环境监测站质量手册(2013).doc

xxx环境监测站质 量 手 册文件编号： zlsc/qm2011 版 号： 第二版 受控状态： 分发号： 编 写： xxx 日 期： 2011.05.11 审 核： xxx 日 期： 2011.06.07 批 准： xxx 日 期： 2011.09.20 2011年9月20日颁布 2011年11月26日实施 编 写： 审 核： 批 准：xxx环境监测站质量手册编号：zlsc/qm-i标题： 批准页第1页 共1页第2 版 第1次修订实施日期：2011年 11月 26 日依据国家认证认可监督管理委员会（国认实函2006141号）文件发布的实验室资质认定评审准则及其相关法律法规文件，我站编写了完整的质量管理体系文件，管理体系文件的主要组成部分有：质量手册、程序文件、作业指导文件及质量管理、技术活动记录。其中质量手册是阐明本站质量方针并描述质量管理活动和技术工作的纲领性文件，程序文件是本单位进行质量管理和技术活动中必须遵循的规范性文件，全体人员要认真学习并贯彻执行，并在工作中不断完善改进，保证其持续有效运行，以确保检测工作的公正、准确，符合本站的质量方针，达到要求的质量目标，为客户提供规范服务。管理体系文件中的质量手册已通过编制审核，现批准发布，并自2011年9月26日起实施。 xxx环境监测站 最高管理者： 2011年9月20日xxx环境监测站质量手册文件编码：zlsc/qm-ii标题：修订页第1页 共1页第2 版 第1次修订实施日期：2012年 4月 10日序号对应的章、节、条号修订内容批准人批准日期1全部的版本号将“第1 版 第0次修订”修订成“第2 版 第1次修订”ttt2013.7.202“批准页”和“修订页”将这两页调到目录页之前ttt2013.7.203附件在附件部分增加扩项的内容。ttt2013.7.20xxx环境监测站质量手册编号：zlsc/qm目 录第1页 共2页第2 版 第1次修订实施日期：2011年 11月 26 日i 批准ii修订页第一章 概述1.1 简介11.2 公正性声明3第二章 质量方针与质量目标2.1质量方针42.2质量目标4第三章 依据的标准、定义和术语3.1依据的标准53.2 定义和术语5第四章：管理要求4.1 组织64.2 管理体系134.3 文件控制174.4 检测分包204.5 服务和供应品采购224.6 合同评审234.7 申诉和投诉244.8 纠正、预防措施及改进254.9 记录管理284.10 内部审核304.11 管理审核32第五章 技术要求5.1 人员管理345.2 设施和环境条件365.3 检测方法确认38xxx环境监测站质量手册编号：zlsc/qm目 录第1页 共2页第2 版 第1次修订实施日期：2011年 11月 26 日5.4 设备和标准物质415.5 量值溯源445.6 抽样和样品处置465.7 结果质量控制495.8 结果报告51附件附表1 管理体系职能分配表53附件2 实验室人员一览表54附件3 实验室平面图56附件4 主要仪器设备一览表58附件5 现行有效标准一览表68附件6 检测能力一览表73附件7 管理人员授权文件75附件8 程序文件目录76xxx环境监测站质量手册编号：zlsc/qm-1标题：1.1概述第2页 共1页第2 版 第1次修订实施日期：2011年 11月 26 日1. 概述1.1 简介 xxx环境监测站成立于1983年，是经县编委批准，隶属于xxx环境保护局的事业单位。自成立后开展了例行监测、监督监测、委托监测、污染纠纷监测以及污染源调查等工作。xxx环境监测站业务上受xxx市环境监测站的指导，在全国环保系统监测站体制设置中属三级站。其职能是承担xxx区域内的环境质量要素及污染源的监测工作。建平环境监测站是一支监测技术力量较强、人员综合素质较高，具有较好的实验环境条件和拥有一定数量仪器设备的环境监测机构。1.1.2 内部机构设置本站设有两个管理科室：办公室、质量控制室；三个业务科室：水分析室、气分析室、现场监测室。1.1.3 人员本站现有职工20人，各类专业技术人员9人，占全站职工的45.0%；中级职称3人，占全站技术人员的33.3%；初级职称6人，占全站技术人员的66.7%。详见（质量手册附件1：实验室人员一览表）1.1.4 建筑规模监测楼建筑面积600平方米，使用面积500平方米。其中办公室面积为100平方米，实验室面积为500平方米。详见（质量手册附件2：实验室平面示意图）1.1.5 仪器设备现有各类监测仪器设备55多台（套）余种。拥有原子吸收分光光度计、可见分光光度计、烟气测试仪等监测仪器设备，固定资产约120.0余万元。详见（质量手册附件3：主要仪器设备一览表）1.1.6 业务范围a. 对本县水和废水、环境空气和废气、噪声、振动等环境要素的质量状况，按国家统一规定要求，进行监测；xxx环境监测站质量手册编号：zlsc/qm-1标题：1.1简介第2页 共2页第2 版 第1次修订实施日期：2011年 11月 26 日b. 负责全县污染源全面调查，建立和健全污染源档案。并对全市各有关单位排放污染物的状况进行不定期的监视性监测，掌握环境动态，为加强污染源管理和排污收费提供监测数据。为政府制定环境法规和环境对策提供科学依据；c.按市站统一要求，制定本县环境监测规划和计划，完成环境管理所需的各项监测任务；d.负责本县环境质量评价、工程环境影响评价的本底和现状监测，建设项目“三同时”验收监测，跟踪监测，污染源治理装置运行情况监督监察等监测；e.参加本县环境污染事故调查及应急监测，环境污染纠纷的技术仲裁；f.接收外部委托的监测业务；g.完成县政府环保部门赋予的其他任务；1.1.7 检测能力 本站能对水和废水、环境空气和废气、噪声和振动等四类参数进行检测。详见（质量手册附件5：检测能力一览表）1.1.8 通讯资料名 称：xxx环境监测站地 址：xxxxxxxxxxx邮 编： 00000000000电 话： 0000000000传 真： 000000000法 人 代 表： xxxxxx环境监测站质量手册编号：zlsc/qm-1标题：1.2 公正性声明第1页 共1页第2 版 第1次修订实施日期：2011年 11月 26 日1.2 公正性声明为贯彻执行国家有关法律法规、检测标准、及时、准确的为客户提供科学公正的技术服务；在检测中保证监测站出具的检测结果或数据客观真实，特做如下声明： 1.本监测站严格遵守“三不与”的规定：一是不与检测活动、数据和结果存在关联的利益关系；二是不与任何对检测结果和数据的判断产生不良的商业活动，保证检测工作的独立性和数据、结果的诚信性；三是不与和检测样品有竞争利益关系产品的设计、研制、生产、供应、安装、使用或维护活动。2.在检测工作中严格执行国家有关法律法规，检测技术标准和规范，实施严谨的质量控制措施，坚决维护国家利益和合法的集体利益、个人利益。3.独立开展检测业务，以实际测试数据为客观依据，保证检测结果不受行政干预、经济利益等任何外界因素的影响。自觉自律，抵制商业贿赂，不接受被监测方的吃请等，保证检测数据的真实性和判断的独立性。4.全体检测和管理人员树立良好的职业道德，遵纪守法、秉公办事、不徇私情、不进行一切有碍检测结果公正性的活动，对所有检测工作提供相同质量的服务。5.遵守保密制度，为客户保守技术秘密和商业秘密，对受检单位提供的技术资料和检测结果，不经受检单位同意，不得擅自扩散和引用。凡涉及国家有关保密规定的按国家有关保密规定执行。6.当受检单位对检测结果有疑义，任何个人或部门不得以任何理由阻挠受检单位向国家行政主管部门或政府技术监督部门反映和申诉 xxx环境监测站 站长： 2011年9月20日xxx环境监测站质量手册文件编码：zlsc/qm-2标题：2 质量方针、质量目标第1页 共1页第2 版 第1次修订实施日期：2011年 11月 26 日2 质量方针与质量目标2.1质量方针行为公正、方法科学、数据准确、服务规范。2.1.1质量方针的解释a. 方法科学优先使用国家、行业、地方颁布的标准方法或其他已被证明是可靠的方法；b. 行为公正保证不受来自于行政、商业、财务等方面的干预及其他方面压力的影响，并抵制商业贿赂，保证对检测结果评价的独立性和诚信性；c. 数据准确检测数据准确可靠；d. 服务规范以“客户为中心”，严格履行检测合约，向客户提供优质规范的服务。2.2质量目标监测报告年差错率不超过1%；监测报表年差错率不超过2%；超时限的监测报告、报表不超过1%；全年客户投诉率不超过委托量的1%。2.2.1 质量目标方针a. 依据实验室资质认定评审准则不断改进管理体系，确保其持续有效运行，以科学管理方式高标准严要求，成为客户满意的环境要素检测机构；b. 对检测过程实施全面的质量管理，实现标准化、自动化、规范化、系统化；c. 不断致力于提高检测质量和服务质量，为客户提供准确和有效的检测数据，保证检测工作的科学性、公正性、诚实性。xxx环境监测站质量手册文件编码：zlsc/qm-3标题：3 依据的标准、定义和术语第1页 共1页第2 版 第1次修订实施日期：2011年 11月 26 日3 依据的标准、定义和术语引用标准 3.1依据的标准实验室资质认定评审准则 （国认实函2006141号）3.2 定义和术语本站文件化管理体系采用iso8402-1994质量管理和质量保证术语、iso/iec指南2-1991标准化及其相关活动的一般术语及定义、iso/iec指南30-1992标准物质的术语及其定义和vim国际通用计量学基本术语中给出的有关定义和术语。xxx环境监测站在质量手册中简称“站”或“本站”xxx环境监测站质量手册编号：zlsc/qm-4标题： 4.1 组织第1页 共6页第2 版 第1次修订实施日期：2011年 11月 26 日4.1 组织4.1.1 目的 规定本站内部组织和管理机构，明确科室职能及相互关系，保证检测工作的科学公正，满足客户或认证机构的要求。4.1.2 适用范围 适用于本站内部机构设置，岗位职责分工和关键岗位人员的任命及授权。4.1.3 职责分配 4.1.3.1 站长负责组织机构的设置、职能的分配和资源的配置，任命关键岗位的人员，指定关键岗位的代理人。4.1.3.2 各室主任负责其职责范围内的职能分配，全体人员要认真履行自身职责。4.1.4 管理要点 4.1.4.1 法律地位xxx环境监测站是xxx环境保护局领导下的具有政府行为的社会公益性独立事业单位，能够独立承担相应的法律责任，拥有独立的建制，可独立完成第三方检测的职能。4.1.4.2 建立管理体系的依据依据实验室资质认定评审准则的要求建立了质量管理体系，并在工作中不断加以完善，以保证所从事的检测工作能符合资质认定准则的要求，并能满足行政管理机构和客户的需求。4.1.4.3 管理体系覆盖范围 本站所建立的质量管理体系覆盖全部检测领域，具体是在固定设施内和外环境现场进行环境要素质量检测工作。4.1.4.4 组织结构 4.1.4.4.1 外部组织关系本站的上级主管部门是xxx环境保护局，主要监测业务接受建平市环境监测中心站规划指导。有关资质认定方面接受省、市质量技术监督局的考核、监督。xxx环境监测站质量手册编号：zlsc/qm-4标题： 4.1 组织第2页 共6页第2 版 第1次修订实施日期：2011年 11月 26 日4.1.4.4.2 内部组织机构 xxx环保局本站管理层为站长、副站长、技术负责人、质量负责人，下设5个科室： xxx质量技术监督局站 长副 站 长技术负责人副 站 长质量负责人质量控制室现场监测室气分析室水分析室办公室xxx环境监测站质量手册编号：zlsc/qm-4标题： 4.1 组织第3页 共6页第2 版 第1次修订实施日期：2011年 11月 26 日4.1.4.5 职责 .4.1.4.5.1 管理层人员职责和权力 （1）站长职责和权力 a. 贯彻执行国家的法律法规和制度；b. 负责本站人事、财务，负责资源（物质资源、人力资源）决策等工作；c. 组织制定和实施本站质量方针和目标，批准管理体系文件的实施，组织实施每年的质量体系管理评审；d. 提供建立和实施质量管理体系以及持续改进其有效性承诺的证据；e. 建立内部沟通机制，就与管理体系有效性的事宜进行研究沟通；f. 有权决定处理本站所有与检测工作有关的事务；（2）副站长职责和权力 a. 协助站长做好各项工作，参与本站重要事项的研究、讨论和决策。b. 重点协助站长做好以下工作(分管工作)：督促检查检测工作进展、质量及存在问题；制订工作计划并组织实施；检查岗位责任执行情况；制订人员培训计划并组织实施；以及交代的其他工作。（3）技术负责人职责和权力a. 负责贯彻执行国家有关法律法规、国家标准和技术规范；负责对检测方法的更新及对检测使用的标准方法的确认；d. 负责组织对作业指导书、技术记录的适时修改和审核；c. 负责组织识别检测工作中的不符合或偏离，并组织采取纠正措施或预防措施及改进；d. 负责与检测有关的所有技术文件的审批和签发；e. 负责技术资源和设备、设施计划的审核工作，确保检测工作顺利进行；f. 负责对国家新标准方法的跟踪、更新和落实使用，以因特网查新形式保持每年对检测方法的符合性进行一次审核确认；xxx环境监测站质量手册编号：zlsc/qm-4标题： 4.1 组织第3页 共6页第2 版 第1次修订实施日期：2011年 11月 26 日（4）质量负责人职责和权力a. 负责管理体系的建立，组织编写本站质量手册、程序文件等体系文件，并负责组织实施、持续完善和改进。负责组织本站员工正确贯彻执行管理体系文件，维护和保持管理体系文件的有效性；b. 负责组织检查管理体系文件的执行情况，负责客户投诉的处理，出现质量问题及时负责组织调查和解决；c. 负责组织本站管理体系的内部审核工作，定期组织有关人员对质量手册、程序文件和管理记录按要求进行修订，确保管理体系有效运行，促进质量管理水平的提高；d. 负责对不符合项纠正和预防措施工作，负责对检测目标、质量指标和工作方案实施的检查，组织采取预防和纠正措施；e. 负责管理活动的记录格式、质量保证工作计划的制定和批准；f. 负责做好管理体系文件的编写、修改、换版、宣贯、控制等工作；有权直接向站长报告管理体系存在的问题；（5）授权签字人职责和权力 a. 负责对被资质认定批准的检测项目报告的信息完整性、项目齐全性和结论的正确性的审查；b. 授权签字人有权拒绝签署不符合要求的检测报告，责成报告编制人修改直至达到规范标准的要求；c. 授权签字按资质认定批准的检测项目范围以手签字签发检测报告，不得他人代理签字；d. 应熟悉掌握检测技术相应的检测管理程序及记录、报告审核签发程序，了解掌握检测目的和要求；对检测结果能做出相应评价判断；e. 应熟悉或掌握所承担签字领域的相应技术标准方法及相关管理活动所涉及的法律法规和要求；f. 应掌握有关仪器设备的检定/校准状态；xxx环境监测站质量手册编号：zlsc/qm-4标题： 4.1 组织第4页 共6页第2 版 第1次修订实施日期：2011年 11月 26 日g. 应熟悉实验室资质认定评审准则及其相关的法律法规技术文件的要求；h. 授权签字人及签字识别详见（质量手册附件7：授权签字人一览表）；（6）内审员职责和权力 a. 内审员必须由经过专业培训，并获得内审员资格证书的人员担任；b. 服从质量负责人的安排，参加本站内部管理体系的审核。在内审组长领导下，编制内审检查表，参与内审并记录审核情况，负责纠正措施执行情况的跟踪和验证并将结果向质量负责人报告；c. 内审员在有条件的情况下最好独立于被审核的工作；d. 内审员有权建议停止违反管理体系文件规定的任何活动；（7）科室主任职责和权利 a. 贯彻执行国家有关法律法规、标准方法和技术规范及本站内管理体系文件；b. 在站长领导下负责本科室的业务和行政管理，负责本科室工作的落实；c. 掌握与检测有关的方法标准，负责审核本科室的作业指导书编写和出具的检测数据或结果报告；4.1.4.5.2 科室职责（1）质量控制室职责a. 负责固定资产管理工作，仪器设备的采购、验收、仪器设备资料的归档工作；b. 负责质量手册和程序文件的修改、换版和管理，负责作业指导书和各种记录、表格的登记、发放和管理等工作；c. 配合站长和质量负责人进行管理体系的管理评审、内部审核和各种临时性审核工作；d. 负责国家计量标准的贯彻执行和宣传教育，组织仪器设备的检定工作及量值溯源工作；e. 负责技术人员的培训计划和考核的落实；制定能力验证和实验室之间比对计划；f. 负责检测服务项目的承接、登记和报告副本的保管及所有过程资料的审查归档；g. 负责对检测标准方法、技术规范的查新、购买及发放；xxx环境监测站质量手册编号：zlsc/qm4.1标题： 4.1 组织第5页 共6页第2 版 第1次修订实施日期：2011年 11月 26 日（2）水、气分析室及现场监测室职责 a. 负责在本站业务范围内的各项监测工作；b. 负责监测分析方法的选用、确认及对新方法的验证工作；c. 负责监测仪器设备的使用运行和维护保养，参与仪器设备的选型和定购工作；d. 负责监测业务作业指导书和技术记录的编制和使用；e. 负责对仪器设备状态和管理标识的确认；（3）办公室室职责a) 文字综合工作。b) 公文传阅、保存并定期归档，复印、 掌管印、信；c) 专业人员技术档案；d) 组织在职人员培训，记录职工参加培训时间及考试、考核成绩；e) 划定卫生分担区，并检查各卫生分担区卫生状况。h) 负责全站电气线路布设、维护；4.1.4.5.3 关键人员岗位职责 （1）各岗位检测人员职责a. 检测人员要坚守本岗位，明确职责，熟练地掌握检测业务知识、操作技能及相关法律法规和标准规范；b. 检测人员在检测前要做好各项目的准备工作，检测中要认真观察仪器状态，检测后要认真核查检测数据结果，发现问题及时报告，不得随意涂改数据；c. 检测所用仪器在检验结束后要及时清理、保证仪器设备的完好、整洁，负责检测仪器的日常维护；d. 当检测仪器设备、检测环境条件等不符合检测技术标准要求时，检测人员有权暂停检测工作；e. 所有检测人员对国家和客户的机密信息要遵守保密和保护所有权管理程序；（2）仪器设备管理员职责a. 负责协助仪器设备购置，办理相关购入登记手续；b. 负责仪器设备的验收、管理，并将仪器设备的各类资料信息及时记入管理档案；xxx环境监测站质量手册编号：zlsc/qm-4标题： 4.1 组织第6页 共6页第2 版 第1次修订实施日期：2011年 11月 26 日c. 负责仪器设备的维修。在提出仪器设备维修申请后，组织维修，如需送外部修理，报请站长批准后实施；d. 负责仪器设备的报废。在提出仪器报废申请后，组织相关人员对仪器设备做报废鉴定，经站长批准后，会同相关人员进行报废处理；e. 负责会同财务人员对全部仪器设备的购置、入帐、报废等情况进行年检；（3）资料档案管理人员职责a. 对应立卷归档的检测工作资料做好收集、整理、立卷、保管等工作；b. 负责本站各种档案资料的维护，定期检查保管情况；c. 负责各种档案资料的借阅，严格履行登记和审批手续，做好利用效果反馈；d. 做好各种档案资料的鉴定，对已超过保管期的档案资料提出销毁报告；（4）质量监督员职责负责对检测人员和新上岗人员的技术工作进行经常性的监督检查，有权利和责任当场制止不符合检测方法、操作规程及作业指导书要求的行为，并做好监督记录。且要及时向技术负责人和质量负责人反馈信息。4.1.5 实验室应由熟悉各项监测和/或校准方法、程序、目的和结果评价的人员对检测和/或校准的关键环节进行监督。1)由站领导、室主任对监测人员进行充分的监督。2)由一名副站长任技术负责人，全面负责技术运作和提供确保运作质量所需的资源。3)由一名副站长担任质量负责人，确保与质量管理体系有关的管理体系得到实施和遵循。4)质量负责人与技术负责人可互为代理人，室主任不在岗时其指定代理人代理。5)通过宣传教育、学习培训，确保监测人员理解他们活动的相互关系和重要性，以及如何为管理体系质量目标的实现做出贡献。4.1.6 支持性文件 4.1.6.1 zlsc/pf01公正行为控制程序4.1.6.2 zlsc/pf02保护客户机密与所有权程序xxx环境监测站质量手册编号：zlsc/qm-4标题：4.2 管理体系第1页 共5页第2 版 第1次修订实施日期：2011年 11月 26 日4.2 管理体系4.2.1 目的通过制定标准规范化的管理体系文件，在本站建立行之有效的管理体系，确保各项检测工作有序进行，各种资源达到合理配置和利用，最终实现质量方针和质量目标。4.2.2 适用范围适用于对本站管理体系的建立及文件化管理体系的控制。4.2.3 职责分配 4.2.3.1 站长负责组织建立管理体系，发布质量方针和目标，批准管理体系文件。4.2.3.2 质量负责人负责组织实施质量管理体系的运行，并不断完善保证其持续有效。4.2.3.3 质量控制室负责管理体系文件的控制。4.2.4.3 对客户的承诺a. 在检测工作中全面贯彻本站的质量方针，向所有客户提供同等质量的服务，把公正服务作为行为准则，保证检测的独立性和客观真实性；b. 本站将严格为客户保密，未经客户允许，不向外界公布和散布检测数据和结果；对客户提供的与检测有关的技术资料，也绝不公开或提供给其它方；c. 本站所有员工认真遵守国家有关法律、法规和本站的检测人员行为准则，奉公守法、秉公办事，不编假数据，不出假报告，保证检测结果的真实可靠；d. 随时接受客户的监督，对客户反馈意见和建议认真对待，及时正确处理，并做为改进服务质量和检测工作质量的依据，不断完善提高检测技术水平。4.2.4.4 检测人员行为准则a. 遵守国家有关法律、法规、依法办事，严格执行质量手册的规定；b. 检测工作中严格执行国家标准方法和技术规范，做到检测数据真实、准确；c. 不参与企业之间的竞争，不从事检测范围内的产品的开发、研制、生产和经营等活动；xxx环境监测站质量手册编号：zlsc/qm-4标题：4.2 管理体系第3页 共5页第2 版 第1次修订实施日期：2011年 11月 26 日d. 履行职责，遵纪守法，不受来自商业、财务、行政或其它方面的诱惑和压力影响，抵制商业贿赂，不接受客户吃请，不收受礼物，保证检测数据的真实性和判断的独立性；质量手册e. 自觉遵守有关保密和保护所有权的规定，不向外界泄漏客户的机密信息，不用客户的技术和商业机密谋取利益。程序文件4.2.4.5 管理体系文件结构作业指导文件(包括技术标准规范)质量管理记录/技术记录4.2.4.5.1 质量手册是纲领性文件，描述了本站的管理体系、组织机构，明确了本站的质量方针、目标，是根据本站实际情况将实验室资质认定评审准则的全部要素，转化为对所有检测工作的具体管理要求和技术要求。4.2.4.5.2 程序文件是质量手册的支持性文件，是为保证质量管理活动能满足准则要求而规定的工作程序，并确保所有工作过程受控。其内容包括：目的、适用范围、职责、工作程序、相关程序文件和相关质量记录六个方面。4.2.4.5.3 作业指导书是管理体系的第三层文件，是技术文件的细化，可分为以下二类：a. 操作仪器设备的作业指导书；b. 检测方法的必要细化和补充；4.2.4.5.4 质量管理活动记录/技术活动记录及检测报告是管理体系的第四层文件，是各种质量管理活动和技术工作的记录，它能见证管理体系是否持续有效运行，检测工作是否符合规定要求，同时也是质量改进的依据。4.2.4.6 编制管理体系文件依据 4.2.4.6.1 实验室资质认定评审准则4.2.4.7 管理体系文件的管理控制4.2.4.7.1 管理体系文件的编制质量负责人组织有关人员起草编写管理体系文件，经审核后，报站长批准发布。xxx环境监测站质量手册编号：zlsc/qm-4标题：4.2 管理体系第4页 共5页第2 版 第1次修订实施日期：2011年 11月 26 日4.2.4.7.2 管理体系文件的形式质量手册、程序文件、作业指导文件均采用活页装订的方式，以便于修改换页。质量管理记录和技术记录以单页形式为方便使用和保管。4.2.4.7.3 管理体系文件的发放和管理：a. 管理体系文件由办公室进行编号、登记、注明受控状态后发放，文件持有者在接收质量手册、程序文件、作业指导文件时要在发放记录上签字确认；b. 持有者应妥善保管体系文件，不得在体系文件上涂改，不得外借，如不慎遗失，应立即报告，并作好登记备案；c. 管理体系文件分受控和非受控两种文本，本站内部使用和提供给认证机构的为受控文本，提供给有关用户的为非受控文本，手册发放时要注明受控状态；d. 当持有者工作变动时，应将管理体系文件退还办公室并办理手续；e. 各版本管理体系文件应在档案室永久保存一份，并标识存档。4.2.4.7.4 管理体系文件的修改a. 在管理体系运行过程中，如有下列情况之一时需对体系文件进行修改： 管理评审、内部质量审核以及管理体系实际运行中发现存在问题； 本站组织机构或管理职责有重大变化； 编制体系文件所依据的有关标准、法规有较大变动； 其他导致必须修改的情况。b. 体系文件需进行重大修改或改版,需由质量负责人组织有关人员进行,经审核后,报站长批准后执行；c. 体系文件的修改一般采用换页、插页的方式，由办公室统一向文件持有者发放修改通知和相应的修改页，对收回原页及时标识作废或销毁，并作相应记录。任何部门和个人均无权擅自对手册进行修改。4.2.4.7.5 管理体系文件的宣贯：a. 质量负责人负责解释管理体系文件，并组织宣贯，做好记录；b. 各室负责人负责组织人员进行学习，理解自身职责和重要性，要严格按照体系xxx环境监测站质量手册编号：zlsc/qm4标题：4.2 管理体系第5页 共5页第2 版 第1次修订实施日期：2011年 11月 26 日文件的规定，进行质量和技术活动，并为管理体系质量目标的实现做出贡献；c. 质量负责人负责组织对管理体系文件执行的情况实施监控。4.2.4.8 内部沟通 所有人员都可就管理体系存在的质量问题和技术问题分别向质量负责人和技术负责人反映，由质量负责人和技术负责人随时与站长沟通，站长根据实际情况适时召开研讨或交流会，组织质量负责人、技术负责人、部门负责人、质量监督员和关键岗位人员对管理体系运行情况和有效性进行讨论，提出改进意见并组织实施。4.2.4.9 管理体系的变更 当管理体系发生变更（包括管理体系文件、策划和实施管理体系的授权人员等变更）时，质量负责人负责组织相关部门起草文件说明变更情况，报站长批准，保证管理体系的持续完善和规范性。4.2.5 支持性文件 4.2.5.1 zlsc/pf03文件控制程序xxx环境监测站质量手册编号：zlsc/qm4标题：4.3 文件控制第1页 共3页第2 版 第1次修订实施日期：2011年 11月 26 日4.3 文件控制4.3.1 目的 对来自内、外部与管理体系和技术活动有关的所有文件进行控制，确保相关人员和相关场所均能得到和使用现行有效版本的文件。4.3.2 适用范围 适用于本站管理体系文件的编制、审批、发放、修改和管理控制等各个环节，包括来自外部文件的控制。4.3.3 职责分配 4.3.3.1 质量负责人负责组织管理体系文件中质量手册、程序文件和管理记录的编写、审核，适时监督所有管理体系文件的实施；并持续保持管理体系文件的现行有效性。4.3.3.2 技术负责人负责组织编写检测业务内的有关作业技术文件（诸项检测作业指导书、技术活动记录等）。 4.3.3.3 质量控制室负责管理体系文件的发放、控制管理。4.3.3.4 档案资料管理员负责各类文件的归档管理。4.3.3.5 站长负责管理体系文件的批准、并具有对文件的解释权。4.3.4 管理要点 4.3.4.1 文件来源 文件按来源分为两部分，一部分是内部制订的管理体系文件：包括质量手册、程序文件、作业指导书等；另一部分来自外部的与本单位检测工作相关的法律法规文件，技术标准、规范、检测方法、参考数据手册等。文件可以是数字模拟、照片形式，也可以是纸面文件形式的，还可以存在于各种媒体中，如软盘、光盘等。4.3.4.2 文件编制 a. 质量手册、程序文件的编制应遵守实验室资质认定评审准则及相关法律法规。b. 其它文件的编制应遵守质量手册的要求，并与实际工作情况相结合；c. 编制文件的文字表达应简明、准确、易懂，所有的符号、代号应符合有关规范； xxx环境监测站质量手册编号：zlsc/qm4标题：4.3 文件控制第2页 共3页第2 版 第1次修订实施日期：2011年 11月 26 日d. 管理体系文件要有唯一性标识，标识包括：机构名称、文件名称、文件编号版本、修订标识、实施日期、页码；4.3.4.3 文件审批 a. 质量手册、程序文件及质量管理记录由质量负责人审核，站长批准；b. 作业指导书、技术记录、检测报告格式由技术负责人审核，站长批准；4.3.4.4 文件发放 a. 管理体系文件一经批准发布实施，综合技术室应及时发放到相关人员手中；b. 文件的发放要做好发放记录,并注明受控状态； c. 作废文件要及时从所有部门和场所收回，因特殊需要所保留的任何已作废文件，都要进行醒目标记，防止误用；4.3.4.5 文件修改与变更 4.3.4.5.1当遇下列情况之一时，文件需进行修改：a. 文件不适应管理体系的运行；b. 文件与国家有关法律法规不相适应；c. 本站的组织机构及其职能发生重大变化时；d. 其他需要修改的情况； 4.3.4.5.2文件修改应由质量负责人组织相关人员进行，修改的申请、编制、审核和批准过程要由该文件原编制、审核、批准部门按相同的程序进行。4.3.4.5.3文件更改的内容及更改的原因需要文件化的说明，不允许任何人或部门对文件随意进行手写修改。4.3.4.5.4 文件修改后,要标识其修改状态，并及时发放到位，替换作废文件，保证文件的现行有效。对于非受控文件，不作修改。4.3.4.5.5 法律法规、标准、规范等外部文件发生变化时，质量控制室应及时更新，发放最新的现行有效文件，收回作废文件。xxx环境监测站质量手册编号：zlsc/qm4标题：4.3 文件控制第3页 共3页第2 版 第1次修订实施日期：2011年 11月 26 日4.3.4.6 保存在计算机中文件的管理4.3.4.6.1制定程序保证保存在计算机文件的安全和保密，防止文件被随意改动或删除，并保证文件存有备份。4.3.4.6.2制定程序规定如何修改保存在计算机中的文件，应执行文件控制管理程序和数据保护控制程序。4.3.4.7 根据实验室资质认定评审准则的要求本站共编写了31个程序文件，详见（质量手册附件8：程序文件目录）。4.3.5 支持性文件 4.3.5.1 zlsc/pf03文件控制程序.xxx环境监测站质量手册编号：zlsc/qm4标题：4.4 检测分包第1页 共2页第2 版 第1次修订实施日期：2011年 11月 26 日4.4 检测分包4.4.1 目的 对检测工作的分包方进行评价和确认，控制分包工作的全过程，保证分包部分的检测工作符合规定的要求，确保数据的准确可靠。4.4.2 适用范围 适用于对检测工作分包方的评价和选择，控制分包工作全过程。4.4.3 职责分配 4.4.3.1 技术负责人负责分包工作的审批，4.4.3.2 综合技术室、中心分析室具体执行分包程序。4.4.4 管理要求 4.4.4.1 分包方的选择和评价 4.4.4.1.1 当部分检测工作需分包时,应选择能够按照实验室资质认定评审准则开展工作的实验室，同时根据分包的检测项目，对分包方的仪器设备、人员素质、质量管理等能力进行评价。4.4.4.1.2 综合技术室负责列出合格分包方名单，综合技术室负责组织有关技术人员对分包方的技术能力进行评价。4.4.4.1.3 综合技术室将分包的具体情况要以书面形式通知客户,征得客户的同意，最好是书面的同意。4.4.4.1.4 检验室根据分包的检测项目提出对分包方的具体技术要求，综合技术室根据要求与分包方沟通分包事宜，并报技术负责人审批。4.4.4.1.5 综合技术室与分包方签订分包协议，明确分包事宜及双方责任。4.4.4.1.6 综合技术室要做好分包工作的各项记录，并收集分包方所完成工作的记录。4.4.4.2 分包工作的质量控制4.4.4.2.1 综合技术室应保存分包方的各种资质证明材料，如遇变化应及时更换。4.4.4.2.2 综合技术室应根据需要，在年度内审时对分包方进行审核。xxx环境监测站质量手册编号：zlsc/qm4标题：4.4 检测分包第2页 共2页第2 版 第1次修订实施日期：2011年 11月 26 日4.4.4.2.3 若遇分包方的资质发生重大变化（如设备状况、人员配备、管理体系等），应对分包方重新进行评审，确定分包方是否满足检测标准的要求。4.4.4.2.4 中心分析室应就分包工作对客户负责（由客户或法定管理机构指定的分包方除外）。4.4.5 支持性文件 4.4.5.1 zlsc/pf06监测分包管理程序xxx环境监测站质量手册编号：zlsc/qm4标题：4.5 服务和供应品采购第1页 共1页第2 版 第1次修订实施日期：2011年 11月 26 日4.5 服务和供应品采购4.5.1 目的 为了确保检测的数据可靠，应对检测质量有影响的服务和供应品进行有效的控制。 4.5.2 适用范围 适用于检测所用供应品和服务的选择、购置、接收、使用等过程的控制。 4.5.3 职责分配 4.5.3.1 局办公室负责服务和供应品采购和发放，并负责对提供服务和供应品的供应商进行评价。 4.5.3.2 监测站负责根据工作需求提出服务和供应品购置申请，对供应品的接收和使用的评价及情况反馈。4.5.3.3 局长负责审批服务和供应品的管理和采购计划。 4.5.4 管理要点 4.5.4.1 服务和供应品的范围a.仪器设备的搬运、安装、维修、保养和检定； b.检测过程中所需用的仪器设备及其他消耗材料； c.本手册有关章节中未涉及的与检测有关的其他服务和供应品。4.5.4.2 制定详细的服务和供应品采购管理程序，对影响检测质量有关的服务和供应品，如检测仪器、消耗材料等的选择、采购、接收和使用必须进行严格的控制。4.5.4.3 对检测仪器、辅助配件消耗材料等，由使用者提出较具体的质量要求或技术指标，到货后认真做好核验或证实符合规定的要求再投入使用，并保存符合性检查活动的记录。4.5.4.4 站办公室要对提供服务和供应品的供应商应进行登记，并对其质量进行评价，保存评价记录和合格供应商的名录。4.5.5 支持性文件 4.5.5.1 zlsc/pf07服务和供给品采购程序4.5.5.2 zlsc/pf13记录控制程序xxx环境监测站质量手册编号：zlsc/qm4标题：4.6 合同评审第1页 共1页第2 版 第1次修订实施日期：2011年 11月 26 日4.6 合同评审4.6.1 目的 对客户提出的检测要求、标书、合同（协议）进行评审，评价本站是否具有满足该合同要求的能力，在充分理解客户的期望与要求后做出规定，保证使客户的检测要求得到正确、及时和有效的满足。4.6.2 适用范围 适用于本站对所有检测合同(协议)的评审及与客户的沟通。4.6.3 职责分配 4.6.3.1 技术负责人负责组织对客户提出的要求、标书和合同（协议）进行评审。4.6.3.2 综合技术室负责与客户沟通，了解客户的要求与期望，协助技术负责人具体组织评审。4.6.4 管理要点 4.6.4.1合同的形式4.6.4.1.1一般常规检测项目（指己取得资质，具备检测能力的项目）均以委托检测协议书的形式确定检测关系。4.6.4.2 合同的内容a.首先应确认本站是否具有能满足客户要求的技术能力、使用资源等条件，检测方法等是否符合国家标准/规范。b.协议中还需考虑检测任务完成时间、报告方式、财务结算、法律责任、分包的项目等相关内容。4.6.4.3 在执行合同或协议期间，如需对合同进行修改应按原程序重新评审，并将修改内容通知相关方和客户。4.6.4.4 对客户的书面要求、标书和合同如需评审，应对签订的检测合同、合同的修改等建立完整的记录并随检测工作资料一起存档保留，保留时间按档案管理要求执行。4.6.5 支持性文件 4.6.5.1 zlsc/pf04合同评审程序xxx环境监测站质量手册编号：zlsc/qm4标题：4.7 申诉和投诉第1页 共1页第2 版 第1次修订实施日期：2011年 11月 26 日4.7 申诉和投诉4.7.1 目的 为了妥善处理来自客户或其他方面对服务质量的申诉和投诉，提高服务质量，并以此作为改进服务质量和工作质量的依据。4.7.2 适用范围 适用于来自客户和实验室内部申诉/投诉的受理、处理过程。4.7.3 职责分配 4.7.3.1 综合技术室负责接受客户申诉和投诉，并将处理意见反馈给客户。4.7.3.2 质量负责人负责组织相关人员对申诉和投诉进行调查分析，并组织实施纠正、预防措施。4.7.3.3 技术负责人负责对处理意见的审批。4.7.4 管理要求 4.7.4.1 当接到对检测工作提出的申诉或投诉以及其它不满意的信息时，综合技术室应认真受理，按照申诉和投诉管理程序妥善处理。4.7.4.2 相关责任部门在确认申诉或投诉事实后，应主动配合质量负责人组织制定并实施纠正和预防措施。4.7.4.3 当申诉/投诉涉及本站管理体系的适用性、有效性时，综合技术室应报告质量负责人，必要时组织附加审核或管理评审。4.7.4.4 综合技术室应将所有申诉或投诉的受理、处理资料、记录整理归档，妥善保管。4.7.4.5 质量负责人组织对收集的申诉/投诉信息进行分析,确定客户的需求和期望以及需改进的方面,得出定性或定量的结果提交管理评审。4.7.5 支持性文件 4.7.5.1 zlsc/pf09申诉和投诉管理程序 4.7.5.2 zlsc/pf15 管理评审程序xxx环境监测站质量手册编号：zlsc/qm4标题：4.8 纠正、预防措施及改进第1页