管理有限公司文件管理制度.doc

重庆xxxxxxxx管理有限公司文件类型：公司级文件密级：普通文件版本：第一版文件名称：文件管理制度文件编号：xq-gs-2014-01文件管理制度一、目的为提高对公司经营管理有关的文件进行有效的控制与处理，促使公司文件管理形成统一标准、规范管理。二、适用范围本制度适用于本公司的各类通知、通报、制度、流程等以及外来的与公司经营管理相关的文件。三、定义（一）文件类型公司级文件：是公司各部门及个人都必须遵守的文件。 部门级文件：是所涉及的各部门及个人必须遵守的文件。部门内文件：是部门内部执行的文件。外来文件：是国家或地方政府部门、行业协会等发出的政策性文件。（二）名词定义制度：是具有约束性质的规程类文件。 通知：是传达事项、任免等使用的文件。通报：是表彰先进、批评错误等使用的具有教育、指导意义的文件。流程：是输入特定工作准则达到输出特定效果的过程文件。会议纪要：是记录与传达会议内容的文件。四、职责（一）行政人事部负责本制度的执行、监督、修改工作。（二）其它各部门1.负责制订与本部门工作职责相关的文件草拟、执行、监督、修改工作。2.负责按本制度规定执行。五、文件密级根据文件涉及的业务秘密程度划分为“绝密”、“秘密”及“普通”。绝密：涉及公司经营计划、发展规划、客户相关资料等属于“绝密”文件。秘密：商务文件、产品价格、公司经营管理政策以及相应的培训课件等属于“秘密”文件。普通：管理制度、业务通知、关于工作流程方面的资料等通常属于“普通”文件。六、文件起草及审批（一）文件起草由公司或部门确认有必要进行针对性规范化管理的行为。 公司级文件：由公司行政人事部门进行起草。 部门级文件：由牵头部门进行起草。 部门内部文件：由部门自行起草。（二）文件审核公司级文件：分管领导审核。 部门级文件：相关部门的负责人会签审核或分管领导审核。 部门内部文件：部门负责人审核。（三）文件审批公司级文件：总经理批准。 部门级文件：分管领导批准，涉及到两位分管领导的由总经理批准。 部门内部文件：部门负责人批准。（四）文件修订与废止公司级文件：总经理批准。 部门级文件：分管领导批准，涉及到两位分管领导的由总经理批准。 部门内部文件：部门负责人批准。七、文件书写格式（一）文件编号由行政人事部门统一进行编写，编号格式如下：gs-bm-year-00第几号文件年份部门名公司名举例：公司级文件编号：xq-gs-2014-01 部门级文件编号：xq-kf-2014-01部门内部文件编号：xq-kf（内）-01（二）文件版本公司或部门确认有必要进行重新修订文件的版次，描述为“第x版”。（三）页眉采用小4号宋体字，固定格式如下：重庆新强人力资源管理有限公司文件类型：密级：文件版本：文件名称：文件编号：（四）文件标题距离上白边37mm1mm，居中书写，2号宋体字。（五）文件称呼标题下空一行，右顶格书写称呼后加冒号，3号仿宋字体（无称呼的文件，直起正文）。（六）文件正文称呼下一行，左空2字，3号仿宋字体，每自然段要左空2字，回行顶格（无称呼的文件，标题下空一行，左空2字直起正文）。（七）文件附件正文下空一行，左空2字标识“附件”，后加冒号和附件名称，附件如有序号，使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。举例：附件：1.申请表 2.核算表（八）结尾审签附件内容下空一行，左空2字标识“起草”冒号，左空6字标识“审核”冒号，左空6字标识“批准”冒号（无附件的文件，直起结尾审签）。（九）文件落款结尾审签内容下空两行，右空2字署名。署名下空一行，位于署名中间位置落成文日期，成文日期格式：xxxx年xx月xx日。（十）文件页脚居中标识“共x页第x页”，小4号宋体字。八、文件管理（一）归口管理行政人事部门为公司所有文件的归口管理部门，负责对公司级文件的起草、修改、发放、归档、借阅等进行管理；负责对部门级文件签收、发放、归档、借阅等进行管理；负责对各部门内部文件的签收、归档等进行管理；负责对外来与公司经营管理相关文件的签收、归档、发放、借阅等进行管理。（二）发放与借阅应严格按照文件密级和保密规定进行发放和借阅，对于被列为公司“绝密”类文件，发放与借阅对象为副总以上人员。对于被列为公司“秘密”类文件，发放与借阅对象为部门经理级以上人员，其它人员需在部门经理或培训人员的主导下进行学习了解。对于“普通”类文件，根据文件内容确定发放与借阅对象。对于秘密等级为“绝密”或“秘密”类文件的发放与借阅对象以外的员工，根据实际工作开展情况，确实需要借阅的，必须逐级审批至总经理后方能在文件管理人员处进行查看，对文件内容切忌私传。阅文时不得抄录全文，不得随意取走文件内的任何内容及附件。（三）文件归档文件归档应按照文件类型、机密程度、时间顺序进行分门别类的归档管理，建立文件归档检索。归档时要把文件的批复、正文、附件等收集齐全，保证文件的完整性。（五）文件销毁对于多余、过期、重复和无保存价值的文件，行政人事部应定期清理造册，对涉及“绝密”或“秘密”类文件的，必须逐级审批至总经理后方能销毁。对于涉及“绝密”或“秘密”类文件的销毁，需要在分管领导监督下进行。九、相关处罚规定（一）机密程度为“绝密”的文件保管不当，泄密或丢失的，对直接责任人，处以200元/次/份的罚款。（二）机密程度为“秘密”的文件保管不当，泄密或丢失的，对于直接责任人，处以100元/次/份的罚款。（