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神奇酒店 - 1 - 费用报销管理制度费用报销管理制度 目录目录 第一章 总则. - 2 - 第二章管理职责- 3 - 一、行政部职责- 3 - 二、财务部职责- 3 - 三、 各部门职责 - 3 - 第三章 报销审批流程及审批权限.- 3 - 一、费用报销审批制度- 3 - 二、费用报销金额范围- 4 - 第四章 费用报销及预借备用金守则. - 5 - 一、费用报销- 5 - 二、预借备用金- 5 - 一、 行政费用范围.- 5 - 二、采购费用报销.- 6 - 三、差旅费报销- 6 - 1、 出差申请.- 6 - 2、 出差核准权限：.- 6 - 3、 借款 - 6 - 4、 差旅费报销标准：.- 7 - 5、差旅费报销程序- 8 - 四、通讯费报销- 8 - 1、 通讯费报销（补贴）标准：.- 8 - 2、通讯费报销程序- 8 - 五、招待费报销- 9 - 1、 招待费开支则：.- 9 - 2、招待费开支的申报及审批： - 9 - 3、 招待费报销标准：. - 9 - 4、招待费报销程序- 10 - 第六章附则- 10 - 神奇酒店 - 2 - 第一章第一章 总则总则 制定目的制定目的 为了严格酒店的费用报销管理，规范费用报销的程序及规定，加强费用开支控制，特制定本办 法。 适用范围适用范围 本制度针对酒店所有部门及全体员工。本制度适用于本酒店各部门管理运营费用的报销，包括 办公费用、员工费用、车辆费用、应酬接待费、差旅费等。 第二章第二章管理职责管理职责 一、行政一、行政部部职责职责 1、负责制定有关管理费用报销流程及制度。 2、负责办公费用、员工费用及车辆费用的审核与复审及制定相关管理办法。 3、负责对所有超费用标准的部门和个人进行处罚。 二、二、财务部财务部职责职责 1、根据留存的各部门管理费用的范围、额度，对费用申请单、报销凭证等票据进行审核，办理 现金预借、报销及付款。 2、对超费用标准的部门和个人情况交行政部登记处罚。 三、三、 各部门各部门职责职责 包括客房部、餐饮部、娱乐部、保安部、采购部、销售部、客户部、总经办、行政部、财务部等。 部门负责人负责本部门费用开支的管理和标准的控制，对本部门管理费用的申请及报销进行初审。 其中涉及办公费用、员工费用、车辆费用的，由行政部复审后交财务部审核报销，其余直接由财务 部审核报销。 第三章第三章 报销审批流程及审批权限报销审批流程及审批权限 一、一、费用报销审批制度费用报销审批制度 神奇酒店 - 3 - 1、酒店各项费用的审批报销应严格按照规定的权限执行： （1）各部门的费用由主管领导核准、部门经理审查； （2）酒店支付的大厦管理费，水电、空调，邮电通信费和劳动保险费等应付出的款项，由财务部 经理审批并掌握分期付款数额； （3）酒店各项福利费开支，如活动费、制服费等，由酒店总经理批准； （4）医疗费按酒店规定每月定额发给； （5）其余未明确的费用由总经理审批。 2、不得列入费用支出的项目有： （1）对外投资的支出； （2）被没收财物造成的损失，支付违约金、滯纳金、赔偿金、被罚款以及赞助、损赠的支出； （3）为购置、建造或转让无形资产、固定资产和其他资产发生的支出； （4）不可抗力（如水灾、火灾、地震等）造成的固定资产、流动资产的损失； （5）国家规定不得列入成本费用的其他开支。 二、费用报销金额范围二、费用报销金额范围 1、 费用报销金额 2、 费 用 报销金额 审核部门审核标准 当事人部门负责人 1、 确认报销事由、时间、地点、涉及人员的真实性； 2、 原始发票金额及种类是否与报销金额及种类一致； 3、 发票金额及种类如不一致，须说明情况； 4、 符合本酒店相关费用报销标准。 财务部票据审核岗 1、 确认符合本酒店费用报销标准，费用金额准确无误； 2、 原始发票金额和种类是否与报销金额和费用种类一致； 3、 对非标准事项作出合理判定或报行政部登记处罚； 4、 确认未重复报销； 财务部出纳岗符合报销金额准确无误，支付相应费用。 审核部门审核标准 当事人部门负责人 1、 确认报销事由、时间、地点、涉及人员的真实性； 2、 原始发票金额及种类是否与报销金额及种类一致； 3、 发票金额及种类如不一致，须说明情况； 4、 符合本酒店费用报销标准。 财务部票据审核岗 1、 确认符合本酒店费用报销标准，费用金额准确无误； 2、 原始发票金额和种类是否与报销金额和费用种类一致； 3、 对非标准事项作出合理判定或报行政部登记处罚 神奇酒店 - 4 - 3、 费用报销金额 第四章第四章费用报费用报 销及预销及预借备用借备用 金守则金守则 一、费用报销一、费用报销 4、 确认未重复报销； 财务部门负责人 1、 复核并确认费用报销标准； 2、 费用报销其他注意事项审核； 财务部出纳岗符合报销金额准确无误，支付相应费用。 审核部门审核标准 当事人部门负责人 1、 确认报销事由、时间、地点、涉及人员的真实性； 2、 原始发票金额及种类是否与报销金额及种类一致； 3、 发票金额及种类如不一致，须说明情况； 4、 符合本酒店费用报销标准。 财务部票据审核岗 1、 确认符合本酒店费用报销标准，费用金额准确无误； 2、 原始发票金额和种类是否与报销金额和费用种类一致； 3、 对非标准事项作出合理判定或报行政部登记处罚 4、 确认未重复报销； 财务部门负责人 1、 复核并确认费用报销标准； 2、 费用报销其他注意事项审核； 总经理审核 财务部出纳岗符合报销金额准确无误，支付相应费用。 神奇酒店 - 5 - 所有报销都需填写本酒店专用的“费用报销单”，并提供相应的审核证明或票据作为凭证，否则不予报销。 二、预借备用金二、预借备用金 所有预借备用金都需填写本酒店专用的“借款申请单”，详细注明预借事由，并通过审核，财务部方可办理 预借。 第第五五章章费用管理及报销细则费用管理及报销细则 一、一、 行政费用范围行政费用范围 二、采购费用报销二、采购费用报销 1、需采购的物品均须填写“采购申请单”，注明相应的信息，经行政部负责人审核。若超过审核权限的， 需报上级领导审核。审核通过后，财务部方可办理； 2、采购经办人需预支采购备用金，需另填写“借款申请单”。 “借款申请单” 与“采购申请单” 一并报 上级领导核准，经财务负责人签字后，财务部方予借支； 3、报销采购费用时，需同时出具审核后的“费用报销单”及凭证、“借款申请单”及“采购申请单”，经 财务部负责人复核后可报销采购费，同时一次交还预支的采购备用金。 4、采购人员应于采购完三天内到财务处报销完采购费，过时不予办理；并报行政部登记，从其当月工资中 扣回预借的备用金。 三、三、差旅费报销差旅费报销 1 1 1 1、 出差申请出差申请 (1)、员工因公出差，应填写“出差申请表”，详细注明出差事由、行程安排及费用预算、是否借支等； (2)、填好“出差申请表”后，报上级领导核准后转行政部登记备案后方可出差。 (3)、如遇紧急情况，由主管临时派遣出差者，可先行出差，事后补填出差申请表，并呈报行政部登记备案。 行政费用范围 办公费用 通讯费、办公用品、房屋租金、水电杂费、安保费等 员工费用 培训费、保险福利费、招聘费、工作餐费、差旅费、加班补贴、异地工作补贴等 车辆费用车辆修理费、油费、养路费、车辆保险费、车辆税金、验车费等 神奇酒店 - 6 - 2 2 2 2、 出差核准权限：出差核准权限： (1)、员工出差不超过 （含）天的，由部门负责人核准； (2)、员工出差时间（含）天的，由部门负责人、副总经理或总经理核准； (3)、员工出差天数超过天的，由总经理批准； (4)、部门主管及以上管理人员出差由总经理批准。 3 3 3 3、 借款借款 (1)、员工出差需要预支差旅费的，可以办理借款； (2)、出差人员借款，应填写“借款申请单”； (3)、“借款申请单” 与“出差申请表” 一并报上级领导核准后，经财务负责人签字后，方予借支； (4)、前次借支未清者，不得再借款。 4 4 4 4、 差旅费报销标准：差旅费报销标准： (1)、短途（能当天返回公司的）出差的差旅费报销标准： 凡乘坐公司车辆出差的不报销交通费；乘坐公共汽车、中巴车的费用实报实销。特殊情况要乘出租车的须经 部门负责人在出租车票上签字同意，按费用标准通过审批后予以报销。 短途出差伙食费，原则上不报销，特殊情况可按元/餐的标准报销伙食补贴，但须经部门负责人在报销 单的备注栏中注明“同意报销伙食补贴”才能报销。 由公司统一安排就餐的，不报销伙食补贴。 短途出差不报销住宿费。 (2)、长途（不能当天返回公司的）出差的差旅费报销标准： 交通工具标准： 交通工具总经理、副总级部门经理、主管一般工作人员 飞机头等舱经济舱经总经理批准可乘经济舱 火车软卧 硬卧、软座；特殊情况 经总经理批准可坐软卧 硬卧、软座 长途汽车具实报销 市内出租车具实报销经总经理批准可报销 神奇酒店 - 7 - 住宿标准（天）： 出差地点单位统一安排 总经理，副总级 部门经理、主管 一般工作人员 特区、沿海城市、直辖市 不报销 具实报销 省会城市不报销具实报销 其他不报销具实报销 伙食补助标准 （天）： 出差地点单位统一安排 总经理，副总级 部门经理、主管一般工作人员 特区、 沿海城市、 直辖市不报销具实报销 省会城市不报销具实报销 其他不报销具实报销 出差城市内短途交通补助标准（天）： 出差地点单位统一安排 总经理，副总级 部门经理、主管一般工作人员 特区、 沿海城市、 直辖市不报销具实报销 省会城市不报销具实报销 其他不报销具实报销 说明： 副总（含）以上领导在报销标准以内的，按有效票据具实报销。超过标准的，按标准报销； 部门经理、主管（含）以下人员，按标准包干报销； 部门经理、主管以下人员两人或成对出差，住宿费减半报销； 出差期间若报销了相关的招待费，则不再另报销相关的伙食补贴； 5 5 5 5、差旅费报销程序差旅费报销程序 (1)、出差人员出差返回后应写出差小结报告、填写报销凭证； (2)、出差人员将出差小结报告、报销凭证连同各项单据报相应领导审批； (3)、出差人员持审批后的差旅费凭证并附“出差申请表”，经财务部负责人复核后报销差旅费，同时一次交 还预支差旅费。 (4)、出差人员应于出差返回后一周内，到财务报销完差旅费，过时不予办理； （5)、报帐后结欠部分金额或一周内不办理报销手续的人员欠款，财务部通知行政部，在其当月工资中扣回。 四、四、通讯费报销通讯费报销 神奇酒店 - 8 - 1 1 1 1、 通讯费报销（补贴）标准：通讯费报销（补贴）标准： 职位部门报销标准（元/月） 总经理、副总分管的相应部门具实报销 经理、主管 销售部、采购部、客服部 其他部门 一般工作人员 销售部、采购部、客服部 其他部门按需报销 2 2 2 2、通讯费报销程序通讯费报销程序 (1)、各部门的通讯费和家在本市的领导的手机补贴费由行政部经办人员统一缴费； (2)、行政部经办人员缴费后填写报销凭证并附缴费单据，报行政部负责人审核； (3)、行政部负责人审核后报总经理审批； (4)、行政部经办人员持审批后的缴费凭证，经财务部负责人复核后报销； (5)、家在外省的领导的手机补贴费通过工资发放，由自己缴费。 五、五、招待费报销招待费报销 1 1 1 1、 招待费开支则：招待费开支则： (1)、招待费开支要严格遵循“厉行节约，合理开支，严格控制、超标自负”的原则。能免则免，能省则省。 (2)、招待费的使用严禁超标（超出预算总额）。 (3)、用餐完毕，原则上不允许到营业性酒吧、歌舞厅等娱乐场所消费，经总经理批准的除外。 2 2 2 2、招待费开支的申报及审批：招待费开支的申报及审批： (1)、招待费采取申报制度，负责接待的部门（单位）或个人需要招待客人的，应按本规定提前申报； (2)、负责接待的部门（单位）或个人填写“招待费用申报表”，注明客人单位、职务、人数、事由，陪同领 导、陪同部门、陪同人数，用餐时间、费用预算等； (3)、“招待费用申报表”先报部门负责人审核； 神奇酒店 - 9 - (4)、 审核同意后报财务部复核其当月招待费是否超标， 并在“招待费用申报表”上注明 “本月招待费未超标”， 方可按标准开支。 (5)、招待费用超标，需报总经理审批。同意后，财务部方可按标准开支。 (6) 、特殊情况由当事部门（单位）负责人向总经理电话请示，得到批准后方可开支。但事后必须补办手续， 否则财务部有权拒绝报销。 (7)、赠送礼品，纪念品等由行政部统一办理。当事部门（单位）应在申请时注明礼品名称、数量、价格、事 由，标准范围内的由部门负责人审批后报行政部，标准范围外的需报总经理审批同意后，统一购买，然后交当 事部门（单位）。 3 3 3 3、 招待费报销标准：招待费报销标准： (1)、总额控制标准 酒店总的业务招待费，控制在公司营业收入的%之内； 各部门的业务招待费，由酒店结合各部门实际情况，在与其签定目标经济责任制时下达年度业务招待费指 标； 各部门将指标分解到月，并将分解指标报行政部备案； 各部门（单位）应严格按照酒店下达的指标进行开支，各部门（单位）负责人对此负责。超过部分一律在 部门（单位）负责人年终奖金或工资中予以扣除。 (2)、用餐控制标准 主持接待人员级别主持接待人员级别接待人数接待人数用餐标准（元用餐标准（元/ /人人） 总经理具实报销 经理、主管以下 一般人员以下 说明： 一般客人中午用餐统一在食堂用工作餐，重要客人需经相应领导批准方可在外面餐厅用餐； 一般情况，中午不许饮酒，特殊情况经相应领导批准可少量饮酒； 应由经理级