公司文件的编号和编写格式规定.doc

美业棉纺织企业有限公司编号：my3-001文件编号和编写格式规定共5页 第5页版本号：a页版号：01鹤山市美业棉纺织企业有限公司文 件 名 称：文件编号与编写格式规定 文 件 编 号：my3001 版 本 号：a 编 制： 审 批：日 期：2004/7/5 日 期：2004/7/6修订记录页 号页 版修 改 内 容批 准 人修 改 日 期1 目的规范文件规则与编写规定，以求文件格式与风格的统一。2 范围适用于本公司所有文件的编号以及程序文件的编写。质量手册、三级文件也可参照此格式编写。不适用标准、图纸、工艺文件的编号与编写。3 职责3.1 质量手册由管理者代表负责组织编写；3.2 各职能部门负责编写与职能有关的程序文件、作业指导书、操作规程、管理制度和相应的记录表格。3.3 办公室负责制定文件编号和附件的表格编号。4 工作内容4.1 编号方法4.1.1文件的编号规则按以下规定进行。 my 顺序号（001、002） 性质代号（见4. 1. 2）企业代号4.1.2 性质代号按表1的规定。表1性质代号代 号性质文件名称1一级文件质量手册2二级文件程序文件3三级文件作业指导书、操作规程、管理制度4四级文件表格、报表、记录5外来文件标准、上级文件、法律法规等4.2 书写用纸、格式及字体。 文件采用b5的书写用纸。文件和表格等的页边距规格为：上边和左边边距为2厘米，下边和右边边距为0.5厘米。页眉距边界为2厘米，页脚距边界为0厘米。具体格式要求如下：a. 封面见附件1。b. 修订记录见附件2。当质量手册或程序文件需修改时使用。c. 书写用纸见附件3。d. 表格见附件4。4.3 文件结构文件按章、条、款、项的结构层次编写。编写程序文件时应按以下规定的章节,依序分章编写，但若因文件主题的不同，遇有章名不适合用时，则在该章名下标示“无”以保留章名。4.3.2 目的重点描述编写本文件的目的。4.3.2 范围重点描述程序活动所适应的部门、人员或其它可界定的范围，必要时可描述文件的“不适用” 范围，以清楚界定文件的使用范围。4.3.3 职责描述该项活动程序的主要职责部门及配合部门的职责。4.3.4 工作内容按活动的逻辑顺序描述活动的细节。重点描述相关人员所进行的工作，将工作可能发生的时机，由谁以某种方式，在何时、何地及何种方法来执行某种特定的工作。必要时可先画出简单的程序流程图。流程图的符号按以下规定： 表示各阶段性事件或活动的叙述 表示必须做决定、检查或检验的过程 表示事件发生的顺序或方向 4.3.5 相关文件描述与本文有关的文件编号与名称。4.3.6 质量记录描述在本文中所必需的质量记录的编号与名称。4.4 书写格式项次后空一格书写文字，转行时与项次的文字对齐，项次按以下规定标示和排列： “1 2 2.1 3 3.1 a.4.5 页码与装订4.5.1 封面、附件不编页码。4.5.2 文件按文件修订记录、文件目录、正文依序编排页码，并指出总页数。4.5.3 文件按封面、文件修订记录、文件目录、正文与附件的顺序装订。4.6 外来文件当外来文件已有编号时，按原编号；如无编号则按4.1.1的规定进行编号。4.7 文件编写注意事项4.7.1 措辞准确，不使用可能引起误解的语言。尽可能使用定量描述的方法，如对时间的要求等。4.7.2 编写时做到“该说到的要说到，说到的一定要做到。”不要将不切合实际的要求写入，一定要注意文件的可操作性。4.7.3 对已有管理制度中实用的方法可直接引用。引用时应写明引用文件名、编号及引用条款。5 相关文件