建设项目竣工文件编制整理规范.doc

建设项目竣工文件的编制、整理规范1 范围本标准规定了大连石化公司建设项目竣工文件的编制、整理及归档等管理内容和要求。本标准适用于大连石化公司施工管理部门（工程管理部、机动设备处）和参加大连石化公司建设项目的施工单位、监理单位及项目管理公司。2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。gb/t11822-2000 科学技术档案案卷构成的一般要求gb 50319-2000 建设工程监理规范da/t28-2002 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范中国石油天然气股份有限公司炼油化工建设项目竣工验收手册3 术语和定义以下定义适用于本标准。3.1 公司建设项目是指公司范围内属资本性支出、纳入或准备纳入公司年度资本性支出建设项目计划的新建、改扩建、技改技措项目。3.2 竣工文件是指项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。3.3 施工文件是指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。3.4 竣工图是指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。3.5 监理文件 是指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。3.6 单项工程是指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。3.7 单位工程是指具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。4 职责4.1 施工单位负责编制、收集、整理项目施工文件及竣工图，并按规定报送项目管理公司（引进项目管理公司的项目）、监理单位、工程质量监督部门及施工管理部门审核后归档。4.2监理单位负责监理文件的编制、整理，统一将编制整理好的案卷报送公司施工管理部门审核后归档；负责督促施工单位对施工文件、竣工图进行编制、收集、整理；负责审核、签署施工文件及竣工图的完整、准确、系统情况，并向公司施工管理部门提交有关专项报告、验证材料，同时向公司档案管理部门提交“竣工文件质量审核报告”。4.4 质量监督单部门负责编制、收集、整理建设项目工程质量监督工作中形成的各类质量监督文件，并向公司档案管理部门归档；负责督促施工单位、监理单位对施工文件、竣工图、监理文件进行编制、收集、整理；负责审核、签署施工文件、竣工图及监理文件的完整、准确、系统情况。4.5 公司质量监督部门负责确定建设项目竣工文件的编制标准；检查、指导施工单位、监理单位及时做好项目竣工文件的编制、收集、整理；审核、签署竣工文件，确保其完整、准确、系统，并组织施工单位、监理单位按档案管理规定向公司档案管理部门归档。4.6 公司档案管理部门负责指导项目竣工文件的整理、归档，负责检查、验收竣工文件的案卷整理质量，确保其符合档案管理规定。4.7 公司财务部门必须见到施工管理部门、质量监督部门及档案管理部门的签字、盖章后，方可办理财务结算手续，否则，不予施工单位或监理单位办理有关手续。5 管理内容与要求5.1 竣工文件的编制要求5.1.1 竣工文件的质量要求5.1.1.1 字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备（竣工文件中要求签名的栏目，各方人员必须签全名，不能以盖章或打印代替签名）。5.1.1.2 不得使用易褪色的书写材料（如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。5.1.1.3 凡应归档的竣工文件原则上归档原件，否则需加盖证明其真实性的印章和签字。5.1.1.4 录音、录像文件应保证载体的有效性。5.1.2 施工文件的编制要求5.1.2.1 按照公司质量监督部门确定的具体内容、格式、编制要求等进行编制。5.1.2.2 炼油化工建设项目施工文件的编制，执行中国石油天然气股份有限公司炼油化工建设项目竣工验收手册（简称手册）。5.1.2.3 民用系统及部分公用系统工程等项目施工文件的编制，执行辽宁省建设厅、辽宁省质量技术监督局建筑工程文件编制归档规程、辽宁省建筑工程文件编制归档规程指南（db21/t1342-2004）（以下简称指南）。5.1.2.4 网络、监控等智能工程项目施工文件的编制执行辽宁省智能建筑工程施工质量验收实施细则（db21/t1341-2004）。5.1.2.5 电力、铁路、公路、通信工程、水利等项目施工文件的编制，可按有关部颁发的相关规定执行。5.1.3 竣工图的编制要求5.1.3.1 竣工图是项目竣工文件的重要组成部分，施工单位在项目竣工时必须编制竣工图，应使用最终版施工图进行编制。a）竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。竣工图要做到与设计变更、隐蔽工程记录和工程实际情况“三对口”。b)凡按施工图施工没有变更的，可在施工图上加盖“竣工图章”，作为竣工图。c)凡一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更，可在原图上更改，在修改部位或图纸空白处加盖“竣工图核定章”，用箭头标注到所修改的部位，标出设计变更出处并签署姓名、日期，全图修改后加盖“竣工图章”。d)凡结构形式、工艺、平面布置改变，以及其它重大改变及图面变更面积超过35%的，应重新绘制竣工图，并加盖“竣工图章”。e)编制竣工图时对施工图的变异应该坚持“十改”、“七不改”，（见手册）。f)竣工图应包括所有的施工图，其中属于国家和行业的标准图、通用图，可以在目录中注明，不作为竣工图编制。5.1.3.2 竣工图的更改方法a)文字、数字更改一般是杠改：线条更改一般是划改;局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白地重新绘制。b)利用施工图更改，必须在更改处或图纸空白处加盖“竣工图核定章”，注明更改依据性文件的名称、编号和条款号，并签署姓名、日期。“竣工图核定章”若盖在图纸的空白处，必须用箭头标注到所修改的部位。“竣工图核定章”样式（尺寸40mm15mm）:根据 号变更通知单第 条修改c)无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或在图纸空白处用文字说明。d)图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其他线条。e)有关施工技术要求或材料明细表等文字有更改的，应在修改变更处进行杠改，当变更内容较多时，可采用注记说明的办法。f)新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。g)已做了修改的设计变更单以及与图纸有关的工程联络单和材料代用单应加盖“已执行章”，注明被修改图纸的出处并签署姓名、日期，做到原图与设计变更单、工程联络单、材料代用单的相互标注与参见。“已执行章”样式（尺寸25mm10mm）：已执行章5.1.3.3竣工图章的使用a)竣工图章内容、尺寸如图所示 单位:mm(尺寸80mm60mm):编制单位 监 理 单 位 名 称 监理人 竣 工 图编制人技术负责人编制日期b)所有竣工图使用新（干净）的施工图，由年制单位、监理单位逐张加盖竣工图章。竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，签名不得由他人代签或以个人印章代替签名，应是可辨识的手写体原笔迹。c)竣工图章中的编制单位可填写施工单位简称，编制日期填写该姓名工程交接日期；监理单位名称可填写监理单位简称。d)竣工图章中的编制单位、监理单位名称也可以采用刻章方式，应与施工合同或委托监理合同中的单位名称一致。e)竣工图章尺寸应符合规定要求，应使用不易褪色的红色印泥加盖在标题栏附近空白处。 f)未实行监理的建设项目，其竣工图章中的“监理单位名称”、“监理人”填写“/”（斜杠）。5.1.4 监理文件的编制要求监理文件的编制，执行国标建设项目监理规范（gb50319-2000）。5.2 竣工文件的整理要求5.2.1 组卷原则、方法及排列顺序要求5.2.1.1 组卷要遵循施工文件、竣工图、监理文件的形成规律和成套性特点，保持文件的有机联系；分类科学，组卷规范合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。5.2.1.2 施工文件、竣工图、监理文件应分别组卷。卷内文件一般文件材料在前，图纸在后。5.2.1.3 施工文件按照已划分的单位工程为基本单元进行组卷，若形成的文件较多，可按子单位工程、文件类型（文种）等分别组成若干案卷。施工综合管理文件可按单项工程组卷。5.2.1.4 监理文件按单项工程、单位工程并结合专业、文种组卷。5.2.1.5 为避免监理文件与施工文件重复归档，施工阶段监理工作中形成的基本表式（a类表、c类标）必须与相应的施工文件（例如：施工组织设计、施工方案等）配套排序，由施工单位按相关要求组卷、归档，监理单位可不再组卷、归档。其中“a4报验申请表”在特殊情况下可按单项工程、单位工程单独组卷。5.2.1.6 施工文件的排列顺序a)炼油化工建设项目施工文件的排列顺序，执行手册交工技术文件的排列顺序。b)公用系统工程及民用线条工程等项目施工文件的排列顺序，执行辽宁省质量技术监督局建筑工程文件编制归档规程及辽宁省建筑工程文件编制归档规程指南（db21/t1342-2004）。c)电力、铁路、公路、通信等项目施工文件的排列顺序，可按有关部颁发的相关规定执行。5.2.1.7 竣工图按单项工程、单位工程并分专业按原设计图纸目录、编号顺序排列组卷。不允许把不同专业的图纸组成一个案卷。a) 某一案卷图纸较多时，可视情况分别组成若干分（册）卷，各卷的题名相同，但落尾书写为（第分册/共册）。竣工图总目录放在第一分册中，在目录的备注栏中标明从哪张图纸“见第二、第三、.分册”，并在第二、第三、.分册中补写分册“卷内目录”。b)与施工图有关的设计变更通知单，在执行后应加盖“已执行章”，签署姓名、日期，并在其旁边标注出所修改的案卷页次，其原件在相应的施工文件中组卷（变更单较多的可单独组卷），其复印件附在该施工图所在的案卷后面组卷，做到原图与变更单相互标注参见。c)一份设计变更单的变更内容涉及到不同的案卷，应将其复印件分别附在相关案卷中，并在卷内备考表中说明其原件的出处。设计变更通知单原件尽量集中排列在某一“正本”，其他作说明。d)一份变更通知单有多个变更条目，某些条目所对应的修改图不在本卷中，涉及到其它案卷甚至涉及其它专业，对不涉及本卷修改的条目（页），可填写“此条（页）不涉及本卷内容”或“未加盖已执行章”的设计变更不涉及本卷内容”。e)工程联络单、材料代用单等在施工文件中组卷。如果“工程联络单、材料代用单”的内容涉及到图纸的修改，在处理上应与“变更通知单”的处理一样，即在“工程联络单、材料代用单”上加盖“已执行章”，签署姓名、日期，注明被修改图纸的出处，要相互标注参见。f) 对于多加施工单位施工同一个工程项目的情况，该项目竣工图需由施工管理部门或档案管理部门指定其中一家或几家单位编制、整理，案件封面上的立卷单位填写一个主要编制单位，并加“等”字，但其他单位的施工情况必须在卷内备考表中详细注明。按照竣工图章“谁施工谁签署”的原则，该项目“竣工图章”多家单位均应加盖并签署。5.2.1.8 监理文件的排列顺序，可参照附录a及国标建设工程监理规范（gb50319-2000）。5.2.2 案卷编目要求5.2.2.1 卷内文件页号的编写a)卷内文件排列后，凡有书写内容的页面均应编写页号，要逐页用号码机从1开始打印页号。 b)页号编写位置：单面书写文件在其右下角；双面书写文件，正面在其右下角，背面在其左下角；图纸的页号编写在图标栏外右下角。 c)成套或印刷成册的文件，已有页号并连续、不中断的不必重新编写页号；没有页号的文件，从首页“1”开始编起；若文件前面有页号、后面没有页号的，后面的页号可从前面页号的最后一位起接着连续编写（总页号=已有页号+连续编页号）。 d)各卷之间不连续编写页号，各卷页号应从“1”开始编起。 e)案卷的外封面、内封面、卷内目录（原有目录除外）及卷内备考表不编写页号。5.2.2.2 案卷外封面的编制案卷外封面应采用打印方式，格式见附表1。a) 案卷题名，应简明、准确揭示卷内文件的内容。主要包括项目名称、代字、代号及结构、部件、阶段的代号和文件名称等。归档外文资料的题名应译成中文。案卷题名全长不得超过45个汉字。 例1：单项工程名称+单位工程名称+文件名称（即落尾书写为“竣工文字材料”或“竣工结算资料”或“竣工图”）竣工文字材料竣工结算资料竣工图监理文件例2：单项工程名称+单位工程名称+文件名称（根据文种或具体文件材料题名编写）隐蔽工程检查记录射线探伤报告监理细则b) 立卷单位，应填写文件组卷部门或项目负责部门。施工文件、竣工图的立卷单位一般填写施工单位：监理文件的立卷单位填写监理单位。立卷单位要求填写单位全称（以公章为准）。 c)起止日期，文字卷填写卷内文件形成的起止日期；图纸卷填写项目工程交接时间；结算资料卷填写结算资料首页上的编制日期。 格式如：文字卷填写 2004.06.212004.09.14 图纸卷填写 2004.08.12d)保管期限，应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。填写保管期限时可参照附录a，以一卷内保管期限最高的那份文件的期限为准填写该卷的保管期限。e)密级，应依据保密规定填写卷内文件的最高密级。f)档案号，应根据项目档案分类编号方案，填写档案号。g)档案馆号，填写给定的代号。h)在案卷外封面右上角（距右20mm，距上20mm），加盖“正本”或“副本”红色印章。其图章式样如下（20 mm10mm）:正 本副 本i) 案卷封面宜采用150g/m2牛皮纸，模板所有字体均为“宋体、2号、粗”，其它内容字体一律采用“宋体”，字号根据情况自定。5.2.2.3 案卷内封面的编制施工文件、竣工图、监理文件组卷必须有案卷内封面，案卷内封面排列在卷内目录之前，并由案卷编制单位、监理单位、项目管理公司及公司质量监督部门和施工管理部门的责任人员审核、签名。a) 施工文件“案卷内封面”的格式详见附表2-1、2-2。附表2-1为无项目管理公司使用，附表2-2为有项目管理公司使用。b) 竣工图“案卷内封面”参照施工文件“案卷内封面”的格式，将“交工技术文件”改为竣工图。c) 监理文件“案卷内封面”参照施工文件“案卷内封面”的格式（附表2-1），将“交工技术文件”改为“监理文件”。d) 内封面填写说明1）“工程”在公司档案管理部门指导下填写。例如：大项目“工程”，填写为 “大连石化公司加工进口含硫原油技术改造工程”。2）单项（位）工程名称的填写，按照公司施工管理部门或监理单位或项目管理公司下发的单项工程、单位工程划分及编号一览表中的名称填写。3）施工文件、竣工图的“组卷单位”为施工单位：监理文件的“组卷单位”为监理单位；4）审核单位为公司施工管理部门、质量监督部门、监理单位及项目管理公司，“审核人”为公司施工管理部门施工负责人/现场代表、公司质量监督部门质监人员、监理单位监理人员及项目管理公司主管人员签名、“负责人”为公司施工管理部门、质监部门、监理单位及项目管理公司负责人签名。5）竣工结算资料案卷中，无需使用“案卷内封面”。6）“案卷内封面”由组卷单位采用打印方式，将内容打印齐全、清楚，其中“单位”栏应为单位的全称（以公章为准），并加盖单位公章。签名栏必须是手写体原笔迹。5.2.2.4 卷内目录的编制卷内目录格式见附表3，排列在卷内文件之前。a）序号，应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号。b)文件编号，应填写文件文号、编号或图纸的图号，或设备、项目代号。例如：炼化项目施工文件编号可填写手册交工技术文件中的分类编号。c)责任者，应填写文件形成部门或主要责任者。文字卷填写文件的编制单位或主要责任者；图纸卷填写竣工图的编制单位。d)文件题名，应填写文件材料标题全称，或拟写文件题名。e)日期，应填写文件形成日期，以8位阿拉伯数字标注年月日，如2005.09.18，填写题名占用的最后一行。f)页号，应填写每份文件首页上标注的页号，每卷内最后一份文件填写首尾页上标注的页号即起止页号，起止页号之间用“”联结。页号填写在题名占用的最后一行内。g)备注（需要时填写）。h)成套或印刷成册的文件，已有目录的不必要重新编写卷内目录，若该文件目录中未标注页号的必须标注页号。i)竣工图可利用原设计图纸目录代替卷内目录，但必须在原设计图纸目录中添加页号栏并标注页号。5.2.2.5 卷内备考表的编制a）卷内备考表要注明案卷内文件的件数（一般填写卷内目录序号栏中最后一份文件的序号）、页数，以及在组卷过程中需要说明的问题，排列在卷内文件之后（格式见附表4）。例如：本卷8件20张，其中文字材料15张，图纸5张。b)立卷人，由责任人立卷人签名。立卷日期填写完成立卷的日期。c)检查人，由案卷质量审核者签名。检查日期填写审核的日期。d)施工文件、竣工图的立卷人、检查人应分别由施工单位责任立卷人、案卷质量审核者签名。e)监理文件的立卷人、检查人应分别由监理单位责任立卷人、案卷质量审核者签名。f)竣工结算资料的立卷人应由施工单位责任人立卷人签名，检查人应由建设单位项目结算管理部门的案卷质量审核者签名。g）项目前期管理性文件（包括附录a中的1-4的内容）由归档部门立卷，其立卷人、检查人分别由归档部门的责任立卷人、案卷质量审核者签名。h)随机设备文件的立卷人、检查人分别由提出设备技术需求的部门（公司机动设备处或技术发展处/生产新区）的责任立卷人、案卷质量审核者签名。5.2.3 案卷装订要求5.2.3.1 施工文件、竣工图及监理文件采用整卷装订形式，即卷内所有文件装订在一起。5.2.3.2 案卷内不应有金属物，装订前应修补或裱糊破损文件。5.2.3.3 横向表格文件装订时，其表头靠左装订边。5.2.3.4 文字材料按a4（210mm297mm）折叠装订，其案卷厚度不超过20 mm；图纸折叠是先将图框线以上、下、右各留5 mm，并在图纸的左边留有25 mm的装订边，其余裁掉，按a4幅面采用先横后竖“手风琴”式折叠法，图样折叠时标题栏露在右下角。如果装订成卷的左右边不平衡时，应在装订线的一侧加硬纸条衬平，其案卷厚度不得超过25 mm。5.2.3.5 案卷装订时，幅面规格小于a4或者大于等于b5时（指整卷），遵循案卷左边齐、下边齐的装订原则。案卷内文件幅面规格全部为a3（指整卷）或者按卷内文件幅面规格2/3以上为a3时，可以不折叠，例如工艺专业里的单线图全部为a3幅面，可不折叠为a4幅面而直接装订。5.2.3.6 凡装订的案卷应按外方面内封面卷内目录文字材料图纸页卷内备考表的顺序排列。其方式参照图书出版装订法，即先把内封面至备考表之间的文件材料用棉线按三孔一线的方法装订起来，然后在装订好的外表粘贴外封面。5.2.3.7 装订好的案卷应做到牢固、整齐、美观，卷内无错页、倒页、压字，不妨碍阅读，便于保管和利用。5.2.3.8 成套或印刷成册的文件，自成一卷的，可保持原来的排列顺序及装订形式。5.3 竣工文件的归档要求5.3.1 大连石化公司建设项目竣工文件归档范围，执行中国石油天然气股份有限公司关于印发中国石油天然气股份有限公司建设项目档案管理规定的通知（石油办字2006244号）中的“建设项目文件归档范围和保管期限表“（见附录a）。5.3.2 归档程序5.3.2.1 施工单位完成施工文件及竣工图的编制、整理后，依次将其提交给监理单位、项目管理公司（有项目管理公司介入管理的项目）、公司质量监督部门及施工管理等审核部门，由这些审核部门分别对案卷的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审核，在“案卷内封面”处签字、盖章确认。最后由施工单位向公司档案部门归档。5.3.2.2 监理文件完成监理文件的编制、整理后，应将其提交公司施工管理部门，由公司施工管理部门对监理文件的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审核并在“案卷内封面”处签名确认，按档案管理规定向档案部门归档。5.3.3 归档的竣工文件必须达到完整、准确、系统，保障生产（使用）、管理、维护、改扩建的需要。5.3.3.1 竣工文件的完整是指按附录a所确定的内容，将建设项目全过程中应该归档的文件、资料归档，各种原件齐全。5.3.3.2 竣工文件的准确是指文件的内容真实反映建设项目竣工市的实际情况和建设工程，做到图物相符，技术数据准确可靠，签字手续完备。5.3.3.3 竣工文件的系统是指按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学，组卷合理。5.3.4 凡归档的竣工文件原则上归档原件。5.3.4.1 因特殊原因归档原件确有困难，可以归档复印件，但内容必须清楚，并由提供文件材料的单位对复印件（例如合格证、质量证明书、检验报告等）加盖文件确认章，同时还必须得到公司施工管理部门及档案部门的认可。5.3.4.2 若为硬物合格证即金属和塑料合格证等的可用复印件，同时在复印件上注明“此合格证为金属或塑料合格证”，然后将金属或塑料合格证等用铁丝串在一起，按单项工程、单位工程归档。5.3.4.3 传真件不得作为原件归档，应有接收部门在复印件上签署意见并签字和加盖公章方可作为原件。5.3.4.4 设计修改通知单采用计算机编制并打印，交给有关人员签署齐全的视为原件。5.3.4.6 传真或复印的图纸不可以作为竣工图保存。5.3.4.7 计算机打印的白图，凡按照有关规定进行签署的，可以作为竣工图保存。5.3.5 竣工文件归档两套。若合同另有规定时，按合同执行。