，如仍不回复须跨级申报，申报文件发送流程：注：审批单不得越级、群发、抄送，在未得到总经办回传审批单前不得擅自执行，涉及财务的须财务经理签批意见。第二项： 员工入职、离职流程1、员工入职流程：应聘人员需先填写面试登记表，由分公司经理面试合格后，上报入职申请，经营销中心审批后方可入职。入职当天需提供身份证复印件、学历证书复印件各一份，近期一寸彩色照片3张，交由分公司文员存档，并扫描给总经办备案。入职前申报流程：入职后流程：2、在职人员离职流程：在职员工离职须提前一个月申请，经销售公司经理同意后办理交接工作，交接完毕后填写离职表、交接报告及离职证明。离职表须后勤、财务、销售公司经理签字确认；交接报告须交接人、销售公司经理签字确认；离职证明须本人签字、按手印。手续不全及遗留问题未解决者暂缓发放工资。离职手续传递流程：注：后勤须收回离职人员公司配发物料，财务须确认账款无遗留问题，交接人须到客户处落实实际情况；双方在交接报告签字后30天内出现问题由离职人员承担责任，逾期由接管人承担责任，离职表和交接报告需报总经办备案。经理级人员离职须报营销中心签批后方可办理交接及离职手续（流程同上）。第三项： 新开发客户加户流程有账期客户须申请加户（现结除外），加户申请必须填写清楚客户名称、地址、电话 、联系人及结账期限，经营销中心批准后开单员开单发货，以便公司在送货时及时准确将产品送到客户处。第四项： 合同签批、借阅流程意向客户在合同签订前，业务员必须对该客户经营情况做到详细了解，合同需明确结账期限、返利等相关条款。业务人员应特别注意：单品进店费、节庆费、店庆费、配送费及月返和年终返利的条款。签订合同需先填写工作审批单，逐级申报相关领导审批签字，最终由营销中心签批后方可盖章生效。经销商年度合同原件由总经办负责保管，分公司客户合同原件由分公司保管，总经办保存扫描件。1、合同签批流程：2、合同的盖章流程：总经办（销售公司文员）必须按公司经销商招商文件条款标准进行审核，审核无误后在新合同上盖章，合同盖章后须扫描存档,业务员须及时催办返回合同原件。合同由专人负责管理。总经办：销售公司：注： 慎度易公章须专人保管，用章须填写公章使用备案表，公章、合同章使用须营销中心签批，财务章使用须总公司财务经理签批。 3、合同的借阅流程：业务员在工作中需要查看合同时，需填写申请从财务借阅，流程如下：注：未经审批任何人不得随意复印、取走合同，借阅合同必须当天返还。第五项： 陈列、海报费用申报流程1、费用按月规划申报流程：每月12日申报次月费用使用规划，20日公司批示后各销售公司落实，并在25日反馈具体执行情况到市场部备案，营销中心依据备案进行市场检查，销售公司依据备案执行，财务部依据备案核销。2、费用按周规划申报流程：临时新增费用要求各销售公司每周四申报次周费用，批示后各销售公司落实，销售公司依据备案执行并核销（流程同上）。第六项: 发、退货流程1、直营客户正常价格发货流程：客户网上订单或传真订单（供价符合公司价格体系规定），价格、数量无异常，财务部开单员根据客户传真和网上订单开单后通知物流公司，抄送销售公司。客户网上订单或传真订单直接到财务开单处：客户传真订单直接传销售公司再转传财务开单员处：业务员电话订单（在册常规客户，须次日补齐手续）：2、特价发货流程：注：超出价格体系外的特殊价格须营销中心审批后执行。3、预付款发货流程（经销商发货）：对于经销商（含分公司经销商）客户，公司采用预付款方式结算，即经销商将货款打入总公司指定账户，货款到账后方可发货，款到销售公司的由分公司财务收款后转到总公司指定账户后开单发货。4、公司员工开发团购客户发货流程：业务经办人在发货时填写工作审批单注明发货地址、联系人和电话，价格执行经销商价格，经销售公司经理签字，财务部开单发货，货款由业务员负责在当天内收回交予财务，逾期未交回的，第二日起每日收取业务员货款滞纳金，即货款总额的1%。注：使用团购名义发货必须现结，虚假发货到非直供团购客户的公司将严肃处理；低于经销商价格的须营销中心签字审批。5、公司员工个人购买发货流程：业务经办人必须提前交款到财务部，财务出纳在审批单上签字确认收款后转财务转开单员发货（开单员未见到财务出纳收款签字不予发货）。（注：个人购买享受经销商价格，单次数量在10箱内）。6、关联单位调（借）货流程：相关单位调（借）货，必须有调（借）货单位负责人签字、营销中心签字，总经办备案后转财务开单调（借）货，并抄送相关单位执行，财务进行账目调整。7、销售公司海报样品、进店样品领取流程：销售公司申报：销售公司拍海报样品、产品进店样品在月初以费用形式提报申请经营销中心签字后转财务开出库单，原则上不超过100元/月。销售公司领用：文员填写领用明细表（注明领用单位、领用人、数量用途等信息）后领取。销售公司核销规定：文员统计汇总数量后在次月10日前报分公司财务部核销，如特殊情况额度不够的须申报批示后增加。8、销售公司直营客户退货流程：年度合同约定在销售过程中无条件退货的客户，产生少量残品可以给予退回，残品不足一箱的或单次退货低于（含）1000元的经销售公司经理确认后可随送货退回，要求业务员3日内提报书面申请（注明客户、退回时间、数量、原因等）经销售公司经理签批后进行账目处理。超出规定时间不及时处理的由业务员承担，财务在当月工资中扣除。销售公司月度退货数量不得超过销售总额的1.5%（当月残品退回数量上月销售量1.5%）超出规定部分无营销中心批示的，由业务员承担运费及残品，同时经理承担连带责任。促销活动结束后原则上不予退货，特殊情况需要退货的（退、换货量须小于进货量的20%）由业务经办人提报，经销售公司经理、营销中心经理签批后，财务部开单员通知物流退、换货，退回产品入库后冲减该客户账款。无批示退、换货的由业务员承担运费并按产品货值的5-30%进行处罚，退回产品日期超过1/3的公司将依据情况进行从重处理。同时经理承担连带责任。注：开单员（销售公司内勤）接到客户退货通知后第一时间通知业务进行处理。9、残品换货年度合同约定在销售过程中产生破损无条件退换货的客户，少量残品需要换回时，销售人员有义务第一时间将残品拿回，由业务经办人提报，销售公司经理鉴定签批，销售公司文员确定数量留存照片后就地销毁并通知财务开单员开出库单补货（抬头：费用，备注换旧货），分公司财务及时冲减大仓库存。带回残品换货流程：（按1：1处理）客户直接做退单冲账由业务员、理货员将残品带回公司：业务员并填写工作审批单由负责人确认残品后报财务冲账核销。注：退、换货标准同上，超出须营销中心签批。第七项： 回款流程公司根据客户买卖合同约定的账期，对所分管的客户账款定期进行核对，现结客户须业务结款的，销售人员须到场收款，额度超过2万元的须业务经理亲自落实；账期客户，业务员在货款结账日前三天，催办财务整理票据，业务员领取送货验收单，须销售公司经理签字后与财务办理单据交接手续，业务员领票到客户处对账，如有差异应及时找出原因，予以处理。1、现结回款流程：业务经办人发货后，由第三方物流将货物送到客户处，业务须当天将货款结回，交到财务。注：现结客户货款不能当天收回，需业务员上报经分公司经理同意后通知第三方物流公司可以卸货，于次日收款。如不同意次日收款必须将货物拉回，业务员承担运费每箱0.5元，最高500元标准，当时未拉回出现呆死账款，依据责任由业务员或物流公司承担票面金额的全额。2、商超月结客户回款流程：支票注意事项 1、支票日期（公司不收延期支票）2、印章要清楚3、填写内容不得涂改第八项： 借款流程1、销售公司支付费用的申报借款流程：2、办事处支付费用的申报借款流程：注：每周周二填写费用支付表申报次周支付款项。个人垫付的费用财务直接汇到个人卡内，市场费用等公共费用汇到办事处经理处后再分付对应客户。3、销售公司（办事处）内部借款流程：款到分公司（办事处）后须借款经办人填写借款单后付款。注：客户返利及运费须财务对账员核算签字。第九项： 费用核销流程1、市场费用核销流程（陈列费、新品费、进店费、海报费等）：办事处：单据邮寄回总公司财务部。直营公司：由分公司财务审核在分公司出账。注：直营公司盛德泰客户单据分公司审核后邮寄总公司财务部核销，总公司财务部不定期对分公司财务票据进行审计。2、销售公司运营费用核销流程（房租、办公费、差旅费等）:办事处：单据邮寄总公司财务部核销。直营公司：由分公司财务审核在分公司出账。注：费用核销按营销中心文件要求执行，发票须按公司规定开据，背面必须有经办人签字,如不能在规定的时间内核销给公司造成损失，由当事人承担一定比例的费用。 第十项： 直营客户旧货处理流程1、旧货处理产品流程：为保证直营客户产品在市场上的整体形象，针对滞销产品要及时处理（日期过半折价处理，临期6个月，半价处理；临期3个月，退回销售公司），退回后统一由销售公司落实通过特殊渠道进行销售。（销售公司经理签字可直接处理1000元以内的旧货/月，分公司财务每月25日汇总报总经办、总公司财务备案）。折价处理流程（补货）：折价处理流程（冲账）：注：关于旧货处理数量的确认须销售公司安排专人进行落实，（有理货员的须理货员、业务员、店方三方同时在场签字确认）。 第十一项： 直营大仓月度盘点、残品处理流程1、直营公司经理须落实每月定期（见物流合同约定时间）对大仓（第三方代配送物流公司）进行月度盘点工作，盘点产品含正常商品、残品、促销品等，盘点后要求双方签字确认并反馈总公司财务部。2、针对盘点账实不符的情况，按照物流合同约定条款进行落实。由分公司提报书面申请并附盘点报表（双方签字版），报总公司财务部落实账目调整。3、盘点后大仓内产生的残品，要求月清，按照本文件第六项第八条规定最高标准进行落实。要求将产品码放整齐、拍照（每月报废产品限拍一张照片）后销毁，核销文件须附残品退货出处明细、报损前照片等，经分公司财务经理、经理、营销中心签批后转财务部落实账目。第十二项： 促销物料领用流程1、销售公司申请促销物料流程：根据市场的需求，销售公司申请上报经批示后发放，同时计入费用。2、销售公司内部使用促销物料流程：业务申请，销售公司经理签批后文员备案并发放。注：销售公司促销物料设立专人管理并按月盘点填写报表，领用须填写标准表格并备案出处。此流程自下发之日起开始执行，原公司有文件规定的以文件规定标准为依据执行，无文件依据标准的以此流程规定的标准执行。相关部门邮箱如下：员工投诉邮箱：总经办邮箱：总公司财务部邮箱：总公司财务部（营销中心）邮箱：总公司财务开单员邮箱：总公司物流黄爱美经理：总公司物流吕圣贞经理：营销中心邮箱：营销中心市场部邮箱：慎度易财务部邮箱：成都分公司:成都财务：北京分公司：北京财务：沈阳公司:沈阳财务：哈尔滨办事处:济南办事处:shengdetaijn16